信息化背景下福利機(jī)構(gòu)收養(yǎng)兒童檔案管理的信息化建設(shè)研究

席龍?zhí)m

摘要：收養(yǎng)兒童檔案的管理工作是保證福利機(jī)構(gòu)管理運(yùn)行的重要環(huán)節(jié)，對(duì)提升福利機(jī)構(gòu)的管理水平和服務(wù)質(zhì)量起到關(guān)鍵作用。本文通過對(duì)信息技術(shù)在檔案工作中的重要作用進(jìn)行詳細(xì)闡述，結(jié)合福利機(jī)構(gòu)管理活動(dòng)中收養(yǎng)兒童檔案的管理實(shí)際，對(duì)信息化管理模式轉(zhuǎn)型中存在的問題進(jìn)行深入分析，探討科學(xué)的檔案管理創(chuàng)新策略，推動(dòng)信息化管理體系的高效構(gòu)建，提升檔案管理水平，為福利機(jī)構(gòu)的高效運(yùn)行提供基礎(chǔ)保障，為管理質(zhì)量和服務(wù)水平的提升提供有效支持。

關(guān)鍵詞：福利機(jī)構(gòu);收養(yǎng)兒童檔案;信息化建設(shè)

一、引言

收養(yǎng)兒童檔案管理是保證收養(yǎng)兒童保障服務(wù)工作開展的重要憑證，檔案工作的科學(xué)開展對(duì)收養(yǎng)兒童的健康成長(zhǎng)起到積極作用。隨著信息技術(shù)在福利機(jī)構(gòu)管理運(yùn)行中的廣泛運(yùn)用，傳統(tǒng)的檔案工作模式已經(jīng)不能適應(yīng)社會(huì)福利工作的需求，推動(dòng)信息化管理模式的科學(xué)轉(zhuǎn)型已經(jīng)成為管理部門的重要任務(wù)，但是在實(shí)際的管理工作中存在著許多問題，制約著信息化管理水平的提升，需要管理部門優(yōu)化管理思路，推動(dòng)信息化管理體系的科學(xué)建設(shè)。

二、檔案管理信息化建設(shè)的重要性

信息化檔案管理模式的科學(xué)建設(shè)，能夠充分利用信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，對(duì)檔案管理流程進(jìn)行高效整合，實(shí)現(xiàn)對(duì)兒童收養(yǎng)各個(gè)環(huán)節(jié)的全面覆蓋，實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)資料的全面收集，提升檔案資料的全面性。同時(shí)專業(yè)信息設(shè)備和技術(shù)的運(yùn)用能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)紙質(zhì)資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)變，有效減少管理成本，為資料的利用環(huán)節(jié)提供基礎(chǔ)支持。利用信息技術(shù)對(duì)資料數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)的分類整理，形成完善的資料數(shù)據(jù)庫(kù)，并能夠利用網(wǎng)絡(luò)途徑實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效共享。[1]信息技術(shù)手段在檔案工作中的合理運(yùn)用，能夠有效發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢(shì)，對(duì)傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式進(jìn)行有效的優(yōu)化，提升資料數(shù)據(jù)的高效利用。

三、收養(yǎng)兒童檔案管理信息化建設(shè)面對(duì)的困難

收養(yǎng)兒童檔案涉及到各個(gè)福利機(jī)構(gòu)的各個(gè)管理環(huán)節(jié)，需要保證檔案的全面性和真實(shí)性，管理難度較大，信息技術(shù)的科學(xué)運(yùn)用對(duì)提升管理質(zhì)量起到積極作用，但是在實(shí)際的信息化管理體系構(gòu)建過程中存在著許多問題，制約著管理效果的提升。首先是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相對(duì)滯后，相關(guān)的專業(yè)設(shè)備設(shè)施配置不夠科學(xué)，對(duì)管理模式的轉(zhuǎn)型缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃，無法實(shí)現(xiàn)對(duì)資源的高效整合和配置，缺乏充足的資金支持。其次是管理思路較為傳統(tǒng)，不能合理利用技術(shù)手段對(duì)檔案工作進(jìn)行有效的優(yōu)化調(diào)整，不能保證對(duì)收養(yǎng)兒童資料的全面收集。最后是管理隊(duì)伍的信息知識(shí)素養(yǎng)存在不足，不能對(duì)先進(jìn)的信息技術(shù)和專業(yè)設(shè)備進(jìn)行正確的運(yùn)用，無法保證管理效果的提升。[2]

