水利工程檔案管理信息化建設思考

肖燕

摘 要：信息化手段為水利工程檔案管理的創新與進步提供了有利條件，在很大程度上促進了水利工程管理水平的提升。但是，目前我國在水利工程項目檔案信息化管理制度、重視程度、技術革新等方面依然還存在較多的不足。因此，在信息化不斷發展的時代，水利工程建設企業必須緊跟時代步伐，構建科學的檔案信息化管理體系，不斷嘗試探索出檔案信息化管理的新模式，優化檔案管理效率，真正實現檔案資源的合理利用，才能不斷促進水利工程項目更好地快速發展。

關鍵詞：水利工程檔案;信息化建設;現狀;有效對策

一、水利工程檔案管理信息化的重要性及意義

1.重要性

水利檔案資源我國國家資源信息中的重要組成部分，是我國社會發展和進步的數字化驅動之一。信息技術的快速發展，使得水利檔案信息資源成為現在電子政務系統中的主要內容，協調社會經濟快速發展和運行。

檔案數字化、信息化是新時代背景下節省空間、提高效率、最大程度發揮資源共享的有效方式，而且能夠有效保障檔案資源的完整性、體系性、安全性等。信息化時代背景下，檔案管理機構應充分結合自身特點及服務需求，科學利用信息化、電子化、數字化技術構建科學便利、開發共享的檔案信息化管理平臺及服務體系，為我國水利工程行業更加快速地健康發展奠定基礎。

2.意義

隨著信息技術的不斷發展，采用信息化手段，改變傳統檔案管理模式，不僅能夠提高檔案分類、歸檔的效率，簡化檔案管理的工作流程，有效節約檔案管理的時間和空間，提高檔案管理的規范性。而且能夠方面快捷的實現檔案信息資源的共享，有效提高檔案信息資源的利用，而不像以前一樣發揮不了其該有的價值。

二、水利工程檔案管理信息化現狀分析

1.檔案管理混亂，信息化發展遲緩

水利工程建設項目具有涉及單位多、專業主體多且歷時一般較長，且復雜性及難度較大等，因此，在檔案信息整理、歸檔過程中存在各種各樣的問題。諸如表現在各單位資源共享、各專業檔案協同等方面，對于一些小型的水利工程項目，很多依然是采用人工的檔案管理模式，且沒有專業的檔案管理部門及相應人員配置，導致后期水利工程項目檔案混亂、缺失等問題比較嚴重。這樣的水利工程項目檔案管理的現狀，使得檔案信息化管理發展阻力較大，難以有效發展及進步。

2.檔案信息化管理重視程度不足

水利工程檔案本身涉及的內容寬泛、數據量大，需要大量先進的電子化、信息化管理設施，解決人工管理模式效率低下的問題。但是，由于檔案管理人員未能充分認知到信息化建設的重要性、未能開展信息化管理的探索、工作人員沒有對國家政策和相關文件內容進行深度的學習以及缺乏資金投入無法及時建立先進科學的檔案信息化管理體系及平臺等，導致不能在實際工作中充分落實信息化管理的目標。

3.檔案信息化管理制度不完善

工程建設項目具有流動性施工的特性，工程項目組的施工進度、分部分項工程分配、施工變更等都會使得工程檔案資料分散、歸檔困難等，從而導致檔案資料存在收集不完善、缺失、丟失等問題。目前國內部分水利工程項目建設管理單位沒有健全的檔案管理制度，對檔案資料的收集、整理、歸檔等沒有程序化的規章制度，更沒有建立起檔案管理相關的領導責任制和崗位制，這也是目前我國部分水利工程項目檔案信息化管理落后的主要因素之一。

三、水利工程檔案信息化建設的思考

1.建立科學的水利工程檔案信息化管理制度

檔案信息化管理需要有健全、完善的管理機制做基礎。制度建設永遠是第一位的，任何行業沒有科學有效管理制度，都無法更好的實現長足的發展和進步。短期內容易出現由于管理混亂、效率低下而引發行業危機。因此，水利檔案信息化管理也一樣，想要有效提高檔案信息化管理的科學性、有效性，就必須首先從建立科學的信息化檔案管理制度著手。

檔案信息化管理部門應充分考慮現有行業特點，結合國家政策及行業發展要求，并依據企業實際檔案信息化管理需求及目前存在的問題，逐步建立完善的檔案信息化管理制度。在開展水利工程項目施工建設的同時，嚴格按照檔案信息化管理制度進行檔案信息的收集、整理、歸檔等系統化流程開展工作，并成立檔案信息化管理工作小組，對各階段檔案資源的信息化進行監督并考核，推動具體工程項目實施過程中檔案信息化的規范化。此外，檔案信息化管理相關部門應充分借鑒、吸收國外先進理念、經驗以及技術條件，從而更好的指導自身管理體質的不斷健全。但是，借鑒吸收的過程中一定要結合自身特點，突出自身特色與實際功能優勢，實現檔案信息化管理體系與管理內容（檔案收集、歸檔、存儲、處理、檢索、查閱）的協調匹配，充分發揮管理制度體系的指導作用。

