無(wú)紙化進(jìn)程中檔案從業(yè)人員職業(yè)發(fā)展問(wèn)題的思考

李秀霞

摘 要：無(wú)紙化概念在我國(guó)作為研究對(duì)象已經(jīng)走過(guò)了近三十多年的歷程，在辦公過(guò)程中，我們也能切實(shí)感受到無(wú)紙化帶來(lái)的工作理念和工作方式的轉(zhuǎn)變。檔案工作作為一項(xiàng)歷史悠久的傳統(tǒng)職業(yè)，從業(yè)人員如何在傳統(tǒng)路徑的基礎(chǔ)上謀求職業(yè)繼續(xù)發(fā)展的原動(dòng)力，是我們?cè)诋?dāng)前信息化語(yǔ)境下需要提前考慮的問(wèn)題。文章通過(guò)對(duì)現(xiàn)狀描述，提醒當(dāng)前行業(yè)所面臨的挑戰(zhàn)，最后得出結(jié)論，檔案從業(yè)人員要實(shí)現(xiàn)四大轉(zhuǎn)變，才是走向未來(lái)的立足之本。

關(guān)鍵詞：無(wú)紙化;檔案從業(yè)人員;職業(yè)發(fā)展;思考

一、研究背景

過(guò)去三十年里，信息化浪潮一浪高過(guò)一浪，海量的電子文件產(chǎn)生，電子文件的采集、歸檔、保存、采信成為多領(lǐng)域關(guān)注的熱點(diǎn)問(wèn)題。然而由于電子文件在統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)值判定等方面還存在爭(zhēng)議，檔案自身特有的價(jià)值屬性仍然較多的依賴紙質(zhì)檔案來(lái)實(shí)現(xiàn)。隨著信息膨脹，大量有價(jià)值的電子文件最終轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)檔案加以存儲(chǔ)。但不能否認(rèn)的是，大趨勢(shì)下，電子文件會(huì)越來(lái)越多，甚至已經(jīng)有電子文件取代了紙質(zhì)檔案，在工作中起到了重要的參考作用。2016年，最高人民法院、最高人民檢察院、公安部發(fā)布了《關(guān)于辦理刑事案件收集提取和審查判斷電子數(shù)據(jù)若干問(wèn)題的規(guī)定》，明確了按要求提取、保護(hù)完整、內(nèi)容真實(shí)、程序合法的電子數(shù)據(jù)可以作為證據(jù)使用。這對(duì)電子文件的價(jià)值來(lái)講是進(jìn)一步認(rèn)可，相信以后也會(huì)被賦予更加廣闊的職能用途，導(dǎo)致電子檔案最終取代紙質(zhì)檔案。由此可見(jiàn)，無(wú)紙化確確實(shí)實(shí)已經(jīng)滲透到各行各業(yè)。在傳統(tǒng)的檔案世界當(dāng)中，一旦離開(kāi)紙質(zhì)檔案，管理將變得無(wú)以依附，這是一種傳統(tǒng)路徑依賴下的產(chǎn)物。作為一名檔案從業(yè)人員，筆者一方面驚嘆國(guó)家信息技術(shù)發(fā)展之迅速，另一方面，也對(duì)我們未來(lái)的職業(yè)發(fā)展深感憂慮，傳統(tǒng)的路徑到底還能維持多久，我們未來(lái)的職業(yè)發(fā)展方向會(huì)發(fā)生怎樣的轉(zhuǎn)變。居安思危，筆者對(duì)無(wú)紙化推進(jìn)過(guò)程中檔案從業(yè)者未來(lái)職業(yè)發(fā)展的問(wèn)題進(jìn)行了深入思考。

二、無(wú)紙化進(jìn)程推進(jìn)現(xiàn)狀

“無(wú)紙化”這一概念最早在上世紀(jì)70年代由外國(guó)人提出，認(rèn)為無(wú)紙化的終極目標(biāo)是消滅紙張。過(guò)去我們總是認(rèn)為，信息化發(fā)展雖快，但想突破傳統(tǒng)的規(guī)則和理念也絕非易事，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公更是有很長(zhǎng)的路要走。但隨著近十年來(lái)智能手機(jī)、平板電腦以及眾多云計(jì)算、協(xié)同工作軟件的出現(xiàn)才開(kāi)始真正推動(dòng)這一概念走向現(xiàn)實(shí)。筆者根據(jù)文獻(xiàn)查閱結(jié)果及現(xiàn)實(shí)調(diào)研結(jié)果，將當(dāng)前國(guó)內(nèi)外無(wú)紙化進(jìn)程推進(jìn)現(xiàn)狀進(jìn)行了歸納總結(jié)。

