工程建設(shè)項目檔案創(chuàng)新管理措施

謝鋒

【摘要】本文闡述了工程建設(shè)項目檔案管理創(chuàng)新的重要價值，對工程建設(shè)項目檔案創(chuàng)新管理提出具體的建議，旨在通過此論述分析，充分發(fā)揮工程建設(shè)項目檔案創(chuàng)新管理的重要作用，實現(xiàn)工程建設(shè)項目社會價值和經(jīng)濟價值的統(tǒng)一。

【關(guān)鍵詞】工程建設(shè)項目;檔案創(chuàng)新管理;對策建議

工程建設(shè)項目檔案能夠更加直觀地反映工程建設(shè)項目的實際狀況，同時也是項目建設(shè)和生產(chǎn)過程中最為重要的信息支撐。在社會發(fā)展水平不斷提升的情況下，工程建設(shè)項目的投資力度增大，工程規(guī)模也隨之有一定程度的拓展，這給工程建設(shè)項目檔案管理工作帶來一定程度的挑戰(zhàn)。在這種情況下，勢必應(yīng)全面總結(jié)工程建設(shè)項目檔案工作所要去關(guān)注的重點問題，并探究工程建設(shè)項目檔案創(chuàng)新管理路徑，這對工程建筑業(yè)良性發(fā)展、持續(xù)進步有推動作用。本文將對此展開詳細(xì)的分析。

一、工程建設(shè)項目檔案管理創(chuàng)新的必要性

當(dāng)前工程建設(shè)活動如火如荼地開展，要想加快行業(yè)發(fā)展步伐，確保工程建設(shè)活動有序推進，應(yīng)具體落實項目檔案過程式管理工作，并動態(tài)更新檔案管理內(nèi)容，以期為工程建設(shè)行業(yè)穩(wěn)健發(fā)展提供檔案資料支持。要想真正實現(xiàn)檔案創(chuàng)新管理目的，建設(shè)單位、施工監(jiān)理單位應(yīng)協(xié)同配合。檔案創(chuàng)新式管理思想貫穿于工程建設(shè)項目全過程，并且配套管理制度隨之完善，有利于確保檔案管理工作制度化、規(guī)范化進行。

之所以工程建設(shè)項目檔案管理效果不盡如人意，主要是因為從業(yè)人員重視程度不足，具體表現(xiàn)為檔案資料收集的漏洞，施工信息數(shù)據(jù)整理實效性不足等。這樣一來就導(dǎo)致工程建設(shè)活動低效推進，并且檔案管理政策指導(dǎo)作用不同程度弱化。由于工程建設(shè)單位處于轉(zhuǎn)型關(guān)鍵期，對于從業(yè)人員來說，應(yīng)高度關(guān)注施工企業(yè)檔案管理工作，基于檔案資料制定可行性施工計劃，進而取得工程建設(shè)的良好效果，并不斷優(yōu)化項目質(zhì)量。檔案創(chuàng)新管理期間，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)充分發(fā)揮示范作用，并大范圍宣傳檔案創(chuàng)新管理的作用，促使員工樹立正確認(rèn)知，以此優(yōu)化工程建設(shè)項目質(zhì)量，確保建設(shè)工作在有效利用檔案信息的情況下順利推進。鑒于上述分析我們可以看出，檔案創(chuàng)新管理工作的價值貫穿于工程建設(shè)的全過程，也是工程建設(shè)質(zhì)量和效率的穩(wěn)定保障。