四、福利機(jī)構(gòu)收養(yǎng)兒童檔案管理的信息化建設(shè)路徑

（一）優(yōu)化管理思路

檔案管理部門要充分認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)的重要作用，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思路，提升主動(dòng)創(chuàng)新意識(shí)，結(jié)合收養(yǎng)兒童管理活動(dòng)實(shí)際情況，對(duì)管理流程進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，合理利用信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，構(gòu)建信息化管理體系，提升管理效率。要完善管理制度，對(duì)收養(yǎng)兒童檔案管理流程進(jìn)行科學(xué)規(guī)范，對(duì)相關(guān)資料收集和整理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行完善，提升資料數(shù)據(jù)的真實(shí)有效，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的全面收集，為收養(yǎng)兒童管理工作的開展提供有效支持。[3]收養(yǎng)兒童的管理環(huán)節(jié)較為復(fù)雜，管理部門要根據(jù)實(shí)際的管理工作流程，對(duì)檔案工作進(jìn)行針對(duì)性設(shè)計(jì)，有效適應(yīng)實(shí)際管理工作需求，保證資料收集規(guī)范的高效落實(shí)。要加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)在檔案工作中的重要性的認(rèn)識(shí)，對(duì)相關(guān)專業(yè)設(shè)備進(jìn)行有效的運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)等傳統(tǒng)存儲(chǔ)形式的數(shù)字化轉(zhuǎn)變，降低管理資源投入，為資料管理和利用工作的高效開展提供有效的條件。

（二）強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

福利機(jī)構(gòu)要加強(qiáng)對(duì)信息化建設(shè)的投入力度，結(jié)合檔案工作實(shí)際進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，對(duì)現(xiàn)有的信息資源進(jìn)行高效整合，對(duì)信息基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行科學(xué)配置，使相關(guān)管理工作能夠通過信息設(shè)備進(jìn)行高效的執(zhí)行，提升管理效率。要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)對(duì)管理流程的全面覆蓋，實(shí)現(xiàn)管理指令和資料數(shù)據(jù)的高效傳遞。要建設(shè)完善的信息化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)管理功能的高效整合，使管理人員能夠通過系統(tǒng)的操作實(shí)現(xiàn)管理工作的高效落實(shí)，能夠利用功能設(shè)計(jì)，對(duì)具體管理流程進(jìn)行有效的規(guī)范，保證管理規(guī)范的高效執(zhí)行。要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系建設(shè)，有效防范網(wǎng)絡(luò)安全威脅的入侵，保證檔案資料的安全。要合理利用安全防護(hù)技術(shù)，對(duì)管理工作進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，利用防火墻技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)與外界數(shù)據(jù)流通的高效監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常數(shù)據(jù)，進(jìn)行有效的隔離處理，減少網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)。要完善安全管理制度，對(duì)管理工作流程進(jìn)行科學(xué)的規(guī)范，防止因人為操作造成的安全風(fēng)險(xiǎn)。要建設(shè)完善的權(quán)限管理體系，結(jié)合具體的崗位工作，為管理人員和使用人員進(jìn)行相應(yīng)的權(quán)限設(shè)定，對(duì)相關(guān)操作進(jìn)行全面細(xì)致的權(quán)限認(rèn)證，防止越權(quán)行為的出現(xiàn)。

（三）優(yōu)化檔案利用環(huán)節(jié)