2.完善水利工程檔案信息化管理的軟硬件設施

檔案信息化管理離不開先進的信息化管理軟硬件設施及平臺。信息化時代，水利工程項目為了能夠緊跟時代步伐，大力發展信息化、數字化檔案，從而科學歸檔水利工程檔案信息，就必須做好前期頂層設計，搭建水利工程檔案信息化管理系統平臺，科學制定管理流程及內容。同時，隨時科學技術和信息化技術的不斷發展以及水利工程建設項目的大型化、復雜化，能夠保證檔案信息化管理平臺不斷拓展，使得檔案信息化管理與水利工程建設項目的發展相適應，根據實際情況購買相關的硬件設備和軟件設施，給信息化管理提供更好的設備支持，避免平臺因拓展性差、兼容性差等，早期便形同虛設，起不到應有的作用。因此，在推進工程檔案信息化的過程中，效益首先是擺在第一位的，購置水利工程檔案信息化管理的軟硬件設施應在檔案信息化管理體系的頂層框架下，統籌規劃、精心布局、科學安排，避免盲目投資和重復建設，應該明確不同階段的目標、任務和對策，做好整體部署和規劃，有條不紊地推進實現。最大限度的以有限的資金投入不僅能夠滿足現在的檔案信息化管理需求，而且能夠為后期的擴容、改造等預留空間，從而全面提升檔案資源不同階段的充分共享，發揮檔案信息的最大價值。

3.強化水利工程檔案信息化管理的重視程度

未來是信息化、數字化的時代，檔案資源則是信息化的基礎元素，檔案信息化是未來檔案管理發生巨變的主要技術支撐。檔案管理機構將工程建設項目各階段產生的檔案資源進行收集、整理、歸檔供后續檢索、查閱，這是檔案管理最基礎的服務功能，而信息化改造，則是為了能夠更好的服務社會，最大限度的發揮檔案資源的利用價值。

因此，水利工程檔案信息化管理人員首先應具有強烈的檔案信息化管理意識，充分認識信息化在檔案管理中的重要性，堅持以“誰形成文件材料、誰立卷歸檔”為原則做好項目檔案的整理工作。此外，應培養良好的檔案信息化管理方式，并不斷拓寬檔案信息化管理的知識和技能，能夠從日常管理工作中發現檔案信息管理存在的問題，并不斷改進，從而在日常工作中有意識的提高檔案的信息化管理水平及效率。

4.提高水利工程檔案信息化管理人員的綜合素質

檔案信息化管理雖然對信息化的依賴程度越來越高，但歸根結底還是依靠人的管理。因此，檔案部門應該考慮各方面因素，聯系實際情況，合理配備檔案管理工作人員。在人才儲備方面，可以考慮引進高校或專業科研機構的頂尖人才。此外，檔案部門應該在績效考核方面對檔案信息化管理成績優異、具有創新性的人才給予適當的獎勵。同時，應加強檔案人員業務培訓，從檔案信息化管理的理論知識、技術提升、國內外經驗分享等方面，提高檔案信息化管理人員的綜合素質。此外，省檔案局和相關部門也可以定期開展業務學習和組織檔案信息化管理的技術大賽，一方面交流心得體會，相互學習，另一方面也對水利工程建設項目提高檔案信息化管理的重視程度及檔案管理人員培訓力度起到積極的促進作用。

5.促進工程電子檔案的利用共享

現信息化檔案資源的共享是體現檔案價值的重要途徑。促進電子信息化檔案的利用共享需要著重做好共享方式的改進工作，比如堅持以用戶為中心，不斷完善數字檔案館和信息化檔案網站等，在促進檔案資源利用共享的同時也能夠為水利工程建設項目未來的發展發揮重要作用。互聯網背景下的信息時代，使得檔案管理的方式發生著重要的變革，檔案已經不只是具有查閱這么簡單的功能需求，更向著網絡化、數字化、共享化轉變。因此，檔案信息化建設應充分結合社會大環境的變化及需求，培養用戶利用電子檔案的意識，構建更加開放、便利、共享的檔案信息化平臺。

四、結論

水利工程檔案資源涉及內容眾多，如果能夠做到順應時代的發展，不斷創新改革、強化意識、加快腳步，將自身檔案現代化事業推進到一個集理念、方法和技術于一體的綜合環境之中，必將能夠使檔案信息化的內在價值發揮到最大限度，從而能夠在未來極大的促進水利工程建設項目的發展速度。也必將在共享經濟時代，更有效地實現資源共享，為水利工程建設企業的快速發展發揮極大的促進作用。

參考文獻：

[1]全國檔案信息化建設實施綱要[J].中國檔案，2013

[2]曹國英.檔案管理信息化建設重在科學決策[J].辦公自動化，2013

[3]張芳婕.信息時代下水利檔案資源的開發與應用研究[J].蘭臺世界，2017

（作者單位：鄠邑區水務局）