法治背景下企業(yè)合同管理與風(fēng)險防范問題研究

岳璐璐

[摘要]合同是市場經(jīng)濟中交易的基本法律形式，是現(xiàn)代企業(yè)市場經(jīng)營的主要表現(xiàn)形式，對企業(yè)的發(fā)展起到關(guān)鍵性的作用。在當(dāng)前全面依法治國、建設(shè)法制社會，經(jīng)濟發(fā)展進入新常態(tài)和高質(zhì)量發(fā)展要求的大背景下，加強合同內(nèi)控管理，構(gòu)建內(nèi)控管理體系，有效防范各類風(fēng)險，對于建立完善現(xiàn)代企業(yè)制度，促進企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展具有重要現(xiàn)實意義。文章就企業(yè)合同管理中的存在的相關(guān)問題和風(fēng)險進行了分析總結(jié)，就如何規(guī)范合同管理，防范各類風(fēng)險提出若干舉措。

[關(guān)鍵詞]法治;合同管理;風(fēng)險防范

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2020.11.

全面依法治國是發(fā)展社會主義市場經(jīng)濟的客觀需要。作為國家、社會的一份子，依法治國對于企業(yè)來說就是要求企業(yè)的活動要依法進行，不能與國家法律法規(guī)和企業(yè)的規(guī)章制度相違背。依法治企是依法治國的延伸，在當(dāng)前經(jīng)濟新常態(tài)和高質(zhì)量發(fā)展的背景下，企業(yè)必須主動適應(yīng)市場經(jīng)濟，各項經(jīng)營管理活動都要依法依規(guī)管理，這是企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略需求，是落實國家全面依法治國方略的客觀要求，是建立完善現(xiàn)代企業(yè)制度的重要途徑，對企業(yè)管理提質(zhì)增效具有重要的現(xiàn)實意義。

1? 法治背景下企業(yè)合同管理重要性概述

在國家政策法規(guī)要求和市場經(jīng)濟環(huán)境影響下，企業(yè)的發(fā)展壯大、權(quán)益維護、經(jīng)營管理均離不開法律法規(guī)的保障。在激烈的市場競爭中，特別是復(fù)雜多變的國際經(jīng)濟貿(mào)易環(huán)境下，企業(yè)要想立于不敗之地、做大做強，依法治企是必由之路，也是企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在要求。

合同是企業(yè)對外交流的重要途徑和手段，是連結(jié)經(jīng)濟活動中參與各方的橋梁，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的重要依據(jù)，成為企業(yè)依法經(jīng)營的關(guān)鍵點。企業(yè)提高管理水平，提升核心競爭力均離不開對合同風(fēng)險的控制、預(yù)防與處理。實踐證明，依法依規(guī)管理合同能有效促進企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展;相反，合同不規(guī)范管理會降低企業(yè)的運轉(zhuǎn)效率，引起的合同糾紛會耗費大量的人力物力財力，影響企業(yè)的經(jīng)濟效益，甚至一項合同違約就會給企業(yè)帶來損失甚至是滅頂之災(zāi)。從法律視角而言，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中涉及的合同均有法律法規(guī)予以規(guī)范，主要是合同法及其司法解釋，具有強制性和規(guī)范性，是企業(yè)合同管理必須遵循的，違背這些法律法規(guī)會給企業(yè)帶來極大的法律風(fēng)險、經(jīng)濟風(fēng)險和管理風(fēng)險。因此，合同管理成為企業(yè)管理系統(tǒng)中一項十分重要的內(nèi)容，促使任何企業(yè)都應(yīng)致力于合同的規(guī)范化、精細化管理，構(gòu)建完整的合同管理體系并有效予以實施。

2? 當(dāng)前企業(yè)合同管理中存在的主要問題及風(fēng)險

2.1? 公司內(nèi)部各層面合同規(guī)范管理意識不強、法制觀念淡薄

合同管理規(guī)范意識不強、法制觀念淡薄是企業(yè)合同管理存在諸多問題的重要因素。主要體現(xiàn)在企業(yè)對合同管理宏觀層面缺乏整體規(guī)劃，戰(zhàn)略意識不強，體制機制不健全，在公司、部門和個人三個層面普遍存在重視程度和認識程度不夠問題。主要包括：企業(yè)對合同管理缺乏內(nèi)控建設(shè)和評價的整體規(guī)劃;對合同管理的重視程度不夠，體現(xiàn)在機構(gòu)設(shè)置不健全、管理人員配置和管理經(jīng)費投入不足等方面;對企業(yè)外部經(jīng)濟和法律環(huán)境變化不敏感;合同集中管理力度不夠，存在多頭管理或存在部分合同管理盲區(qū);簽訂太隨意，沒有審查部門;合同管理制度缺失或不健全，存在權(quán)責(zé)不分明，分工模糊現(xiàn)象，缺乏溝通與協(xié)作;不按合同辦事，甚至不簽訂合同，自我保護意識不強等。

