設備采購管理淺談

陳敏

摘要：設備的現代化水平是評價企業的生產規模和工業先進程度的重要標志。設備采購以及設備管理保證企業的正常運作，同時在產品開發和批量生產的過程中起著至關重要的作用。采購管理的學術定義是通過不同可行的采購方法以獲得必要的外部資源和服務，并向對應的供應和服務合同進行有效管理。同時，作為供應鏈管理的一部分，企業的采購管理有其明確的目的，是企業獲得更多經濟利益、社會利益的保證。本文以KF公司為例，就KF公司設備采購管理相關內容進行闡述，并對 KF公司在設備采購中面臨的問題和規避措施進行分析。

關鍵詞：設備采購;采購管理;風險

前言：

長運輸系統和大型儲運的設備都比較復雜，其設計水平、產品質量和制造技術直接關系到使用和生產的安全性。要確保設備的正常運行，需要在設備購置的過程中加強對設備的采購管理，以最大限度規避設備購置中的隱患。

一、設備采購應注意的問題

KF公司是訂單推進型生產企業，產線的設計多受客戶的訂單影響，相對而言預見性較低，同時會因社會壞境的影響而出現變動從而產生緊急采購任務。為應對這樣的采購需求，在設備采購中，應對設備采購管理給予更多的關注。在項目開啟時，應充分了解需求內容，掌握設備本身的特性，包括體積、重量等內容，同時注意設備運輸的安全性，積累卸載、安裝等相關經驗和技術。在合同簽署過程中，應充分考慮有利的商務條件，注意一些貴重、大型設備的商業保險。對于一些技術問題，應當充分考慮技術細節。在簽署合同后，應根據設備的生產周期，提前準備，保證產線場地滿足安裝條件。對于進口設備，涉及企業自主報關的，應準備海關申報手續等相關材料以避免延誤時間。

二、設備采購管理的內容

2.1設備采購方式

工藝裝備部門（KF公司專業的設備管理部門）根據產線的實際需求結合技術部門的工藝要求，提出采購物資的技術要求，并依據企業的標準技術模版撰寫所需采購設備的技術要求明細表。采購人員根據采購設備的復雜度委托投標代理來決定是否采取招標的方法。涉及招標形式的采購方式，由采購部門聯合工藝裝備部門撰寫招標書，涉及技術方案（應包括非標定制件圖紙、項目安裝工程量清單、技術參數要求）以及評標標準等內容。如果招標項目發布后沒有供應商投標的，重新招標仍未成功的，無法事前預估總價的，或者技術復雜、通過招標文書不能詳細描述特定要求的，可以改用競爭談判的方式進行設備采購工作。

2.2設備供應商資格

供應商選擇涉及所采購設備的設計、生產和運輸等多個方面，這些是設備采購成功與否的重要環節。要迅速有效地選擇最佳供應商，就得預先規定設備供應商的選擇范圍。那么，如何明確設備供應商的資格條件是采購工作中至關重要的環節。KF公司規定供應商的資格條件應在法令法規所允許的范圍內，根據設備的技術條件及設計部門提供的特定要求來設定。同時要根據相關工作人員的經驗對項目風險進行預判，排除一切可預見風險，以最終選擇匹配的供應商。首先根據供應商提供的書面資質文件，對其業務能力、銀行信用進行評估，并對供應商提供的技術指標和售后服務進行考核。在對供應商的投標方案進行綜合評估分析后，選擇對購買單位最有利的投標方案來決定供應商。

2.3設備供應品牌

在采購過程中，尤其是在招標過程中，KF公司規定需求部門原則上不能在供應商最終決定前指定品牌。對于規格自己無法決定的情況，可提出參考品牌、但是不能指定。否則，購買品牌的價格將異常昂貴，可能存在質量過剩的情況，更甚者會引起供應商的不滿導致購買工作終止，這將會影響整個項目。

2.4設備到貨驗收

設備到貨后，項目負責人將組織設備使用人、設備管理者、機械工程師、電氣工程師，必要時通知供應商一起對貨物進行初步驗視，檢驗外觀、數量等條件是否符合。如初檢合格，由項目負責人按照實際情況填寫驗收單，并由參與驗收的人員簽字確認;初檢不合格的設備，將由項目負責人填寫設備異常反饋表，向 采購部門以及相關管理部門進行反饋。KF公司規定電氣設備必須由專業的電氣工程師進行測試，特殊物資如電梯、行車、升降平臺、壓縮空氣設備等特殊設備必須有有效的合格證明并由安全部門確認。設備檢驗完成后，項目負責人應在最快時間通知財務部門將設備登記到固定資產臺賬中。

2.5設備采購質量控制

2.5.1為使采購的設備達到使用要求，項目組的項目負責人和采購人員要熟悉并掌握技術要求明細表相關的技術要求和安裝要求。針對內部流程，還要熟悉采購流程及標準合同條款。

2.5.2項目組應明確設備的采購計劃。設備采購計劃的修改要遵循采購的基本原則，落實到設備的品質、規格、收貨憑證、驗收標準等具體措施。

2.5.3在選定供應商清單明確后，采購人員應和使用部門、設備管理部門一起進行供應商現場調查，并提交調查結果予上級審批。

2.5.4在設備招標和采購階段，設備使用人、設備管理者作為技術顧問，協助檢查設備標準合同中的技術標準和質量標準。

2.5.5設備到場后，應組織對設備進行檢查，確認裝箱清單、產品質量證書、安裝及使用說明書、出廠合格證等資料是否完整。安裝完成后，安排對設備進行調試和試運行。當設備符合使用條件后，應組織相關人員與使用單位一起進行驗收。

三、設備采購中的風險管理

3.1風險識別

3.1.1變更風險

首先可能會面臨來自下游客戶需求變動的風險，如因客戶自身原因取消訂單、要求提前交貨等。其次是質量風險，產出未能達到預期的風險。

3.1.2供貨風險

另外來自上游的供貨風險，如供應商供貨能力不足未能預先識別帶來的風險，或因供不應求導致多家企業爭奪同一供應源，這時供應商可能會優先滿足盈利較高的訂單而帶來的供應不滿足的風險。

3.1.3人力風險

一方面是來著項目人員的如經驗不足或是道德風險，另一方面是信息不對稱的溝通風險，由于不同地區或不同文化背景產生的溝通不順暢、理解偏差所產生的風險。

3.2風險規避

3.2.1優化采購流程，將采購流程規范化，形成健全的規章制度，明確各部門職責。合理引進電子流程，確保各環節不脫節。

3.2.2建立戰略采購意識，通過供應關系管理，與關鍵供應商維持良好的合作關系，相互協作同時相互制約從而達到雙贏。

3.2.3建立有效的培訓體制，提高相關人員的能力、素質。建立有效的績效考核制度，達到對相關人員激勵和制約。

四、結束語

設備采購管理是確保生產正常運轉的基本對策。通過有效的設備采購管理，可為企業選擇到性價較高的設備，在質量、性能上占據優勢，就可以提升企業的競爭力。先進、可靠、價優的設備，方可為企業創造更大的經濟效益

參考文獻：

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