新時期醫院檔案管理信息化建設途徑探討

武哲

【摘要】醫院作為社會重要機構，擔負著治療患者、造福人民的重任。隨著醫院投入力度加大，醫院建設得到快速發展，緊隨醫療進步與醫院發展而來的就是大量檔案材料，每天新增文件更是加重了醫院檔案管理負擔，檔案內容更是涉及文書、招標、審計、科研、財務等多方面領域，是醫院內部最重要的資料，是醫院開展后續工作的重要憑證及依據。如何有效地進行檔案管理、將管理做到信息化成為每一所醫院的難題。本文針對新時期醫院檔案管理信息化建設途徑做一個詳細的探討。

【關鍵詞】醫院檔案管理;信息化建設;途徑探討

醫院作為一個重要的社會服務機構，檔案資料都是重要的機密，其價值不可估計，做好醫院檔案管理工作十分有必要。如何在信息化時代，將檔案管理工作與信息化融合，充分在檔案管理工作方面發揮信息化優勢，成為眾多醫院的發展方向。加強醫院檔案管理信息化建設，能有效推動醫院管理事業的發展。本文著重找出醫院檔案管理中存在的問題，并針對這些問題給出相應的建議，幫助醫院檔案管理盡快向信息化轉型。

一、新時期醫院檔案管理信息化建設的重要性

（一）順應時代發展，保障醫院日常運轉。信息化時代，醫院檔案管理信息化建設是符合時代要求的，是順應社會發展的體現，是推動醫院整體進步的重要措施。信息化檔案管理帶來的優勢較為明顯，將日常繁雜的流程做到了精簡，將龐大的數據通過計算機錄入，充分做到了儲存及分類，方便各部門人員進行查詢，有利于珍貴檔案的有效利用，省去了麻煩的手續環節，保障了醫院的日常運轉，避免了因混亂產生的糾紛及麻煩。信息化檔案管理讓需要檔案資料幫助的醫院工作人員及相關領導可以及時獲取信息，可以更快地利用信息展開有效工作，確保了工作效率，提升了醫院綜合實力，確保了醫院相關服務到位。同時，信息化檔案管理，也間接增強了醫院的競爭力，不至于被相同類型醫院盡快趕超，也確保了利益的穩定性，為醫院的長遠發展奠定了扎實的基礎。

（二）醫院檔案管理信息化可以提高醫院的整體實力。傳統醫院檔案管理依靠人力對紙質資料進行儲存，不方便醫院工作人員及領導進行查找和翻閱，也不方便檔案管理人員進行錄入及登記，大大降低了醫院檔案管理效率。通過信息化的檔案管理方式，很大程度上節省了信息的查閱時間，獲取的信息更全面，獲取的過程不再繁瑣，減少了查找時間，做到了更完整的接收信息。檔案的提取、保存更高效，也避免了丟失及損壞等情況的發生，相比于傳統檔案管理，優勢較為明顯，從各個細節中獲得較大提升，從而提升了醫院的整體實力水平，讓醫院更具競爭力。

（三）提高了檔案保密系數。眾所周知，醫院檔案中包含多項內容，更是涉獵多項醫院機密，其中的合同、科研及招標信息等都是不能外傳的資料，做好保密工作至關重要。在醫院檔案管理信息化下，重要數據及資料可以通過密碼、指紋等多道手續進行加密，這些高科技手段不容易被不良企圖的人利用，加強了保密系數，保障了醫院檔案的安全。與傳統的紙質保存形式大不一樣，信息化技術起到的保密效果也是顯而易見的，保密優勢較為明顯，這也是新時期醫院檔案管理信息化帶來的重要改變，極大地促進了醫院檔案管理的進步，加快了醫院檔案管理前進步伐。

二、新時期醫院檔案管理信息化建設存在的問題

（一）醫院檔案管理制度不完善。一些醫院檔案管理制度條例一直沒有變動，部分醫院還在沿用許多年前的制度條例進行管理工作，相比于外界的快速發展，醫院的制度條例顯得非常滯后，已經越來越不能滿足人們的需求，越來越阻礙信息時代信息化檔案管理建設。醫院檔案管理制度除了滯后特點，最突出的就是它的不健全、不完善問題，涵蓋的方面不全面、管理細節不明確，檔案管理中出現的較多問題都不能從制度中找出應對解決辦法。完善規章制度已經迫在眉睫。

（二）醫院檔案管理信息化建設力度不夠。在信息化時代，仍舊有部分醫院、部分醫療人員沒有對檔案管理信息化建設工作提起重視，檔案管理信息片面化、管理人員不充分利用信息技術等現象層出不窮，歸根結底，是醫院檔案管理信息建設力度不夠，醫院沒有形成資源共享模式，并沒有將大量信息、數據做到錄入、共享，導致檔案管理信息化建設不全面、查閱有漏洞等現象，不能體現信息化的優勢，無形中也浪費了信息化資源。