2.2? 合同簽訂環(huán)節(jié)的法律風(fēng)險

合同作為雙方意思表示一致的表現(xiàn)形式，當(dāng)雙方發(fā)生爭議或糾紛時，合同文本就成為關(guān)鍵的證據(jù)。因此，作為合同管理的源頭，合同簽訂環(huán)節(jié)的管理尤為重要。合同簽訂環(huán)節(jié)存在的主要問題有：在合同簽約前缺乏對合作方資質(zhì)的審核或?qū)徍瞬粐?受制于對方的規(guī)模、自身的迫切需要等因素，造成合同簽訂過程中雙方的地位實質(zhì)不平等;合同文本不規(guī)范，實質(zhì)內(nèi)容不完善，存在格式條款問題;合同條款細則約定不明確，出現(xiàn)意思混淆不清等現(xiàn)象;工程項目中“黑白合同”問題;先斬后奏，合同倒簽現(xiàn)象;合同與公司預(yù)算或規(guī)劃脫鉤;存在合同簽章不規(guī)范、合同內(nèi)部審批程序過于繁瑣、簽訂的授權(quán)審批權(quán)限不明確等問題。這些問題可能會導(dǎo)致合同無效或被撤銷，增大公司履約風(fēng)險，給合同雙方帶來不必要的經(jīng)濟和名譽損失。

2.3? 合同履約環(huán)節(jié)的法律風(fēng)險

企業(yè)合同履約風(fēng)險主要來自主觀原因和客觀因素兩個方面，主要包括惡意不履行、因故不履行、履行不當(dāng)?shù)葐栴}，涉及履行期限、后續(xù)服務(wù)、票據(jù)風(fēng)險、支付風(fēng)險，違約風(fēng)險等方面。具體包括合同變更不規(guī)范、糾紛處理不及時、有貨不交、拖欠貨款、轉(zhuǎn)移財產(chǎn)、賴帳不還、有賬不收，在對方違約后，維權(quán)意識不強，合同執(zhí)行監(jiān)督不力等問題，引發(fā)違約責(zé)任或侵權(quán)行為，造成支付違約金、賠償金或訴求司法程序等后果，加大不必要的損失或成本。

2.4? 合同管理其他環(huán)節(jié)存在的問題

除上述問題外，企業(yè)在合同檔案管理、風(fēng)險評估與規(guī)范、人員管理、信息化管理等方面普遍存在問題。例如，合同檔案未能集中統(tǒng)一管理、合同管理部門及人員不專業(yè)、未能建立合同信息化管理系統(tǒng)、對合同管理缺乏監(jiān)督評價和信息反饋等問題，在一定程度上也會影響到企業(yè)合同的規(guī)范化管理，影響企業(yè)經(jīng)營管理效益。

3? 加強合同管理，促進企業(yè)提質(zhì)增效的若干舉措

3.1? 提升對依法合規(guī)管理合同重要性的認識和風(fēng)險防范意識

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層面應(yīng)高度重視合同規(guī)范化管理的必要性和重要性，增強風(fēng)險防范意識，將規(guī)范管理與風(fēng)險防范作為領(lǐng)導(dǎo)者的自覺行為;加強對合同管理內(nèi)部控制體系建設(shè)的宏觀把控，建立健全企業(yè)合同管理規(guī)則制度，做到有章可循，加大在機構(gòu)設(shè)置、人員配置、經(jīng)費投入等方面的投入;要加強合同法制宣傳培訓(xùn)教育力度，提高全體員工，特別是合同歸口管理部門和人員的法律意識和風(fēng)險防范觀念，培養(yǎng)全面合同管理理念;要不斷總結(jié)合同管理中存在的問題和風(fēng)險點，學(xué)習(xí)借鑒先進管理理念和經(jīng)驗，在宣傳培訓(xùn)教育中強化合同過程管理理念和部門協(xié)同配合機制。培訓(xùn)教育應(yīng)作為長效機制常抓不懈，為企業(yè)合同規(guī)范化管理建立良好的基礎(chǔ)。

3.2? 加強合同管理內(nèi)部控制體制機制建設(shè)

