基于現代人事檔案管理的人事檔案管理淺析

江秋峰

摘 要：隨著市場結構不斷復雜化，事業單位所面對的發展壓力越來越大，實現在這一嚴峻的環境中穩定發展不斷進步，必須強化自身的綜合實力。人事檔案管理是事業單位運行結構中極為重要的組成部分之一，直接影響事業單位的運行效率和運行質量等，對于事業單位的競爭力影響較為凸顯，有效合理的認識檔案管理能夠實質性的推動事業單位實現可持續發展。本文主要研究的內容為基于現代人事檔案管理的人事檔案管理，為事業單位人事檔案管理運行給出適當的理論性建議。

關鍵詞：現代人事檔案管理;管理問題;改進對策

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.035

隨著市場的不斷拓寬，市場成分的逐漸復雜化，事業單位面臨著越來越多的機遇和挑戰，在這一環境下事業單位想要跨越障礙抓住機會，必須強化自身的綜合實力，自身風險承受能力以及自身的競爭力，不然就會被時代被市場所淘汰。人事檔案管理是將記錄事業單位人員個人經歷，德才表現，工作狀況等的原始信息整合收集保管，為后續的人員調整，工作調整，資質或者證件辦理等提供信息支持，能夠強化事業單位的經營結構，降低經營成本，提升綜合經濟效益。綜上所述，深入的研究人事檔案管理是實現事業單位優化事業單位穩定發展，以及事業單位實現可持續發展的基礎。人事檔案管理隨著內容的逐漸增加，管理要求的不斷提升，管理的難度越來越大，需要結合現代化管理手段來改變這一局面，在人事檔案管理中融入信息化技術以及網絡技術。

1 人事檔案管理現狀

人事檔案管理工作的服務模式是以被動為主，是其它部門有需求主動上門索取信息和資源，因此，人事檔案管理工作是根據其它部門的需求變化進行更新，進行資料整合保管，具有明顯的滯后性，工作節奏以及工作內容也按部就班，所能夠發揮的作用相對有限，人事檔案管理的重要性逐步弱化。傳統人事檔案管理的質量以及效率無法滿足發展節奏逐步加快的事業單位需求，同時人事檔案的完整性以及人事檔案的資料更新及時性都相對不足，人事檔案利用價值也進一步減少，人事檔案對于事業單位人事合理調配以及事業單位人力資源優化等都無法提供實質性的高效輔助。這些現狀都限制人事檔案管理工作實現可持續性發展，以及對于事業單位整體結構優化也造成一定的負面影響[1]。

2 基于現代人事檔案管理的人事檔案管理

2.1 信息化人事檔案管理理念構建

隨著社會技術社會環境的不斷發展變化，逐漸步入信息化時代，信息化技術逐步的滲透到社會運行的各個環節中，社會整體發展節奏以及運行速度大幅提升。人事檔案管理工作實現質量和效率的雙重提升，實現達到社會要求的水平，就必須順應信息化環境，融入信息化技術。人事檔案管理工作需要從服務這一角度入手，進行信息化建設，定位信息化技術應用的方向和具體內容，實現這一目標的首要條件就是改變管理人員的管理理念。需要對相關工作人員進行培訓，逐步培養工作人員的信息化管理理念，以及實現提升工作人員的信息化技術水平，保證人事檔案管理工作的全面升級全面優化。還需要注意的一點就是人事檔案管理工作需要在科學完善的制度之下進行，這樣才能夠保證管理工作的嚴謹性以及管理工作的高質量性。以事業單位的實際運行情況，事業單位的發展需求等對人事檔案管理工作進行合理的規范化，秩序化，避免管理操作不當，造成人為的資料損毀，以及人為的資料錄入錯誤等，既增加管理人員的工作負擔，也給事業單位帶來不必要的損失。對事業單位規章制度，獎罰制度等進行完善填充，讓管理人員工作有據可依，以及職責明確化，能夠讓各類問題以及意外快速得到處理，以及能夠強化管理人員的工作認真性以及工作積極性。有效的避免管理工作出現松散，人為問題有效減少，實質性的提高管理工作的整體水平[2]。

