國企電子檔案歸檔管理存在的問題及對策

鐘仕翰

【摘 要】電子檔案在數據存儲、調用、共享等方面，具有傳統紙質檔案所不可比擬的優勢。當前，國企電子檔案的歸檔工作還存在管理制度不完善、文檔規范性不足、國企管理者和員工重視程度不足及相關技術保護難度較大等問題。針對上述存在的問題，國有企業應完善電子檔案歸檔工作的執行標準、規范電子檔案存儲格式、增強電子檔案歸檔管理工作的技術水平，并做好檔案管理人員培訓工作，以優化國企電子檔案歸檔管理。

【關鍵詞】國企；電子檔案；歸檔管理；執行標準

近些年，隨著計算機、互聯網和電子信息技術的飛速發展，越來越多的企業開始構建電子檔案管理系統[1]。電子檔案以計算機、硬盤、數據庫等為載體，將企業傳統的紙質檔案電子化處理，不僅易于文件的保存，在數據存取、調用、修改過程中，也能給檔案管理者帶來更多的便捷性和安全性。國企是國民經濟的支柱和中堅，在社會經濟發展中發揮著舉足輕重的作用，因此國企的檔案管理和數據安全事關重大。但目前在國企電子檔案的管理過程中還存在一些問題，影響著電子檔案系統效率。本文針對電子檔案管理現存問題，提出有針對性的對策和解決方案。

一、電子檔案的屬性

從使用優勢的角度來看，電子檔案具有易存儲、易調用、易修改等優點，給檔案管理人員帶來更多的使用便捷性，提高了辦公效率。此外，電子檔案能夠供多個用戶端同時使用和查找，滿足了多人共同使用的要求，且在檔案資源的傳輸、共享方面也具有一定的優勢[2]。

從使用的問題角度來看，電子檔案對于資源設備和系統軟件的要求較高，前期需要進行數額較大的資金投入。此外，由于網絡的安全性問題，電子檔案存在被惡意破壞和篡改的可能，也存在發生系統數據丟失的風險。且目前針對電子檔案管理，沒有明確和完善的法律法規保障，因此，其使用規范性有待提升。

二、國企電子檔案歸檔管理存在的問題

（一）現行管理制度不完善、不健全

大多數國企管理者對檔案歸檔管理方式的轉換工作缺乏足夠的重視，也鮮有系統性的規劃及制度體系，更沒有設定專門的部門處理電子檔案歸檔管理工作。這些因素導致國企電子檔案歸檔管理工作較為隨意和無序，存在一定的管理風險。此外，目前國家也沒有出臺相關的準則和指導文件，也沒有相對權威的行業管理標準，這些內、外部因素造成了國企電子檔案歸檔管理工作規范性亟待提高的現狀。

（二）數據存檔管理的規范性有待加強

一方面，由于一些國企的信息化程度有限，在檔案存檔過程中統一文件格式具有較大的難度，因此，一些國企在電子檔案歸檔時，沒有采用統一的數據存儲格式，給后續的數據采集、轉換、存儲及調取使用帶來了很大的困擾。另一方面，部分國企在數據歸檔時沒有對基礎的元數據做規范管理，也沒有對核心的元數據重新定義。元數據包括原始檔案數據的文本格式、聲音格式、圖像格式、視頻格式等，如果確定了文檔的基礎元數據，檔案數據管理的規范性將得到顯著增強。

（三）對電子檔案歸檔工作重視不足

國企一些部門的主管和員工對電子檔案的歸檔管理工作重視不足。（1）國企的一些職能部門，如財務部，其本身就有一套適合本部門使用的軟件，在整個國企范圍內實行電子檔案歸檔管理工作，一部分員工會認為工作量增加了，從而產生一定的抵觸情緒[3]；（2）國企的部分科室在檔案歸檔管理工作過程中，存在責任人落實不明確，工作分配不合理，缺乏相應的績效考核等問題，導致電子檔案的管理工作很難持續推進；（3）一些國企部門缺乏電子檔案歸檔管理所必需的硬件設備及相關軟件，客觀上制約了國企檔案歸檔管理工作的開展。

