清理庫存離職人員人事檔案的做法和思考

劉英 杜清玲

【摘要】由于歷史原因，遺留在單位的離職人員檔案既占用本單位資源，又影響當事人利用，是長期困擾存檔單位的問題。近幾年，在政府的積極引導下，人事檔案的功能在社會生活中逐漸增強，使清理這部分檔案變得有必要、可操作。本文結合工作實際，試圖在操作層面為單位庫存人事檔案管理提供一些借鑒。

【關鍵詞】清理;人事檔案;做法;思考

一、造成庫存離職人員人事檔案的原因

（一）改革開放以來，各地用人制度的調(diào)整減弱了人事檔案的憑證功能。許多單位和地區(qū)為吸引人才，在辦理入職手續(xù)時不再需要人事檔案，甚至打出可以為人才重新建檔的條件，致使許多人才跳槽成本降低，人員流動無序。

（二）人員的柔性流動，也促成了庫存檔案的情況。所謂柔性流動，即在不改變與原單位隸屬關系的前提下，以智力服務為核心的流動。由于不受傳統(tǒng)人事制度、戶籍、檔案、身份等的限制，極易造成人已離開多年，檔案還留在原單位，甚至原單位由于管理不善，在不知情的情況下，仍然按月為其發(fā)放工資。對原單位來說，扣留檔案留不住人才，不扣留檔案，所造成的損失更無從追回。

二、清理庫存離職人員人事檔案的做法

接到省人社廳關于清理離崗多年、占用單位編制人員人事檔案的通知后，我們主要采取以下步驟，逐步清理庫存離職人員人事檔案。

（一）整理庫存離職人員檔案相關信息。根據(jù)本單位現(xiàn)存離職人員檔案情況，匯總整理出詳細情況表，包括：姓名、離職時間、當時去向、聯(lián)系方式、處理方式。其中將“當時去向”詳細分為出國（境）、國內(nèi)事業(yè)單位、國內(nèi)企業(yè)單位、自由職業(yè)、其他五種規(guī)范方式。對不同去向人員的檔案，分門別類，研究制定出不同的處理方式，如轉(zhuǎn)遞到新單位、存放人才服務機構、單位暫存等。

（二）聯(lián)系檔案當事人，告知轉(zhuǎn)移檔案事宜。由于時間久遠，查找聯(lián)系當事人頗費一番周折。我們根據(jù)原有檔案中記載的家庭成員情況、工作簡歷證明人情況甚至采取到派出所查詢等多種途徑，與多數(shù)當事人取得了聯(lián)系，并要求其辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)。現(xiàn)在就職高校或其他國有企事業(yè)單位人員，按照處理方案，只要對方提供調(diào)檔函，當事人來校辦理完相關離校手續(xù)，即可轉(zhuǎn)移檔案。由于當事人現(xiàn)在大多臨近退休，現(xiàn)單位也提出需要人事檔案辦理退休手續(xù)的要求，這部分人員大多能夠積極主動地辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)。

（三）聯(lián)系當?shù)厝耸氯瞬欧諜C構。對目前在私有企業(yè)工作或自由職業(yè)者、出國未歸者等沒有人事關系單位的，就要聯(lián)系可以存放檔案的人才服務機構。由于人才服務機構存放檔案的主要目的是為將來當事人辦理退休手續(xù)、申領退休金提供可靠依據(jù)，所以對轉(zhuǎn)入的檔案有嚴格要求。人才服務機構對存放的檔案要求主要有：人事部門形成的招聘材料、事業(yè)單位聘用合同、企業(yè)單位勞動合同、人事部門減編證明、解除勞動合同證明、社會保險繳納證明等，特別是關系當事人出生時間、工齡、參加工作時間等的認定材料，更是不可或缺。存檔時為防止在新的存檔單位形成新的無頭檔案，人才服務機構要求原單位工作人員和當事人一同攜帶密封的檔案，當事人親自與存檔單位簽訂存檔協(xié)議方可存放檔案。由于部分離職人員仍在國外，無法到場，人才服務機構按規(guī)定不能接收檔案，所以部分出國人員的檔案只能暫時存放在原單位。

