內(nèi)部管理結(jié)構(gòu)視角下企業(yè)督查督辦工作機(jī)制探索與研究

趙培杰

摘? ? ? 要：在企業(yè)內(nèi)部管理中，完善督查督辦職能與機(jī)制，是監(jiān)督企業(yè)運(yùn)營(yíng)工作進(jìn)展、監(jiān)督企業(yè)內(nèi)部按照規(guī)章辦事、及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理問題的有效方式。本文主要在內(nèi)部管理結(jié)構(gòu)視角的觀察下，對(duì)企業(yè)督查督辦機(jī)制進(jìn)行重新審視與探究，梳理出督查督辦工作機(jī)制的有關(guān)結(jié)構(gòu)、不足以及工作流程，最后再貼合實(shí)際提出幾點(diǎn)看法與結(jié)論，希望能給相關(guān)的企業(yè)管理者一點(diǎn)理論指導(dǎo)與建議。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部管理結(jié)構(gòu);督查督辦;工作機(jī)制;工作流程

督查督辦在眾多企業(yè)中都有存在，是內(nèi)部管理不可忽視的重要部分，起著督促業(yè)務(wù)進(jìn)行、行政落實(shí)、財(cái)務(wù)核算等工作的作用。但現(xiàn)階段，仍有大多數(shù)企業(yè)無法在公司內(nèi)部達(dá)成完善的督查督辦工作機(jī)制，督查督辦的職責(zé)與職能也沒有很好的得到落實(shí)，進(jìn)而無法保障起到高效便捷的作用。因此，隨著智能信息化社會(huì)的發(fā)展，越來越多的企業(yè)加入到內(nèi)部治理改革的潮流中。督查督辦工作機(jī)制得到廣泛關(guān)注與使用，希望打造出系統(tǒng)化、結(jié)構(gòu)性、高效率、權(quán)責(zé)分明的獨(dú)特企業(yè)文化，實(shí)現(xiàn)企業(yè)結(jié)構(gòu)性轉(zhuǎn)型升級(jí)。

1.企業(yè)內(nèi)部管理的結(jié)構(gòu)整述

如今，企業(yè)為創(chuàng)新管理理念、打造專有企業(yè)文化，積極投身于內(nèi)部管理的工作積極的探索與研究工作中，大致研究的內(nèi)容和方向可分為“創(chuàng)新企業(yè)管理與文化理念”“改造企業(yè)現(xiàn)行運(yùn)營(yíng)模式”兩個(gè)方面。主要通過研究企業(yè)內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)來達(dá)成創(chuàng)新現(xiàn)代企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的效果，打造出適合企業(yè)自身的獨(dú)特高效工作模式。

管理結(jié)構(gòu)，簡(jiǎn)言之就是企業(yè)內(nèi)部的權(quán)力分割、運(yùn)作與整控，是一個(gè)企業(yè)或公司內(nèi)利益群體的聯(lián)系與牽制。要想擁有一個(gè)平衡且良性的企業(yè)管理結(jié)構(gòu)，就必須做好權(quán)力的分配與運(yùn)營(yíng)，進(jìn)而確保該企業(yè)的正常運(yùn)作與可持續(xù)發(fā)展。管理結(jié)構(gòu)對(duì)于外部管理結(jié)構(gòu)的維持，一般來自于該企業(yè)與外部社會(huì)資源、資金市場(chǎng)乃至政府的聯(lián)系與磨合。除此之外，內(nèi)部管理結(jié)構(gòu)，則需要通過修改或創(chuàng)新公司制度來優(yōu)化平衡內(nèi)部權(quán)力管理，最終達(dá)到良性管理的效果。

由此可知，管理結(jié)構(gòu)是有關(guān)組織想要達(dá)成治理目標(biāo)的一種手段，是維護(hù)、協(xié)調(diào)組織內(nèi)部或外部相關(guān)利益群體的一種方式，是保障企業(yè)獲取經(jīng)濟(jì)效益并實(shí)現(xiàn)持續(xù)發(fā)展的一個(gè)路徑。因此，必須在內(nèi)部管理結(jié)構(gòu)視角下對(duì)企業(yè)督查督辦工作機(jī)制進(jìn)行深入探究，重新考慮新形勢(shì)下的企業(yè)治理模式與手段，不僅做好梳理理論成果的準(zhǔn)備，又可以重新思考適應(yīng)新時(shí)代的創(chuàng)新機(jī)制。這對(duì)于調(diào)整企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)、做好企業(yè)內(nèi)部治理工作、推動(dòng)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展有著現(xiàn)實(shí)意義。