（四）電子檔案歸檔管理的技術還不成熟

電子檔案的歸檔管理以計算機科學技術、網絡技術、大數據技術等為基礎，其中電子檔案的存儲和保護是歸檔管理的核心環節之一。電子檔案的存儲對存儲芯片的質量和存儲環境等都有較高的要求，但目前電子檔案存儲載體的性能不穩定，使用壽命較短，一旦存儲芯片損壞還容易導致國企部分關鍵數據的丟失。存儲技術相對落后及存儲芯片的質量、耐用性問題，是制約電子檔案歸檔管理的一個重要因素。

三、國企電子檔案歸檔管理的對策

（一）逐步完善國企電子檔案歸檔工作的執行標準

國企電子檔案的元數據包含了文本、圖片、視頻、音頻等多種形式，因此，必須制定一套標準化的行業歸檔制度體系，并在此基礎上與本企業的電子檔案數據采集、歸檔整理、統計保存等業務相結合，推進國企數字檔案歸檔工作的穩步開展。同時，在國企實際的電子檔案歸檔工作中，要嚴格執行相關標準，選擇與國企相適應的電子檔案歸檔方式，并定期做好歸檔系統軟件硬件的維護工作[4]。

（二）規范檔案歸檔范圍，統一電子文檔存儲格式

國企的電子文檔歸檔范圍覆蓋了結構化數據、半結構化數據和非結構化數據，因此在歸檔前應區分相應的元數據，將目標數據與背景信息、文件格式等統一歸檔，便于電子文檔后續的存儲和使用。電子檔案的歸檔工作應根據電子檔案的存儲格式來確定，具體包括PDF版式文件、JPG文件、AVI文件、TIFF無損文件等，在歸檔前按照企業的數據文件執行標準，將專用格式統一轉換為通用格式，系統會自動檢測格式轉換是否正確，并自動標記轉換失敗的格式，提示用戶進行重新轉換和歸檔。

（三）增強電子檔案歸檔管理自動化水平和安全性

電子檔案歸檔管理對數據的存儲技術和保護技術均提出了更高的要求，從技術管理的角度來看，國企應加大技術投入并聘請優秀的技術管理人員，提高國企的技術實力。電子檔案要求同時滿足多個客戶端數據查詢和數據提取的要求，客觀上要求電子檔案系統具備較高的工作效率和安全性。在電子檔案歸檔管理業務中，可采取分級控制的策略，以增強系統的安全性。同時，可要求登錄系統的人員使用專門認證，以避免來自網絡的各種威脅。

（四）加強對電子檔案歸檔管理人員的業務培訓

國企電子檔案的歸檔工作最終要由檔案管理人員完成，但現階段，部分國企電子檔案歸檔工作的操作者專業性不強。因此，國企應針對檔案管理人員的現狀，采取業務培訓、繼續教育和績效考核等方式，提升電子檔案歸檔管理人員的綜合素質和業務能力[5]。同時，還應做好電子檔案歸檔管理人才培養和人才招募工作，為國企做好檔案管理工作儲備人才。此外，針對國企中存在的管理層和企業員工對電子檔案歸檔工作重視不足問題，可以通過宣傳、教育及檔案管理知識的普及，提升國企管理者和國企員工對檔案管理工作的重視程度。

四、結論

加強國企電子檔案的歸檔工作，不僅符合國家檔案資源體系建設的基本要求，還有助于國企構建完善的信息資產，降低經營和管理中的各項成本支出。國企在推進電子檔案歸檔工作中，需要重點解決標準制定、文件格式的規范管理、技術引入和檔案管理員工培訓等問題，以促進電子檔案歸檔工作的規范化、標準化與科學化。

參考文獻：

[1]劉俊，彭蒙蒙.企業電子文件歸檔和電子檔案管理的啟示[J].中國檔案，2019（02）：64-65.

[2]周游.檔案管理中的電子檔案管理探析[J].經濟學，2020（04）：155-156.

[3]林慕嬋，梁鳴.“互聯網+”環境下高校數字檔案資源共享平臺建設——以華南農業大學為例[J].中國檔案，2020（02）：55-58.

[4]詹逸珂.數字人文項目前端歷史檔案資源眾包探析：特征，風險及其控制[J].山西檔案，2020（02）：77-84.

[5]朱春燕.強化檔案規范管理推動企業轉型發展[J].檔案與建設，2019（10）：65-66.