二、工程建設(shè)項目檔案管理創(chuàng)新的具體措施

（一）構(gòu)建完善的檔案資源體系。在體系構(gòu)建過程中，要客觀認(rèn)知檔案在信息記錄、憑據(jù)提供方面的本質(zhì)作用。隨著工程建設(shè)步伐的加快，檔案資料類型日益多樣，數(shù)量相應(yīng)增多。首先，工作人員要從思想層面上重視檔案管理工作，仔細(xì)對檔案進行收集和整理，保證信息的實效性，為后續(xù)的檔案管理工作打下堅實的基礎(chǔ)。其次，檔案管理工作人員還要不斷完善檔案的歸檔范圍，結(jié)合企業(yè)發(fā)展的實際情況細(xì)化文件資料管理制度，參照保管期限表明確檔案資料歸檔目標(biāo)。在這一過程中，應(yīng)始終秉承檔案信息“應(yīng)歸盡歸”以及“應(yīng)收盡收”的原則，將歸檔工作全面納入企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)章制度和工作流程當(dāng)中，實現(xiàn)檔案工作和業(yè)務(wù)管理工作的逐次推進、全面提升。在基本工作完成之后，工作人員要對重點領(lǐng)域的歸檔工作進行全面優(yōu)化，細(xì)致把控重點工作、重大活動、重要建設(shè)項目以及重要科研項目的檔案資料歸檔。同時檔案管理相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員還要對新領(lǐng)域、新專業(yè)以及新機構(gòu)的建檔工作進行指導(dǎo)，防止檔案管理工作存在明顯的缺陷。最后，工作人員需要從宏觀層面出發(fā)，結(jié)合國家和企業(yè)關(guān)于檔案管理工作的相關(guān)政策和規(guī)章制度，建立健全檔案工程建設(shè)企業(yè)檔案管理制度，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)推進檔案管理信息化進程，進而順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，確保檔案管理創(chuàng)新工作穩(wěn)步推進。除此之外，遵循合理性、合法性原則，構(gòu)建與企業(yè)經(jīng)營狀況相契合的規(guī)章制度。

（二）構(gòu)建高質(zhì)量的檔案服務(wù)體系。檔案服務(wù)體系的構(gòu)建主要包含四個方面的工作：第一方面，檔案資源的科學(xué)整合，相關(guān)工作人員掌握具體工作內(nèi)容，參照檔案管理要求提升服務(wù)質(zhì)量，合理配置檔案資源。在此期間，檔案管理員應(yīng)協(xié)作配合，適當(dāng)調(diào)整檔案管理方案，以此提高檔案管理效率，進而為工程項目建設(shè)工作提供依據(jù)。第二方面，遵循便捷化利用原則，從檔案便捷信息應(yīng)用、安全應(yīng)用角度出發(fā)，檔案管理員適當(dāng)創(chuàng)新檔案管理模式、優(yōu)化檔案管理流程，取得檔案優(yōu)質(zhì)管理的理想效果。具體來說，從業(yè)人員應(yīng)借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)踐行檔案創(chuàng)新管理，確保檔案管理任務(wù)在規(guī)定時間內(nèi)高效完成，最終全面提升檔案信息的利用效率和滿意程度。第三方面，改進檔案信息服務(wù)方式，面向從業(yè)人員提供所需檔案資料，信息服務(wù)質(zhì)量對檔案資料使用價值的實現(xiàn)有關(guān)鍵性的影響。由于檔案資料形式多樣、總量激增，基于分類管理模式提升服務(wù)質(zhì)量，既能減少工作壓力，又能提高檔案資料利用率。例如，某建筑單位以專題匯編形式來優(yōu)化檔案服務(wù)體系，這能為檔案常態(tài)化管理助力。第四方面，強化檔案編研工作力度，根據(jù)企業(yè)工程建設(shè)的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行編研工作，對檔案價值挖掘、檔案功能優(yōu)勢彰顯有重要意義，尤為關(guān)鍵的是，此舉有助于將檔案庫轉(zhuǎn)變成思想庫和知識庫，為企業(yè)的建設(shè)經(jīng)營工作提供全新的思路。

