精細化管理在綜合醫院人事檔案管理中的應用

張志龍　李寧寧　郝秀蓮

摘 要：人事檔案作為醫院管理的重要內容，對醫院和職工本人都有重要的意義，本文結合工作實際，系統介紹人事檔案的意義和精細化管理的基本要求，分析傳統人事檔案管理模式存在的問題，并闡述將精細化管理應用到人事檔案管理中的具體措施以及取得的作用和成效，提出應加大投入支持力度、完善規章制度、配備專職人員、加強信息化建設、樹立檔案工作的時效觀與動態觀等相關建議。

關鍵詞：精細化管理;人事檔案;問題分析

人事檔案是醫院檔案的重要組成部分，它記錄了個人經歷、德能勤績等工作表現，是組織了解和用人的重要依據。人事檔案能夠真實體現個人學習工作經歷、綜合能力水平，獎懲情況以及工資狀況等，與個人職稱晉升、工資待遇、組織關系等緊密聯系，是記載人生軌跡的重要憑證。因此，及時了解醫院人事檔案管理現狀，分析可能存在的問題，不斷完善人事檔案管理規章制度，提高綜合管理水平，是每個醫院都應重視的工作。

一、精細化管理的概述及基本要求

精細化管理是源于發達國家的一種管理理念，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標的管理方式，是社會分工精細化、以及服務質量精細化對現代管理的必然要求。

1.精細化管理在實施的過程中要求落實管理責任，要求所有人都要履職盡責。精細化管理的目標就是將日常管理變得精益求精，改變傳統管理中職責分工不明確的缺陷，將管理責任明確具體到每一位參與者，從而有效提高整個團隊的工作能力。

2.精細化管理注重提高管理質量，要求工作嚴密性和精細化。精細化管理要求通過科學管理方式，嚴密的質控管理，及時發現糾正存在的問題，同時要積極創新，從而實現全面協調可持續發展。

3.精細化管理要求不斷完善管理體系、提高團隊執行力。精細化管要求每個崗位根據自身管理內容，對其相應工作職責進行細化分配，讓所有人能有效貫徹到管理的每個環節并發揮作用，使整個管理體系更加科學、更加系統，從而提升團隊執行能力，保證整個管理體系高效有序的運行。

二、傳統人事檔案管理模式存在問題

1.傳統人事檔案管理模式，對檔案管理工作重視投入不足。以往許多醫院對人事檔案工作并不重視，對人事檔案工作的投入配備明顯不足。現階段，我國大部分醫療機構都是將醫療事業作為醫院管理的中心，所有資源都用在醫護等能夠為醫院直接創造效益的工作中。然而人事檔案管理工作是一項嚴謹繁雜的系統工作，必須要配備標準的庫房和完善的辦公設備，配備不足必然會影響到檔案日常管理工作。

2.傳統人事檔案管理模式，缺少專職工作人員。醫院人事檔案管理人員很多并非檔案管理專業出身，缺少相應的理論基礎和管理經驗，對人事檔案管理方面的法律法規及知識架構掌握并不全面。由于缺少專職工作人員，往往會影響到檔案工作效率，容易出現檔案管理混亂，歸檔不及時，檔案材料不全等問題。

3.傳統人事檔案管理模式，管理制度不完善。以往醫院在制定人事檔案規章制度時缺少相關依據和工作經驗，往往導致規章制度不夠完善。加之檔案工作人員和醫院職工對檔案管理內容不熟悉、醫院缺乏有效的監督，容易出現人檔分離、檔案材料造假、檔案材料丟失等問題。

4.傳統人事檔案管理模式，信息化應用偏低。由于醫院以往對人事檔案重視投入不足，醫院人事檔案信息化建設程度不高。信息化程度低不僅影響檔案的檢索效率和信息的統計，也不利于及時了解醫院職工的動態信息情況。同時在對紙質檔案頻繁查閱過程中，也容易造成紙質檔案的磨損、破壞甚至丟失。

三、精細化管理在醫院人事檔案管理中應用的措施

1.加大對人事檔案硬件條件的投入支持力度。硬件條件是醫院人事檔案建設的基礎，醫院首先設置專門檔案室，保證檔案庫房有足夠的面積，并使檔案庫房達到防火防水防潮防霉等八防的基本要求。同時配備檔案裝具、檔案保管設備、檔案包裝材料和消耗品，如電腦、空調、復印機、打印機、打包機、檔案架、檔案盒等基本辦公用品。