2.督查室在督查督辦機(jī)制中應(yīng)履行的職責(zé)

專門成立督查室來負(fù)責(zé)督查督辦相關(guān)工作，有利于系統(tǒng)推行企業(yè)督查督辦工作機(jī)制，將督查督辦的工作方式與工作流程細(xì)節(jié)化、規(guī)范化。能夠有效提高企業(yè)員工督查督辦的主動(dòng)性，提升監(jiān)督與工作效率。我們可以將企業(yè)督查室的工作職能分為四部分：

2.1擬辦

在企業(yè)高層做出重要戰(zhàn)略部署或工作計(jì)劃等重要事宜后，需要經(jīng)過督查室根據(jù)上級(jí)決策以及下層部門職能等內(nèi)容進(jìn)行明確內(nèi)容分工，再由督查室主任提出擬辦意見，提交上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，下發(fā)基層部門開展辦理。除此之外，督查室還要盡可能地將目前督辦工作與企業(yè)的整體規(guī)劃藍(lán)圖進(jìn)行分析與聯(lián)系，提前提出并解決有可能出現(xiàn)的問題。

2.2交辦

之后，督查室將擬定好的督查督辦事宜通過e-mail或辦公軟件等手段下發(fā)至承辦部門。郵件內(nèi)容應(yīng)包括任務(wù)要求、任務(wù)完成時(shí)限、總負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目督查負(fù)責(zé)人等。在這一階段，督查室必須做好與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)以及基層承辦部門的溝通與協(xié)調(diào)工作，及時(shí)反饋意見建議。跨部門、跨工種交流需要督查室內(nèi)部具有較完善的協(xié)調(diào)體系、要求督查室員工具有優(yōu)秀的溝通能力。

2.3督查督辦

在承辦部門辦理業(yè)務(wù)的過程中，督查室也不能忘繼續(xù)了解、督辦承辦部門的工作落實(shí)與完成情況，認(rèn)真履行督查室督察督辦的工作職責(zé)，進(jìn)而確保相關(guān)任務(wù)能夠有效推進(jìn)，有序開展。在發(fā)現(xiàn)落實(shí)難點(diǎn)后，及時(shí)做好溝通協(xié)調(diào)工作，將上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指令與意見及時(shí)反饋給承辦部門。當(dāng)然，對(duì)于承辦部門消極怠工、無法按時(shí)完成的情況也要及時(shí)制止，積極督促。

2.4總結(jié)、反饋與歸檔

在任務(wù)完成后，承辦部門應(yīng)撰寫好工作報(bào)告并發(fā)送到督查室郵箱，督查室在審查完成后，將任務(wù)完成情況與自身督辦進(jìn)度做好總結(jié)，向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行總結(jié)匯報(bào)。在領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，及時(shí)對(duì)下級(jí)部門進(jìn)行意見反饋，并做好相關(guān)的歸檔工作。

3.現(xiàn)代企業(yè)實(shí)施督查督辦機(jī)制中出現(xiàn)的問題與不足

在我國(guó)，大部分企業(yè)對(duì)于督查督辦工作還停留在出現(xiàn)問題后再安排督查室進(jìn)行督查督辦的階段，并沒有將該機(jī)制充分吸收，趨于管理常態(tài)，不能充分發(fā)揮出督查督辦機(jī)制的全部作用，難以滿足企業(yè)發(fā)展的眾多需求，逐漸暴露出了以下問題與不足。在我所在單位的督查室工作當(dāng)中，通常都包括企業(yè)決策商議、重點(diǎn)工作分配、戰(zhàn)略規(guī)劃與部署、問題事件跟進(jìn)等督查督辦工作內(nèi)容，會(huì)涉及企業(yè)的方方面面。并且，企業(yè)發(fā)展規(guī)模的加快也會(huì)使得督查督辦事件的增加，因此必須增加督查室的建立，督查室必須總體把握公司戰(zhàn)略與發(fā)展把向，將事前諸葛做到極致，主動(dòng)地將企業(yè)重點(diǎn)工作、重點(diǎn)戰(zhàn)略歸于自己的督查督辦方面。

