新形勢(shì)下檔案信息化建設(shè)探析

宋秀波

【摘? 要】通過(guò)對(duì)檔案發(fā)展的過(guò)程進(jìn)行調(diào)查研究可以清楚地發(fā)現(xiàn)，信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理的新方向。各級(jí)各類檔案館室都已經(jīng)把信息化建設(shè)當(dāng)成了自己的一項(xiàng)重要內(nèi)容融入日常的工作之中，并成為推動(dòng)檔案工作科學(xué)化與規(guī)范化發(fā)展的重要一環(huán)。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)涉及多學(xué)科、多領(lǐng)域的系統(tǒng)工程，然而直至今日由于人才支撐不足等原因，檔案信息化進(jìn)展仍然相對(duì)遲緩。所以，在這種情況下必須強(qiáng)化信息化建設(shè)，注重信息安全，完善信息開(kāi)發(fā)機(jī)制，提高檔案信息化建設(shè)的效率。

【Abstract】Through the investigation and research on the development process of archives， it can be clearly found that informatization construction has become a new direction of archives management. All kinds of archives at all levels have taken the informatization construction as an important content of their daily work， and it has become an important part of promoting the scientific and standardized development of archives work. The archives informatization construction is a systematic project involving multi subjects and multi fields. However， due to the lack of talents support and other reasons， the progress of archives informatization is still relatively slow until today. Therefore， in this case， we must strengthen the informatization construction， pay attention to information security， improve the information development mechanism， and improve the efficiency of archives informatization construction.

【關(guān)鍵詞】新形勢(shì);檔案;信息化;建設(shè)

【Keywords】new situation; archives; informatization; construction

【中圖分類號(hào)】G270.7? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069（2020）09-0136-02

1 引言

在對(duì)科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展形勢(shì)進(jìn)行概括的各類詞匯中信息化最具鮮明的特性，信息化大潮在全球的風(fēng)起云涌已成時(shí)代發(fā)展的基本特點(diǎn)，而且這一特點(diǎn)在全球的任何一個(gè)角落都有所反映。檔案資源具有原生資源的屬性，自然難以被排除在此種大潮以外。所以，檔案資源管理的信息化自然就是時(shí)代發(fā)展所必須面對(duì)的課題。

2 推進(jìn)實(shí)施檔案信息化建設(shè)的重大意義

2.1 有助于對(duì)電子文件信息的管理

信息技術(shù)的飛速發(fā)展使得電子文件大量出現(xiàn)，而且在社會(huì)實(shí)踐中不斷拓展其應(yīng)用的空間。就我國(guó)而言，2015年，在國(guó)家的各類文件總量中電子形式的文件占比就已達(dá)70%之多。電子形式的文件正在為經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展貢獻(xiàn)著巨大的力量，這主要表現(xiàn)在它直接或者間接地促進(jìn)了經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)發(fā)展與文化科技發(fā)展，同時(shí)，對(duì)發(fā)展過(guò)程加以如實(shí)記錄，對(duì)發(fā)展的歷史進(jìn)行有效傳承。如今，電子文件已經(jīng)遍布社會(huì)的各條戰(zhàn)線、各個(gè)領(lǐng)域[1]。

2.2 有助于檔案信息資源的共享

據(jù)有關(guān)資料表明，當(dāng)前僅用于辦公領(lǐng)域的文件就已經(jīng)超過(guò)1.2萬(wàn)種，其日常經(jīng)常用到的格式就已逾310種。由于存在著信息孤島現(xiàn)象，許多數(shù)據(jù)在統(tǒng)一格式的過(guò)程會(huì)增加高昂的成本，而且轉(zhuǎn)化的效率也較低，轉(zhuǎn)化的效果不理想，這樣一來(lái)就在無(wú)形之中增加了電子文件持久保存的難度，也同時(shí)增加了持久閱讀的難度。

將紙質(zhì)文件以電子版的形式加以保存其最終目的在于促進(jìn)檔案資源的更好保存與共享，為輔助決策與智能剖析提供信息資源支撐。對(duì)于共享服務(wù)與信息孤島間的矛盾如何加以協(xié)調(diào)，這是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)過(guò)程需要解決的重點(diǎn)問(wèn)題。

2.3 有助于文件歸檔規(guī)則的確立

早在2005年之前，我國(guó)就已經(jīng)在近1.4萬(wàn)個(gè)大型國(guó)企之中開(kāi)始嘗試建立檔案信息化系統(tǒng)。為促進(jìn)歸檔不斷提升自動(dòng)化水準(zhǔn)，檔案信息化系統(tǒng)需要與相關(guān)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)在數(shù)據(jù)方面相交換。許多的業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部都有各自的業(yè)務(wù)規(guī)則與標(biāo)準(zhǔn)，接口與檔案系統(tǒng)相交換的數(shù)據(jù)不能很好地滿足歸檔的現(xiàn)實(shí)需要。

例如，一些項(xiàng)目管理系統(tǒng)，特別是對(duì)它與檔案系統(tǒng)接口之間的關(guān)系進(jìn)行處理中，難以與檔案系統(tǒng)案卷宗正好相匹配，更難以對(duì)案卷宗實(shí)施智能化命名。在這種情形下如果對(duì)接口實(shí)施數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，必然會(huì)使財(cái)力、物力與人力形成巨大的浪費(fèi)[2]。

3 檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

3.1 檔案信息資源的功能和作用沒(méi)有得到很好的開(kāi)發(fā)

