加強城建檔案管理信息化建設的對策研究

張瑤瑤

摘 要：城建檔案管理的信息化建設能夠提高工作人員的工作效率和質量，優化了其檔案管理方式，能很好的支持各項科研工作，從而有效推進城市化發展的進程。但是城建檔案信息化管理的工作模式還有待完善，所以相關管理人員和工作人員應該積極完善檔案信息化管理體系和監督體系，引進更多先進的硬件設施、軟件設備，建立健全管理隊伍，并且加強安全管理力度，使得城建檔案能夠更好地服務于城市。本文主要分析了檔案信息化管理存在的問題及解決對策，希望能夠促進城建檔案管理工作系統的完善，從而使其工作效率和質量提升，也能夠在城市發展過程中做出一份貢獻。

關鍵詞：城建檔案管理;信息化建設;對策研究

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.122

在城市建設發展中，城建檔案的作用日益突出。立足信息化背景，傳統的城建檔案管理方式突顯落后性，城建檔案信息化建設勢在必行，而且更加追求管理的高效性與科學性。為此，要結合行業發展，深入剖析城建檔案信息化發展中存在的缺陷，不斷進行優化與健全，將信息化管理方式的優勢應用于城建檔案管理實踐中，從根本上為城建檔案資源的高效利用創造有利條件。

1 城市化建設環境下城建檔案管理的重要意義

1）指導城市規劃建設提供。城市規劃是一個城市建設的基本工作，在城市原有的風貌基礎上，城市規劃是對城市開展一系列的新建工程與改造系列工作。由于建筑工程活動是不可逆的，因此工程的開展需要依據承建檔案記錄并進行充分的論證，這樣才能夠確保城市規劃的可行性、科學性，只有在這個基礎上開展的城市規劃建設才能不影響市民的正常生活。同時，對于城市工程建設工作，城建檔案也能夠為建設提供指導，借鑒以往的城建項目，從而更好地推動新建項目，保障建筑結構的安全性，降低項目工程的造價，還能夠有效地縮短項目建設的周期，更好地推動城市化建設各項工程的開展。

2）實現資源共享。在新經濟狀態下，經濟全球化趨勢日趨明顯，檔案資料信息化備受關注，是全球共享檔案資料的有效途徑之一。城建檔案管理信息化建設可打破信息用戶之間的阻隔，相互之間傳遞、開發與利用信息資源，促使信息資源發揮最大的價值。

3）為科學研究提供數據支持。在建筑工程行業快速發展的今天，建筑在保證安全性能的基礎上，已經越來越關注其結構方面的性能，關注于如何降低工程的總成本，關注于如何建設出更適合居住的工程。眾所周知之，建筑工程施工是城市重要的污染源，工程施工能夠帶來噪聲污染、空氣污染以及水污染等問題，這也是北方冬季霧霾天氣下建筑工程停工的重要原因，建筑工程所導致的污染已經成為影響城市空氣環境的一個重要因素。當前，在工程材料的生產、研發過程中已經在積極推動綠色項目的研究，智能型、經濟型、環保型建筑已經成為時代發展的趨勢。由于不同的建筑工程所使用的材料不盡相同，建筑工程結構也各有差異，建筑所處的地形也不相一致，這些都影響了建筑的整體性能，其耐久度、抗風能力、抗震能力都有所不同。城建檔案作為建筑工程數據資料存儲的整合單位，其在保存了建設過程中的數據資料，依托于檔案資料和建筑結構性能的對應結合，通過分析能夠為科研提供有力的數據支持，保障了科研效果的真實性、有效性，能夠更好地推動建筑行業的發展。

