高職院校如何有效開發利用檔案資源

李欣

摘 ? 要： 本文通過論述湖南M職業學院檔案資源開發利用的現狀與取得的成效，分析了高職院校檔案資源開發利用中存在的不足，提出了從構建豐富的檔案資源結構、創新檔案利用服務模式、建立檔案編研工作考核激勵機制等方面加強、完善高職院校檔案資源開發利用的路徑、策略。

關鍵詞： 高職院校 ? 檔案資源 ? 開發 ? 路徑

隨著社會經濟和信息技術的迅速發展，我們進入了信息資源大量增長和信息技術全面運用的新時代。高職院校檔案從客觀角度記載著學校真實、全面的歷史發展軌跡，在教學評估、重大項目申報、各類專項督查審計等方面發揮著重要的憑證作用，能為學校領導制訂長遠的總體發展規劃提供建設性的參考意見，是社會文化資源不可或缺的重要組成部分。2014年9月，中共湖南省委辦公廳、湖南省人民政府辦公廳印發了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》，提出要深化檔案信息的開發利用，充分挖掘檔案資源的現實和歷史價值，把“檔案庫”變成“思想庫”[1]。在2019年全國檔案局長館長會議上的工作報告中，李明華強調要抓好檔案信息資源開發利用，發揮檔案資政育人作用[2]（85）。因此，高職院校檔案資源的開發利用必須順應時代的發展，緊跟信息技術發展新形勢，進行適當的創新和有效的管理，為學校教師、學生和社會公眾提供更優質的檔案信息服務。

1.高職院校檔案資源開發利用的現狀與取得的成效

湖南M職業學院創建于1975年，是湖南省教育廳直屬、湖南省唯一獨立設置的完全藝術設計類高等職業院校。湖南M職業學院綜合檔案室始建于1989年，隸屬于黨政辦公室，由黨委副書記直接分管，另外根據檔案的專業性特點設立了學生檔案、人事檔案、教學檔案3個檔案分室。湖南M職業學院深入貫徹國家和省市相關檔案工作文件精神，積極采取多種有效措施，加大在檔案經費、人員、軟硬件設施等方面的投入，檔案資源開發與利用工作取得了些許成效。

1.1領導較重視檔案資源開發利用工作

湖南M職業學院根據省市有關檔案工作文件要求，不斷健全檔案工作組織機構，適時因學校人事異動及分工變化調整檔案鑒定、編研工作領導小組成員，明確成員的工作職責，積極推動檔案資源開發利用工作落到實處。學校為督促落實檔案編研工作，把檔案編研工作履行情況納入檔案人員、分管領導的年終績效考核中，權重占比高達10%，較大地提高了工作人員的檔案編研積極性。另外，學校專門設置了檔案編研專項經費，用于每年教育年鑒、大事記、人物志等編研、印刷、宣傳工作。

1.2具備較好的檔案資源開發利用條件

一是有良好的硬件設施基礎。湖南M職業學院檔案室庫房面積約120平方米，庫房容量較充足，檔案庫房、辦公室、閱覽室三室分開，創造了科學規范的檔案保管和利用環境。同時，檔案庫房里配置了密集檔案柜、空調、除濕機、防磁柜、防盜門窗等設施，辦公室配備了電腦、打印機、快速掃描儀等辦公設備，為學校檔案資源的開發利用創造了有利的硬件條件。

二是有較齊全的室藏資源。湖南M職業學院嚴格執行檔案收集、整理等工作制度，對各部門需歸檔資料及時收集、整理，確保檔案資料的完整性，較好地完成了各年度歸檔任務，豐富了室藏檔案的種類與藏量。截至2019年12月，湖南M職業學院檔案室藏有文書、財會、基建、教學、學生、聲像、實物等各類檔案約13000卷，為檔案資源開發利用奠定了較堅實的基礎。檔案人員編制了案卷目錄、歸檔文件目錄、文件匯編等檢索工具，為檔案資源的專題整理及查詢利用提供了條件。

三是有較穩定的檔案人員隊伍。湖南M職業學院建立了檔案工作管理網絡圖，成立了一支學歷高、職稱結構合理、相對穩定的專兼職檔案人員隊伍，為檔案資源的開發利用提供了人才保障。檔案人員隊伍有22人，其中專職人員4人，占比18.1%。學歷方面，碩士及以上學歷人員有18人，占比高達81.8%，本科學歷人員22人，占比達100%;專業方面，檔案學專業有2人，占比9.1%;服裝、藝術設計等藝術類專業人數12人，占比54.5%，權重比較大，為學校藝術設計學科教學檔案的收集、整理、開發等奠定了專業基礎;職稱結構比較合理，副高及以上職稱人員3人，占比13.6%，中級職稱人員12人，占比高達49.2%。另外，湖南M職業學院鼓勵并提供每年參加省市檔案局舉辦的檔案業務培訓的機會，逐漸提高專職、兼職檔案人員的業務素質，為檔案資源開發奠定了業務知識基礎。

