大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

王騰燕

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和云計(jì)算的快速發(fā)展，數(shù)據(jù)正在全球范圍內(nèi)以指數(shù)級(jí)的速度遞長(zhǎng)。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，辦公軟硬件正逐漸趨向信息化和智能化，企業(yè)的檔案管理工作也面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。未來(lái)，隨著檔案數(shù)字化和電子化的發(fā)展以及檔案數(shù)據(jù)的成倍增長(zhǎng)，原有的管理體制機(jī)制、工作方法，已經(jīng)嚴(yán)重制約著企業(yè)檔案工作的快速發(fā)展。企業(yè)檔案部門(mén)必須結(jié)合自身發(fā)展需求，為推進(jìn)大數(shù)據(jù)服務(wù)平臺(tái)建設(shè)獻(xiàn)計(jì)出力，以適應(yīng)新時(shí)代企業(yè)發(fā)展的要求。

關(guān)鍵詞：檔案管理;檔案信息化;探索實(shí)踐

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.132

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 檔案管理工作者思想理念滯后

早期傳統(tǒng)的檔案管理工作是不需要電腦的，更談不上大數(shù)據(jù)。新時(shí)代背景下，先進(jìn)科學(xué)技術(shù)沖擊著整個(gè)世界，改變著人們的生活、工作和思維方式，對(duì)檔案管理工作也產(chǎn)生了很大的沖擊和影響，更是對(duì)檔案部門(mén)的檔案管理能力和水平的全新考驗(yàn)。就目前來(lái)看，相當(dāng)一部分檔案工作者不熟悉新技術(shù)新方法，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理改革對(duì)于企業(yè)建設(shè)發(fā)展的急迫性和重要性，而且學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)管理理念不強(qiáng)，無(wú)法及時(shí)借用先進(jìn)的信息化、數(shù)字化手段提升檔案管理的質(zhì)量與效率，甚至人的人認(rèn)為是沒(méi)有必要的。凡此種種，從思想觀(guān)念上就阻滯了檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展。再加上企業(yè)檔案管理工作事務(wù)繁雜，任務(wù)量大，難以避免產(chǎn)生枯燥情緒，容易造成工作效率低下，檔案信息得不到及時(shí)更新等問(wèn)題，以至于有很多重要信息都沒(méi)有記載，致使企業(yè)在發(fā)展的時(shí)候無(wú)法獲取到詳細(xì)的基礎(chǔ)資料。

1.2 檔案管理技術(shù)裝備亟待提升

隨著全球現(xiàn)代化進(jìn)程的加快，科學(xué)技術(shù)作為第一生產(chǎn)力的地位愈加凸顯，計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)的高速發(fā)展，帶動(dòng)著各行各業(yè)的迅猛發(fā)展。然而有的企業(yè)檔案管理在技術(shù)層面還較為滯后，企業(yè)對(duì)于檔案管理的大數(shù)據(jù)平臺(tái)建設(shè)投入力度還不夠，軟硬件設(shè)備不夠齊全，信息化管理體系不夠完善，甚至部分企業(yè)的數(shù)據(jù)資料整理還停留在手工處理階段。再加上檔案管理的觀(guān)念存在淡薄的現(xiàn)象，以至于硬件設(shè)備的建設(shè)落后與軟件開(kāi)發(fā)滯后的現(xiàn)象并存，嚴(yán)重制約了檔案工作的高效發(fā)展。

1.3 檔案管理專(zhuān)業(yè)人才嚴(yán)重不足

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，對(duì)于檔案管理人才提出了更高的要求，不僅要掌握檔案管理知識(shí)，還需要掌握一定的計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)以及數(shù)據(jù)處理知識(shí)和分析技術(shù)等等。但檔案管理者隊(duì)伍由于受傳統(tǒng)觀(guān)念的影響以及企業(yè)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足、重視程度不夠，還遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒(méi)有達(dá)到要求。存在著專(zhuān)職檔案管理人員被裁減且一崗多職等現(xiàn)象，造成檔案工作兼而不顧。還有的檔案人員更換頻繁，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，難以勝任檔案工作。隨著當(dāng)前企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，經(jīng)營(yíng)范圍變廣，再加上改革等諸多因素，檔案數(shù)量也與日俱增，檔案管理難度進(jìn)一步增大，有關(guān)的管理措施并未跟上。

1.4 企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新能力不夠

當(dāng)前，在傳統(tǒng)文檔和電子文檔并存的情況下，如何加強(qiáng)管理的條理性和安全性非常重要。這就需要我們不僅從技術(shù)和工作方法上進(jìn)行創(chuàng)新，也要從管理機(jī)制上加以更新。一些常規(guī)的操作規(guī)范，電子文檔的提取查看權(quán)限等都應(yīng)該制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，工作中嚴(yán)格按照規(guī)范操作。另外，對(duì)于檔案管理工作人員的規(guī)范和培訓(xùn)等，都要制度化、細(xì)化，這樣才能保證工作的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、零差錯(cuò)，這對(duì)傳統(tǒng)的檔案工作者都是非常有挑戰(zhàn)的。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下企業(yè)檔案管理的對(duì)策建議