企業(yè)應(yīng)高度重視合同管理內(nèi)控體系建設(shè)，做好整體規(guī)劃布局。建立完善合同管理制度，做到有章可循;合同事務(wù)管理由法務(wù)部門或歸口管理部門、合同承辦部門在各自權(quán)責(zé)范圍內(nèi)進行統(tǒng)一管理，加強溝通與協(xié)作;加強與合同管理相關(guān)關(guān)鍵崗位的設(shè)置、人員的配置、培訓(xùn)、考核和監(jiān)督工作，提高工作的規(guī)范性;明確合同管理各環(huán)節(jié)的規(guī)范管理要求，明確合同管理工作流程、審批權(quán)限等;建立完善重大合同項目的會審、評審機制，有效防范各類風(fēng)險;重視合同管理的內(nèi)部監(jiān)督審計機制。審計職能從“差錯糾弊”向服務(wù)企業(yè)發(fā)展，監(jiān)督的關(guān)口前移，實行合同項目管理過程審計，監(jiān)督的內(nèi)容從合同結(jié)算審計向合同履行過程審計延伸，確保合同實施全過程合法合規(guī)，提高合同項目經(jīng)濟效益，提升企業(yè)增值效益。

3.3? 必要的專業(yè)化服務(wù)外包或發(fā)揮集中統(tǒng)一管理的重要作用

根據(jù)企業(yè)規(guī)模大小、經(jīng)濟實力、行業(yè)特點等因素，出于規(guī)范管理和防范風(fēng)險的需要，企業(yè)可選擇將合同管理的部分工作以服務(wù)外包的形式交由律師事務(wù)所等專業(yè)性機構(gòu)完成，或在企業(yè)內(nèi)部成立法務(wù)部門，或授權(quán)某部門歸口合同管理事宜，明確管理職責(zé)、流程和權(quán)限。對于重要的合同項目，也可成立以財務(wù)、審計、法務(wù)、銷售、管理等相關(guān)部門組成的合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組或工作小組，加強論證分析，研判各類風(fēng)險。鑒于合同管理的專業(yè)性和復(fù)雜性，在條件許可的情況下，企業(yè)法務(wù)部門應(yīng)配備專業(yè)的法律人才，或加強對合同歸口部門管理人員法律知識和合同管理相關(guān)知識的培訓(xùn)和考核，不斷提高職業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，提升企業(yè)合同管理的專業(yè)化和規(guī)范化水平。

3.4? 發(fā)揮信息化在合同管理中的系統(tǒng)性管理作用

企業(yè)應(yīng)高度重視信息化建設(shè)在規(guī)范合同管理中的作用，加強業(yè)財融合，在企業(yè)管理系統(tǒng)中構(gòu)建合同管理子系統(tǒng)，協(xié)同財務(wù)、資產(chǎn)、采購、市場等各部門、各類事物的管理，實現(xiàn)數(shù)據(jù)互通共享，消除信息孤島。企業(yè)合同歸口管理部門應(yīng)運用合同管理信息系統(tǒng)做好合同登記管理、履約過程管理和歸檔管理等工作，設(shè)定明確管理權(quán)限和流程，設(shè)定風(fēng)險評估審核機制，實現(xiàn)合同的全過程封閉管理，反映合同履行過程的全貌。利用合同管理信息系統(tǒng)中的風(fēng)險評估功能，設(shè)置好風(fēng)險管控點，及時發(fā)現(xiàn)異常情況并匯總分析，重在提出解決問題的辦法，促進企業(yè)合同管理體系的完善。

3.5? 發(fā)揮標(biāo)準(zhǔn)合同的基礎(chǔ)性作用

合同文本的選擇對規(guī)范合同管理具有重要的作用。標(biāo)準(zhǔn)合同作為示范文本，其條款一般比較全面、準(zhǔn)確、嚴謹，實踐證明其具有很強的通用性和操作性，便于明確合同雙方的權(quán)利和義務(wù)，提高簽訂效率，減少合同糾紛，促進合同規(guī)范履行，降低履約風(fēng)險，減少企業(yè)損失，保障企業(yè)合法權(quán)益。企業(yè)可根據(jù)業(yè)務(wù)內(nèi)容和行業(yè)特點等因素，在遵循平等互利、誠信合法的基本原則下，制定企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同，提高標(biāo)準(zhǔn)合同的適用性和規(guī)范性。同時，根據(jù)企業(yè)外部環(huán)境和法律法規(guī)的變化，不斷制定修改和審查計劃，做好標(biāo)準(zhǔn)合同對內(nèi)對外的交流溝通工作，促進標(biāo)準(zhǔn)合同不斷完善與規(guī)范。

4? 結(jié)語

鑒于合同管理的專業(yè)性、復(fù)雜性與特殊性等特點，企業(yè)應(yīng)將其提高到戰(zhàn)略高度常抓不懈。對于合同管理的重要性，企業(yè)要有清晰深刻的認識，牢固樹立依法治企理念，結(jié)合企業(yè)實際情況，積極營造良好的管理環(huán)境，不斷完善管理體制機制，有效防范各類風(fēng)險，保障企業(yè)合法權(quán)益，提升企業(yè)市場競爭力，助力企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展，為構(gòu)建良好的市場經(jīng)濟環(huán)境和和諧社會作出應(yīng)有的貢獻。

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