檔案信息化建設與檔案管理的思考

李佳偉

摘要：隨著社會的發展和我國改革開放的不斷深入，信息化時代的步伐正在逐漸的推進，各行各業在發展的過程當中都開始應用信息化的方式來進行管理，相較于傳統的管理方式來說采用信息化管理不單單能夠讓檔案管理變得更加精細，更重要的是能夠讓管理工作變得更加高效簡潔。因此本文將主要對我國的檔案信息化建設和檔案管理展開相應論述。

關鍵詞：檔案;信息化建設;檔案管理;思考;

正文：就目前現階段來看，檔案信息化建設是檔案管理中的一種重要的管理模式，并且這也是現階段我國社會未來發展的主要趨勢之一。近些年來隨著社會的發展和不斷地進步，我國在檔案管理的過程當中也取得了一定突破性的進展，就現階段而言，我國在發展的過程當中不斷地引入了一些先進的管理設備和技術，方便對整體的管理效果起到一定的提升作用。并且檔案信息化建設和管理能夠讓檔案資源共享具有非常重要的意義，但是就目前的現狀來看，在實際工作開展的過程當中仍然存在這一定的問題，這就需要相關的工作人員能夠不斷地加強這方面的研究，積極的采取相應的措施來避免問題的出現，才能夠更好的讓檔案信息化建設更好的進行下去。

一、檔案信息化建設的基本內容

相對來說檔案的信息化建設所包含的內容是非常豐富的，單單從廣義的角度來看的話，檔案信息化管理工作設計的領域包含多個方面，如果將這些內容和信息進行一定的融合和整理，包含了許多的經濟信息，文化信息以及社會信息等等一些方面，如果將這些內容有效的整合在一起能夠讓資源共享的作用凸顯出來。其次從狹義方面來看的話，檔案信息化管理往往針對的是內部的資料進行適當的信息化建設和整理。采用現代化的設備和技術能夠讓這些內容實現更加良好的融合和整理，并且將這些信息作為主要的內容來進行歸納處理，方便接下來在應用的過程當中為社會大眾提供更加良好的服務，檔案信息化建設和檔案管理具有非常重要的作用，并且還能夠為信息的利用提供更加廣闊的平臺。因此可以看出檔案信息化建設的基本內容就是這些方面，只有將這些基本內容把握住才能夠更好的為社會的信息建設而服務。

二、檔案信息化建設存在的問題

2.1數據異構性

檔案信息在整理和管控的過程當中往往存在著一定的異構性，如果不能夠對這些內容和異構性進行有效的把握的話往往會導致各種個樣不同的數據在處理的過程當中出現各種各樣的問題，相對于整體工作效率的提升來說具有非常嚴重的負面影響。因此可以看出如果不能夠對這些數據異構性進行合理的處理的話往往就會導致在對檔案進行整理的過程當中出現各種各樣的問題。

2.2分散性強

檔案館往往是信息資源的直接擁有者，每天需要對大量的信息進行處理，讓后再利用相關的設備對這些內容進行一個科學合理的劃分，蔥兒才能夠從最大程度上發揮出信息的價值。但是就目前現階段來看，信息內容往往來源于不同的部門和單位，因此這就讓信息的分散性較強，只有不斷地去深入的挖掘信息才能夠讓檔案的價值得到發揮，同時這也是現階段所面臨的主要問題之一。通常在對檔案價值判斷的過程當中往往存在著一定的主觀意識，但是同時也需要從客觀角度來進行價值大小的判斷，就目前的現狀來看判斷方式難免會存在著一定的矛盾點，從而也會導致信息的價值難以得到充分的挖掘。因此可以看出現階段由于檔案信息化建設中所存在的問題在分散性強方面也有一定的體現。