1.國(guó)外無(wú)紙化進(jìn)程推進(jìn)狀況

我們以國(guó)外發(fā)達(dá)國(guó)家為學(xué)習(xí)和研究對(duì)象。發(fā)達(dá)國(guó)家成熟的技術(shù)條件和完備的制度體系使得無(wú)紙化進(jìn)程推進(jìn)較為迅猛。以美國(guó)為例，2019年6月28日，美國(guó)總統(tǒng)辦公室管理和預(yù)算執(zhí)行局（OMB）聯(lián)合國(guó)家檔案館和檔案管理局（NARA），向聯(lián)邦行政部門和機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人發(fā)出關(guān)于向電子檔案過(guò)渡的備忘錄（以下簡(jiǎn)稱《備忘錄》），根據(jù)該備忘錄的規(guī)定，到2022年底，美國(guó)聯(lián)邦機(jī)關(guān)所有涉及檔案的業(yè)務(wù)，以及與NARA之間的工作，將全部轉(zhuǎn)為在線進(jìn)行，將全面邁入電子檔案管理時(shí)代，成為聯(lián)邦機(jī)關(guān)徹底向電子檔案管理轉(zhuǎn)型的標(biāo)志。這意味著，無(wú)紙化已經(jīng)不再單純地停留在概念層面或研究層面，而是在發(fā)達(dá)國(guó)家頂級(jí)層面逐步變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)。無(wú)紙化進(jìn)程在提速，這也給國(guó)內(nèi)檔案工作的發(fā)展提供了現(xiàn)實(shí)的借鑒意義和指示方向。

2.國(guó)內(nèi)無(wú)紙化進(jìn)程推進(jìn)狀況

在國(guó)內(nèi)，無(wú)紙化的研究并不局限于檔案領(lǐng)域，無(wú)紙化考試、無(wú)紙化交易、無(wú)紙化閱讀等也是比較熱門的研究主題。但檔案領(lǐng)域的專家學(xué)者、從業(yè)人員對(duì)此研究從來(lái)樂(lè)此不疲，因?yàn)檫@與我們未來(lái)的職業(yè)發(fā)展走向息息相關(guān)。國(guó)家檔案局為適應(yīng)信息化的發(fā)展出臺(tái)了一系列的檔案工作國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。例如，《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《政府網(wǎng)站網(wǎng)頁(yè)歸檔指南》等，這都是無(wú)紙化進(jìn)程推進(jìn)中的產(chǎn)物。結(jié)合筆者近期到南京一些大型政務(wù)、醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)辦理公務(wù)的經(jīng)歷，實(shí)際觀察到，人工窗口在不斷地減少、辦事流程在進(jìn)一步的簡(jiǎn)化，信息化、網(wǎng)絡(luò)化智能設(shè)備的加持，手機(jī)終端的參與，許多重要的過(guò)程性文件在實(shí)體層面走向消亡，只剩下結(jié)論性文件。可見(jiàn)，國(guó)內(nèi)無(wú)紙化辦公的步伐跟進(jìn)也極為迅速，甚至可能比我們想象的來(lái)的更早、更快。

三、無(wú)紙化條件下檔案從業(yè)人員面臨的挑戰(zhàn)

從無(wú)紙化的發(fā)展歷程來(lái)看，我們有理由相信，紙張作為一種重要信息媒介完全退出檔案領(lǐng)域還需要一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程。但不管真正的無(wú)紙化最終到來(lái)還要多久，對(duì)于檔案機(jī)構(gòu)專職檔案從業(yè)人員來(lái)講，其所面臨的挑戰(zhàn)都是不可忽視的，需要從業(yè)人員不斷的強(qiáng)化認(rèn)識(shí)，積極面對(duì)挑戰(zhàn)，也要善于發(fā)現(xiàn)存在的機(jī)遇，自覺(jué)提高自身修養(yǎng)，形成終身學(xué)習(xí)的良好習(xí)慣。