2.不斷完善人事檔案管理規章制度和管理流程。醫院對照國家現行人事檔案管理相關法律標準，制定與醫院實際相適應的規章制度，并將精細化管理的理念融入到檔案管理制度中。加大對全院職工檔案規章制度的宣傳力度，對全院職工進行系統的檔案知識培訓。同時明確獎懲措施，使全體人員真正從思想上對人事檔案工作引起重視。

3.配備專職工作人員，加強檔案管理人員培訓，提高檔案管理人員的業務水平和綜合管理能力。積極組織檔案管理員參加相關業務培訓，到其他醫院參觀或進修學習，學習新的法規政策及其他醫院的管理經驗。同時在日常管理工作中，鼓勵檔案管理員運用科學的管理方法來規范檔案管理，如品管圈、PDCA法則等，促進檔案管理效率、管理水平和管理創新能力的提高。

4.加強人事檔案信息化建設，為醫院配備先進的人事檔案管理系統。信息化是精細化管理的重要手段，醫院加大了對信息化建設的資金和技術支持，借助信息軟件，構建檔案信息化管理平臺，建立人事檔案信息庫，用于查詢統計，從而提高檢索效率，減少對紙質檔案的磨損。

5.醫院建立人事檔案動態管理機制。根據醫院規章制度要求，建立人事檔案一人一檔，定期收集補充新的檔案材料內容，將檔案材料及時歸檔。檔案管理人員運用精細化理念，在醫院檔案歸檔與整理的過程中加以運用，盡可能結合醫院實際情況收集整理檔案材料，保障歸檔時全部人事檔案的完整性和科學性。同時定期開展質控檢查，及時發現問題，及時糾正處理。

四、綜合醫院開展精細化管理的作用及成效。

1.精細化管理實施提高了工作人員執行力和工作效率。精細化管理首先注重落實管理責任，通過剛性的制度，明確工作人員職責，規范職工行為，有利于提高工作人員執行力。精細化管理在管理實踐中通過精細劃分和統一管理實現管理效率的提高。科室職工在實施精細化管理過程中充分參與到科室管理工作中，每人都有自己的任務，更加增加了職工的責任感和使命感，從而有力地提高了職工工作效率。

2.精細化管理實施有利于提高職工積極性，塑造團隊，提升科室凝聚力。科室職工在參與精細化管理的過程中，大家根據自身崗位特點，建言獻策、集思廣益，不僅調動了職工的積極性，更利于發揮各自的優勢，塑造團隊。同時醫院更加注重對科室職工能力的培養，積極組織科室職工進行系統培訓。職工在學習過程中互幫互助，不僅提升了職工的業務水平和工作能力，也有利于增強科室凝聚力。

3.精細化管理有利于管理質量的持續提升，增強職工的質控管理能力。精細化管理旨在提高管理質量，在實施過程中極大地彌補了以往傳統管理方式的不足，科室在運用管理工具的同時，也極大的提高了科室的管理質量。同時科室職工在管理過程中親自參與質量管理，應用管理方法解決存在的問題，有利于提升職工的質控管理能力。

4.精細化管理有力的提升了檔案管理水平，提高了管理創新性。在精細化管理的過程中，最為重要的是規范性與創新性相結合。精細化管理通過抓住醫院人事檔案管理中的關鍵環節，將管理標準進行量化考核，提升了檔案的綜合管理水平。精細化管理過程同時也是對工作任務進行分解、細化和落實的過程，也是工作人員積極獻言建策、參與管理的過程，是提升管理創新性的一個重要途徑。

5.精細化管理有利于檔案動態管理，確保紙質檔案安全。通過精細化管理，人事部門及時收集、整理、鑒別、保管人事檔案材料，認真執行相關規章制度，保證檔案材料及時歸檔，及時補充新的檔案內容，確保人事檔案真實完整。嚴格管控檔案檔案的保管、利用、借閱，確保人事檔案材料的安全。

總之，人事檔案作為醫院管理的重要部分，必須引起各級領導的足夠重視。現階段，隨著醫院標準化建設的實施，精細化管理也深入到醫院管理的方方面面。為了適應新形勢下醫院改革發展的需要，作為醫院檔案管理工作人員，在工作實踐中，必須努力學習精細化管理的理論和方法，積極運用精細化管理理念解決工作中遇到的困難和問題，從而切實提高人事檔案管理水平，使人事檔案充分發揮其在醫院改革發展中應有的作用。

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（作者單位：濱州醫學院附屬醫院）