1.3檔案資源編研成果比較豐富

湖南M職業學院多形式、多題材、多載體地開展檔案編研工作，充分開發與利用檔案資源。檔案室工作人員編制了歷年組織機構沿革、大事記、年鑒、中層領導干部任職文件匯編、教師發表論文集、湘繡非遺傳承人劉愛云視頻匯編等檔案編研材料，結合學校發展特點及專業特色，立足于歷史記載及文化傳承，充分挖掘學校檔案特色資源，擴大檔案利用的深度和范圍。另外，湖南M職業學院35周年校慶之際，檔案室協助相關部門人員圓滿編撰了《校友錄》《大事記》《校史》等，同時為校慶的其他活動提供了大量的聲像、文字等多種形式的憑證支持，并收集、整理了三十五周年校慶專題檔案。

1.4檔案資源利用率逐步提高

湖南M職業學院檔案室一直秉持服務師生的理念，熱情地為學校師生和社會人士提供檔案資源利用服務。根據《湖南M職業學院檔案借閱利用情況登記》統計，檔案室每年通過原件借出、復印、現場查閱、網絡查詢等方式提供檔案利用1000多人次，利用范圍涵蓋文書、科研、基建、財會、學籍等各類檔案，為學校教學、科研、黨政管理等各項工作的有序開展提供了有力支持。同時，檔案人員積極配合和參與學校各項重要活動、項目佐證材料的查找、匯總工作。如為學校國家骨干高職院校項目的驗收工作提供并匯總了院校舉辦方承諾、地方政府支持承諾及舉措等方面的檔案，掃描并裝訂成冊。為學校申報國家非物質文化基地、平安高校立項申報工作、文明高校創建工作等提供了大量的佐證材料，充分發揮了檔案的利用價值，豐富了室藏檔案。

2.高職院校檔案資源開發利用存在的不足

2.1檔案資源開發利用的重要程度認識不夠

檔案資源開發利用是檔案工作的最終目的，從事檔案資源開發利用的人員要加深對檔案資源開發利用重要性的認識[3]（68）。高職院校雖然將檔案編研、開發納入了檔案人員崗位年終績效考核中，但是檔案人員只勉強完成了下達的工作任務，缺乏積極主動挖掘、開發庫藏檔案資源的意識，對新形勢下的檔案資源開發利用缺乏深刻、清晰的認識。檔案人員依然把管好檔案當作重點，對于如何更好地開發檔案資源思考得較少，導致檔案資源無法充分發揮應有的重要作用。

2.2室藏檔案中可開發利用的資源較貧乏

高職院校各門類檔案收集不夠齊全，結構比較單一，主要集中在文書檔案，科研、聲像檔案偏少，紙質檔案較多，電子檔案較少，近十年的檔案較多，建校初期的歷史檔案較少。相對不完整的室藏檔案結構致使滿足師生和社會利用需求的檔案資源較少，可開發利用的范圍較窄，無法全面反映高職院校的發展歷程，對檔案利用者缺乏強有力的吸引。

2.3檔案人員編研專業素養不夠高

在高職院校檔案資源開發利用中，檔案人員的文化素養、檔案編研業務能力等直接影響檔案資源開發利用的質量和效率。由于高職院校檔案人員缺乏相關的檔案編研業務知識，專業素養不夠高，致使檔案資源開發利用水平比較低。同時，高職院校檔案編研成果種類不多，宣傳與推廣力度不夠，制約檔案資源開發利用的有效推進。

2.4檔案資源開發利用的手段相對落后

隨著社會信息化的快速發展，高職院校為檔案室（館）配備了計算機、打印機等信息設備，逐步由傳統管理紙質檔案轉換為利用信息化技術手段管理電子檔案。但由于高職院校檔案信息化工作起步比較晚，信息化管理水平比較低，檔案資源開發利用手段相對落后，尤其建校初期的檔案缺少電子目錄和電子全文，仍然以進庫房手動查詢紙質檔案為主要管理方式。同時，高職院校由于檔案編研力度不夠，編研成果較少，檔案利用的手續煩瑣且效率較低，較大地降低了檔案資源的利用深度和廣度。

3.加強高職院校檔案資源開發利用的路徑

3.1強化檔案資源開發利用意識

高職院校院領導應全面、深刻地認識檔案資源開發利用的重要性，從長遠發展的眼光做好檔案資源利用開發工作的頂層規劃設計。高職院校檔案人員要化消極接收檔案為積極收集檔案，化被動查詢檔案為主動挖掘檔案，主動調研、了解學校師生和社會大眾的檔案利用需求，通過開展檔案專題講座、檔案信息服務咨詢等多種方式，充分發掘學校室藏檔案的重要價值，讓檔案走出庫房、走向師生、走進社會，提供更高效、優質的檔案利用服務。