1.新理念、新思維所帶來(lái)的挑戰(zhàn)

檔案從業(yè)人員長(zhǎng)期處于一種穩(wěn)定的工作狀態(tài)當(dāng)中，危機(jī)意識(shí)普遍不強(qiáng)。無(wú)紙化帶來(lái)的是與上千年傳統(tǒng)檔案工作不一樣的工作體驗(yàn)。一系列新理念、新思維方式誕生，對(duì)檔案從業(yè)人員心靈上帶來(lái)的沖擊也不容小覷，有些新理念、新思維并非原生于檔案領(lǐng)域，而是時(shí)代發(fā)展、社會(huì)進(jìn)步所引發(fā)的對(duì)檔案領(lǐng)域極具影響力的價(jià)值元素，是對(duì)傳統(tǒng)的思維慣性的顛覆與重塑，這便促使我們要與時(shí)俱進(jìn)地積極調(diào)適心態(tài)，主動(dòng)吸收新理念、新思維推動(dòng)下的有益成果為我所用，而不要做“局外人”。

2.新的知識(shí)背景、專業(yè)結(jié)構(gòu)所帶來(lái)的挑戰(zhàn)

無(wú)紙化新時(shí)代知識(shí)更新的速度也在變快，對(duì)從業(yè)人員的知識(shí)儲(chǔ)備和專業(yè)背景都提出了新的要求。國(guó)家檔案局發(fā)布的2019年度全國(guó)檔案行政管理部門和檔案館基本情況摘要統(tǒng)計(jì)情況顯示，截止到2018年底，全國(guó)各級(jí)檔案行政管理部門和綜合檔案館共有專職人員46412人，在這些專職人員中，50歲及以上的占31.5%，35-49歲的占51.3%，34歲及以下的占17.2%;在文化程度方面，博士研究生占0.2%，碩士研究生占5.2%，研究生班研究生占2.6%，本科占64.5%，大專占23.8%，中專（含高中）及以下占3.8%。從數(shù)據(jù)顯示的結(jié)果來(lái)看，檔案從業(yè)人員的年齡層次普遍偏高，本科學(xué)歷層次占主流。就這些因素來(lái)看，無(wú)紙化時(shí)代從業(yè)人員應(yīng)對(duì)知識(shí)背景、專業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整所帶來(lái)的挑戰(zhàn)會(huì)稍顯乏力。從各類機(jī)構(gòu)檔案人員招聘中也可以看到，受聘人員知識(shí)背景、專業(yè)結(jié)構(gòu)已經(jīng)不再拘泥于檔案專業(yè)，而是對(duì)不同專業(yè)背景的人才有了更深層次的需求。

3.新的閱讀習(xí)慣、閱讀方式改變帶來(lái)的挑戰(zhàn)

當(dāng)代人們的閱讀習(xí)慣、閱讀方式已經(jīng)發(fā)生了深刻的改變，隨著電子化產(chǎn)品的普及，節(jié)能環(huán)保意識(shí)的增強(qiáng)，人們不再完全傾心于紙質(zhì)的文件、書籍，反而對(duì)電子文件的閱讀習(xí)以為常。對(duì)紙質(zhì)依賴性的降低隨之而來(lái)的就是對(duì)檔案工作傳統(tǒng)運(yùn)行方式的變革。筆者在工作過(guò)程中也深有體會(huì)，在工作開(kāi)展過(guò)程中，紙質(zhì)文件傳遞耗時(shí)耗力，已經(jīng)逐步被電子文件取代或弱化，越來(lái)越多的文件展示方式呈現(xiàn)電子化狀態(tài)，這也成為當(dāng)前工作過(guò)程中的強(qiáng)烈共識(shí)。這種情況同樣也適用于檔案用戶。當(dāng)前，我們庫(kù)藏的諸多重要檔案已經(jīng)通過(guò)掃描等方式生成電子檔案，查閱利用也以電子檔案為主。未來(lái)的無(wú)紙化辦公條件下直接生成的電子檔案也將成為檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的主流方式。這些都對(duì)檔案從業(yè)人員管理電子資源的能力提出了更新更高的要求。