要使信息化條件下檔案資源的最大功能發(fā)揮出來(lái)，這是實(shí)施檔案信息化的目的所在。假使在推進(jìn)實(shí)施信息化的過(guò)程中只是關(guān)注相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)與系統(tǒng)，那就會(huì)對(duì)信息資源的建設(shè)有所忽略。其結(jié)果只能是使信息化設(shè)施出現(xiàn)閑置的情況，也會(huì)使人、財(cái)、物出現(xiàn)浪費(fèi)現(xiàn)象。因此，對(duì)于檔案管理而言，其核心在于信息化，而實(shí)施信息化的關(guān)鍵又在于數(shù)字信息化方面。

3.2 檔案專職隊(duì)伍保障乏力

檔案信息化建設(shè)離不開(kāi)堅(jiān)實(shí)的人力資源基礎(chǔ)，因此，人力資源的保證是基本前提。從以往的實(shí)踐看，在推進(jìn)實(shí)施檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中人才相對(duì)匱乏。另外，從業(yè)人員整體素質(zhì)低、人員結(jié)構(gòu)不合理已經(jīng)成為制約檔案信息化的重要因素。

對(duì)于檔案信息化工程來(lái)講，其工程量比較龐大，如果缺乏專業(yè)人才簡(jiǎn)直無(wú)法想象。從社會(huì)地位看檔案機(jī)構(gòu)在社會(huì)上地位還不高，因此，難以吸引較高層次人才在其中任職。在新的人才還沒(méi)有引進(jìn)的情況下，一些已經(jīng)工作多年的人才還存在著潛在的流失傾向。這樣一來(lái)，檔案信息化的人才支撐就更加乏力[3]。

3.3 檔案信息化建設(shè)質(zhì)量較低

高質(zhì)量地推進(jìn)檔案信息化離不開(kāi)相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)作為保證，但是當(dāng)前標(biāo)準(zhǔn)化理念并沒(méi)有真正得以形成。即使這種理論在一定程度上得到了建立，但是也并沒(méi)有很好地在行動(dòng)上得到落實(shí)。

相對(duì)而言，在檔案系統(tǒng)之內(nèi)，通常對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、設(shè)備保障等給予了足夠的關(guān)注。但與此同時(shí)，對(duì)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化缺乏足夠的重視，甚至在一定程度上認(rèn)為這些工作與檔案信息化建設(shè)并無(wú)太大干系。在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中有些軟件不斷進(jìn)行開(kāi)發(fā)，致使勞動(dòng)重復(fù)且并無(wú)太大意義，而且還直接導(dǎo)致資源的浪費(fèi)。所研發(fā)的軟件使用周期很短，并且沒(méi)有任何通用性。檔案信息化建設(shè)與檔案事業(yè)發(fā)展的整體方向存在著較大的關(guān)系，如果不能在這方面補(bǔ)足短板，就會(huì)使檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量大打折扣[4]。

4 創(chuàng)新檔案信息化建設(shè)的方法和路徑

檔案事業(yè)在其不斷發(fā)展的進(jìn)程中信息化的標(biāo)準(zhǔn)一直未能得到很好規(guī)范，就這一點(diǎn)而言與檔案信息化要求還有一定的差距。在這種情況下迫切需要推出相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，例如，在檔案數(shù)字信息方面，要在著錄標(biāo)引、數(shù)據(jù)格式、組織標(biāo)準(zhǔn)等方面進(jìn)行規(guī)范。另外，對(duì)紙質(zhì)檔案、錄音、多媒體、照片等方面的規(guī)范也要加大力度。

當(dāng)前，無(wú)論是全文數(shù)據(jù)庫(kù)還是多媒體與檔案目錄都未能確定統(tǒng)一的組織模式和標(biāo)準(zhǔn)格式。一些地方和部門盡管出臺(tái)了本地區(qū)和部門的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，但是這些標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范不具有科學(xué)性，也不具有通用性，因而也就不具有權(quán)威性。這樣的標(biāo)準(zhǔn)無(wú)論如何也不能提高到國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)與行為標(biāo)準(zhǔn)的高度，本質(zhì)上與無(wú)標(biāo)準(zhǔn)并沒(méi)有任何區(qū)別[5]。

5 結(jié)語(yǔ)

在整個(gè)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展過(guò)程中，檔案所起的作用是不言而喻的。如何在新形勢(shì)下更好地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，如何高質(zhì)量地推進(jìn)實(shí)施檔案信息化工作，這是一項(xiàng)十分緊迫的課題。

在檔案信息化推進(jìn)實(shí)施的過(guò)程中，作為檔案部門需要緊密配合整個(gè)工程的實(shí)施，嚴(yán)格做好自身相關(guān)事項(xiàng)的立項(xiàng)與審批工作。當(dāng)前，尤其需要?jiǎng)?chuàng)新技術(shù)支撐模式與資金籌措方式，集中全力推進(jìn)檔案信息化軟件的開(kāi)發(fā)和利用。要聚焦信息化的接收與轉(zhuǎn)化進(jìn)行更加務(wù)實(shí)的研究，使之與檔案業(yè)務(wù)的開(kāi)展實(shí)現(xiàn)有效對(duì)接。

【參考文獻(xiàn)】

【1】國(guó)家檔案局舉辦區(qū)塊鏈技術(shù)視頻專題講座[J].中國(guó)檔案，2020（07）：34.

【2】謝達(dá).檔案實(shí)體與信息安全培訓(xùn)[J].中國(guó)檔案，2020（07）：44-45.

【3】劉金龍，邢磊，賈宏慧.探索事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的途徑[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020（22）：25-27.

【4】侯悅.區(qū)塊鏈技術(shù)在合同檔案管理中的應(yīng)用研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020（22）：19-21.

【5】陳世萍.信息社會(huì)視角下檔案工作的優(yōu)化方法[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020（22）：73-75.