國(guó)企電子檔案歸檔管理存在的問題及對(duì)策

鐘仕翰

【摘 要】電子檔案在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、調(diào)用、共享等方面，具有傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所不可比擬的優(yōu)勢(shì)。當(dāng)前，國(guó)企電子檔案的歸檔工作還存在管理制度不完善、文檔規(guī)范性不足、國(guó)企管理者和員工重視程度不足及相關(guān)技術(shù)保護(hù)難度較大等問題。針對(duì)上述存在的問題，國(guó)有企業(yè)應(yīng)完善電子檔案歸檔工作的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范電子檔案存儲(chǔ)格式、增強(qiáng)電子檔案歸檔管理工作的技術(shù)水平，并做好檔案管理人員培訓(xùn)工作，以優(yōu)化國(guó)企電子檔案歸檔管理。

【關(guān)鍵詞】國(guó)企；電子檔案；歸檔管理；執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)

近些年，隨著計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)和電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，越來越多的企業(yè)開始構(gòu)建電子檔案管理系統(tǒng)[1]。電子檔案以計(jì)算機(jī)、硬盤、數(shù)據(jù)庫(kù)等為載體，將企業(yè)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案電子化處理，不僅易于文件的保存，在數(shù)據(jù)存取、調(diào)用、修改過程中，也能給檔案管理者帶來更多的便捷性和安全性。國(guó)企是國(guó)民經(jīng)濟(jì)的支柱和中堅(jiān)，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮著舉足輕重的作用，因此國(guó)企的檔案管理和數(shù)據(jù)安全事關(guān)重大。但目前在國(guó)企電子檔案的管理過程中還存在一些問題，影響著電子檔案系統(tǒng)效率。本文針對(duì)電子檔案管理現(xiàn)存問題，提出有針對(duì)性的對(duì)策和解決方案。

一、電子檔案的屬性

從使用優(yōu)勢(shì)的角度來看，電子檔案具有易存儲(chǔ)、易調(diào)用、易修改等優(yōu)點(diǎn)，給檔案管理人員帶來更多的使用便捷性，提高了辦公效率。此外，電子檔案能夠供多個(gè)用戶端同時(shí)使用和查找，滿足了多人共同使用的要求，且在檔案資源的傳輸、共享方面也具有一定的優(yōu)勢(shì)[2]。

從使用的問題角度來看，電子檔案對(duì)于資源設(shè)備和系統(tǒng)軟件的要求較高，前期需要進(jìn)行數(shù)額較大的資金投入。此外，由于網(wǎng)絡(luò)的安全性問題，電子檔案存在被惡意破壞和篡改的可能，也存在發(fā)生系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)。且目前針對(duì)電子檔案管理，沒有明確和完善的法律法規(guī)保障，因此，其使用規(guī)范性有待提升。

二、國(guó)企電子檔案歸檔管理存在的問題

（一）現(xiàn)行管理制度不完善、不健全

大多數(shù)國(guó)企管理者對(duì)檔案歸檔管理方式的轉(zhuǎn)換工作缺乏足夠的重視，也鮮有系統(tǒng)性的規(guī)劃及制度體系，更沒有設(shè)定專門的部門處理電子檔案歸檔管理工作。這些因素導(dǎo)致國(guó)企電子檔案歸檔管理工作較為隨意和無序，存在一定的管理風(fēng)險(xiǎn)。此外，目前國(guó)家也沒有出臺(tái)相關(guān)的準(zhǔn)則和指導(dǎo)文件，也沒有相對(duì)權(quán)威的行業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)，這些內(nèi)、外部因素造成了國(guó)企電子檔案歸檔管理工作規(guī)范性亟待提高的現(xiàn)狀。

（二）數(shù)據(jù)存檔管理的規(guī)范性有待加強(qiáng)

一方面，由于一些國(guó)企的信息化程度有限，在檔案存檔過程中統(tǒng)一文件格式具有較大的難度，因此，一些國(guó)企在電子檔案歸檔時(shí)，沒有采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)格式，給后續(xù)的數(shù)據(jù)采集、轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)及調(diào)取使用帶來了很大的困擾。另一方面，部分國(guó)企在數(shù)據(jù)歸檔時(shí)沒有對(duì)基礎(chǔ)的元數(shù)據(jù)做規(guī)范管理，也沒有對(duì)核心的元數(shù)據(jù)重新定義。元數(shù)據(jù)包括原始檔案數(shù)據(jù)的文本格式、聲音格式、圖像格式、視頻格式等，如果確定了文檔的基礎(chǔ)元數(shù)據(jù)，檔案數(shù)據(jù)管理的規(guī)范性將得到顯著增強(qiáng)。

（三）對(duì)電子檔案歸檔工作重視不足

國(guó)企一些部門的主管和員工對(duì)電子檔案的歸檔管理工作重視不足。（1）國(guó)企的一些職能部門，如財(cái)務(wù)部，其本身就有一套適合本部門使用的軟件，在整個(gè)國(guó)企范圍內(nèi)實(shí)行電子檔案歸檔管理工作，一部分員工會(huì)認(rèn)為工作量增加了，從而產(chǎn)生一定的抵觸情緒[3]；（2）國(guó)企的部分科室在檔案歸檔管理工作過程中，存在責(zé)任人落實(shí)不明確，工作分配不合理，缺乏相應(yīng)的績(jī)效考核等問題，導(dǎo)致電子檔案的管理工作很難持續(xù)推進(jìn)；（3）一些國(guó)企部門缺乏電子檔案歸檔管理所必需的硬件設(shè)備及相關(guān)軟件，客觀上制約了國(guó)企檔案歸檔管理工作的開展。

