國有企業(yè)如何加強檔案管理

耿加杰

摘 要：在可持續(xù)發(fā)展及經(jīng)濟下行壓力增大的新形勢下，國有企業(yè)需要不斷的深化改革，優(yōu)化資源配置，同時應(yīng)該管理好企業(yè)檔案，為企業(yè)發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。企業(yè)檔案詳細的記載了企業(yè)的歷史沿革，人力資源，專有專利技術(shù)，管理制度，項目流程等信息，科學(xué)利用好企業(yè)檔案，可以有效的提升企業(yè)的管理水平，提高員工的素質(zhì)，增強企業(yè)的核心競爭力。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;人力資源;核心競爭力

檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等歸檔保存的歷史記錄，其本質(zhì)特性是第一手記錄，原始憑證。

在可持續(xù)發(fā)展及經(jīng)濟下行壓力增大的新形勢下，國有企業(yè)需要不斷的深化改革，優(yōu)化資源配置，同時應(yīng)該管理好企業(yè)檔案，為企業(yè)發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)，企業(yè)檔案詳細的記載了企業(yè)的歷史沿革，人力資源，專有、專利技術(shù)，管理制度，項目流程等信息，科學(xué)利用好企業(yè)檔案，可以有效的提升企業(yè)的管理水平，提高員工的素質(zhì)，增強企業(yè)的核心競爭力。

1 目前企業(yè)檔案管理存在的問題

1）對企業(yè)檔案管理重視程度不夠，在企業(yè)檔案管理過程中，普遍存在檔案管理責(zé)任不清，因不負責(zé)任、不遵守檔案制度，導(dǎo)致檔案損毀、丟失的情況時有發(fā)生，舉例說明：有人事管理權(quán)的國有企業(yè)，員工檔案有的放在原單位，有的放在當(dāng)?shù)氐娜瞬欧?wù)中心，即使員工檔案存放在人事部門的，也存在著信息不全，資料缺失的現(xiàn)象，使員工在評審，晉升等方面受到影響。

2）企業(yè)檔案管理分散，企業(yè)檔案管理，是復(fù)雜和專業(yè)性很強的工作，由于管理缺失，企業(yè)檔案的存放普遍分散在財務(wù)、技術(shù)、企管、研發(fā)部門等部門，導(dǎo)致各自為政，存放不準(zhǔn)不一，很難保證檔案的準(zhǔn)確性和完整性，使得查找檔案費時費力，無法保證檔案的安全和完整。

3）信息化程度不高，在當(dāng)前的信息化時代，國有企業(yè)的檔案仍處于原始的紙質(zhì)材料管理水平，查找檔案資料，考人工檢索，隨著時間的推移，紙質(zhì)材料漸漸酥脆，使檔案保存面臨著巨大的風(fēng)險和保存成本。

4）企業(yè)檔案管理人員專業(yè)性不夠，意識不強，有的檔案管理人員把秘密和非秘密文件混合組卷，混合保管，很容易造成秘密泄露的隱患;有的人事檔案管理人員思想懈怠，警惕性不高，造成個人信息泄露，給個人和社會造成不安全隱患.

5）檔案室硬件環(huán)境設(shè)施不齊全，個別單位根本沒有專門的檔案室，容易引起檔案材料發(fā)生霉變、蟲蛀，影響檔案的質(zhì)量和完整。

2 加強企業(yè)檔案的重要性

中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》（中辦發(fā)【2014】15號），這是1994年以來中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的第一個關(guān)于檔案工作的文件，是新中國歷史上黨中央、國務(wù)院全面系統(tǒng)指導(dǎo)檔案工作的又一個綱領(lǐng)性重要文獻，體現(xiàn)了黨中央、國務(wù)院對檔案工作的高度重視和巨大支持。

深刻認識企業(yè)檔案及檔案工作的重要價值，提高全社會全員檔案意識、是檔案工作和檔案工作者長期要堅持最重要的神圣和艱巨的任務(wù)，也是做好檔案工作的基本的、根本的保障。突出強調(diào)檔案工作是“不可缺少的”“基礎(chǔ)性”地位，不是一項可有可無的補充性、裝飾性工作，沒有基礎(chǔ)地動山搖，基礎(chǔ)決定成敗，關(guān)乎持久的健康的發(fā)展。

