芻議機關單位檔案規范化管理與信息化建設

張永紅

摘要：當前，機關單位檔案工作應重點將檔案信息化建設納入機關單位檔案規范化管理建設的整體規劃，加快推進檔案信息化建設，改造傳統檔案工作流程，創新檔案服務方式，提高檔案服務效率，最終形成一套全新的智能化檔案服務體系，努力做到檔案信息化與檔案規范化管理的同步規劃、同步建設，保證同步協調發展。文章在此背景下，積極分析和探討了機關單位檔案規范化管理與信息化建設。

關鍵詞：機關單位;檔案工作;規范化管理;信息化建設

《中華人民共和國檔案法》第九條規定：機關、團體、企業事業單位和其他組織應當確定檔案機構或者檔案工作人員負責管理本單位的檔案，并對所屬單位的檔案工作實行監督和指導。中央國家機關根據檔案管理需要，在職責范圍內指導本系統的檔案業務工作。日前，十三屆全國人大常委會第十九次會議審議通過了修訂后的檔案法，國家主席習近平簽署第47號主席令予以公布，自2021年1月1日起施行。新法強調推動檔案開放與利用，將檔案向社會開放的期限由三十年縮短為二十五年，并進一步要求加強檔案信息化建設。由此可見，檔案信息化建設已經提上了機關單位檔案管理工作的重要日程。

檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌、保障人民群眾根本利益的重要事業。黨和國家歷來重視檔案和檔案工作。新中國成立伊始，就對歷史檔案的收集、新政權機關單位檔案的積累和管理、各級檔案機構的建立等制定了相應的規章制度。機關單位的檔案規范化管理工作，要遵循集中統一的檔案管理，維護檔案的完整與安全，便于利用的原則。維護完整有兩方面的含義：一是從數量上要保證檔案齊全，不致殘缺短少;二是從質量上要保持檔案的有機聯系，不能人為割裂分散或零亂堆砌。維護安全也有兩方面的含義：一是力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命;二是保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊。便于利用是全部檔案管理活動的最終目的，也是檢驗檔案管理工作的一個標準。檔案是歷史的見證，都反映一定的歷史事實，不允許任意篡改或修正，所以維護檔案的真實性，保持檔案的原貌，也是檔案管理工作必須遵循的原則之一。具體到機關單位檔案工作規范化管理和信息化建設中，需從以下幾個方面加以實施：

一是完善檔案管理體制，明確國家和地方檔案主管部門負責全國或本行政區域內的檔案工作，將檔案事業發展經費列入政府預算，確保檔案事業發展與國民經濟和社會發展水平相適應。

二是健全檔案管理相關制度，建立檔案工作責任制，明確機關、團體、國有企業事業單位和其他組織歸檔范圍，規定非國有企業、社會服務機構等單位的檔案管理責任，同時規范檔案收集工作，強化檔案服務企業管理，做好突發事件應對活動相關檔案工作。

三是推動檔案開放與利用，將檔案向社會開放的期限由三十年縮短為二十五年;要求檔案館不斷完善利用規則，創新服務形式，強化服務功能，提高服務水平，為國家機關制定法律、法規、政策和開展有關問題研究提供支持和便利。

四是加強檔案信息化建設，保障電子檔案、傳統載體檔案數字化成果等檔案數字資源的安全保存和有效利用。應當將檔案信息化納入信息化發展規劃，保障電子檔案、傳統載體檔案數字化成果等檔案數字資源的安全保存和有效利用。

五是完善檔案安全工作機制，改善檔案保管條件，保障檔案信息安全。

六是加大對檔案工作的支持保障力度，加強檔案工作人才培養和隊伍建設，推動檔案科技進步，促進檔案領域的國際交流與合作，支持社會力量參與檔案事業。

七是增加檔案監督檢查的規定，明確監督檢查事項，完善監督檢查措施。

八是完善法律責任，對損毀、擅自銷毀檔案，擅自復制屬于國家所有的檔案，不按規定向社會開放、提供利用檔案，發生檔案安全事故后不采取搶救措施或者隱瞞不報、拒絕調查等行為，規定相應的法律責任，明確罰款處罰的數額幅度。

習近平總書記曾就檔案工作指出：檔案工作是一項非常重要的工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案，并明確提出了檔案工作走向依法治理、走向開放、走向現代化的目標。黨的十八大以來，黨中央、國務院對做好新時代檔案工作作出了重要部署，提出要以建立健全覆蓋人民群眾的檔案資源體系、方便人民群眾的檔案利用體系、確保安全保密的檔案安全體系為目標，進一步完善檔案工作體制機制，加大對檔案工作的支持保障力度，要求抓緊清理修改相關法律法規，著力解決由于法規不健全而造成的一些地方推行電子檔案認定使用難、跨地區辦理難等問題。這次檔案法的修訂，堅持以習近平新時代中國特色社會主義思想為科學指引，貫徹落實黨中央、國務院的決策部署，總結實踐經驗，致力于解決制約檔案事業發展的瓶頸問題，為做好新時代檔案工作提供法律制度遵循。

隨著經濟社會發展和信息時代的到來，機關單位檔案管理工作的內外環境發生了深刻變化。新的組織和治理形態不斷催生新的檔案記錄形式和管理方式，機關單位的檔案工作面臨從傳統載體管理向數字管理轉型升級的巨大挑戰。檔案全面記錄人類生活的各個領域，它與每個人和每個組織密切相關。無論是普通公民還是決策者、管理者，無論是國家機構還是社會組織，都是檔案的形成者、檔案保護的參與者、檔案的利用者，檔案工作需要全社會的共同參與。站在“兩個一百年”的歷史交匯點上，機關單位檔案工作者責任重大，使命光榮。我們要高舉習近平新時代中國特色社會主義思想的偉大旗幟，增強“四個意識”，堅定“四個自信”，做到“兩個維護”，緊緊抓住貫徹實施新修訂檔案法的契機，勇于擔當，不懈奮斗，努力開創新時代檔案規范化管理與信息化建設的工作新局面，為實現中華民族偉大復興中國夢作出新的更大貢獻。

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