企業檔案管理存在的問題及創新思路分析

摘要：隨著社會經濟的水平不斷提升，企業檔案的管理越來越重要，因此各大企業對于檔案管理的要求也越來越高。鑒于此，本文以企業檔案管理為出發點，研究其中存在的種種問題，并對企業檔案的管理提出相應的創新思路，旨在提高企業檔案管理的質量。

關鍵詞：企業檔案管理;問題分析;創新思路

目前信息化已經成為當下各行各業發展的趨勢，我國部分企業檔案管理仍然停留在傳統的管理模式下，有部分企業已經開啟了企業檔案管理信息化的模式，但是實際運營狀況并不樂觀，這就對企業檔案管理提出了更多的要求，必須在其進行各種模式的管理時，及時發現問題并提出相應的解決措施，以此來提高企業管理的效率，并充分發揮檔案的作用[1]。下面將對企業檔案管理的問題及創新思路展開論述。

一、企業檔案管理中存在的問題

（一）沒能清楚的認識到企業檔案管理工作

近年來，我國企業管理都對企業檔案管理工作不怎么重視，忽視了其作用，認為可有可無。目前我國對于企業管理主要選擇扁平化的模式，以精簡化的企業管理部門實現管理層次的簡化，以其簡化實現降低成本的效果，進而提升企業的核心競爭力。企業檔案管理的工作看似簡單，實則具有一定的難度，因此要重視企業檔案管理的工作，若出現認識不到位的現象則會嚴重影響企業檔案管理工作的效率。

（二）設備設施比較落后

目前我國的企業檔案管理設備設施相對比較落后，就目前當下流行的信息化建設來說，軟件及硬件則是其進行信息化建設的基礎和前提條件。但是，這兩方面的建設需要大量的資金投入，對于許多在發展初期的企業來說，其前期的市場及產品都需大量的資金投入，再加上對企業檔案管理的忽視，就嚴重阻礙了企業檔案管理設備的更新換代，進而影響到了我國企業檔案管理的工作[2]。

（三）檔案管理工作人員的專業性較差

據相關數據表明，企業檔案管理工作人員的薪資待遇相比其他工作人員而言較低，這嚴重打擊了企業檔案管理人員工作的積極性，進而導致高素質的人才選擇企業檔案管理工作的人員越來越少，選擇檔案管理人員工作的人員文化程度越來越低，這嚴重影響了企業檔案管理工作的順利進展。隨著社會的發展與進步，以及各種信息化技術的融入，我國企業檔案管理工作對于工作人員的要求越來越高，不僅需要具有一定的綜合統籌的能力，還要對計算機技術具有一定的了解，滿足企業檔案管理不同的需求。目前，從我國企業檔案管理工作人員的總體水平進行分析，其專業性的問題相對棘手，完全不能夠滿足企業檔案管理工作的需求，因此嚴重阻礙了企業的健康發展。

（四）檔案信息安全性差

對于企業的檔案管理工作來說，最重要的就是檔案信息的安全性。若出現檔案信息泄露的狀況，則可能會給企業帶來不良的影響，嚴重阻礙其發展。譬如，在2008年，東方航空出現了信息泄露的狀況，不僅阻礙了眾多飛機不能正常起飛，影響了許多群眾的行程安排，產生了不良的社會影響，也給航空公司帶來了不少的經濟損失，最終達到無形、有形的雙重影響[3]。

二、企業檔案管理的創新思路分析

（一）合理的進行檔案管理理念的創新

企業檔案管理工作若想更好的發展運行，就需在傳統的管理理念基礎上加以創新，促進其進一步發展。對傳統理念的創新需要相關工作人員樹立一定的觀念，建立一定的目標。順應時代的發展，合理運用當下流行的相關理念，與企業檔案管理信息化建設進行融合，真切的做到與時俱進。值得注意的是，企業檔案管理信息在進行管理時，還需對工作人員進行定時定期的培訓，以此來加強其對企業管理工作的重視，在提高相關工作人員職業素養的同時還能夠鞏固其專業能力。

