新時代高校學(xué)籍檔案發(fā)展創(chuàng)新中青年的責(zé)任擔(dān)當(dāng)

摘要：在科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展的今天，社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展下用人單位優(yōu)中選優(yōu)錄取畢業(yè)生，也對高校學(xué)籍檔案管理的規(guī)范和效率提出了新的要求，要求高校學(xué)籍檔案管理工作更注重發(fā)展與創(chuàng)新。習(xí)近平總書記指出，青年一代是民族的希望，要承認(rèn)青年一代的力量，為青年一代創(chuàng)建平臺，在新時代的發(fā)展中展現(xiàn)青年擔(dān)當(dāng)。這啟示我們，在加快高校檔案事業(yè)發(fā)展創(chuàng)新的征程中，青年一代要貢獻(xiàn)自己的力量。

關(guān)鍵詞：高校學(xué)籍;學(xué)籍檔案;責(zé)任擔(dān)當(dāng)

1高校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀

1.1學(xué)籍檔案管理電子化趨勢不明顯

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，高校學(xué)籍檔案管理與信息技術(shù)行業(yè)融合，電子化成為必然趨勢。許多高校受辦公自動化的影響，雖已提出了無紙化辦公的概念，文件的傳輸大都在計算機系統(tǒng)中完成，學(xué)籍檔案以機讀的形式記錄在磁盤中，在一定程度實現(xiàn)了紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)向電子文檔，高校學(xué)籍檔案管理的收集、整理和歸檔工作也呈現(xiàn)出不同于傳統(tǒng)的新特點。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，高校學(xué)籍檔案管理與信息技術(shù)行業(yè)融合，電子化成為必然趨勢，實施電子化學(xué)籍管理，有利于教學(xué)管理質(zhì)量，有利于學(xué)校，學(xué)生管理信息的積累、分析、利用 、共享，有助于探索信息化時代教育管理模式的改革，因此高校檔案電子化學(xué)籍管理是學(xué)校學(xué)籍管理的一次重大改革。

1.2學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)軟件參差不齊

一些高校的學(xué)籍檔案管理僅使用單機版的管理系統(tǒng)，一些高校的學(xué)籍檔案管理沒有軟件系統(tǒng)，僅使用Excel表格，日常資料、數(shù)據(jù)的保存靠管理人員的經(jīng)驗和習(xí)慣進(jìn)行人工輸機，無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化的歸檔要求和流程。這雖在很大程度上避免了網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險，卻造成同一檔案在高校檔案管理機構(gòu)之間的流動很難實現(xiàn)無縫銜接。目前的軟件開發(fā)由于缺乏足夠的技術(shù)和資金支撐，尚不能同時實現(xiàn)檔案信息管理和檔案文件的快速檢索，其滯后性和不統(tǒng)一性限制了高校電子化檔案管理的發(fā)展進(jìn)程。

1.3學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)偏低

高校對于學(xué)籍檔案工作的重視程度普遍不夠，從領(lǐng)導(dǎo)層、教輔人員甚至學(xué)生對檔案管理工作認(rèn)知均存在不同程度的偏差，認(rèn)為學(xué)籍檔案管理崗位是“閑職”。加上高校檔案事業(yè)基礎(chǔ)比較差，檔案管理的質(zhì)量不高，檔案管理人員的整體專業(yè)素質(zhì)不高，新鮮血液注入不足，往往依照慣例開展工作，缺乏系統(tǒng)的理論與實踐學(xué)習(xí)指導(dǎo)，缺乏團(tuán)隊領(lǐng)導(dǎo)與團(tuán)隊協(xié)作，在此情況下實施電子化檔案管理，難度相當(dāng)大。如何從繁重的日常工作中抽身系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識，全面提升業(yè)務(wù)素養(yǎng)與水平，切實做好學(xué)籍檔案管理與服務(wù)工作，成為青年檔案工作者面臨的問題。