3.2注重檔案資源開發人才隊伍建設

高職院校檔案人才是做好檔案資源開發利用的重要保障，要多途徑培養檔案資源開發利用所需要的人才。高職院校要嚴格把控對檔案人員的聘任關，重視檔案人員后期的培訓培養工作。一是高職院校要定期開展檔案編研及檔案信息化業務培訓，培養檔案人員的信息挖掘、資料分析及編研能力，確保檔案人員的業務能力緊跟新時期檔案編研與開發的要求和趨勢;二是高職院校要積極創造檔案人員外出學習交流的機會，多向其他高校吸取寶貴經驗，學習檔案資源開發工作精髓，增強檔案人員自身的編研業務能力。三是高職院校要重視檔案人員的職業發展規劃，提供與教師、科研人員同等的公正、公平的專業技術職務晉升平臺，提高檔案人員的工作積極性及增強業務學習進取心。

3.3構建豐富的檔案資源體系

豐富、完善的檔案資源是開發利用檔案的基礎，高職院校要做好學校檔案資源的整合和共享工作。例如高職院校要做好重要會議、重大活動、校企合作培訓項目、優秀畢業作品、精準扶貧等特色檔案的收集、整理與開發，打造特色檔案數據庫，不斷豐富學校檔案資源，優化存檔結構。高職院校要逐步改變以查閱紙質案卷為主的檔案利用模式，強化使用信息化技術手段利用檔案，通過網絡實現檔案資源的在線傳輸與利用，讓檔案資源真正“活”起來。高職院校積極開展室藏紙質檔案數字化工作，加快紙質檔案的數字化掃描和全文數據庫建設，有計劃、有步驟地開展檔案信息化建設，不斷為挖掘檔案價值和提高檔案利用效率夯實基礎。

3.4創新檔案利用服務模式

高職院校可以通過建設檔案專題網站、微信公眾號等網絡宣傳平臺，采用圖文、聲像結合的方式，對歷年圍繞學校中心開展的重大活動進行專題陳列和展示，如依托學校湘繡、陶瓷、根藝大師工作室，以VR視頻或圖片的形式呈現非遺傳承技藝、優秀設計作品。也可以梳理學校發展歷史脈絡，建立校史展館，以史為據，通過對學校發展歷史的呈現、展覽與宣傳，吸引在校師生及歷屆校友，建立起對外交流合作的對話窗口、宣傳平臺。還可以緊密契合文旅融合發展形勢，依托本校特色專業，充分挖掘特色檔案資源，建立湘繡、陶瓷、根藝、民族服裝等專題博物館，建設學校專業教學的實訓實踐基地，打造成輻射周邊大眾的非遺文化傳播基地。

3.5建立檔案編研工作考核激勵機制

高職院校應制訂合理的、可量化的檔案編研工作考核制度，對檔案編研工作涉及的相關人員實施獎懲，形成獎勵優秀、淘汰不合格者的常態激勵機制。給予為高職院校檔案編研工作作出貢獻的人員必要的獎勵，如參評優秀教育工作者優先考慮、適當增加年度績效獎勵、職稱評審加分優勢;對于未能按時按質履行檔案編研職責的人員，要追究其責任，給予適當減發年度績效獎勵或禁止參與年度評選優秀的懲罰。

4.結語

高職院校要緊跟新時代信息資源發展的要求和步伐，在嚴守檔案安全保密原則的基礎上，進一步探索做好檔案資源開發利用工作的新方法、新路徑、新策略，真正讓躺在檔案庫房里的檔案資源“動”起來，讓學校的發展歷史記錄“活”起來，讓珍貴的校園文化延續和傳承起來。

參考文獻：

[1]中共湖南省委辦公廳，湖南省人民政府辦公廳.關于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見[EB/OL].http：//www.anhua.gov.cn/ahrsj/1408/1436/content_29106.html.

[2]王愛林.檔案信息資源開發利用中存在的問題與對策[J].黑龍江檔案，2017（06）.

[3]王泳霽.做好檔案信息資源開發利用工作之淺見[J].黑龍江檔案，2017（06）.

基金項目：本文為2020年度湖南省檔案科技項目計劃“湖南省傳統花鼓戲教學檔案數字化建設”（項目編號2020-XD-10）研究成果;2020年度國家檔案局科技項目計劃“湖南傳統花鼓戲教學檔案數字資源體系開發利用研究”（項目編號2020-X-072）研究成果。