機關事業單位人事檔案管理信息化建設探討

摘要：人事檔案的管理工作對于機關事業單位的發展來說是非常重要的，隨著信息技術的不斷發展和創新，很多行業都已經開始進行信息化建設，而人事檔案管理這項工作也需要進行信息化建設。因此，一些機關事業單位在實際的工作和發展過程當中，要緊跟時代的發展，在管理方式上要進行不斷的創新和完善。本文以人事檔案管理信息化建設為中心展開討論和分析，針對建設過程當中存在的問題和困難進行詳細的敘述，并提出一些有效的建議和措施。

關鍵詞：機關事業單位 人事檔案管理 信息化建設

隨著我國社會經濟的不斷發展，人事檔案管理工作的重要性日益凸顯出來，再加上信息技術和數字技術的推廣應用，新時期人事檔案管理呈現出信息化發展趨勢，通過提高其信息化程度，可以更好地分類管理相關資料，從而有效減少了相關工作人員的工作量，并提高整體管理效率。在實際的工作當中，一定要切實做好人事檔案管理這項工作，為部門當中的人才選拔提供更加可靠的資料，優化人力資源方面的配置，同時要加快人事檔案管理信息化建設，進一步發揮新理念和新技術的作用，以此來提高檔案管理水平。

一、人事檔案管理信息化建設中存在的問題

（一）單位重視程度不夠

就我國目前在人事檔案管理方面的實際情況來看，很多單位根本沒有深刻意識到這項工作的重要性，而是更注重專業技術方面，還存在一種外行領導內行的現象，并且認為檔案信息對于部門的工作來說沒有實際的意義和作用，所以在日常的工作當中經常會忽略這方面的工作。一些單位對于人事檔案管理工作不夠重視，在資金方面也缺少支持，進而導致從事檔案管理工作的人員對檔案工作逐漸失去熱情，降低了檔案管理這項工作的效率，并影響整個部門的工作。由于資金以及人才方面的缺乏，導致這項工作無法充分發揮作用。還有一些單位對檔案管理這項工作沒有正確的認知和理解，認為這項工作只是完成一些基本的任務就可以了，并沒有對這些檔案信息進行詳細的管理。加強檔案管理的信息化建設可以有效提高整個單位的管理水平，同時也可以加快單位信息化建設的腳步。相關部門想要切實提高自身的服務水平，首先要從內部人員管理方面進行改變和創新，將人才和崗位進行科學合理的分配，從而提升人事檔案管理工作的效率和質量。人事檔案管理這項工作作為事業單位的一項基礎性工作是非常重要的，檔案當中記載著每一個工作人員的身份、學歷以及各方面的情況，是員工進行考核和提拔的重要參考。

（二）缺乏高素質的專業檔案管理人才

高素質以及高水平的專業人才是提高檔案管理工作效率和質量的基礎，但是目前一些事業單位從事這項工作的人員在素質方面還達不到要求，無法滿足現代社會發展對于檔案管理人才的需求，在實際的管理工作當中，對遇到的一些困難和問題無法解決，對單位的信息化建設造成了一定程度的影響和限制。[1]在之前的管理工作當中，對于工作人員的要求是比較低的，并且這項工作沒有很大的難度，而在當前信息化建設的過程當中，就需要相關技術人員能夠掌握一定的計算機技術，具有足夠的專業知識以及操作能力，所以，相關工作人員需要不斷學習先進的技術和知識。如果相關工作人員對于計算機沒有更多的認識和熟練的操作，那么完成這項工作就會遇到很大的困難。

（三）缺乏健全的人事檔案管理制度

建立完善的制度是有效完成相關工作的重要前提，如果在工作當中沒有完善的制度進行約束，那么在工作當中就會出現混亂。機關事業單位在進行檔案管理工作的時候，也需要建立健全的制度，只有制定健全的制度，才能有效提高這項檔案管理工作的效率和質量。一些單位在這方面的制度不夠完善，從而就導致在實際的管理工作當中缺少執行力度，使制度逐漸成為一個擺設，無法發揮出實際的作用。隨著人事管理制度的不斷改革和創新，檔案管理這項工作也要越來越正式化、系統化。[2]因此，事業單位在進行信息化建設的時候，一定要先完善部門制度。然后，在日常的工作當中，要嚴格按照制度和標準來執行，這樣才能有效完成檔案管理信息化建設工作。

