婦幼保健機構檔案信息化管理建設研究

周妮

[摘 要] 為了提升婦幼保健機構檔案管理水平，文章對婦幼保健類檔案信息化管理建設進行研究，首先闡述了婦幼保健機構檔案管理的特點和信息化管理建設的意義，然后介紹了婦幼保健機構檔案信息化管理問題，最后提出了加大經費投入、提升設備條件、創新管理理念、強化人員認識、注重引進和提升檔案管理人員、注重婦幼保健類檔案安全性設置、創建檔案信息化管理建設標準的建設策略，希望給相關人員提供一些參考。

[關鍵詞] 婦幼保健;檔案;信息化管理建設

中圖分類號：F274? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ?文章編號：1674-1722（2021）16-0068-03

婦幼保健類檔案和人們的健康生活密切相關。在信息化時代下，檔案管理應順應時代發展，具備智能化、信息化的特點。婦幼保健機構檔案管理的信息化管理建設，對于查閱、存檔等工作均具有較為積極的意義，并實現了醫療經驗共享。但是，在實際建設中，由于受到多種因素影響而出現檔案信息泄漏等諸多問題。因此，婦幼保健機構需要結合實際情況，深入分析當下信息化管理建設的問題，制定針對性建設措施，從根本上提高檔案信息化管理水平，提升婦幼保健工作的服務質量。

一、婦幼保健機構檔案管理特點

（一）專業性

婦幼保健類檔案，是在婦幼保健工作中形成的信息資料，專業性相對較強，具有重要的保存價值。該項工作有助于婦幼保健事業發展、專業實踐總結、傳承與保護[1]。從大的方面來講，婦幼保健類檔案可分為三種類型：兒童保健類、婦女保健類和單位自身管理中產生的資料。從小的方面來講，婦幼保健類檔案可以分為：婚檢檔案、體檢檔案、新篩檔案、疫苗接種檔案等，專業性相對較強。

（二）連續性

婦幼保健機構，與人民群眾健康和安全密切相關，屬于業務型工作，具有較強連續性。例如，疫苗接種檔案是兒童保健類檔案中的重要組成部分，該類檔案涉及新生兒出生、嬰幼兒、兒童等年齡段，年齡跨度相對較大，接種周期相對較長，在該過程中生成的疫苗接種資料，都要進行收集和歸檔，這樣才可以形成完整的檔案[2]。從中可以看出，婦幼保健檔案具有連續性特點，這給檔案資料的收集工作、整理工作、歸檔工作提出了更加嚴格的要求。

二、婦幼保健機構檔案管理信息化建設特點

在實際工作中，要想實現檔案信息化管理，需要以計算機網絡技術為基礎，尤其是現階段自動化辦公較為普遍。在該時代背景下，單位處于無紙化辦公狀態，在該過程中檔案載體形式更加多樣化，例如，紙質檔案、電子檔案、多媒體信息檔案等，這需要相關人員利用電子計算機等技術媒介，實現管理檔案信息內容[3]。近幾年，隨著電子傳輸技術的良好發展，檔案信息共享程度越來越高，這對檔案收集工作十分有利。利用網絡優勢，可以對檔案進行快速收集，形成電子檔案，保證工作效率，還可以有效整合檔案信息資源，進而豐富檔案信息庫。并且，在實際工作中，通過處理電子文件和檔案，可以對檔案管理進行全程化控制，在系統中便可以鑒定、分類、組卷、網上預約檔案信息等。此外，在信息化建設中，檔案服務非常便捷，工作人員能夠實時瀏覽檔案信息，還可以在權限允許情況下借閱檔案，通過電腦檢索實現快速查閱、下載檔案資料。