（四）電子檔案歸檔管理的技術(shù)還不成熟

電子檔案的歸檔管理以計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等為基礎(chǔ)，其中電子檔案的存儲(chǔ)和保護(hù)是歸檔管理的核心環(huán)節(jié)之一。電子檔案的存儲(chǔ)對(duì)存儲(chǔ)芯片的質(zhì)量和存儲(chǔ)環(huán)境等都有較高的要求，但目前電子檔案存儲(chǔ)載體的性能不穩(wěn)定，使用壽命較短，一旦存儲(chǔ)芯片損壞還容易導(dǎo)致國(guó)企部分關(guān)鍵數(shù)據(jù)的丟失。存儲(chǔ)技術(shù)相對(duì)落后及存儲(chǔ)芯片的質(zhì)量、耐用性問題，是制約電子檔案歸檔管理的一個(gè)重要因素。

三、國(guó)企電子檔案歸檔管理的對(duì)策

（一）逐步完善國(guó)企電子檔案歸檔工作的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)

國(guó)企電子檔案的元數(shù)據(jù)包含了文本、圖片、視頻、音頻等多種形式，因此，必須制定一套標(biāo)準(zhǔn)化的行業(yè)歸檔制度體系，并在此基礎(chǔ)上與本企業(yè)的電子檔案數(shù)據(jù)采集、歸檔整理、統(tǒng)計(jì)保存等業(yè)務(wù)相結(jié)合，推進(jìn)國(guó)企數(shù)字檔案歸檔工作的穩(wěn)步開展。同時(shí)，在國(guó)企實(shí)際的電子檔案歸檔工作中，要嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，選擇與國(guó)企相適應(yīng)的電子檔案歸檔方式，并定期做好歸檔系統(tǒng)軟件硬件的維護(hù)工作[4]。

（二）規(guī)范檔案歸檔范圍，統(tǒng)一電子文檔存儲(chǔ)格式

國(guó)企的電子文檔歸檔范圍覆蓋了結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，因此在歸檔前應(yīng)區(qū)分相應(yīng)的元數(shù)據(jù)，將目標(biāo)數(shù)據(jù)與背景信息、文件格式等統(tǒng)一歸檔，便于電子文檔后續(xù)的存儲(chǔ)和使用。電子檔案的歸檔工作應(yīng)根據(jù)電子檔案的存儲(chǔ)格式來確定，具體包括PDF版式文件、JPG文件、AVI文件、TIFF無損文件等，在歸檔前按照企業(yè)的數(shù)據(jù)文件執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，將專用格式統(tǒng)一轉(zhuǎn)換為通用格式，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)檢測(cè)格式轉(zhuǎn)換是否正確，并自動(dòng)標(biāo)記轉(zhuǎn)換失敗的格式，提示用戶進(jìn)行重新轉(zhuǎn)換和歸檔。

（三）增強(qiáng)電子檔案歸檔管理自動(dòng)化水平和安全性

電子檔案歸檔管理對(duì)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)技術(shù)和保護(hù)技術(shù)均提出了更高的要求，從技術(shù)管理的角度來看，國(guó)企應(yīng)加大技術(shù)投入并聘請(qǐng)優(yōu)秀的技術(shù)管理人員，提高國(guó)企的技術(shù)實(shí)力。電子檔案要求同時(shí)滿足多個(gè)客戶端數(shù)據(jù)查詢和數(shù)據(jù)提取的要求，客觀上要求電子檔案系統(tǒng)具備較高的工作效率和安全性。在電子檔案歸檔管理業(yè)務(wù)中，可采取分級(jí)控制的策略，以增強(qiáng)系統(tǒng)的安全性。同時(shí)，可要求登錄系統(tǒng)的人員使用專門認(rèn)證，以避免來自網(wǎng)絡(luò)的各種威脅。

（四）加強(qiáng)對(duì)電子檔案歸檔管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

國(guó)企電子檔案的歸檔工作最終要由檔案管理人員完成，但現(xiàn)階段，部分國(guó)企電子檔案歸檔工作的操作者專業(yè)性不強(qiáng)。因此，國(guó)企應(yīng)針對(duì)檔案管理人員的現(xiàn)狀，采取業(yè)務(wù)培訓(xùn)、繼續(xù)教育和績(jī)效考核等方式，提升電子檔案歸檔管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力[5]。同時(shí)，還應(yīng)做好電子檔案歸檔管理人才培養(yǎng)和人才招募工作，為國(guó)企做好檔案管理工作儲(chǔ)備人才。此外，針對(duì)國(guó)企中存在的管理層和企業(yè)員工對(duì)電子檔案歸檔工作重視不足問題，可以通過宣傳、教育及檔案管理知識(shí)的普及，提升國(guó)企管理者和國(guó)企員工對(duì)檔案管理工作的重視程度。

四、結(jié)論

加強(qiáng)國(guó)企電子檔案的歸檔工作，不僅符合國(guó)家檔案資源體系建設(shè)的基本要求，還有助于國(guó)企構(gòu)建完善的信息資產(chǎn)，降低經(jīng)營(yíng)和管理中的各項(xiàng)成本支出。國(guó)企在推進(jìn)電子檔案歸檔工作中，需要重點(diǎn)解決標(biāo)準(zhǔn)制定、文件格式的規(guī)范管理、技術(shù)引入和檔案管理員工培訓(xùn)等問題，以促進(jìn)電子檔案歸檔工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與科學(xué)化。

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