新時代高校電子檔案管理優化與發展

王玲

摘 要：隨著我國科學技術的不斷發展，計算機網絡技術被普遍應用于各個高校和單位中，檔案工作也隨技術的變革不斷變革，現在檔案管理工作也逐步呈現出自動化和規范化趨勢。本文主要就新時代高校電子檔案管理的優化和發展提出一些可行性意見，期望對提高電子檔案管理效率有所幫助。

關鍵詞：新時代;電子檔案;管理;優化

電子檔案工作室信息化時代下高校檔案管理的必然趨勢，大多數高校已經建立了完善的電子檔案管理系統，但是對電子檔案管理工作的理念、方式以及管理手段中依舊存在著明顯的差異。在信息化時代下，如做好高校電子檔案管理工作，促進高校教育教學質量發展，提高與社會的對接效率等也逐步成為了很多高校的管理重點。

1 高校電子檔案管理現狀

1.1 硬件充足，管理技術依舊存在欠缺

現在高校電子檔案管理工作已經被得到推廣和認可，很多高校為電子檔案管理提供了充足的硬件資源，很多的電腦、服務器等都允許檔案管理系統介入直接管理，但是在管理過程中依舊存在著管理技術欠缺，管理不規范，查閱困難等問題。電子檔案作為一種新鮮的發展事物，大多數管理人員和應用人員對這些系統的操作和功能還沒有完全認識，一些很好的科學技術也沒有得到完全的使用和發揮，這在很大程度上限制了電子檔案管理工作的發展。

1.2 缺乏明確的電子檔案管理規范

電子檔案管理規范條例很多高校也都是有的，但是針對電子檔案新設計的管理模式以及管理手段還沒有完全規范，很多條例依舊沿用著原來的管理方案，這不利于電子檔案管理工作的正常落實。電子檔案的使用就是為了節約時間和人力，但是一些電子檔案在傳輸和使用的過程中依舊需要繁瑣的簽字和認可，對不同單位的權限雖然保留了尊重，但是沒有便捷化辦公效率，這也無法發揮電子檔案的現實優勢，不利于電子檔案管理工作的完善[1]。

1.3 原稿忽視現象嚴重

隨著電子檔案的普及，很多檔案管理者對原稿存在著不重視的心理，人們也都習慣于用計算機起草或者是制作文件，但是很多基礎的原稿沒有被保留，不是被清除就是被隨意的涂改，這也導致很多學生想要查閱以前的檔案資料都被顯示無法查閱，嚴重影響了檔案歸檔的完整性。另外，如果電子文件沒有得到很好的保護和規范，電子文件很容易被不法分子隨意的增加、刪改或者是變動，這些變動也沒有很好的證據可以查詢，失去了檔案原有的效果。

2 高校電子檔案管理的相關建議

2.1 進行“軟”實力支援，發揮電子檔案的實際效果

加強電子檔案的建設與規范還需要不斷的輸入“軟”實力。各個高校可以邀請信息系的學生或者是教師不斷挖掘電子系統的各種功能，將這些功能制作成為規范的文件整理，提供給管理人員使用，這樣可以形成規范化的操作系統。另外，加強對電子檔案收納環節、管理環節的各種權力要求，將這些細節工作劃分到每個人的頭上，這樣不容易造成管理混亂的現象發生，也不會出現系統卡機現象。尤其是在新生入學前階段，大量的個人信息檔案需要錄入管理，這個過程中可能會有很多的操作者，也會存在著一定的重復性工作和不必要的錄入工作，針對這些特殊階段的檔案管理工作可以進行適當的權限放松，也需要保證服務器能滿足錄入的要求。

2.2 原稿變更需要留有痕跡

針對檔案原稿需要變更這一問題筆者認為需要留下變更痕跡。電子檔案管理系統可以適當增加存儲空間，將一部分空間用來收納原稿，這樣一旦出現變更的時候可以做到有痕跡可以查詢。另外，如若存在著大量的原稿變更，可以提前與檔案信息者進行意見征求，如果確認所有者不需要原檔保留，再進行原稿刪除[2]。這樣的規范變更可以讓電子檔案管理發揮更好的作用，每一個被管理檔案的人員也會放心將自己的檔案交給這些單位。還有就是在檔案的發送過程中，盡量將人員的完整檔案進行發送，尤其是高校學生就業各個單位需要檔案的轉移，學校就需要將原稿與現在的檔案進行一起發送，給他們便利，不要讓學生后期再回來尋找自己的原稿證明相關內容。

2.3 針對電子檔案管理制定特有的管理方案

電子檔案管理不能沿襲傳統的檔案管理方案，需要設定特有的管理方案，這樣才能讓電子檔案得到更好的管理。電子檔案來源廣泛，這些文件的形成不僅有業務管理部門，還有數據錄入部門以及信息技術人員等，這些多部門的人員管理需要設定一套特定的管理程序，依靠制度進行約束[3]。如一批新生檔案的錄入可以首先從信息技術部門考慮，要求他們在規定時間內設計科學并且合理的錄入系統，然后再由錄入人員在規定時間內進行錄入，最后就是管理人員進行統一的管理，每個部門的職責和納期必須明確，不要影響其余部門的管理工作，每個部門內部形成自己的管理特色和管理模式。一些文件如若需要進行簽署和調動，如若變動不大或者是影響不大，可以考慮電子掃描簽字和點擊授權，這些授權方式可以大大的節約文件的修改、簽字和分發時間，能極大的節約管理時間，提高管理效率。

3 結語

電子檔案管理制度需要隨著電子檔案管理系統的建設而完善，也需要充分考慮到各個高校地現實狀況和現有水平，結合學生后期發展的檔案需求進行多元化的設計，只有從多個方面入手進行思考才能創設出更為合理和科學的管理制度，才能提高電子檔案的管理效率。

參考文獻：

[1] 張芝芳.淺談新時代高校干部人事檔案管理工作中的“三個明白”[J].企業科技與發展， 2019，450（04）：240-241+244.

[2] 吳振國.新時代背景下高校檔案管理信息化建設路徑研究[J].辦公室業務，2016， No.238（05）：46.

[3] 蔡楊.對做好新時代高校檔案信息化管理工作的思考[J].陜西檔案，2018， 000（003）：40-41.