2青年應(yīng)主動擔(dān)當(dāng)學(xué)籍檔案管理發(fā)展創(chuàng)新的重任

2.1以信息安全為重要前提

高校學(xué)籍檔案包含著校內(nèi)師生的重要信息，具有信息密集性和信息敏感性，因此高校檔案的安全性要求要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于其他單位。在電子化檔案管理趨勢出現(xiàn)以后，高校檔案信息的安全更是成為社會關(guān)注的焦點。在此情形下，青年檔案工作者充分發(fā)揮自身責(zé)任擔(dān)當(dāng)，促進(jìn)高校檔案管理安全。一方面，利用技術(shù)手段加強檔案管理的安全性，如對檔案信息的提取和修改權(quán)限進(jìn)行限制，所有操作前都要進(jìn)行身份認(rèn)證;利用密碼加密技術(shù)，在計算機開機、檔案管理軟件登錄、檔案管理重要操作執(zhí)行等環(huán)節(jié)設(shè)置不同的密碼，提高密碼保護(hù)力度;養(yǎng)成隨時備份、保留操作日志、使用完設(shè)備離身前關(guān)機等良好的工作習(xí)慣，減少檔案管理的安全疏漏。另一方面，在通過班級、專業(yè)、學(xué)院收集某項學(xué)生信息的過程中，有可能接觸到學(xué)生信息的人應(yīng)自覺嚴(yán)格做到既不惡意提取、轉(zhuǎn)發(fā)他人的信息，也不將他人重要信息置于無保護(hù)之地，重要信息要進(jìn)行加密或者刪除處理，自覺擔(dān)當(dāng)起高校學(xué)籍檔案信息的保護(hù)責(zé)任。

2.2積極引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，促進(jìn)共享

高校學(xué)籍檔案管理中，對原始文件的搜集整理和價值鑒別是一項繁重的工作，檔案管理對象分散在高校發(fā)展過程中的各個環(huán)節(jié)，良莠不齊，一些文件信息還具有隱藏性，依靠人力進(jìn)行檔案信息搜集已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足需要。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對數(shù)據(jù)的快速處理和分析，提煉出有價值的信息，為相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層的決策行為提供參考依據(jù)。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)處理繁雜的高校檔案文件，實現(xiàn)檔案文件的精確收錄，提高檔案搜集整理的效率。在高校內(nèi)部構(gòu)建信息數(shù)據(jù)傳輸體系，建立信息獲取通道，開放有關(guān)信息資源庫的權(quán)限，實現(xiàn)智能化全自動信息收集，并利用大數(shù)據(jù)的信息數(shù)據(jù)分析功能，輔以檔案管理人員的精確操作，實現(xiàn)對檔案信息的精確價值鑒別，減輕檔案管理人員的負(fù)擔(dān)，為下一步檔案編輯和歸類編目工作做好準(zhǔn)備。

2.3學(xué)籍檔案管理的“三化”

在專業(yè)技術(shù)方面，積極對接電子檔案管理軟件開發(fā)機構(gòu)，根據(jù)高校檔案管理電子化的現(xiàn)實要求，開發(fā)檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案信息管理和檔案文件快速檢索。對檔案管理的流程和環(huán)節(jié)進(jìn)行合理拆分，形成操作簡單、流程清晰、環(huán)節(jié)固定的軟件核心，為實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理提供技術(shù)支持。在規(guī)章制度方面，認(rèn)真貫徹《中華人民共和國檔案法》，針對高校電子化、信息化的檔案管理需求，制定出一套符合現(xiàn)實要求的學(xué)籍電子檔案管理制度、管理辦法，對檔案管理的流程、檔案的分類、檔案的編碼規(guī)則和取用制度進(jìn)行規(guī)范，使現(xiàn)實中的電子化檔案管理有據(jù)可依。最后，抓好電子化檔案管理人才培養(yǎng)的契機，現(xiàn)有的檔案管理人員組建團(tuán)隊，加強團(tuán)隊協(xié)作意識，利用高校自身的教育資源優(yōu)勢，深化學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理念和技術(shù)，在高校檔案管理培養(yǎng)后備軍的同時，也能為社會培養(yǎng)優(yōu)質(zhì)的檔案管理人才。

結(jié)束語

綜上所述，積極融合新科技、新理念，創(chuàng)新發(fā)展檔案管理事業(yè)，需要富有激情的專業(yè)檔案管理人員來應(yīng)對高校檔案管理電子化中的難題，在檔案管理發(fā)展過程中，需要發(fā)揮青年一代的能力優(yōu)勢和思維優(yōu)勢，推動檔案管理的電子化，在“互聯(lián)網(wǎng)+”形勢下探索電子化檔案管理的新途徑和新模式，對檔案管理人員的檔案管理知識和計算機實踐能力有很高的要求。新一代青年應(yīng)勇?lián)@份發(fā)展重任，以青年的激情、夢想、活力和創(chuàng)造性，探索檔案管理創(chuàng)新突破的可能路徑。

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作者簡介：史曉紅（1963.11-），女，漢族，河南洛陽人，本科，副研究館員。研究方向：檔案管理