3.1督查督辦的工作職責(zé)不清晰、同事間缺乏默契

一般來說，大部分擁有督查督辦機(jī)制的企業(yè)都會(huì)建立起一個(gè)專為督查督辦服務(wù)的督查室，以應(yīng)對(duì)企業(yè)內(nèi)部需要應(yīng)對(duì)解決的工作或問題。但由于部分公司對(duì)于督查督辦工作機(jī)制只是照抄他家，缺少強(qiáng)而有力、行之有效的監(jiān)督制度，導(dǎo)致公司督查室的領(lǐng)導(dǎo)人領(lǐng)導(dǎo)力不足、同事間缺乏默契，職責(zé)與職權(quán)的不清晰也導(dǎo)致督查室內(nèi)部不和。而在需要督查督辦小組重點(diǎn)跟進(jìn)公司決策制定或重點(diǎn)業(yè)務(wù)進(jìn)展時(shí)，調(diào)配各方資源就成了小組急需溝通協(xié)調(diào)的問題，需要小組成員間相互配合、協(xié)作。如果部門同事無法緊密配合其他成員，就容易導(dǎo)致工作草率馬虎，根本無法發(fā)揮出督查督辦工作機(jī)制的高效作用，甚至容易引發(fā)部門間的矛盾、延誤其他工作的進(jìn)行。

3.2督查督辦機(jī)制的工作流程模糊

督查督辦工作小組一般都是為了專項(xiàng)任務(wù)，工作時(shí)間相對(duì)較短，缺少對(duì)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)戰(zhàn)略目標(biāo)或持續(xù)推進(jìn)工作的跟進(jìn)與監(jiān)督，對(duì)企業(yè)的未來藍(lán)圖與整體規(guī)劃缺乏認(rèn)知，進(jìn)而無法將相關(guān)事宜進(jìn)行有效聯(lián)系，工作預(yù)案不具備可行性與科學(xué)性。這就導(dǎo)致督查督辦的效率低下。并且，在督查督辦事項(xiàng)結(jié)束后，也沒有一個(gè)合理的總結(jié)整理與經(jīng)驗(yàn)反饋，公司系統(tǒng)可能缺少督查督辦工作反饋項(xiàng)，進(jìn)而使得公司督查督辦工作短期化，無法形成系統(tǒng)的、可借鑒的大型工作歸檔數(shù)據(jù)庫。

3.3督查督辦分類不明確

受目前大環(huán)境影響，要對(duì)督查督辦的所有事項(xiàng)進(jìn)行分類整理，以在下次類似任務(wù)分配時(shí)可以按類進(jìn)行、按需借鑒。但目前我國(guó)大部分企業(yè)的督查督辦分類尚不明確。

4.企業(yè)實(shí)施督查督辦工作機(jī)制的具體流程

企業(yè)的傳統(tǒng)督查督辦形式主要通過電話督促、制定通知或質(zhì)詢等來實(shí)現(xiàn)，但從當(dāng)前情況來看，傳統(tǒng)的督查督辦方法效率較低，無法充分發(fā)揮出督查督辦的高效作用。上文提到企業(yè)推行督查督辦機(jī)制的缺陷與不足，可以歸結(jié)于三方面，比如督查督辦的職能職權(quán)不明確，導(dǎo)致執(zhí)行力度不強(qiáng)，無法達(dá)成良好效果;還有就是督查室專業(yè)人士較少，缺乏高質(zhì)量、遠(yuǎn)瞻性強(qiáng)的成員;最后便是督辦工作不閉環(huán)，效率低且效果差。

因此，在高新科技飛速發(fā)展的今天，企業(yè)必須利用信息化的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來完善自身的督查督辦機(jī)制，以提高治理監(jiān)督效率，提高業(yè)務(wù)跟進(jìn)能力。必須通過對(duì)互聯(lián)網(wǎng)、辦公網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)的合理利用，開發(fā)適合的辦公軟件，理清督查督辦的科學(xué)工作流程，進(jìn)一步保障督查督辦的有效性與自主性。平臺(tái)化、系統(tǒng)化的管理模式有利于實(shí)現(xiàn)閉環(huán)效益，真正實(shí)現(xiàn)無紙化、自主化、現(xiàn)代化。一個(gè)合格的督查督辦流程，應(yīng)該是從將企業(yè)重點(diǎn)發(fā)展戰(zhàn)略、階段性工作納入管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)線上有效管控開始。并且，要在現(xiàn)實(shí)運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)，由督查督辦的制定部門發(fā)起督辦內(nèi)容與形式，再在有關(guān)決策人討論審批通過后，由平臺(tái)系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送到有關(guān)部門與相應(yīng)負(fù)責(zé)人郵箱內(nèi)，優(yōu)化了人力下達(dá)的低效率缺陷，在第一時(shí)間便成功下達(dá)督查工作。與此同時(shí)，有關(guān)部門在審核好相關(guān)督辦要求后，整合實(shí)際情況并完成總結(jié)匯報(bào)，上傳至辦公平臺(tái)，再由電腦轉(zhuǎn)發(fā)至督辦領(lǐng)導(dǎo)或工作小組。這樣一來，大大減少了信息傳達(dá)過程中出現(xiàn)的時(shí)間與人力浪費(fèi)情況。

