新形勢下檔案工作精細化管理研究

湯光華?李會香

摘 要：社會經濟的穩定發展與各個行業更高層次的發展支持有著重要的聯系。在社會生活中，不管是國企還是私有企業在發展當中都會應用到對檔案資料的管理，檔案資料的管理不僅會涉及企業員工的私人信息，同時也對企業發展中所有的信息管理的精細化和有效化有著重要的作用。要想把檔案管理工作做到最好，就必須結合現有的資源和條件，對答案管理工作中所出現的問題做到具有針對性的解決。本篇文章主要對新形勢下檔案工作的如何精細化管理提出有效意見。

關鍵詞：新形勢;檔案管理;精細化;有效化

通過對檔案管理工作發展狀況研究，我們了解到這一工作從出現到發展經歷了一個相當長的時期。就本項工作而言，它屬于較為系統化和嚴謹的工作。就目前而言，檔案管理工作的內容不僅涉及文字還包括有各種圖形、圖表和視頻等多個類型。檔案當中的內容也逐漸從紙質化向電子化的方式轉變，一方面這有利于大量信息的管理和儲存，另一方面也有利于對檔案資料的審查。因此，怎樣在新形勢下對檔案管理工作做到最好是當前應該考慮的重點問題，同時也需要相關工作人員能夠對檔案管理工作當中出現的問題及時系統化的解決。

1 檔案管理工作中存在的問題

1.1 企業檔案信息管理不完備

在社會高度信息化的背景之下，每一個企業都擁有屬于自己的檔案信息庫。它們記錄著企業發展至今的關鍵信息內容，在一定意義上代表了企業的關鍵機密，對企業的成長有重要的啟示和作用。隨著企業的發展與擴張，同時產生了大量的信息檔案，并伴隨著企業不斷的增加;這就要求檔案工作管理人員，不斷對檔案內容進行更新，處理和保存。在每個企業在不斷發展的同時，大都面臨著同一個較為嚴肅的問題—如何對檔案信息庫進行更新和儲存？這個問題不容忽視，值得引起各個企業的重視，因為錯誤和不完整的檔案信息，會導致企業的內部運行出現問題，這些問題不斷的累積，最終會為企業帶來不可估計的損失，甚至讓企業走向末路。并且由于檔案信息具有內容雜亂，信息量大，更新換代快等特點，也容易讓員工在記錄企業檔案信息時，出現各種各樣的困難，并在一定意義上加大了企業對檔案信息管理工作的難度。

1.2 企業相關檔案信息管理人員態度不謹慎

在企業全部工作部門當中，檔案信息工作管理并未處于特殊地位，對相關從業人員業務要求較低，直接影響員工工資薪酬在企業整體中處于中等地位。這就導致大部分企業從事相關檔案管理工作的員工沒有相關檔案管理的工作經驗，自身素質低下。并且由于公司整體環境的影響，導致檔案工作管理人員態度不端正，工作不到位，工作能力低，與一般員工相比整體水平較差。這并不是一朝一夕形成的，而是由于整個工作環境受公司文化背景的影響，讓從事檔案管理工作的員工，在一定意義上脫離了公司積極工作，不斷向上的整體潮流，從而使得檔案管理工作人員無法發現有效的升職渠道，失去了的不斷追求上進的心態，并由此出現了一個惡性循環，使檔案管理工作出現諸多問題，加大了企業對于檔案管理的困難。

1.3 企業相關檔案信息管理制度不完善

合法合理的企業管理制度，可以在一定意義上約束員工行為，增加員工工作效率，促進公司內部的有效運轉。在信息時代的背景下，檔案工作管理難度不斷增加，出現問題的概率不斷加大，這也在一定程度上反映出企業對檔案信息管理不重視，檔案信息管理制度不完善等缺陷。新的時代有新的要求，檔案信息管理制度也應順應時代的潮流，不斷的完善，不斷的發展。而在現形勢下，多數企業并沒有加大對檔案信息庫的管理，也沒有建立卓有成效的信息檔案管理制度。在出現問題時，并沒有形成一套有效的工作管理制度和相關的解決方案。制度上的缺失也為檔案工作管理進一步加大了難度，同時帶來了相當惡劣的影響。由此可以看出，一個優秀的管理制度，可以為企業帶來良好的發展前途，錯誤的管理制度會讓企業自掘根基。長期以往，容易形成管理制度上的惡性生態圈，不斷累積之下，最終會為企業帶來嚴重的危害。