三、檔案信息化建設和檔案管理的建議

3.1提升檔案管理人員的根本素質

檔案管理人員是檔案信息最直接的接觸者，他們的素質也將直接影響檔案信息的效果。在檔案管理人員整體素質較低的情況下，不能正常回答長期咨詢的問題，也不能利用網絡計算機對檔案進行科學管理。因此，在現階段的第一階段，必須注意保持檔案管理人員的素質，提高業務素質。檔案管理必須明確工作的意義和重要性，注重群眾服務，時刻做好自身定位，打破傳統思維的界限，積極擁抱優秀的管理精髓。只有不斷提高自身素質，才能為檔案管理的進一步發展提供可靠的保障。因此，檔案館還應建立常態化的教育機制，為管理者提供學習的機會，使他們不斷改進工作。就目前的現狀來看為了能夠讓檔案信息化建設工作得到更好的進行，這就需要相關的工作人員和領導部門要不斷的加強這方面的重視程度，將提升管理工作人員的根本素質作為主要的目的，通過這樣的方式來進行改革和創新，確保檔案信息化管理能夠得到正常的進行。

3. 2加強檔案信息化管理

在檔案信息管理過程中，要提前全面了解相關工作流程和內容，始終保持認真的工作態度。在計算機化的設計中，必須根據當前的社會形勢和需要進行規劃和制定。在檔案管理網絡平臺框架內，充分發揮網絡的可擴展性和靈活性，根據公司實際需要擴展相應功能，并定期更新軟件，使檔案管理工作適應社會發展的需要，為檔案工作提供信息。同時，要積極轉變信息檔案管理的管理模式。不同的管理模式效果不同，因此有必要根據檔案館的實際情況進行綜合分析，尋找合適的管理模式，推進信息化管理，以最大限度地發揮其影響。并且通過這樣的方式也能夠讓檔案信息化管理的程度得到更好的提升。檔案室的資料檔案還可以根據檔案的時間來排列也可以按照一定的相關要求去進行分類，從而來保證檔案室內的檔案可以做到分的準、分的細、分的精，從而保證以能夠更好的對檔案進行最大程度上的保存。檔案信息記錄人員對于退役士兵的檔案信息應該盡可能的保證對這些信息記錄的工整清晰，對于一些存放年代久遠保存時間過長的軍人檔案資料，它們難免的會出現破損腐蝕的現象這時工作人員就應該及時的對這些資料進行修復補救最大程度上的修復這些陳年資料，對于一些已經看不清的檔案應該進行備份確認，從而來保證所存檔案的完整。除了這些，還要對所有的資料進行編號存放，把編號粘貼在檔案袋上面，從而方便所需要時可以方便的查閱所需要查看的資料。同時，存放檔案的相關部門還需要盡可能的使用職能的手段，不斷地刷新檔案的內容，讓檔案資料動態化。

3.3完善技術支持和資金保障

管理技術的運用是促進正常管理的關鍵，充足的資源是使用先進設備的關鍵。因此，在檔案信息化建設過程中，應積極運用科學技術和資源，為檔案信息化建設提供更多的保障。為了保證信息系統的正常運行，必須繼續保證檔案資源的可靠性和安全性。為此，一方面要不斷優化基礎設備，把信息建設資源納入日常財政支出。另一方面，要進一步更新信息系統的軟硬件，以促進檔案信息化在一個相對完善的環境中發展。這是我國檔案信息建設和管理的一個重要發展方向，是檔案信息建設效益的最大化。因此可以看出沒有資金的支持就難以讓信息化建設更好的進行下去，缺乏資金的支持難以維持檔案信息化管理的正常建設，只有這樣才能夠讓資金充足才能夠讓技術得到充分的補充。

結束語：總而言之，為了能夠讓檔案管理的信息化程度得以不斷的提升，這就需要相關的工作人員能夠不斷地加強這方面的研究，加大資金的投入，提高信息化水平。同時在對檔案信息進行管理的過程當中也要牢牢地把握住存在的分散性強，以及數據異構性的這兩個特點，避免出現的問題，從而才能夠讓檔案信息化管理得到更好的發展。

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