5.促進(jìn)企業(yè)優(yōu)化督查督辦機(jī)制的建議

督查督辦工作機(jī)制的根本目的是為了便捷企業(yè)工作，達(dá)到有效監(jiān)督管理的效果，并且一直服務(wù)于企業(yè)的高層利益體。因此，新形勢(shì)下的督查督辦工作機(jī)制也必須在縱觀全局、統(tǒng)籌規(guī)劃、審時(shí)度勢(shì)中實(shí)現(xiàn)優(yōu)化與運(yùn)轉(zhuǎn)。

5.1做好事前交流，掌握任務(wù)核心

首先，督查督辦的有關(guān)人士必須在任務(wù)發(fā)出的第一時(shí)間便了解項(xiàng)目背景等具體情況，并且與小組同事進(jìn)行充分溝通交流，避免在督辦工作過程中出現(xiàn)矛盾。還要與承辦部門做好及時(shí)溝通，掌握任務(wù)的核心與關(guān)鍵。其次，督辦人員在督辦時(shí)要盡量用會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)原話進(jìn)行立項(xiàng)，把相關(guān)會(huì)議的會(huì)議精神與紀(jì)要吃熟吃透。最后，要及時(shí)整合規(guī)劃目前的督辦進(jìn)度，定期向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)跟進(jìn)進(jìn)度與效果。

5.2充分認(rèn)識(shí)解決問題才是督查督辦的關(guān)鍵

督查督辦的成果始終應(yīng)該體現(xiàn)在問題的解決、工作的推動(dòng)、戰(zhàn)略的落實(shí)上。督辦人員必須時(shí)刻秉承著腳踏實(shí)地、實(shí)事求是的方向與原則，始終以問題為導(dǎo)向來開展工作，對(duì)于督辦工作與任務(wù)原原本本的落實(shí)下去、踏踏實(shí)實(shí)把人體解決，這樣才能達(dá)成實(shí)效，才可以充分發(fā)揮出督查督辦的作用。

5.3重視督查督辦形式與手段上的創(chuàng)新

首先，傳統(tǒng)的企業(yè)督查督辦一般由上級(jí)發(fā)現(xiàn)問題后，下發(fā)督辦通知并要求下級(jí)有關(guān)部門配合，這樣無法實(shí)現(xiàn)閉環(huán)，發(fā)現(xiàn)的問題有效，解決問題的難度也較大。但是我們可以將思維逆向，深入基層工作，與基層員工面對(duì)面交流，根據(jù)企業(yè)基層的實(shí)際情況與看法來開展工作。其次，持續(xù)跟進(jìn)往期的督辦工作后續(xù)進(jìn)展，不可只在戰(zhàn)略起步落實(shí)期、問題解決后就放棄督查，必須持續(xù)跟進(jìn)回訪，只有在反復(fù)檢查核對(duì)發(fā)現(xiàn)無問題后才可以結(jié)束任務(wù)，以免出現(xiàn)下級(jí)部門弄虛作假，營(yíng)造積極工作、政令有效落實(shí)的表面。最后，充分結(jié)合聯(lián)合調(diào)查、實(shí)地督辦、網(wǎng)絡(luò)溝通、抽樣檢查、持續(xù)跟進(jìn)等方式方法，進(jìn)行有效的多形式督查督辦，督辦小組定期向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)進(jìn)展，及時(shí)將上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的思想與要求下達(dá)至基層，調(diào)度好基層的工作資源分配，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)督辦高效、督查無誤的目標(biāo)。

結(jié)束語

綜上所述，督查督辦工作機(jī)制如果在企業(yè)中充分實(shí)現(xiàn)，能夠有效提高企業(yè)工作效率與政令執(zhí)行力。企業(yè)要建立起一個(gè)專門的督查督辦部門，在相關(guān)督辦工作中起到協(xié)調(diào)的紐帶作用，同時(shí)利用新型的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立適宜的辦公平臺(tái)，在企業(yè)各部門間建立起有效聯(lián)系與溝通，也便于上級(jí)到下級(jí)的監(jiān)督管理、便于督辦小組給領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)反饋。最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展與運(yùn)轉(zhuǎn)。

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