淺談雙高視域下高職院校檔案網站的建設

侯浩

摘? ?要： “雙高計劃”對高職院校內涵建設提出了新的標準，本文從“雙高計劃”遴選出的相關院校檔案網站入手，分析網站設置、業務建設、資源服務等現狀，挖掘整理出意識不強、建設不及時、積淀不足、存在孤島現象等問題，提出“雙高”視野下高職院校檔案部門做好設計規劃、明確標準職責;加強業務建設，促進資源整合;創新特色板塊，提高服務效率等對策，為高職院校檔案網站建設提供新思路。

關鍵詞： 雙高計劃? ?高職院校? ?檔案網站建設

2019年國家啟動了“雙高計劃”——“中國特色高水平高職學校和專業建設計劃”，這是繼國家雙一流建設之后高等教育的又一重大戰略決策。在雙高任務建設中，檔案管理部門應勇挑重擔，結合自身豐富內涵助力學校發展。現今雖然各界對高職院校檔案方面均有一定研究，但知網的數據檢索情況表明，基于雙高視野的檔案研究不多，涉及檔案網站建設的研究更少。對于高職院校檔案管理建設而言，檔案管理網站具有重要的意義，不僅是滿足網絡化校園建設節點、實現學校電子辦公的需求，還是各類檔案信息公布和數據服務的窗口。檔案網站作為建設檔案、宣傳檔案的重要工作之一，作為管理者和利用者溝通的橋梁，作為信息化檔案管理的平臺，對于高職院校實現網絡化、數字化、電子化的檔案管理，推動檔案管理工作的開展和雙高院校建設均起到不可忽視的作用，應予以重點關注。

一、現狀分析

為更好地了解雙高計劃內檔案網站建設現狀，選取雙高計劃中的10所A檔建設單位作為研究對象，通過對比各高職院校檔案網站的內容、設計及管理維護等項目，為各校檔案網站建設提供些許有益的參考價值。

（一）網站設置存在缺陷。

運用網絡檢索、移動終端搜集的模式，對雙高計劃中的10所A檔建設單位進行調查研究。調研數據表明（如表1所示），“雙高”A檔10所高職院校檔案網站設置大體分為兩種情況：一種在建設中的檔案網站占10%，另一種是建立的隸屬部門之下的檔案網頁或檔案工作介紹，占90%。主要包括以下形式——建立在直管部門下二級模塊的占50%;直管部門下三級模塊的占10%;直管部門下四級模塊的占40%。

通過調查，這10所院校的檔案機構主要分為以下兩種設置情況：合并建館設置，即院校將檔案館與其他機構合并建立，也就是同圖書館、校史館或者院校下屬子部門聯合辦公，占調查統計的30%;歸靠在其他部門下的設置，即在院校黨政辦公室下設置的檔案室，占調查的70%。筆者了解到實際情況中還大量存在一種從屬設置，即在黨辦、院辦之下，沒有明確設立檔案管理子部門，而由辦公室人員兼職處理相關業務的情況。這樣設置會在很大程度上影響檔案網站建設，有館建制的能夠進行相關人、財、物的處置，可以進行網站的設置、投入、維護，而歸靠在其他部門之下的檔案室則無相關權限。

（二）業務建設涵蓋不足。

根據對雙高10所院校檔案網站調查研究表明，結合天津職業大學檔案館在建網站的實際情況，90%的情況均為建立的隸屬部門之下的檔案網頁或檔案工作條目介紹，內容均為檔案工作的簡略介紹，涵蓋了工作內容、工作職責、機構人員、聯系方式等簡單要素。在建網站內容方面，根據比對其他高校檔案網站，結合自身特點，主要包括首頁、通知、業務指導、規章制度、利用指南、友情鏈接、信息服務、系統門戶等8個一級目錄。此外，還可依據各校情況，增加圖片展示區、館內外互動區、征集捐獻區等諸多模塊。

（三）資源服務項目單一。

據調查范圍內各高職院校的檔案網絡內容顯示，均不能提供更豐富的網絡，只能以網頁形式公布聯系方式，更出于館室檔案安全性的考慮，在網站建設上使很多館藏內容不能更好地被利用，缺少與利用者的交流互動，限制利用者從網絡獲取信息資源。如何更好地利用檔案網站獲取學生畢業信息等，提高檔案利用效率，簡便用戶獲取檔案資源模式，已促使檔案網站建設工作提速加勁。

二、存在的問題

（一）意識不強。

通過同其他高校尤其是雙一流本科各高校檔案網站的對比，雙高院校中檔案網站建設不充分的原因，主要是在院校自上而下從領導層開始，對于檔案工作認識不夠，重視歸集、管理，往往忽視最有價值的檔案利用環節，使很多檔案處于半封閉的狀態，導致檔案的利用率偏低，更沒有將能夠實現作為辦公平臺、宣傳教育陣地、服務交互網絡的檔案網站建設工作提升到學校層面運作，影響各校檔案網站建設。

（二）建設不及時。

信息化時代，5G網絡進入工作生活的各個領域，“互聯網+”的持續推進，紙質載體的傳統檔案數字化和電子文件、檔案發展迅猛，檔案管理工作需要從實體管理逐漸轉向信息化、網絡化管理。因此，有必要加強檔案信息化建設，特別是明確電子檔案的地位和作用。通過調查，截至目前雙一流的各高校大多數均建設獨立的檔案網站滿足信息時代的需要，而作為高教發展的另一領域，雙高院校沒有及時跟進此項建設。