四、無(wú)紙化條件下檔案從業(yè)人員的應(yīng)對(duì)之策

1.調(diào)整工作心理，由“安于現(xiàn)狀”向“開(kāi)拓創(chuàng)新”轉(zhuǎn)變

之前曾有檔案界同仁做過(guò)《檔案工作者的職業(yè)滿意度調(diào)查》，受調(diào)查人員中，對(duì)“職業(yè)晉升”比較滿意的僅占3%，對(duì)“檔案職業(yè)的社會(huì)地位”比較滿意的幾乎為0。從這一調(diào)查結(jié)果來(lái)看，正是由于檔案從業(yè)人員的職業(yè)受認(rèn)同度低，上升渠道狹隘，更容易導(dǎo)致其產(chǎn)生職業(yè)倦怠，進(jìn)而安于現(xiàn)狀，缺乏求變革創(chuàng)新的精神。但在無(wú)紙化辦公條件下，逐漸地缺少了紙質(zhì)檔案的載體，傳統(tǒng)檔案管理人員面臨著強(qiáng)烈的沖擊，不開(kāi)拓創(chuàng)新，就面臨著被時(shí)代、被社會(huì)淘汰的風(fēng)險(xiǎn)。傳統(tǒng)紙質(zhì)媒體的衰落，到電子媒體的興起，就是最好的例子。信息化發(fā)展到今天，我們檔案工作的信息化水準(zhǔn)整體也在穩(wěn)定提升，有些機(jī)構(gòu)甚至走在了信息化水平的前列，很慶幸我們絕大多數(shù)的檔案從業(yè)人員基于傳統(tǒng)的路徑依賴仍然能夠繼續(xù)適應(yīng)新的工作內(nèi)容和工作形勢(shì)，但如果無(wú)紙化辦公的全面推進(jìn)，我們又該如何應(yīng)對(duì)？只有迎頭趕上信息化、網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代發(fā)展潮流，開(kāi)闊視野，提升職業(yè)發(fā)展技能，才能實(shí)現(xiàn)職業(yè)和事業(yè)的相互促進(jìn)，在實(shí)現(xiàn)職業(yè)發(fā)展的同時(shí)持續(xù)推動(dòng)檔案工作不斷前進(jìn)。

2.增加知識(shí)儲(chǔ)備，由“單一型人才”向“復(fù)合型人才”轉(zhuǎn)變

現(xiàn)代化的以及未來(lái)的檔案工作都將不再滿足于“收管用”這些基本職能，而是向著“大檔案”方向邁進(jìn)。除了基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作外，檔案工作在宣傳、教育、法治、推廣等方面也需要大量的人才支撐。因此，檔案從業(yè)人員無(wú)論何種學(xué)科背景出身，單一的知識(shí)結(jié)構(gòu)都將無(wú)法持續(xù)滿足無(wú)紙化的需求，走復(fù)合型人才路線才是職業(yè)保留的需要，也是職業(yè)上升的需要。拿檔案專業(yè)畢業(yè)生為例，檔案專業(yè)畢業(yè)生對(duì)口入職存在一定的難度，專業(yè)化的檔案機(jī)構(gòu)更傾向于招聘計(jì)算機(jī)、文史等其他學(xué)科背景的畢業(yè)生來(lái)豐富人才結(jié)構(gòu)。這是因?yàn)槲覀儸F(xiàn)在的檔案專業(yè)人才培養(yǎng)類型相對(duì)單一，已經(jīng)無(wú)法有效滿足需求端的要求。有高校學(xué)者曾就此展開(kāi)過(guò)研究，例如在湘潭大學(xué)陳艷紅博士的團(tuán)隊(duì)做的《新時(shí)代檔案學(xué)專業(yè)本科生就業(yè)質(zhì)量分析》中，在已落實(shí)就業(yè)單位的畢業(yè)生中，64.34%的畢業(yè)生認(rèn)為求職成功的關(guān)鍵原因在于個(gè)人綜合素質(zhì)與能力強(qiáng)，這一因素占比最高。由此，復(fù)合型人才將是未來(lái)無(wú)紙化辦公條件下的主角。