3 如何加強企業(yè)檔案管理工作

1）依法依規(guī)，目前，企業(yè)檔案方面的法律法規(guī)的主要構(gòu)成有檔案法律，地方性檔案法規(guī)，檔案行政法規(guī)，檔案行政規(guī)章，檔案規(guī)范性文件.以濟南市為例有《中華人民共和國檔案法》，《山東省檔案條例》，《濟南市檔案管理若干規(guī)定》，《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，《項目檔案管理規(guī)范》，《會計檔案管理辦法》，《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》，《山東省重大活動檔案管理辦法》，《歸檔文件整理規(guī)則》，《照片檔案整理規(guī)范》，《干部人事檔案收集歸檔規(guī)定》，《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》，《山東省檔案工作科學(xué)化管理規(guī)范》。企業(yè)應(yīng)當(dāng)依照法規(guī)要求，保證檔案工作科學(xué)發(fā)展，用法律的權(quán)威性、強制性、約束和引導(dǎo)單位、個人檔案行為，保障檔案工作規(guī)范發(fā)展，學(xué)法，懂法，用法。

2）落實責(zé)任，建立完善檔案管理“四級”責(zé)任人制度，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)貫徹國家有關(guān)檔案工作法律、法規(guī)和方針政策，建立健全檔案工作規(guī)章制度，將檔案工作納入單位發(fā)展規(guī)劃和工作計劃，為檔案工作持續(xù)發(fā)展提供保障，解決人財物及重要問題。將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項目及專項工作職責(zé)和有關(guān)人員崗位職責(zé)，并對分管領(lǐng)導(dǎo)、部門和項目負責(zé)人及有關(guān)人員職責(zé)履行情況進行考核。單位應(yīng)采取必要措施，維護和確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。對在檔案工作中做出成績的集體或個人給予表彰和獎勵;對違反有關(guān)規(guī)定造成檔案損失的相關(guān)人員給予處分。

3）加強信息化管理，建立企業(yè)檔案網(wǎng)站，把經(jīng)常用到的會計憑證、報表、工商登記信息、各種資質(zhì)證據(jù)錄入系統(tǒng)，通過信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)及時準(zhǔn)確地獲得多種檔案信息，利用企業(yè)檔案中相關(guān)數(shù)據(jù)設(shè)計出有利于管理和決策的數(shù)據(jù)模型，以充分利用檔案資料。實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，對歷史久遠的檔案及時進行電子修復(fù)，為用戶提供更好的服務(wù)。

4）配備素質(zhì)較高的檔案管理人員。隨著檔案信息化的發(fā)展，對檔案管理人員專業(yè)水平提出更高要求，所以要樹立風(fēng)險意識、保密意識，熟悉檔案管理的業(yè)務(wù)流程和基本要求，提高工作效率，采用科學(xué)的管理模式和技術(shù)手段，使檔案工作更實用、更安全。

5）完成對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理。為適應(yīng)檔案管理要求，將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案通過掃描實現(xiàn)重要檔案的數(shù)字化，建立高效的信息檢索系統(tǒng)。做好電子檔案的數(shù)據(jù)備份工作，實行雙備份制，建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)系統(tǒng)，確保關(guān)鍵信息可以在計算機和網(wǎng)絡(luò)發(fā)生災(zāi)難性故障后得以恢復(fù)和重建。

4 總結(jié)

隨著企業(yè)的發(fā)展，檔案管理越來越重要，保存紙質(zhì)檔案愈來愈困難，運用現(xiàn)代的電子技術(shù)，使檔案實現(xiàn)數(shù)字化，不僅可以充分利用檔案的信息，更可以實現(xiàn)檔案的永久保存，重視和加強檔案管理，保持檔案的原貌，維護檔案的真實性和完整性，不僅對企業(yè)的工作和經(jīng)營有意義，對整個社會發(fā)展也具有長遠和現(xiàn)實意義。

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