關于物資采購合同管理的思考

[摘 要]物資采購合同管理對于任何企業而言均是相當關鍵的一項工作，以物資采購合同管理為對象展開研究，并對該環節中的一些風險進行分析，尋找針對性的改進方案，有助于改進物資采購合同管理能力與水平，為企業效益的提升帶來促進作用。

[關鍵詞]物資采購;合同管理;企業效益

[DOI] 10.13939/j.cnki.zgsc.2020.20.150

1 采購物資過程中合同管理面臨的風險來源

1.1 來自市場的風險

作為物資采購活動實現的載體——市場，存在著諸多影響物資采購的因素與風險，比如政策調整，尤其是供給側結構性的變化，節能減排，使得各種以鋼材為主材的零部件、產品，會因為鋼材供求及價格的起伏而發生漲落波動，這也是引發物資采購合同管理風險的最大因素，一方面會導致價格脫離預期，另一方面會造成貨源無法保障。

1.2 來自品質的風險

現階段市場有著充足的貨源供給，同類產品有著豐富的層次品階與價格差異，然而各種品階所對應的價格卻沒有明確的信息，在采購中往往會遇到品質與價格不符的情況，不僅增加了采購難度，而且容易引發采購質量風險，加之個別以次充好的供應商的存在，如果采購者缺乏豐富的采購經驗和專業知識，必然會出現質量問題，特別是物資的品種繁多時，根本無法樣樣精通。另外在驗收環節，由于一些物資規格要求十分嚴格、理化指標復雜難懂，加之驗收設備故障或人員的疏忽，也會使一些次品流入，從而留下質量隱患。這樣對簽訂的合同造成難以預見的風險。

1.3 來自合同管理自身的風險

基于采購活動的順暢完成和風險的防控，通常都會以合同的形式詳細的約定好采購事項。由于合同具有一定的法律效力，能夠有效的約束雙方，確保采購的完成。然而，如果合同本身存在問題，將會形成難以扭轉的風險。基于此，在采購過程中一定要強調和重視合同簽訂環節，從源頭上杜絕合同風險的存在。通常合同會引發如下四點風險：其一，標的物缺乏明確的關鍵指標，相關條款不清晰;其二，未明確雙方主體的經濟、法律等信息及責任，導致簽約后無法履約或毀約等現象;其三，合同存在欺詐或不正當行為導致的風險;其四，由于自身管理問題，導致無法履行合同。

1.4 來自存量或計劃的風險

通常來講，采購計劃基本不可能與實際需求做到完全一致，因此采購計劃很多時候無法與生產相一致，而計劃的調整往往又會因為市場而受到諸多限制。另外，有時基于價格的考慮，會在價格波動處于低位時加大采購儲備量，從而引發存量風險。受到行業技術快速更新的影響，產品更新換代和淘汰的速度也很快，因此大量的材料儲備極易造成積壓及報廢。不少采購合同并沒有考慮到這一點。

2 采購合同管理環節的問題

2.1 價格方面的問題

現階段，物資采購方面很多企業并未能實現統一的價格管理，從而使得價格標準參差不齊，加大了采購管理難度。另外，由于主觀性影響，在預估物資采購價格時存在較大偏差，導致價格制定缺乏可靠的依據。加之頻繁的采購崗位調動，進一步加大了物資采購價格管理的缺位。合同訂立的時候并沒有充分考慮到價格變動這一點。

2.2 合同細節管理方面的問題

毋庸置疑，所有的交易都存在著不同程度的風險，為了降低風險概率，可以借助合同手段進行規避，物資采購也是一樣。然而，合同也無法保證萬無一失，也會有漏洞或忽略的地方，從而使風險不可避免。基于此，合同的規范性和有效性，是確保交易高效、無憂的基礎，能夠較好地避免合同陷阱和損失。

2.3 人員管理方面的問題

在近些年良好的市場背景下，很多企業并未能借機改善和優化內部物資采購的整體水平，尤其是人員素質。物資管理涉及多個方面，如市場調查、采購計劃、供方篩選、合同簽訂以及進出庫管理等。因此，在選任管理者時必須要細心、慎重，尤其是職業素養和知識水平要達到一定的要求。個別采購人員挖掘管理漏洞、憑借職務便利，勾結供應商索要回扣謀求私利，不僅加大了采購成本，而且無法保障物資的質量。縱觀以往，缺乏職業責任感，是普遍存在于采購管理中的問題。