三、婦幼保健機構檔案信息化管理建設意義

現階段，婦幼保健機構檔案信息化管理，關系著婦幼保健事業的發展。尤其是在實施新醫改后，為了突出公共衛生事業的特點，創建和優化醫療保健制度，給人們提供更加經濟、安全、便利的醫療服務，有效保障了醫療保健服務水平。婦幼保健機構需要準確科學地管理和利用婦女兒童健康信息[4]。根據相關調查，當下我國婦幼保健管理工作已經呈現信息化特點，如搭建省市級婦幼信息管理平臺、開發婦幼保健信息管理系統，構筑全國婦幼衛生管理工作網等。基于此，婦幼保健機構要想獲得長遠發展，必須做好檔案信息管理工作，這是婦幼保健院檔案管理的必然發展趨勢。通過檔案信息化建設，可以在滿足社會發展需求的同時，提升檔案工作有效性。通過檔案信息化建設，促使信息資源配置更加科學合理，還可以促進婦幼保健工作的有序開展，進一步促進婦幼保健機構的改革。

此外，婦幼保健機構檔案信息化管理建設，能夠有效提升工作效率。在以往檔案管理工作中，歸檔工作較為煩瑣，并且歸檔后調取、使用檔案程序也較為復雜，導致工作效率較低。而通過信息化管理建設，工作人員僅需要在計算機中進行操作，便可以完成上述工作;并且在歸檔后，若想要調取檔案，只需要對電腦發出指令，便可以對檔案實施科學管理與配置，大幅提高了婦幼保健機構檔案工作效率[5]。同時，信息化管理建設豐富了檔案管理技術手段，可以利用數據庫分析、云計算、掃描查詢等技術，有效緩解了管理人員的壓力，生成了以視頻、音頻、圖片等為主的新型檔案，提高了檔案的真實性和準確性，促進了婦幼保健機構檔案管理的現代化發展。

四、婦幼保健機構檔案信息化管理建設問題

（一）資金力度不足，基礎條件不夠完善

我國的檔案信息化管理起步相對較晚，2012年相關法律才正式通過，有效規范了檔案管理工作。隨著我國信息化的不斷發展，國家越來越注重信息化檔案管理，但是與部分發達國家相比還存在較大差距。雖然現階段婦幼保健機均提倡自動化辦公，在單位內部創設有信息化平臺，然而由于資金投入力度不足，導致基礎設施建設不足，電子設備、數據庫軟件不夠齊全，非常不利于檔案信息化管理質量的提升。

（二）傳統檔案管理理論影響信息化建設

根據相關調查，現階段我國大部分婦幼保健院機構的工作人員，其中包括一些領導者，對于檔案信息化管理的看法都較為狹隘[6]。部分檔案管理人員過于注重保管檔案，而忽略了利用檔案，工作中安于現狀，不追求經濟效益與社會效益。在信息化時代背景下，出現了諸多新技術和新理念，導致檔案管理工作中出現一些新的問題和情況。傳統的檔案管理理論嚴重影響了檔案信息化建設發展。

（三）缺乏高水平、高素養檔案管理人員

隨著科學技術的不斷發展，檔案信息化管理的變革速度加快，也加快了傳統檔案管理模式和手段的變革速度，這給檔案管理人員提出了較高的要求，需要掌握先進的檔案管理理念和技術。然而，現階段婦幼保健機構檔案管理人員現狀并不能令人滿意。好的人才很難留住，高素質、高水平的人員不愿意從事該項工作，導致婦幼保健機構中從事檔案工作的專業人才較少，尤其是計算機專業人才，以至于在實際工作中由于操作水平不足、缺乏專業和系統的網絡知識，影響了檔案信息化管理的水平。

（四）檔案的保密工作和安全性有待加強

在信息時代背景下，網絡信息已經進入各個行業和領域，這給檔案保密和安全性工作帶來了較大的挑戰，主要體現在以下兩個方面：第一，缺乏檔案保密意識，在檔案網上隨意發布信息，甚至把檔案文件設置為開放狀態;第二，信息技術問題，如網絡安全漏洞、計算機病毒、惡意軟件等，也會威脅到檔案信息安全性。這兩個方面嚴重影響了檔案的保密工作和安全性，阻礙了檔案管理信息化建設[7]。

