檔案數字化管理意義、環節及質量控制論述

其木格

摘 要：檔案數字化作為信息化建設的重要內容，既要充分認識其巨大現實意義，也要嚴格遵守檔案數字化發展規律，堅持數字化原則，尤其是要加強檔案數字化加工過程中的質量控制，最大限度地做好檔案信息資源的安全管理和快捷利用，發揮檔案信息的服務作用。

關鍵詞：檔案;數字化;質量控制

1 檔案數字化的現實意義

與傳統檔案管理相比，檔案數字化管理具有不可替代的先進性。突出表現在：

1.1 有利于管理效率的提升

檔案數字化管理中，檔案管理人員能夠充分利用數字化加工技術，將其應用到檔案管理，突破了傳統檔案管理模式下的時間和空間限制，在遠程操作系統的協助下，即可實現檔案分類、管理、查閱。無論是檔案管理的即時性，還是檔案管理的有效性均得到大幅提升。此外，隨著大數據、云計算的應用，檔案數字化管理能夠及時掌握館藏檔案數字資源數量及利用情況，便于檔案管理者追蹤管理，實現精準服務，有效提升檔案管理效率。

1.2 有利于檔案資源的共享

傳統檔案管理轉變為數字化檔案管理，是建立在信息技術快速發展的基礎上的。檔案數字化管理摒棄了傳統檔案管理模式及檢索方式，檔案管理的通用性得到有效提升。借助互聯網、物聯網、云平臺、計算機信息技術等，數字化檔案成為“無墻界檔案”，檔案文件以電子信息的形式在互聯網中實現無障礙傳輸，實現了檔案的異地調閱，檔案庫的數字化使其成為便捷的信息控制服務中心，檔案利用空間進一步拓展，有利于檔案信息資源的共享。

2 檔案數字化環節

1）檔案整理。重點是要規范目錄內容、做好拆卷裝訂、區分掃描件和非掃描件、修整頁面，并做好登記，是檔案數字化前期的必要準備。2）檔案掃描。根據檔案字跡清晰度，以及后期的利用要求，設置檔案掃描的分辨率、亮度，并選定相應的掃描色彩模式。掃描完成后要進行認真登記，核對掃描頁數與檔案整理時的頁數是否一致，不一致時，應及時進行處置或標注緣由。3）圖像存儲。檔案掃描后的圖像存儲格式，主要與壓縮率密切相關，在保證掃描后的圖像清晰度的基礎上，盡量減少存儲空間的占用，以釋放更多空間用以保存圖像。一般多選用TIFF、JPEG、PDF、CEB等格式。4）數據掛接。主要是對目錄數據和全文數據進行分批處理，將已經掃描處理好的圖像與之相對應的目錄進行掛接，建立起圖像文件與檔案目錄之間的對應關系，確保圖像文件名與目錄數據庫中文件檔號的一致性和唯一性。5）數據備份。對經驗收合格的完整數據進行備份，備份方式可采取離線或在線進行，做好異地保存，確保數據安全。6）成果管理。確保檔案數字化成果的安全、完整、長期有效的基礎上，實現紙質檔案數字化成果的高效檢索利用，發揮應有價值和效益。

3 檔案管理數字化建設存在的問題

3.1 未建立健全數據庫

在檔案管理數字化建設過程中，需要轉變傳統管理模式，以電子信息資源代替傳統紙質版檔案資料，建立系統化的數字化管理平臺。但就當前的檔案管理數字化建設情況來看，還未建立健全數據庫，從而導致檔案資料難以轉變為信息資源。此外，因為沒有建立健全數據庫，使得數據庫中的信息資源在查找過程中容易出現失誤與遺漏，并需要耗費較多的時間，從而為檔案管理數字化建設帶來了較多不良影響。

3.2 數據查詢服務仍需改善

數據查詢服務是檔案數字化管理中的一項重要內容，檔案實現數字化管理是提高數據查詢服務水平的一種體現。目前，大多數檔案依然只是在部門內部流動使用，導致檔案數字化的利用受到局限，同時難以有效發揮檔案數字化服務平臺功能和作用。正因如此，就應針對那些需求更強的部門和個人加大開放力度，在今后的工作中，推廣和使用檔案數字化平臺，進一步發揮大數據的優勢。

4 檔案數字化及質量控制的策略

4.1 檔案數字化建設要重視其安全保密性

考慮到檔案數字化與信息技術息息相關，為了保障檔案數字化的安全性、科學性，要設置安全保密方案。對于檔案數字化整個操作管理過程都需要在封閉的計算機中進行，以物理隔斷方式隔絕外網。且檔案數字化的客戶端與服務器要做到防水防寒，避免外界電磁干擾影響計算機正常運轉。檔案數字化技術人員進入系統之前需要進行身份驗證，核實身份后才能進入系統。這一環節是避免非工作人員進入系統盜取檔案資料。對于計算機中訪問控制要遵循“最小授權原則”，盡可能細化到單個用戶，為了避免出現電磁泄露情況，對檔案數字化保密要求較高的企事業單位可以在完全屏蔽空間中進行檔案管理，若不具備這一條件，對檔案數字化保密要求較高的企業可以購買安裝高強度電磁干擾器。

與此同時，我國還要完善關于檔案數字化方面的法律法規，使檔案數字化管理工作變得有法可依、有據可循。對于一些以網絡手段盜取重要檔案信息的情況加以細化并納入法律體系中，真正形成檔案數字化法律法規。各個檔案管理部門也要在企業內部構建管理制度，在工作制度中嚴格要求每一個與檔案數字化工作有關人員做到權責一致，將檔案數字化安全管理作用發揮到最大，盡可能減少因檔案泄露造成的風險。

4.2 對參與檔案數字化建設的相關人員進行專業培訓

對于建設檔案數字化，首先就應該加強對參與建設的相關人員的專業素養以及綜合能力。這是因為在進行檔案數字化建設的過程中，需要相關人員的操控進行調整，可以說，相關參與人員在這個過程中占有重要地位。

因此，在進行檔案數字化建設的過程中，應該對參與其中的相關人員進行專業培訓，其相關人員能夠認識到自身所進行的工作的重要性，并且能夠對自身的工作情況有一個詳細的了解，使其能夠熟練的掌握專業技能。而且，通過對相關人員的培訓，能夠使參與人員之間的默契得到增強，大大的增強其在工作過程中的工作效率以及專業性，推動檔案數字化建設的速度。

4.3 制定完善統一的建設標準

在進行檔案資料管理數字化建設時，相關部門還必須提前制定出完善、統一的建設標準，這樣才能保證檔案資料數字化建設工作順利進行。在建設標準的過程中，必須依據相關條文準則，結合本地區檔案管理工作的實際情況，制定出統一的格式與標準，然后根據標準開展數字化建設工作，并保證嚴格按照建設標準來進行，從而保證數字化檔案建設工作的合理性和規范化。在建設的過程中，地方政府還要積極發揮出宏觀調控的作用，加強指導，并加大政策和資金的扶持力度，在條件允許的情況下，對本地區不同城市之間的檔案進行有效整合，打造綜合利用數據平臺，適當增加查詢、在線閱覽、在線交流討論以及提建議或意見的功能，這樣能促進檔案管理數字化建設系統多樣化的發展，從而滿足不同階層使用群體多元化的使用需求，提高其使用的效率。

5 結束語

隨著我國社會經濟的不斷發展，促進了信息技術的不斷發展，也使得檔案數字化管理得以實現，檔案數字化管理使相關人員的工作效率能夠得到提升，并且檔案管理工作的質量也能夠隨之提升，提升了檔案管理工作的有效性。

參考文獻

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