2.4 庫存管理方面的問題

如果企業單方面強調庫存物資質量的優劣，往往會導致高品質的物資存儲帶來的負面影響被忽略。高品質的物資往往代表著高成本，會對物資的供應帶來隱患。在采購物資時，要避免一味地追求品質，更要關注整體的成本預算。

2.5 物流信息方面的問題

基于對內部環境的分析能夠獲悉，由于在設備管理與人員分配上，企業無法做到有效統一，導致在工作過程中各個部門的效率及水平無法保持一致。以物資采購為例，由于公司無法完全有效的整合內部的物資供應，而且物流信息流通缺乏先進的系統支撐，很多時候無法及時與外部供應環節形成順暢有效的信息交換，導致在對外溝通上企業處于封閉的局面。采購合同也應當注意物流信息的備注。

3 采購合同管理的改進方案

3.1 從制度上進行規范

圍繞采購事務，進行細化分工設立采購執行、資金審核、質量確認、采購監督四個節點，并明確各節點的職責范圍，把管控責任落實到人，規范整個采購流程。同時詳細明確的描述各崗位的具體職責，在確保質量的前提下，尋找最優價格。或者以公開競標的方式，從品質合格的供應商中篩選最優化合作對象，從而實現物美價廉。

3.2 選擇適宜的采購方式

企業內部要共享供應商資源，所有的物資供應單位均要建檔留存，并按物資類型與品質進行歸類，列明其所供應的物品種類、品質、價格等，特別是標明其優點與不足，為后續的采購提供參考。在此基礎上，尋找最佳的供應單位，并按照物資管理、品質確認、價格審核等程序進行統一采購，使采購活動實現高效、優質，最大化的為企業節省成本。

3.3 采購管理團隊的優化建設

篩選優秀的合同管理人員充實采購團隊，并著重進行職業道德素養的強化教育，使形成端正的價值觀和人生觀，杜絕走后門、拿回扣等不良現象的出現。唯有如此，面臨市場嚴峻的競爭，企業才能站穩腳步應對市場經濟浪潮的沖擊。

3.4 重視市場調查

在物資采購合同管理過程中，要重視市場調查，并成立專門的調研小組，密切關注、準確把控市場走向和價格波動，占據物資采購的優勢地位。所謂的市場價格調查，不僅僅是電話詢價這么簡單，單靠電話咨詢并不能掌握市場的準確價格，需要與眾多的供應商進行密切的談判，基于同等的品質進行價格對比。在具體的調查中，首先，要選擇長期合作且誠信度較高的對象，咨詢市場信息了解市場價格;其次，借助各種營銷手段，吸引更多的供應商商討合作，借助不同渠道了解市場信息，并著重關注新誕生的商家，此類供應商急需開拓市場、積累人氣和口碑，因此質量更有保障;最后，為了把控好市場價格起伏的動態，有必要從外界邀請一些專業人士施以援手、出謀劃策，定期更新市場信息與價格走勢，掌握市場動態，對不合理的合同條款進行修訂，使采購成本得到有效的壓縮與控制。

4 結語

物資采購合同管理的重要性毋庸置疑，對于任何企業而言均是相當關鍵的一項工作，直接決定著生產成本與產品品質。因此，物資采購合同管理的優劣，直接影響著整個生產流程與企業的整體發展，研究物資采購合同管理意義重大。對于議題的論述并不詳盡，忽略之處有待后續補充，敬請專家及同行指正，同時寄望于本文能夠從理論及實踐上為物資采購合同管理工作帶來些微助益。

參考文獻：

[1]吳煒.企業物資采購在生產經營中的合規有效性分析[J].現代營銷（經營版），2019（11）：140

[2]王金艷.采購內控對企業財務管理影響的思考[J].現代商業，2019（27）：151.152

[作者簡介] 沈樸學（1997—），男，漢族，浙江紹興人，雙學位本科在讀，北京物資學院，主修采購管理，輔修金融學，研究方向：物流與供應鏈管理、期貨與證券投資。