（三）醫院檔案管理相關工作人員水平不符合要求。在新時期，醫院在做到檔案管理信息化的同時，還要加強對相關管理人員培養的力度。當前的大部分醫院中，對于檔案管理人員的重視程度仍舊不夠，造成很多的醫院檔案管理人員并不具備專業管理技術及經驗，一些檔案管理人員的保密意識不夠，無形中增加了檔案泄露的風險。還有一部分檔案管理人員對自己的工作并沒有做到全面認知，對自身提升沒有較好規劃，許多的檔案管理人員的水平并不符合要求，專業知識掌握的不全面、處理信息類問題不得心應手、保密措施不健全等等，有些管理人員還身兼數職，長此以往，醫院的檔案管理水平會持續下降，也會間接阻礙醫院的長久發展。

三、新時期醫院檔案管理信息化建設的途徑

（一）打造檔案管理信息化平臺。打造檔案管理信息化平臺是醫院檔案管理信息化建設邁出的第一步，也是必不可少的一步，只有在技術的支持下，才能做好檔案的錄入、匯總、分類工作，才能將檔案與實際應用相結合，才能在醫院各類事務中發揮信息技術優勢。檔案管理信息化平臺的打造，首先需要購入硬件設備，硬件設備以計算機為主，在計算機購買數量符合要求后，還要打造專門服務于醫院的統一平臺，再利用網絡進行各部門串聯，將不涉及機密的文件、資料，做到及時共享，或者做到局域范圍內的共享，減少各個部門及人員的出借、查閱次數，減輕檔案管理人員的工作負擔。需要注意的是，檔案管理部門要抓好平臺風氣建設，保證檔案的及時更新及歸類，確保平臺安全、穩定運轉，保障醫院日常流程正常的進行。

（二）制定健全的信息化檔案管理制度。除了硬件設備做到信息化，醫院還要加強檔案管理制度的完善工作，重新制定符合當下的醫院檔案管理條例，制定符合信息化檔案管理制度，總結及公布檔案管理中可能遇到的問題，及時調整及完善檔案員工守則，科學、合理的規劃檔案管理工作流程，突出檔案管理工作中的重點與特點，講究責任制，講究保密制，誰出問題、犯錯誤，誰承擔責任，并對責任進行詳細講解。信息化檔案管理制度還需要對管理中的工作人員做好職能劃分，明確每個人的工作任務，幫助醫院檔案管理工作開展的井井有條，避免混亂、職能交叉的現象。除此之外，信息化檔案管理還需要對信息設備使用做到相應的制約，引導醫院檔案管理工作人員對設備進行愛護，保障信息化設備的長久使用，維護信息化設備的使用壽命。

（三）加強醫院檔案管理工作人員的培訓工作。醫院要重視檔案管理工作人員的培訓工作，除了加強檔案管理人員的管理能力，還需要加強管理人員的保密意識，對檔案管理工作人員展開定期的培訓，提高檔案管理工作人員的綜合素質。電子版的檔案管理，需要檔案管理工作人員熟練應用電腦，熟練操控并了解相應指令。醫院要定期對檔案管理人員展開理論與實踐培訓，及時轉變檔案管理人員的錯誤觀念，及時調整工作狀態，以飽滿的熱情參與到檔案管理工作中。在培訓過程中還要培養檔案管理人員應對突發狀況的反應能力，做到處事不驚，冷靜面對各種特發事件，做到嚴于律己，做到相互監督，切實做好醫院檔案管理工作，最終保障醫院檔案的完整性與安全性。

四、結束語

綜上所述，新時期醫院檔案管理信息化建設還有很長的路要走，要及時提升醫院檔案管理人員的工作境界，提高他們的工作能力和保密意識，積極應對信息化檔案管理挑戰，發揮出自我價值。只有這樣才能滿足時代的發展要求，才能促進醫院的長遠發展。

【參考文獻】

[1]杜秀霞，彭麗娟.新時期醫院檔案管理信息化建設途徑探討[J].辦公室業務，2019（16）：98.

[2]李亞瓊.新時期醫院人事檔案管理信息化建設的幾點思考[J].辦公室業務，2019（15）：79.

[3]王賀名.新時期醫院人事檔案管理信息化建設的幾點思考[J].辦公室業務，2018（21）：129.

[4]楊曉云.新時期醫院人事檔案管理信息化建設的路徑分析[J].經貿實踐，2017（13）：195.