3.提升工作格局，由“一館一室”向多行業(yè)視野轉(zhuǎn)變

觸發(fā)這篇文章的靈感來(lái)源于筆者的多次外出公務(wù)，事實(shí)上，在這個(gè)信息化大邁進(jìn)的年代，我們不應(yīng)該將視野再局限于我們這個(gè)行業(yè)內(nèi)部，因?yàn)闄n案行業(yè)在全社會(huì)系統(tǒng)的分工當(dāng)中，并不是浪潮風(fēng)口上的行業(yè)，其對(duì)新鮮事物的敏感度、反應(yīng)度滯后于很多行業(yè)，把控能力也更多依賴于外部力量。因此，未來(lái)的檔案工作發(fā)展路徑，我們目前尚無(wú)法確切地加以規(guī)劃，但有一點(diǎn)可以肯定的是，我們不能再將視野僅僅局限于“一館一室”之內(nèi)，對(duì)標(biāo)物也不能僅僅局限于同系統(tǒng)、同行業(yè)、同領(lǐng)域，而應(yīng)站在更高層次，關(guān)注多行業(yè)領(lǐng)域動(dòng)態(tài)，抓住熱點(diǎn)，抓住機(jī)遇，找準(zhǔn)屬于我們的適當(dāng)位置，豐富我們的行業(yè)內(nèi)涵，保證我們既能穩(wěn)定的站在變革風(fēng)口，又能從容的迎接下一個(gè)風(fēng)口。

4.謀劃角色轉(zhuǎn)變，由“資源管理者”向“知識(shí)顧問(wèn)”轉(zhuǎn)變

我們可以預(yù)見(jiàn)，到真正無(wú)紙化辦公的時(shí)代，檔案工作的核心應(yīng)是業(yè)務(wù)部門所主導(dǎo)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中大量數(shù)據(jù)通過(guò)篩選后集成到檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中來(lái)。當(dāng)前已經(jīng)有很多OA系統(tǒng)對(duì)接檔案管理系統(tǒng)的成功案例。屆時(shí)，檔案從業(yè)人員的角色也將發(fā)生根本性變化。我們將不再僅僅是一個(gè)資源管理者，而是應(yīng)充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)將各類數(shù)據(jù)進(jìn)行有效加工分析，形成不同類別的成果，供常規(guī)的查考利用使用，也供單位領(lǐng)導(dǎo)層面決策使用。這一個(gè)角色，筆者稱之為“知識(shí)顧問(wèn)”。那么從業(yè)人員如何做好“資源管理者”向“知識(shí)顧問(wèn)”的過(guò)渡，以及如何扮演好“知識(shí)顧問(wèn)”的角色，這既牽涉到技術(shù)問(wèn)題，又牽涉到與多方業(yè)務(wù)部門溝通協(xié)調(diào)的問(wèn)題，對(duì)綜合素質(zhì)提出了很高的要求，但是大趨勢(shì)下，我們必須積極面對(duì)，待那一天猝不及防到來(lái)時(shí)，才可從容面對(duì)。

結(jié)束語(yǔ)

縱觀我們當(dāng)前所處的環(huán)境和歷史方位，檔案從業(yè)人員轉(zhuǎn)型也會(huì)不斷推進(jìn)，“轉(zhuǎn)型”一詞也將會(huì)被越來(lái)越多的提及，但如何轉(zhuǎn)，轉(zhuǎn)向哪里，需要有明確清晰的定位。職業(yè)的轉(zhuǎn)型必然伴隨著行業(yè)走向，跟隨行業(yè)發(fā)展的新脈絡(luò)厘清行業(yè)所需，及時(shí)地對(duì)職業(yè)技能、職業(yè)素養(yǎng)加以培養(yǎng)與訓(xùn)練。盡管我們無(wú)法確切知道無(wú)紙化的終極階段到底什么時(shí)候能夠到來(lái)，但我們要相信，機(jī)遇總是留給有準(zhǔn)備的人，把握好時(shí)代發(fā)展的規(guī)律，把握好行業(yè)發(fā)展的脈搏，提升對(duì)信息化潮流的敏感性，提升自身職業(yè)發(fā)展技能，就不會(huì)面臨被時(shí)代淘汰的困境。

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（作者單位：南京工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院黨政辦公室）