（三）積淀不足。

高職院校大多建立于改革開放后，缺少一定的歷史積淀。各校建立的檔案網站除了與該校硬件綜合實力相關外，還與歷史文化底蘊的軟實力有關。歷史積淀深厚、人文氛圍濃厚的高職院校館藏相對豐富，利用價值大的檔案較多，故而對檔案工作比較重視，也樂于投入檔案網站建設中。

（四）孤島效應。

所調查的大部分檔案網站目前大多以各部門網站的下級子目錄網頁形式存在，因此內容信息往往呈現固態化：一是不能滿足用戶與檔案管理部門的互動;二是不能提供檔案編研的成果、部門動態的報道、學術發展的前沿信息;三是點點存在，沒有成片成面，信息固鎖，不能與同類、近類網站有機聯系和相關鏈接，缺乏一個權威責任部門主導的高職院校檔案綜合網站統籌信息資源，整合共享網絡。

三、建設對策

（一）做好設計規劃、明確標準職責。

2020年6月20日修改后的檔案法明確了檔案信息化建設的地位和重要性，保障電子檔案、傳統載體檔案數字化成果等檔案數字資源的安全保存和有效利用，同時要求檔案館不斷完善利用規則，創新服務形式，強化服務功能，提高服務水平。其中建設檔案網站平臺就是有效利用的重要手段之一，也是宣傳檔案工作的陣地，是利用檔案資源的平臺。作為雙高建設的宣傳窗口，應當在網站建設前，就做好設計規劃、明確職責等工作：提高領導層對檔案網站建設的認識程度，使院校決策層明確意識到檔案網站建設對于建設國家和服務社會的重要意義，能夠在校園網絡建設的總體設計中完善檔案網站建設，用與雙高建設同頻同步的思路、模式、做法進行前期規劃;做好檔案網站的建設工作，應當明確崗位分工與職責，有效推進檔案網站建設工作。即在國家沒有制定標準規范前，可約請專家論證調研，制定網站建設標準，應專人專務專責，負責網站的運行和相關技術支持。

（二）加強業務建設，促進資源整合。

第一，在基礎工作中，著力完善各種載體及形式檔案（尤其是電子檔案）的收征建設，并將之數字化積淀館室內涵，通過對館室檔案進行數字化掃描，建設更豐富、優化的數據資源。第二，高職院校檔案網站建設的中心在于信息資源整合，加強檔案館室與其他相關機構的守正、創新、合作，整合圖、情、檔案的信息資源，擴大收集范圍。此外，高職院校檔案館室可與校辦、信息中心、網管中心等聯合，使用串聯網絡門戶，接力增效，通過整合資源信息，滿足校內外各界用戶的多重需求。第三，建立平臺互通，站在雙高建設的高度，通過鏈接模塊連接國家、省市檔案管理機構、博物館、圖書館、美術館、其他院校檔案管理、高職高專等網站，提高網絡利用的便捷性。

（三）創新特色板塊，提升服務效率。

創建特色板塊，就要突出院校自身及檔案館室獨有內容，宣傳院校歷史文化精髓，還需在頂層設計時注重檔案數字化、信息化的特色，切實掌握現有科技手段，除設置基本板塊——館室概況、工作職責、人員分工、聯系方式、檢索查詢、法規政策、業務指導、通知公告、問詢答疑等板塊外，還可結合校史館建設，單建一板塊，運用3D模式展現院校特色——師生作品、校園景觀等子欄目，達到良好的視覺效果;在數字化成熟單位可增設檔案展覽模塊，將館室內可開放資源利用最大化，增加檔案展覽板塊，在網站上展示可開放的檔案資源，提高院校影響力;增設視頻點播板塊，播放具有教育意義的校內宣傳片等，實現校內信息資源的優化整合;設置檔案征集板塊，征集相關歷史檔案，完善館室檔案資源建設，為學校檔案及校史建設工作積累素材;協調配置檔案管理系統，將其與網站掛接，形成專兼職檔案工作中信息檢索的綠色通道;安排預留板塊設置，為網站日后的提升、擴容提供對應設置區域。要注意及時更新網上檔案信息——不論是館藏檔案信息，還是工作事務類、服務類信息都要及時補充、公布、更新，保持新鮮活力，牢牢吸引用戶的注意力。在基礎的問詢答疑互動板塊中，及時反饋用戶和利用者的相關建議、意見、問題，問有所答，力爭解決利用者和用戶的實際問題，達到檔案服務利用的目的。

四、結語

“雙高計劃”對高職院校教育發展提出了新的標準，旨在加強學校內涵建設。本文分析其對檔案部門提出的新的工作要求，同時結合檔案管理工作在推進“雙高計劃”中的作用及高職院校檔案管理現狀，進一步梳理出檔案創新管理路徑研究思路，提出“雙高計劃”背景下高校檔案部門加強頂層設計、構建制度體系、建立特色板塊、推進高水平專業建設、用好育人資源、加強數據治理、提高信息服務能力等新思路。

參考文獻：

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