淺談大數據時代的企業檔案信息化建設

張婷

摘? 要：近年來，隨著大數據時代的開啟，智能化、數據化越來越成為時代的特點，各行各業都把此作為發展的準則。而檔案作為企業決策和發展的依據，更是需要結合大數據的特點，來提高其準確性和高效性。基于此，摒棄傳統的紙質檔案，避免出現數據的丟失和損壞，從而加強檔案信息化建設就成各企業發展的重點。本文將結合這一建設中的問題，給出相應的建議。

關鍵詞：大數據時代;企業檔案;信息化建設

企業檔案信息化建設是指企業利用先進的設備和技術，將所需的信息進行收集、整理、存儲和管理，然后使用戶在聯網的狀態下可以通過搜索關鍵字、日期等方式來快速高效地對信息進行查詢、更改和下載等操作。這一建設大致包括以下兩個方面，一方面是將紙質檔案通過掃描、人工輸入等方式進行轉化，使之變成電子文件。另一方面則是利用網絡對其進行管理。這不僅使檔案的保存和查詢變得更加高效，也減少了企業對于人力和財力等的投入，是企業在新時代提高競爭力、加快發展的必經之路。

1 大數據時代的企業檔案信息化建設存在的問題

1.1 企業檔案信息化建設成本較高

信息化的前提是要有相關的技術研發和相應的計算機等設備，不然就談不上建設。目前的現狀是，在大型企業中有足夠的資金去其支持進行相關的建設，而在中小型企業中，要想實現這一建設還有較大的困難。因為其受自身規模和性質的限制，自身的運營和生存本就難以維持，所以沒有多余的資金去引入專業的設備和技術、發展專業的人員、投資相應的軟件等。

1.2 管理觀念和管理方法過于傳統

雖然檔案信息化對于企業而言是非常必需且必要的，但是目前仍有較多的企業并未明確這一點。這具體表現在以下幾點，首先，部分企業認為這一建設不僅沒有實際意義，而且操作起來還會給他們帶來各方面的負擔，所以他們仍然沿用之前的紙質檔案。這不僅不利于信息的保留和查詢，還會阻礙企業自身的發展。其次就是，單純地將信息化當做與時代接軌的一個需求，認為只要將檔案錄入系統即可，不需要對其進行管理。由于缺乏規劃和管理，這些數據難以進行共享和研究，這一建設也就沒有任何價值。

1.3 檔案管理人員專業能力較差

前面已經講到，這一建設的過程并不是非常的智能化，因而只依靠設備的力量是完全不夠的，還有加以人工的力量。相關人員除了要能熟練地應用各種設備，掌握相關技術理論外，還要對信息足夠敏銳，能夠對其進行有效的處理和管理。然而實際并非如此，一些企業中的相關人員并沒有足夠的能力，只能簡單地完成一些常規操作。

1.4 企業檔案信息化建設安全性較低

檔案對于企業而言是非常隱私和機密的，這就使得其安全性成為企業關注的重點。隨著因特網的發展，社會上出現了一大批精通網絡的IT天才，他們熱衷于對編程的研究，其中還有一小部分會為了利益選擇與某一企業合作，來攻破對家企業的數據網，以此盜取商業信息。除此之外，企業內部也會因為某些人員的操作不當而使檔案數據被泄漏。

2 大數據時代企業檔案信息化建設的應對策略

2.1 確保所需的硬件和軟件足夠健全

信息化建設的過程比較繁多且復雜，因而需要企業為此有較多的準備，來確保這一建設可以順利和高效地進行。首先就是在硬件上，企業必須能夠針對不同檔案的不同需求來配備相應的各類掃描儀器，以此確保信息的錄入足夠完整和完美。除了掃描裝置，高端實用的計算機和錄刻機等也是企業應必備的。其次就是軟件方面，要安裝相應的數據管理系統、數據加工和殺毒等基本軟件。最后，由于檔案的查詢工作是在頁面上進行的，所以在設計之初一定要保證其各項內容和界面的合理和全面，以此給使用者最好的體驗和感受。

2.2 明確企業檔案信息化建設的規范標準

（1）規定統一的文件格式、傳輸方式和存儲平臺。多樣化的文檔格式在滿足人們不同需求的同時也帶來了很多問題。常見的格式有doc、txt、pdf、wps等，不同的格式對應的打開方式不同，同樣的，在檔案傳輸過程中還會有輸送方式和儲存方式的不同。這就給文檔接收部門帶來麻煩，導致出現漏收、錯收等現象。

（2）做好文件統計工作。企業應明確檔案的編號制度，并對檔案文件的傳輸做好統計，方便后續的查詢和問責工作。

（3）制定相應的接收制度。由于文件的傳收是一個雙向的過程，所以必須要確保每一方都能參與其中。為了避免出現一方沒有接收或是被誤認為沒有接收文件的問題，企業可以規定雙方都要在文件傳收之后立即以短信或電話等形式告知對方。

2.3 加強對企業檔案信息化建設工作的監管

在實際的工作過程中，每個人都會因為忙碌而導致工作出現疏忽，這是正常且難免的。因而只依靠個人的力量是無法保證這一建設的順利進行，這就需要企業加強相應的監管力度，通過檢查來發現違規操作和安全隱患，最大限度地規避風險，加強檔案的信息化建設。

2.4 提高相關人員的專業能力和素養

為了減少人為因素對這一建設的阻礙，企業必須要在員工的選擇和培訓上加大力度。主要可以從以下幾點入手，首先為了保證員工的專業性，企業可以從高校入手，直接與相關高校合作，對人才進行直接的選擇。其次，當面向社會時，一定要認真考察應聘人員的能力，從根本上出發，明確選拔要求。最后就是對員工進行相關的培訓活動，如要求專家進行相關的專題講座、積極開展交流活動、組織員工外出考察等，以此加強其能力，并使其能夠有法律意識，增加檔案的安全性。

2.5 加強企業檔案信息化建設的安全

面對安全問題，企業除了要定期的對系統進行查看，做好殺毒等日常工作外，還應該有相應的管理和應對策略。例如，可以建立內網和外網兩種模式來應對無關人員對檔案的查詢和更改;對檔案的訪問設置動態密碼，只有后臺監測過后符合要求的人員才能對資料進行查看;有專業的網絡團隊來應對黑客入侵;必要的文件必須要做好備份等。

3 結束語

在如今的大數據時代，社會越來越重視企業檔案的信息化建設，但實際情況卻并未如此，企業在這一建設過程中仍然存在觀念和方法老舊、認識不足、不重視其安全等問題。需要企業在此過程中通過投入的加大、規范標準的明確、監督的加強、安全性的提高等方式來優化這一建設。

參考文獻

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