收養(yǎng)兒童檔案資料的高效運(yùn)用對(duì)提升收養(yǎng)兒童管理水平和福利機(jī)構(gòu)的服務(wù)質(zhì)量起到關(guān)鍵作用，管理部門要合理利用先進(jìn)信息技術(shù)，對(duì)檔案利用環(huán)節(jié)進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檢索機(jī)制進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，對(duì)使用者的需求進(jìn)行有效分析，形成有效的檢索關(guān)鍵詞推送，提升檢索效率，實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)資料的準(zhǔn)確定位，并利用網(wǎng)絡(luò)途徑實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的遠(yuǎn)程調(diào)用。要優(yōu)化線下檔案利用環(huán)節(jié)，對(duì)檔案流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)進(jìn)行全面跟進(jìn)，利用信息設(shè)備實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案使用環(huán)節(jié)的全面記錄和管理，及時(shí)掌握檔案位置，保證檔案安全。在實(shí)體檔案利用環(huán)節(jié)，要將檔案資料實(shí)際存放位置、資料明細(xì)等內(nèi)容在信息系統(tǒng)中進(jìn)行全面錄入，能夠是使用人員借助信息設(shè)備對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行高效的定位，提升服務(wù)效果。同時(shí)要利用網(wǎng)絡(luò)渠道實(shí)現(xiàn)各個(gè)職能部門間的高效互聯(lián)，為福利機(jī)構(gòu)的管理活動(dòng)提供有效的參考，為收養(yǎng)兒童管理工作的開展提供有效支持。要加強(qiáng)對(duì)管理系統(tǒng)檔案利用模塊的功能完善，能夠提供相應(yīng)的檔案查詢和下載服務(wù)，能夠根據(jù)使用者的具體權(quán)限進(jìn)行相關(guān)資料的遠(yuǎn)程利用，有效簡(jiǎn)化檔案使用環(huán)節(jié)，提升檔案服務(wù)質(zhì)量。

（四）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)

管理部門要加強(qiáng)對(duì)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，積極引進(jìn)優(yōu)秀信息技術(shù)人才，為信息化管理體系的建設(shè)和維護(hù)提供基礎(chǔ)保障。要加強(qiáng)對(duì)工作人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，結(jié)合管理工作中存在的具體問題，制定針對(duì)性的培訓(xùn)策略，實(shí)現(xiàn)工作人員信息素養(yǎng)的提升。要完善考核機(jī)制，將信息知識(shí)能力作為重要的考核內(nèi)容，激發(fā)工作人員的主動(dòng)意識(shí)，引導(dǎo)其進(jìn)行主動(dòng)的學(xué)習(xí)提升，并將考核結(jié)果與激勵(lì)政策進(jìn)行有效的結(jié)合，提升其工作積極性和責(zé)任心，為信息化建設(shè)的高效開展提供有效支持。

五、結(jié)語(yǔ)

收養(yǎng)兒童檔案管理工作的高效開展對(duì)提升福利機(jī)構(gòu)的管理質(zhì)量和服務(wù)水平起到積極作用，管理部門要結(jié)合收養(yǎng)兒童管理工作實(shí)際，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思路，合理利用信息技術(shù)對(duì)管理模式進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，提升檔案資源利用效率，推動(dòng)檔案管理水平的優(yōu)化。

參考文獻(xiàn)：

[1]頊璞. 淺談兒童福利機(jī)構(gòu)收養(yǎng)兒童檔案信息化管理[J]. 黑龍江檔案， 2018（2）：80-80.

[2]蔡玲玲. 電子檔案管理在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用[J]. 卷宗， 2018（21）：9-9.

[3]張蕓. 關(guān)于做好兒童福利院孤殘兒童檔案工作的措施探討[J]. 行政事業(yè)資產(chǎn)與財(cái)務(wù)， 2019（20）：22-23.

作者單位：廣安市兒童福利院