（三）構(gòu)建先進的檔案工作管理流程。上面我們已經(jīng)提到過，檔案管理工作貫穿于工程建設(shè)項目的全過程，因此工作人員在檔案管理工作中要全面提升工程項目的全過程管理水平，具體來看，主要包含以下幾個方面：1.工程建設(shè)過程中，工作人員需要將建設(shè)工程檔案納入建設(shè)行政程序當(dāng)中，在建設(shè)工程開工之前將檔案機構(gòu)和相關(guān)工作人員納入工程施工報建程序當(dāng)中。2.在工程項目建設(shè)的初始階段，工程建設(shè)人員需要對檔案工作人員進行技術(shù)交底，使用培訓(xùn)等方式全面提升檔案管理人員的水平。此外，還要結(jié)合實際情況構(gòu)建統(tǒng)一化的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理人員遵照統(tǒng)一規(guī)范的工作標(biāo)準(zhǔn)進行工作，最終實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理。3.積極進行工程建設(shè)整改。工程建設(shè)項目檔案管理工作中，指導(dǎo)和檢查工作是其中必不可少的重要環(huán)節(jié)，檔案管理工作人員必須要認(rèn)真對待此項工作，一旦在指導(dǎo)和檢查工作中發(fā)現(xiàn)問題，要在第一時間進行積極整改，將所有檔案管理工作中存在的問題在組卷之前解決。同時，在組卷工作中還要進行相應(yīng)的審核工作，明確檔案歸檔的具體范圍，并嚴(yán)格按照組卷的順序開展相關(guān)工作。4.工程建設(shè)項目檔案管理工作與竣工驗收備案的融合。工程建設(shè)項目管理工作最后一個環(huán)節(jié)就是竣工驗收的備案工作，這也是工程建設(shè)項目檔案管理最核心的內(nèi)容之一。此外，工程建設(shè)項目的各級建設(shè)單位開展后續(xù)檔案管理工作的主要依據(jù)也是工程竣工驗收備案工作，因此工程建設(shè)項目單位的檔案管理工作也可以與之進行融合。具體來看，工作人員可以依照工程建設(shè)的實際狀況將二者進行融合，并配以系統(tǒng)化的監(jiān)督機制，對工程建設(shè)的全過程進行綜合性監(jiān)督和管理，保障工程建設(shè)項目的順利落實。

（四）提升檔案工作管理人員的培訓(xùn)和指導(dǎo)力度。檔案管理工作的主體在人，因此工程建設(shè)企業(yè)管理部門應(yīng)高度重視檔案管理員培訓(xùn)工作，通過完善培訓(xùn)制度、加強培訓(xùn)指導(dǎo)等措施培養(yǎng)優(yōu)秀人才，進而推動檔案管理工作有序進行。首先，明確培訓(xùn)內(nèi)容，面向培訓(xùn)對象宣傳法律法規(guī)知識、制度知識，這既能充實培訓(xùn)內(nèi)容，又能促進檔案資源管理工作有序開展。其次，定期開展知識講座，宣傳最新的檔案管理理念，使檔案管理員在最新觀念指導(dǎo)下調(diào)整檔案管理行為，確保檔案創(chuàng)新管理工作落實于全過程。再次，組織教育培訓(xùn)活動，通過聘請資深檔案管理人員進行知識講授，以此豐富檔案管理員知識儲備、強化檔案管理技能。最后，提供外出學(xué)習(xí)機會，使檔案管理員通過外出學(xué)習(xí)來拓展工作視域，確保最新管理理念與工程項目建設(shè)實踐相結(jié)合，最終實現(xiàn)檔案創(chuàng)新式管理的目的。

三、結(jié)語

綜上所述，工程項目建設(shè)活動未曾停歇，要想加快建筑業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展步伐，應(yīng)落實檔案管理創(chuàng)新工作于建設(shè)全過程，通過挖掘檔案信息的價值來優(yōu)化建筑項目質(zhì)量。基于此，企業(yè)及相關(guān)工作人員要充分重視這項工作，結(jié)合企業(yè)實際情況對檔案信息管理工作進行全方位創(chuàng)新和強化，切實提升企業(yè)的經(jīng)濟效益，在激烈的市場競爭中占據(jù)先機。

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