基于權責明晰原則的合同分級分類管理制度研究

賀平 周靜 秦小雅

摘? 要：針對w公司合同管理制度存在的權責不明晰、審批流程繁瑣等問題，從兩大方面，八個層次對原有制度進行修訂，建立了基于權責明晰原則的分級分類管理制度，精簡了審批環節，實現了制度優化的目標。

關鍵詞：合同管理;權責明晰;分類分級

合同管理作為企業日常管理中的一項重要內容，在防范和降低企業法律風險、減少經濟糾紛、維護企業合法權益、保障生產經營活動正常開展方面具有重要作用。但長久以來，w公司的合同管理制度存在權責不明晰、審批流程繁瑣等問題。為此，進行了針對性的分析研究并提出解決思路。

一、原有制度的缺陷

w公司在合同管理方面主要存在兩方面問題。

（一）權責不明晰

合同管理部門歸口在法律部門，法律部門管理合同印章、負責建立本公司統一的合同臺賬。各承辦部門負責市場調查、合作方的選擇、合同文本起草、合同簽訂、合同審批、合同履行等工作。

承辦部門作為合同的主要辦理部門，對自身的合同管理不夠重視，存在管理薄弱的現象，如：缺乏部門合同臺賬、合同原件缺少統一保存、合同往來函件掌握在經辦人手中等問題。

其他合同相關部門，比如財務，按照原有管理制度，因為不屬于合同管理部門，不掌握合同原件，對于合同收付款等重要工作只依靠承辦部門的信息及領導的批示執行。從法律角度講，財務部門在不清楚合同規定的時間節點和合同的履行情況的情況下進行收付款，存在極大風險，也無法起到應有的監管職能。

（二）審批手續繁瑣

按照原制度的規定，不論合同的金額大小、重要程度，簽訂一份合同經辦人均需要跑5-6個部門，找5-6人簽字審批。一方面，手續繁瑣，效率低下。另一方面，很多常見業務的合同在經過各部門多次審批磨合后，已經形成了完善的合同模板，經辦人也較好的了解此類合同的常見問題和注意事項。這種情況下，仍采取5-6人審批的管理方式，極大地影響了工作效率。

二、采取的措施

針對以上問題，w公司開展了合同管理的制度修訂及管理提升工作，從兩大方面，八個層次對原有的合同管理制度進行修訂。

（一）加強分級管理，明確各方職責

1、承辦部門明確責任

新制度中，合同承辦部門明確了以下職責：負責市場調查、資信調查以及合同標的價格調研;開展合同項目、關鍵條款的可行性研究;對合同內容進行審核，保證合同內容符合和滿足業務的實際需要;對合同相對方的選擇及合同文本、合同簽訂、合同履行的全過程進行把關。

同時，新制度明確承辦部門需內設合同管理員，負責部門合同臺賬建立、合同編號、合同檔案管理、客戶信用檔案建立、信息報送等日常管理工作。每份合同明確合同承辦人，負責合同的審批、簽訂、歸檔和實際履行等一系列工作，明確了具體職責。

2、專業部門把關審核

新制度要求各專業部門如財務、法務、質量、安全、環保、保密等部門分別審核合同文本相應的內容。通過專業部門的把關，保證合同文本的完整性、合規性和專業性。

3、法律部門歸口管理

法律部門作為合同歸口管理部門，對相關政策或上級要求變化情況做到及時掌握、迅速響應，通過層層傳導、精準執行。從合同的準備、起草、審核、訂立、履行、變更到解除等全過程進行嚴格的管控，不僅重視簽訂前的合同管理，且重視簽訂后履行中的管控。

一方面，通過監督合同承辦部門資質資信管理、合同會簽審核等，強化簽訂前的過程管控;另一方面，通過建立健全合同臺賬、檔案，監管合同履約情況，強化簽訂后的管理。使合同管理全過程都處于有效管控的狀態，減少因合同導致的法律風險。

4、財務部門風險防控

財務部門作為合同管理的重要部門，應審核合同原件并掌握合同履行的具體情況。依據合同的規定的時間節點和合同雙方的履約情況進行收付款工作。同時，財務部門需對對財務、審計政策變化帶來的合同問題做到心中有數、防患未然，完善相關機制，防范合同支付結算和審計環節風險。

（二）加強分類管理，優化審批流程

1、完善流程接口

新制度保留了質量程序文件中現有的審批流程，與現行的質量管理程序完好銜接。對于生產合同、項目設計開發合同等質量程序文件中有規定的合同，按照質量程序文件規定的審批流程審批。其他合同則按照合同管理辦法中規定的一般的審批流程進行審批。

2、差異化審批方式

合同評審一般有會簽或會議評審兩種形式，對于重大、專業性強的合同可以采用會議評審的方式，以便各業務專家群策群力，提高合同質量，防范合同簽訂的風險。其他的合同則可以采取會簽的方式，同時由合同承辦部門對于評審意見作出回應。

重大合同簽訂前一般應委托專業機構開展盡職調查，并由法律部門處提出意見，總法律顧問審簽，進一步加強法律風險防范。

3、利用示范文本提升審批效率

對于采用合同示范文本的合同采取簡化的審批流程。新的合同管理辦法修訂后，對于采用合同示范文本的合同，經辦人由原來可能需要找5-6個人簽字，縮減為2-3個人簽字，大大提高了合同審批效率。同時，鼓勵經辦人在合同簽訂過程中爭取合同起草權，使用我方合同示范文本，減少了我方審核、修改有關條款的工作。

4、明確審批權限提升工作效率

根據合同的金額大小設置不同的審批權限，不僅提高了工作效率，更體現的是企業管理者的信任，激發了團隊的積極性。可以讓企業管理者有更多的時間去解決科研生產工作中主要矛盾。

三、小結

通過加強合同分級分類管理，完善管理流程，明晰權責，有效解決了管理界面不夠清晰、合同審批效率偏低等實際問題，提升了合同管理精益化水平。下一步，w公司將進一步加強合同示范文本推行、合同履約、合同監督檢查等方面的工作，確保合同管理工作在專業分工、橫向協同、流轉銜接、閉環管理等方面進行有效整合，有效地避免合同管理風險。

參考文獻

[1]? 張夢琳 姬子林 高文彬 《以“三級管理”模式? 提升合同管理精益化水平》華北電業? 2018年08期