（二）積極的進行檔案管理技術的創新

近年來，互聯網發展的速度越來越快，人們快節奏的生活方式也將各項管理工作帶進了信息化時代。因此企業檔案管理工作可以構建開放式的交流及服務平臺，真正的實現企業檔案管理的信息化管理，順應時代發展的同時還減少了企業檔案管理的步驟，為相關工作人員帶來了不少的便利，有利于企業檔案管理行業更好的發展。在使用網絡技術的途中，需注重對電子檔案管理系統的維護，在發展的過程中不斷進行優化維護，不斷提升電子網絡系統中檔案數據信息的使用效率以及輸出量，最終達到檔案管理的目的[4]。

另外，無論企業檔案管理制度如何創新，都需重視其制度的完善，了解技術的重要性。在將企業檔案管理系統進行信息化管理并創新時，應將現代信息化技術與傳統模式下的紙質檔案進行有效結合，在各項資源準備充足的狀況下，共同努力實現企業檔案管理的目的，為企業的可持續發展提供充分的支持。

（三）創新檔案管理機制

就目前的市場經濟背景而言，我國的企業檔案管理機制仍有部分企業停留在傳統的模式下，為了各大企業更好的發展，各大企業管理應當與時俱進，及時的做出創新與改變，具體的改變可以分為以下幾點：第一，對于檔案管理工作構建一定的獎懲制度，并選擇性的設置崗位責任制度。譬如，將企業管理的工作細劃分至每個具體的崗位，結合具體狀況，亦可將每個工作崗位細化至每一位員工身上，確保崗位責任制度的合理運用。科學的獎懲制度還有利于在發展過程中營造一種良好的氛圍，有利于激勵員工工作的積極性，規范企業管理工作人員的工作行為，促進企業的健康發展[5]。第二，企業還應加強對企業檔案管理工作的重視，對于具有信息化管理機制的工作，需要加強對網絡安全的管理，對于重難點及時標注，避免出現數據丟失以及信息泄露的狀況，給企業帶來不必要的損害。

（四）科學的進行企業檔案管理各種服務的創新

面對當下流行的信息化檔案管理模式，為了符合時代發展潮流，需重視其更新的速度及內容。譬如，人們在對企業進行了解時，大多采取網頁引擎搜索的方式，因此各大企業應開啟網上信息檔案，實現資源共享，提高資源的利用率。同時企業可以建立相應的電子文檔信息中心，不僅方便用戶自主上傳與下載電子文檔，還有利于實現企業檔案管理部門對信息的管理工作[6]。值得注意的是，電子文檔信息中心的信息更替速度需與各大網站的信息更替速度保持一致，不斷進行創新，實現傳統檔案管理與當下流行的管理方式的轉變，實現從封閉管理至開放共享的轉變，最終目的都是更好的滿足人們的需求，從而促進企業的健康發展。最后企業檔案管理還要加強其社會化服務，并在運行的過程中積極創新，合理利用電子信息資源，推動企業的運行。

三、結語

總的來說，企業檔案管理工作實則是一項相對復雜的工作，若想更好的完成此項工作，就需企業檔案管理工作人員在不斷實施運行的過程中學習與總結，積累經驗，并順應時代發展的潮流，及時創新，只有這樣才能更好的促進企業檔案管理工作的完成。

參考文獻：

[1]賀婧.化工企業檔案管理存在的問題及創新思路[J]. 中國化工貿易，2020（10）：46，48.

[2]孟健健.談企業檔案管理工作存在的問題及創新思路[J].卷宗，2019（28）：76.

[3]張洪.企業檔案管理信息化建設問題分析及創新思路[J].青春歲月，2019（14）：489.

[4]張云芳.企業檔案管理信息化建設問題分析及創新思路[J].蘭臺內外，2020（5）：13-14.

[5]吳穎婕.企業檔案管理信息化建設問題分析及創新思路[J].城建檔案，2020（6）：25-26.

[6]孫勇軍.企業檔案管理信息化建設問題分析及創新思路[J].現代國企研究，2019（8）：30-30.

作者簡介：趙蕊紅（1977.2-），女，籍貫：云南省保山市龍陵縣，畢業學校：2003年8月畢業于云南大學計算機信息管理專業，學歷：大學專科學歷，現任職務：檔案助理館員，現任單位：云南保山電力股份有限公司龍陵分公司從事檔案工作。