五、婦幼保健機構檔案信息化管理建設策略

（一）加大經費投入，提升設備條件

在實際工作中，要想有效提升檔案信息化管理建設水平，婦幼保健機構需要結合自身實際情況，適當地加大經費投入，配備相關設備，營造良好的工作環境。例如配備較好性能的服務器、計算機、路由器、刻錄機等硬件，提升設備條件。與此同時，婦幼保健機構可以創建專用的檔案信息化管理系統，引進先進的軟件，專門用來存儲、查詢、統計電子檔案。并且，婦幼保健機構可以向相關部門說明情況，申請資金，利用有償服務的形式，吸引優秀的人才，優化和改善員工福利，提升員工工作積極主動性。

（二）創新管理理念，強化人員認識

現階段，檔案信息化管理屬于基礎業務，是順應時代發展的產物。在以往的工作中，工作人員過于關注購置設施，忽略了社會服務理念，嚴重影響了婦幼保健機構服務能力的提升。因此，在實際工作中，檔案管理人員需要創新管理理念，堅持創新、開放的原則，提升檔案服務的便利性與快捷性。婦幼保健機構的檔案工作人員要積極主動宣傳，明確檔案信息化管理的意義和價值，始終堅持與時俱進、開拓創新的原則，接受和學習新思維和新方法。此外，工作人員要打破以往被動服務模式的束縛，有效提升服務水平，優化資源配置，利用信息化途徑，為全社會婦女兒童提供更好的服務[9]。

（三）注重引進和提升檔案管理人員

在實際工作中，檔案管理人員能力、素質的高低，與檔案管理信息化建設水平有著直接的聯系[8]。實際上，檔案資源的整理和利用是檔案管理信息化建設的重點。該項工作具有較強的專業性，需要檔案工作人員具有較強的專業水平和職業素養。首先，在引進檔案人員方面，可以適當地提升門檻，加強考核力度，考核內容側重于職業素養與專業能力，進而從源頭上提升檔案管理隊伍的整體水平。其次，在提升檔案人員業務水平方面，可以定期開展培訓教育活動，培訓內容側重于信息技術、檔案管理理論知識等。最后，還需要注重對檔案人員的工作精神、道德素質、社會責任感的培養，保證檔案人員的道德水平[10]。

（四）注重婦幼保健檔案安全性設置

婦幼保健類檔案內容主要是對日常工作進行記錄，屬于非物質財務，對醫療衛生、疾病預防等工作具有指導價值。因此，在實際工作中需要注重軟件的保密性[11]。首先，需要在技術方面提升安全性，如提升訪問密碼級別，增加數字簽名、印章等手段，保證婦幼保健信息安全性。其次，需要創建嚴格的規章制度，對工作人員的操作行為進行規范;創建安全保障體系，嚴格處分泄漏信息人員，以保證檔案信息的安全性。

（五）創建檔案信息化管理建設標準

婦幼保健機構應創建完善的管理標準，提升檔案信息化管理水平。不僅需要統籌規劃工作，保證工作標準規范，還需要有重點、有步驟、有計劃地開展工作，有理性地思考檔案管理信息化建設。因為檔案信息資源屬于信息化管理的基礎內容，因此，在檔案管理信息化建設中需要注重電子文件的管理。此外，有益且合理地補充與完善原本的檔案管理制度，提升檔案管理效率與科學性，進一步促進婦幼保健工作的發展[12]。

六、結語

總而言之，在新時代背景下，在婦幼保健機構中加強檔案信息化管理，不僅可以有效提升檔案管理水平，還可以提升婦幼保健機構服務水平，促進婦幼保健工作長期穩定發展。目前，由于受到多種因素影響，檔案信息化管理的建設效果不佳，嚴重阻礙了婦幼保健機構的發展。基于此，婦幼保健機構在檔案管理中，需要結合實際情況，深入分析當下信息化管理建設存在的問題，并對信息化管理體系進行有效完善，以保證工作效率和質量。

參考文獻：

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[12] 許克新.數據挖掘技術支持下的婦幼保健院檔案整合策略[J].黑龍江檔案，2020（01）：75-76.