淺談如何在新形勢下做好重大活動檔案的收集工作

楊琴

摘要：重大黨史活動中已經(jīng)形成的黨史檔案資料，真實地完整記錄了我國經(jīng)濟社會建設和特色社會主義發(fā)展過程中的重要黨史歷程及重大活動歷史文化面貌，是珍貴的現(xiàn)代信息技術資源和寶貴歷史文化財富。對于各級檔案行政管理部門來說，做好重大宣傳活動相關檔案的調(diào)查收集整理工作，困難、希望、挑戰(zhàn)與發(fā)展機遇同時并存。但是，各種因素的影響，重大活動檔案和突發(fā)事件檔案往往存在檔案分散保存，收集不全，歸檔不及時，忽略照片、音視頻及實物檔案的收集，以及整理不規(guī)范等問題。而重大活動和突發(fā)事件一般涉及部門多，產(chǎn)生的檔案也較多，要抓好檔案的收集管理工作，需要我們進一步建立健全機制，通過上級部門統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，各部門積極配合，檔案部門主動作為，形成齊抓共管的局面，才能有效解決檔案分散，資源不齊等問題。本文面對目前實際情況，擬就建立健全重大活動和突發(fā)事件檔案的收集管理機制提出初步建議。

關鍵詞：新形勢;檔案收集;重大活動

一、重大活動檔案所擁有的特質(zhì)

（一）重大社會活動歷史檔案中的歷史紀念價值高。首先，重大活動往往指的是一個國家地區(qū)或地方政府的急難險重準備工作，其中很多重大活動往往涉及地區(qū)政府的最高層、各行各業(yè)的高管、各領域?qū)W術界的重要領軍人物，所以已經(jīng)形成的活動資料往往是可保存性和價值較高。[1]其次，重大社會活動中所舉辦的重要成果往往都是能夠給一個地方社會經(jīng)濟發(fā)展帶來一定的社會改變，能夠真實性的反映一個地方的經(jīng)濟發(fā)展成長過程。再次，重大社會活動中的檔案管理能夠為以后繼續(xù)舉辦此類重大活動開展提供一定經(jīng)驗教訓參考和一定歷史發(fā)展依據(jù)。

（二）重大活動中的檔案資料形成相對較分散，收集的檔案資料不慎缺失或欠真實，檔案行政管理部門未及時介入重大活動。我國重大活動相關檔案管理工作一直實行統(tǒng)一組織領導、分級管理的工作原則，縣級以上黨委應當切實加強對重大活動相關檔案管理工作的組織領導，協(xié)調(diào)研究解決重大檔案管理工作過程中的重大疑難問題，建立健全同級檔案管理行政部門同步業(yè)務，部門直接參與重大管理活動的檔案工作協(xié)調(diào)機制并將重大活動相關檔案進行收集、整理和報送移交工作所需要的經(jīng)費總額列入有關部門年度預算。活動展期結束后相關資料的重新收集整理將會有一定難度。一般有的情況下重大宣傳活動都是需要在其下設一個組委會，組委會又可以分為幾個職能不同的各個工作小組，各一個小組中所需要涉及的成員單位不同，辦公室的地點設置可能也不是很集中，人員往往流動較大，在日常組織管理和各項工作的檢查督辦上就也會有一定的困難度，所以若要想將重大活動舉辦過程中可能產(chǎn)生的重大檔案資料收集齊全，更是難上加難。如部分主辦單位脫貧攻堅工作、疫情防控工作雖然開展得非常順利，但由于開展結束后檔案資料分散且難保管、檔案資料直接漏收、不能及時收集的現(xiàn)象比較普遍。檔案資料收集不完整、缺乏歸檔整理。

二、應對重大活動檔案收集工作的有效對策

（一）切實加強各級組織領導管理，建立健全重要檔案行政管理部門相關機制，主動參與管理日常活動和重要突發(fā)事件。一般活動涉及部門比較多，所組織形成的重要文件數(shù)量較大、類別繁多、載體多樣，收集難度較大。要抓好這項工作必須加強組織領導，由多個部門承辦并設立籌委會或組委會的重大活動和突發(fā)事件，將檔案主管部門納入重大活動和突發(fā)事件工作成員單位，以加強對重大活動和突發(fā)事件檔案收集管理工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。[1]通過采取事前積極準備，事中主動介入、事后跟蹤檢查的工作方式，全程派員參與重大政治活動和社會突發(fā)事件相關檔案的收集管理，從一個源頭上切實確保重大社會活動事件檔案的齊全與完整。同時，將重大專題活動的專項檔案，同組織征集整理工作會議一并，列入重大專項活動組織議題，同上升為承辦成員及單位各級領導干部重大會議討論重要內(nèi)容。在重大人事活動中，定期組織召開人事辦公會，總結和組織部署單位本階段各項工作。檔案資料收集管理部門一定要積極爭取重要專題會議的"一席之地"，爭取更大發(fā)言權，讓各級領導充分了解我們檔案收集工作的特殊重要性及其在我們整體檔案工作中不可或缺的重要地位，使我們的檔案工作成果得到廣泛認可和大力支持。

（二）切實加強重大政治活動文件檔案保護執(zhí)法管理力度。由于多種社會因素直接導致國家檔案行政管理部門不斷出現(xiàn)消極擾亂執(zhí)法、執(zhí)法不嚴，甚至出現(xiàn)違法責任追究解決不了的不良現(xiàn)象。為了切實做好重大宣傳活動有關檔案調(diào)查征集管理工作，我們必須堅決摒棄錯綜復雜的中國人情倫理觀念，不怕檔案得罪任何人，加強監(jiān)督執(zhí)法，對不高度重視重大宣傳活動有關檔案管理，造成重大有關活動檔案非法涂改、偽造、損毀、丟失，不按有關規(guī)定及時歸檔、移交有關檔案，擅自非法提供、抄錄、公布、銷毀重大宣傳活動有關檔案的以及有關檔案管理工作人員其他存在瀆職違法行為的有關單位或者個人切實依法及時做出決定限期責令改正、通報批評、行政處分、賠償經(jīng)濟損失，構成犯罪的依法追究直接刑事責任。[3]同時還要加強對檔案行政管理部門的執(zhí)法監(jiān)督，促進各級檔案行政管理部門執(zhí)法人員對檔案違法行為的嚴肅查處。執(zhí)法與行政監(jiān)督雙項職能同時展開，并有效預防和及時檢查糾正執(zhí)法中的錯誤，保證我國檔案事業(yè)執(zhí)法執(zhí)政行為公平、客觀、公正，促進我國檔案事業(yè)依法進行，有序發(fā)展。

三、結語

針對重大活動中重要檔案資料形成的各項基本特點和資料收集如何保持齊全完整的重大難點，應該從各級檔案行政管理部門必須提前組織介入和及時加強檔案監(jiān)督、指導，以及不斷提高各級地方人民政府或者重大活動組織承辦方等單位的重大事件檔案管理意識，從高度重視提高工作人員的素質(zhì)以及正確參與活動方式等多個方面角度著手，才能盡量做到保證重大活動中的檔案資料收集的齊全和完整。

參考文獻：

[1]李濤.建立健全機制進一步做好重大活動和突發(fā)事件檔案收集管理工作[J].云南檔案，2020（11）：38-39.

[2]劉堃.淺談如何在新形勢下做好重大活動檔案的收集工作[J].辦公室業(yè)務，2020（18）：49+78.

[3]于洋.做好重大活動檔案收集工作的對策[J].蘭臺內(nèi)外，2017（01）：54.