三、對人事檔案功能回歸的思考

清理庫存離職人員人事檔案工作變得必要和可行，與人事檔案功能的回歸分不開。人事檔案功能的回歸主要依賴于政府的政策引導、行政管理、法律監(jiān)督以及檔案管理者的不懈努力。

（一）人事檔案在國有企業(yè)、事業(yè)單位中的憑證功能越來越重要。人事檔案是企事業(yè)單位工作人員辦理轉(zhuǎn)正定級、評定職稱、保險以及報考公務員等的重要憑證，保險經(jīng)辦機構在建立參保人員信息數(shù)據(jù)庫時，也要相應采集參保人員的姓名、性別、出生日期、民族、身份證件號碼、參加工作時間、聘用崗位等基本信息。退休待遇申領時人事檔案的作用主要體現(xiàn)在兩方面：一是申領資格問題，即工作人員是否符合退休條件、是否能夠享受養(yǎng)老金，這一方面取決于檔案記載的出生日期，同時取決于本人所從事的工種、崗位級別。二是待遇水平問題，工作人員退休后能享受多少養(yǎng)老金，取決于養(yǎng)老保險繳費基數(shù)、繳費年限、工作年限等。保險經(jīng)辦機構在審查參保人員退休條件、核算待遇時，必須依據(jù)人事檔案的原始記載和繳費記錄，對當事人出生日期、參加工作時間、工作年限、工作崗位級別等做好審查。如果參保人員人事檔案材料不完整，無法滿足退休條件和養(yǎng)老金計算，申報單位必須按照檔案管理規(guī)定完備相關材料后重新審查確定。

（二）干部人事檔案不僅是組織選拔任用干部的依據(jù)，而且是干部解決個人切身利益問題、維護個人合法權益的重要憑證。2018年11月28日，中共中央辦公廳印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》第三十一條明確規(guī)定“干部本人……可以按照有關規(guī)定提請相應的組織人事等部門查閱檔案”。近年來，干部人事檔案越來越多地服務于干部個人及其親屬，在解決干部個人職稱職務晉升、攻讀學位、辦理財產(chǎn)公證、確定離退休待遇等有關工作中，起到重要的憑據(jù)作用。在實際工作中，為了子女出國（境）、財產(chǎn)交易、財產(chǎn)糾紛、親屬隨遷落戶、就醫(yī)醫(yī)保、退役人員兵役登記等事項，幾乎每天都有人來查閱人事檔案。利用者的合理需要得到合法滿足，發(fā)揮了檔案的作用，擴大了檔案的影響力，對檔案管理者和利用者就是雙贏。

（三）個人的動態(tài)信息及時補充進人事檔案，維護人事檔案信息的時效性。人們不重視檔案是認為市場經(jīng)濟越發(fā)達，檔案越?jīng)]用。人事檔案應該根據(jù)時代的變化有選擇地補充新產(chǎn)生的人事信息內(nèi)容，比如反映當事人綜合素質(zhì)能力和有權威機構認定的業(yè)績考核等材料，扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)人事檔案在市場經(jīng)濟條件下被拋棄的尷尬。簡化人事檔案中的靜態(tài)信息內(nèi)容，提高這類信息的準確性和完整性。檔案信息價值的權威性、服務性是人事檔案賴以生存和發(fā)展的基礎。讓利用者從檔案的利用中嘗到甜頭，從而發(fā)自內(nèi)心地重視檔案工作。

【基金項目：山東省社會科學規(guī)劃研究項目《高校青年教師支持計劃績效評價及實證研究——以山東S大學為例》（19BJCJ19）;山東理工大學高等教育研究項目《高等學校青年學者支持計劃探析——以山東理工大學為例》（2020GJY02）】

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