2 城市化建設背景下城建檔案存在的問題

1）城建檔案管理信息化建設尚未引起足夠的重視。對于城建檔案管理工作而言，之所以應用信息化手段，主要目的是為管理提供便捷，高質量、高效率地實現管理目標。但目前對城建檔案管理信息化建設的認識缺乏統一性，管理層對其重視不足，尤其是對信息化建設的理解存在局限，忽視信息化管理方式帶給檔案管理工作的價值，信息化管理突顯缺陷與漏洞，從而影響了城建檔案管理的效果。在一些城市的發展過程中，重點集中于城市規模以及硬件設施改善方面，尚未將城建檔案信息化建設納入城市整體規劃范疇，在整個行業內部尚未形成統一的理念，從而在很大程度上延緩了城建檔案信息化的進程，不利于管理水平的提高，也阻礙了檔案價值的發揮。

2）城建檔案管理信息化程度較低。各行各業都在積極推動信息化建設的進程，逐漸向信息化方向靠攏，社會已經全面步入了信息化時代。依托于信息化有效地提升了各行各業的工作效率，推動了各行各業的發展。城建檔案管理工作也需要跟上時代發展的腳步，加強與信息化的融合，從而提升城建檔案管理效率，提升城建檔案管理的有效性。就當前來看，城建檔案管理行業內部，還有很多地區的城建檔案管理部門沒有認識到信息化的發展趨勢，沒有認識到信息化建設對城建檔案管理的重要意義，因此還有很多地區在城建管理工作中沿襲著傳統的管理方法。同時，很多地區和部門城建檔案管理的硬件基礎設施也不能很好的適應現在快速發展的信息化時代。有些地區雖然引入了信息技術，信息化管理體系也在不斷地健全，同時還制定了各項制度，但在實際的工作中應用不足，導致工作效率未得到有效的提升，工作質量也未見明顯提高，對信息化的運用程度比較低。

3 城市化建設環境下城建檔案信息化構建的措施

1）完善檔案管理信息化建設的管理體系和監督體系，加強監管力度。為了完善檔案管理信息化建設的管理體系和監督體系，要參考相關工作人員的意見，從而使管理體系和監督體系能夠很好地應用于工作中。并且為了加強檔案管理信息化建設的相關監管力度，管理人員可以采取獎懲制度，如對于嚴格執行監督工作的人員實行一定的精神或物質獎勵，反之，對于不嚴格執行監督工作且出現一定工作失誤的工作人員則實施一些懲罰措施，從而有效地提高了工作人員的監督積極性，營造良好的監督氛圍，從而有利于檔案管理信息化建設過程的正常進行。

2）建設檔案信息化管理結構。建設檔案信息化管理結構，一方面是系統方面的建設。在城建檔案信息化建設過程中，檔案管理部門應立足于項目實際情況，合理設計各項指標，將紙質檔案信息轉變為電子數據。另外，在構建電子檔案系統時，不得忽視數據采集這一環節，在自然語言功能處理過程中，應根據城建項目術語設計相對應的索引關鍵詞，為用戶查找提供便捷。例如，在搜索框中輸入“工程”時，應迅速跳出“城市基礎設施”“城市地下管線工程”等關鍵詞。另一方面，則是硬件設備的投入。檔案管理部門應從實際情況出發，基于適當超前的準則，購置計算機、打印機、掃描儀、交換器、服務器等設備。

3）積極構建信息化管理思維，增強規劃性與系統性。城建檔案管理信息化發展，從內容上分析，主要是由軟硬件設施以及數據資料組成，檔案管理人員的職責就是進行軟硬件使用以及數字資料的管理。因此，為了適應這一工作，需要樹立現代檔案管理觀念，尤其是正視信息化帶給城建檔案管理的挑戰，將其作為日常管理工作的重要內容。同時要加強人員培訓和硬件設施建設，為信息化奠定良好的基礎。一方面，要結合城建檔案管理實踐，以信息化建設為主線，做好整體規劃，構建合理的實施步驟，保證整個信息化建設按部就班、循序漸進。

4 結束語

城建檔案信息化建設滿足城市建設與發展的需要，也是城建檔案自身發展的必然趨勢。為此，要做好信息化技術支持，不斷完善城建檔案管理工作，加強人員的培訓，完善相應硬件設施建設，推動城建檔案信息化建設的有序開展，為城市信息化建設發展提供更加有力的支持和保障。

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