2.2 人事檔案管理信息化建設

人事檔案管理工作內容隨著信息化時代的到來，所能夠獲取的信息愈發便捷以及完整，而不斷的增加，管理工作的難度以及工作的繁瑣程度都大大提升，人事檔案管理工作的負荷也越來越大，壓力也越來越重，需要通過人事檔案管理信息化建設來解決這一難題。建設前需要做好各項準備工作，包括對技術設備等各方面的資金合理分配投入，保證信息化技術的及時更新以及信息化設備的穩定運行，為人事檔案管理信息化實現提供一個協調穩定的環境，還需要在人事檔案管理各個環節強化對于信息化技術的應用。人事檔案管理信息化建設具體內容為，需要從全局出發深入考慮進行規劃設計，在此過程中要結合整體結構，系統框架以及信息資源等綜合性的分析考量，再構建功能單一的模塊，導向思路是模塊化和結構化，利用功能結構圖和系統流程圖來實現這一部分的構建，必須保證模塊之間是相互連接的，形成一個協調的整體，并且需要清晰不同模塊相互之間的數據關系，讓人事檔案管理信息化結構能夠順利運行，一旦出現問題，能夠及時查找以及及時補救，讓這一系統的實用性大幅提升[3]。

2.3 規范人事檔案管理

人事檔案管理結構優化，質量提升，需要使用規劃化的管理體系才能夠實現。管理體系規范化，人事檔案管理的內容就能夠明確，管理的重點以及管理的目標也能夠相應確定，同時管理所需要注意的事項以及管理所需要規避的行為等也能夠相應的清晰，人事檔案管理的水平實現大幅的提升。管理流程規范化具體內容為，做好招聘管理，根據事業單位的實際需求，對于人才的能力數量要求等做好招聘工作，讓人力資源結構能夠進一步的優化，人才缺口能夠快速填補，事業單位的運行更為穩定高效;做好人際關系管理，保證各部門之間的協作性，一旦出現人際關系問題及時的協調，保證事業單位各部門之間的合作度，同時管理人員能夠在這一過程中，進一步更新完善員工的信息，了解員工之間的深入關系，為后續的人事調動做好準備，讓事業單位員工的關系更為融洽，溝通成本更低;做好薪資績效管理，員工表現結合事業單位發展規劃進行合理的人員調配，合理的薪酬調整，績效調整，來增加員工的工作積極性，以及保證相對公平性，能夠讓事業單位內部處于一個良性競爭狀態。人事檔案信息化管理規范化也是極為重要的，能夠保證系統的安全性以及系統的相對穩定性，規范化硬件設備和軟件設備，避免設備的不匹配導致系統的穩定性差，出現資料的損毀，以及安全性無法保證問題。同時規范化網絡平臺，規范化防護系統，來實質性的提升平臺的安全系數以及保證信息傳遞的安全性[4]。

3 結束語

人事檔案管理在事業單位運營過程中占據著不可替代舉足輕重的地位，直接影響事業單位的結構，事業單位的運行效率質量，以及事業單位的經營成本和事業單位的實際收益等。在技術不斷進步的當下，人事檔案管理工作必須順應時代，融入時代發展的特點和技術，才能夠得以提升優化，才能夠在不同的環境不同的時代發揮充分的價值和作用。需要在人事檔案管理工作中融入信息化技術，同時考慮技術創新的方向，來保證人事檔案管理的不斷進步和跟上時代的步伐。也需要對人事檔案管理工作進行跟蹤分析，對于存在的不足之處，不斷的優化，保證工作實效性穩定提升，人事檔案管理工作的意義和價值完整體現。

參考文獻

[1]姚勇.基于現代人力資源管理的人事檔案管理淺析[J].辦公室業務，2017，（12）：180，188.

[2]謝婧斐.基于現代人力資源管理對人事檔案管理工作的探討[J].事業單位文化（下旬刊），2018，（8）：156.

[3]范博.基于現代人力資源管理視閾下的人事檔案管理[J].蘭臺世界，2018，000（0S1）：P.132-132.

[4]趙麗艷.基于現代人力資源管理角度的人事檔案管理變革趨勢分析[J].中國化工貿易，2017，9（29）：28.