（四）信息化平臺建設遲滯

隨著我國信息技術的不斷改革和創新，很多行業在實際的工作當中都開展了信息化方面的建設，機關事業單位也需要進行信息化方面的建設，從而使檔案管理這項工作變得更加規范化。在實現信息化建設的時候，主要就是去完善相關的網絡系統，目前，我國的機關事業單位在這方面還沒有建立統一的標準，所以很多單位在進行平臺建設的時候會出現不規范的情況，從而對部門信息化建設工作產生影響。在進行信息化建設的時候，首先要建立一個完善的數據庫結構，很多單位在建立過程當中會出現一些問題，主要就是沒有考慮到系統整體的關系和協調性，導致構建的信息化平臺缺少整體性。其次，各個環節之間也沒有很好的連貫性，在進行采集信息以及整理的時候經常出現一些漏洞或者是重合的問題，數據庫當中的信息不能很好地進行共享。整體來看，目前機關事業單位的信息化平臺建設處于一個遲緩的狀態。

二、提升人事檔案管理信息化建設的措施

（一）強化組織領導，提高思想認識

機關事業單位對于我國的社會發展來說，有著十分重要的意義和作用。而人事檔案管理這項工作，也是對相關工作人員經歷的詳細記載，其中包含干部在思想品德以及工作等各方面的實際情況。除此之外，單位在進行考核，或者是選拔干部的時候，也會重點參考人事檔案當中記載的一些內容。所以，相關工作人員的檔案一定要足夠詳細和完整。隨著機關事業單位工作的不斷提升，越來越多的領導開始重視人事檔案方面的管理工作，因為只有將這項工作做好，才能夠更加有效地培養相關方面的人才。干部人事工作當中的重點就是檔案管理工作，在實際的工作當中，需要將部門人員進行合理的規劃和分配。因此，負責這方面工作的人員需要不斷提高自身的思想觀念，進而提高檔案管理工作的效果。

（二）培養現代化檔案管理人才隊伍

機關事業單位要深刻認識檔案管理這項工作的重要性，積極提高相關工作人員的綜合素質以及信息技術操作能力。在平常的管理工作當中，需要培養相關工作人員吃苦耐勞的精神，并不斷加強相關工作人員的責任心。隨著社會的不斷改革和發展，檔案管理工作的內容也在不斷增加，相關工作人員在日常的工作中會有更大的壓力。[3]機關事業單位在日常的工作中，也要積極組織工作人員去參加培訓和學習，通過培訓提高相關工作人員的政治水平以及服務意識，從而打造出一支服務意識較強的團隊。除此之外，隨著我國信息技術的不斷發展，從事檔案管理的工作人員也需要具有一定的信息技術能力。例如在進行培訓的時候，可以增加一些實用的內容，選擇更加現代化的培訓方式，還可以安排相關工作人員進行參觀，這樣可以更加直觀地進行學習。

（三）逐步建立人事檔案信息化管理機制

為了更好地推進人事檔案信息化管理建設，機關事業單位要結合自身的實際情況和工作需要來逐步建立相應的管理機制，由此來提高對檔案信息的收集、核對及保管水平。還要建立權責分明的管理機制，這樣才能進一步強化內部管理人員的責任意識，這對于更好地規范檔案管理并提高運行效率具有重要意義。[4]

（四）加快信息化平臺的開發和建設

建立完善的信息化平臺是實現信息化建設的前提條件，在進行信息化建設的過程中，要對檔案管理工作中所應用的軟件進行創新和完善，并且要建立更加完善的體系和數據庫。因此，想要完成這方面的建設工作，就需要資金及技術方面的支持，相關部門要對檔案管理增加資金方面的投入。[5]進行資源規劃和管理的時候，也要使用更加完善的軟件。在進行數據庫建設的時候，需要考慮整體平臺的完整性，做好各環節之間的銜接工作，從而使檔案管理工作變得更加方便快捷。

三、結語

總而言之，人事檔案管理的信息化建設對于機關事業單位的發展和工作來說都是非常關鍵的，有著十分重要的意義。這項信息化建設工作具有很強的系統性要求，需要投入足夠的資金以及人力方面的支持。雖然我國目前一直在進行信息化方面的建設，但是在實際的工作當中還是存在一些不足，相關事業單位一定要對檔案管理信息化建設工作引起足夠的重視，在實際的工作當中，要不斷進行創新和完善，這樣才能夠更加有效地提高人事檔案管理工作的效率和質量。

參考文獻：

[1]王艷秋.淺談新時期人事檔案管理信息化建設[J].黑龍江史志，2015（13）：156.

[2]張霞.檔案管理理念實現檔案管理信息化[J].科技資訊，2016，14（14）：72+74.

[3]陶玉瓊.事業單位人事檔案管理的創新探討[J].辦公室業務，2018（15）：134-135.

[4]鄭曉慶.信息化建設中事業單位人事檔案管理研究[J].四川檔案，2018（03）：41-43.

[5]王曼.解析事業單位人事檔案管理規范化水平提升策略[J].城市建設理論研究（電子版），2018（16）：198.

（作者簡介：劉宏，女，本科，惠安縣就業和人事人才公共服務中心，副高，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 王瑞鋒）