2 新形勢下檔案管理細化管理辦法

2.1 形成完善有效的檔案管理制度

把檔案管理工作推向更高的發展層次，需要管理工作人員在基本管理制度的日常工作中，形成完整有效的檔案管理制度體系，對檔案管理工作進行條理清晰的系統性管理。使硬件技術水平不斷提高，提高工作效率的同時，工作結果也可以有序地進行的規范，不斷完善制度建設，從檔案管理工作的實際出發，對具體工作進行具體分析，完善建立檔案管理制度，明確壓縮檔案保管文件安全制度、保密制度。保管文件制度。保管文件管理事業不僅需要制定制度化、科技化、合法化、約束化管理制度，而且還要合理保障記錄檔案管理業務中經常發生的管理問題，并對相關問題進行有效解決。有實質性、有效性的管理依據、解決方法與應對措施。管理制度可以高效的約束管理人員，同時是檔案管理人員的有效依據，也是促進檔案管理工作日漸向好的根本保證，檔案管理系統的形成是新形勢、新前景下檔案管理的必要條件。

2.2 檔案管理人員業務水平的提升

新形勢下記錄檔案管理業務的內容包括多樣化、復雜化等，具有多種特點。檔案文件事業作為業務性極強的事業，不僅要求管理人員對于保管文件事業具備豐富的實務知識與較強的業務功能，而且對文件管理人員的自我素質要求也非常高。在招聘過程中，要注意培養專業素養的人員，保障檔案管理工作的持續、規范發展。而且又要成為檔案管理工作有效推進的基本保證。為了提升檔案管理人員的綜合素質，檔案管理事業在新形勢下有序推進，應對檔案管理人員進行周期性教育與訓練，定期提高檔案管理人員的事業技能與全面發展，在新形勢下，要提高與時俱進的事業水平和事業能力。保管文件管理人員對保管文件的管理事業必須徹底掌握細節，形成檔案管理人員積極的工作態度，有效的管理方法提高自身業務技術水平，及時更新的文件管理職能，認真負責高效推進的工作心態，使保管材料管理日臻完善，提高自身業務技術水平，確保及時更新的文件管理職能，對有效推進工作態度認真負責;應該進行省保管文件管理事業。

2.3 要引進創新檔案文件管理辦法，提高硬件水平

當今社會，通過提高科學技術水平來促進各個領域的發展，在提高工作能力與效率的同時，保證事業結果的正確性與完整性，減少人為誤差。加大對檔案信息化相關的軟硬件基礎設施的投入，建立自動辦公系統，檢索現代化辦公設備和全新的軟件系統，為檔案管理信息化、現代化實現提供保障，逐步實現檔案文件的數字化管理。要充分發揮網絡技術優勢，完善多媒體保管檔案庫，不斷豐富電子信息的收集，豐富檔案文件資源。管理人員在材料編制管理辦法中，不得停留在傳統的人員審查、存儲層次。在人工作業中，文件信息內容的丟失、缺損等，有時會發生。現在的電子設備可以有效保存文件內容，分類管理文件內容。所以，在檔案管理工作中，可以導入電子管理先進設備，方便管理人員工作，提高工作熱情，保證文件內容的準確性。為了降低保管材料管理事業的難度水平，檔案類管理工作在管理人員的努力中在新形勢下有序推進、規范化、有效化開展檔案管理工作。

3 結束語

綜上所述，無論什么時候，檔案資料的有效管理都會是企業健康持續性發展的關鍵性內容。新形勢下，對檔案管理工作全面且有序的進行還需要從檔案管理人員工作素質、使用的管理設備等多個方面做出努力，只有這樣才能盡可能的減少檔案管理工作當中不良現象的出現。

參考文獻

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