2.1 引導(dǎo)檔案工作者樹(shù)立新思想新觀(guān)念

思想是行動(dòng)的先導(dǎo)。一要增強(qiáng)檔案管理的大數(shù)據(jù)理念。隨著企業(yè)檔案管理工作逐步推進(jìn)，不僅僅需要工作人員進(jìn)行簡(jiǎn)單的收集、登記、整理工作，更重要的是對(duì)大堆龐雜的文字和數(shù)據(jù)有良好的大局觀(guān)意識(shí)，從中探求發(fā)展規(guī)律，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并能夠提出準(zhǔn)確的依據(jù)和建議。這就需要企業(yè)檔案管理人員樹(shù)立大數(shù)據(jù)理念，掌控全局，改變思維理念，檔案管理工作才能可持續(xù)發(fā)展。二要切實(shí)增強(qiáng)檔案管理工作的服務(wù)意識(shí)。檔案管理是一門(mén)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，管理人員既要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德、細(xì)心辦事的工作態(tài)度、樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，不斷開(kāi)拓視野，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期的檔案管理工作。三要增強(qiáng)檔案管理的法律意識(shí)。檔案管理工作的法律規(guī)范是工作的基礎(chǔ)，企業(yè)檔案管理人員只有掌握好相關(guān)法律法規(guī)，才能真實(shí)客觀(guān)地結(jié)合企業(yè)情況制定相應(yīng)的檔案管理準(zhǔn)則。作為企業(yè)檔案管理工作人員必須以身作則，培養(yǎng)自身的法律意識(shí)，才能保證企業(yè)檔案管理工作高效率、高質(zhì)量發(fā)展。四要增強(qiáng)檔案管理工作的創(chuàng)新意識(shí)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代中，企業(yè)檔案管理工作必須時(shí)刻強(qiáng)調(diào)創(chuàng)新意識(shí)，不論是在技術(shù)層面還是思維層面，只有打破原有的工作定式，用創(chuàng)新思維指導(dǎo)工作，才能更好地促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

2.2 加大投入力度，為大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案工作創(chuàng)新奠定基礎(chǔ)

一是要加大資金投入力度。領(lǐng)導(dǎo)的高度重視是做好檔案管理工作的前提。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)高度重視檔案管理工作，并將其納入日常工作議程。在檔案保存、整理、信息化建設(shè)等方面，建立檔案專(zhuān)用的資金，高標(biāo)準(zhǔn)、高要求建設(shè)現(xiàn)代化、信息化、規(guī)范化的檔案庫(kù)房，選購(gòu)適合單位規(guī)格的檔案柜架，并按照“九防”要求，進(jìn)行重點(diǎn)預(yù)防，將檔案室、閱檔室及辦公室進(jìn)行合理分開(kāi)。二是要建設(shè)一支檔案管理人員隊(duì)伍。隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的純手工模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)和滿(mǎn)足當(dāng)今形勢(shì)的發(fā)展需要，這對(duì)檔案管理工作者的業(yè)務(wù)水平有了更高的要求。檔案管理人員作為檔案管理實(shí)施者，其水平高低決定了檔案管理的落實(shí)情況高低。所以對(duì)于檔案管理而言，必須重視專(zhuān)業(yè)人才培養(yǎng)引進(jìn)，強(qiáng)化技術(shù)培訓(xùn)。企業(yè)在配備檔案人員的時(shí)候，要按照《檔案法》規(guī)定的任職條件，認(rèn)真選配，而且要保持穩(wěn)定性。三要加強(qiáng)檔案工作者的教育培訓(xùn)。檔案涉及諸多學(xué)科知識(shí)，這就要求檔案管理人員要有多方面的知識(shí)儲(chǔ)備。根據(jù)不同的層次、不同的需求按需施教，學(xué)以致用，講究實(shí)效。對(duì)于剛剛從事檔案工作的人員，要以系統(tǒng)講述檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)、使其掌握實(shí)際操作技能為主，著重解決應(yīng)知、應(yīng)會(huì)問(wèn)題;對(duì)于從事檔案工作時(shí)間較長(zhǎng)有一定專(zhuān)業(yè)知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的人員，著重提高其檔案理論素養(yǎng)和更新專(zhuān)業(yè)知識(shí)。

2.3 建立便捷的大數(shù)據(jù)服務(wù)平臺(tái)

在當(dāng)前高端的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)支持下，企業(yè)必須對(duì)所有檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，并加以分類(lèi)、儲(chǔ)存和備份。通過(guò)建立高端的數(shù)據(jù)庫(kù)管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案管理“存量檔案數(shù)字化”與“增量檔案電子化”。要建立企業(yè)自身的數(shù)字檔案館，推進(jìn)檔案管理大數(shù)據(jù)服務(wù)功能，減少不必要的人力物力，為推動(dòng)企業(yè)檔案管理大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)提供助力。要及時(shí)主動(dòng)地運(yùn)用優(yōu)秀的互聯(lián)網(wǎng)科技，逐步優(yōu)化檔案信息資源庫(kù)，踴躍研發(fā)相應(yīng)的技術(shù)軟件，做好資源庫(kù)的完善更新工作。與此同時(shí)，還需要構(gòu)建完整高效的檔案信息化管理機(jī)制，對(duì)企業(yè)諸項(xiàng)檔案數(shù)據(jù)信息實(shí)行聯(lián)合性的監(jiān)管。要依照企業(yè)的真實(shí)訴求，合理購(gòu)置信息資源庫(kù)及檔案信息管理體系，增強(qiáng)有關(guān)軟件、程序的管理性能，提升檔案數(shù)據(jù)搜索、查找的效力，為有效地運(yùn)用企業(yè)檔案信息資源提供優(yōu)良的保障。企業(yè)檔案管理大數(shù)據(jù)服務(wù)平臺(tái)是一個(gè)綜合性較高的載體，為了長(zhǎng)期有效可持續(xù)發(fā)展，必須對(duì)該平臺(tái)的服務(wù)質(zhì)量好壞、服務(wù)效率高低加以評(píng)判，這就需要在大數(shù)據(jù)平臺(tái)建立中加入監(jiān)管功能，建立健全服務(wù)反饋體系，優(yōu)化檔案管理工作，不斷規(guī)范管理標(biāo)準(zhǔn)，大力提升企業(yè)檔案管理創(chuàng)新服務(wù)水平。

參考文獻(xiàn)

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