“互聯網+”背景下高校文書檔案管理的困境及應對措施

趙雪梅

摘 要：高校的文書檔案能夠反映高校的整個發展歷程，同時還會折射出高校管理建設的現實狀況。本文將探討在“互聯網+”的模式下高校文書檔案管理所遇到的困境，并且在此基礎上提出應對方案，期望能夠對我國高校的教育工作以及科研工作提供一些有效建議。

關鍵詞：高校;“互聯網+”;文書檔案管理

引言

文書檔案管理對推進高校健康、平穩向前發展起到重要支撐作用[1 ]。而把目光聚焦于“互聯網+”模式的高校文書檔案管理，分析其現狀以及未來的發展趨勢，有利于提升高校文書檔案管理效率，促進高校教學、科研及管理工作的可持續發展。

1 “互聯網+”背景下高校文書檔案的重要作用

“互聯網+”是隨著時代的發展而興起的一個新興產業術語。我國高校的文書檔案管理與“互聯網+”在時代的潮流中發生了碰撞，二者有了交集。高校文書檔案管理是高等院校在進行教學活動、教研活動以及學校行政管理等過程中所產生的一種檔案。“互聯網+”背景下文書檔案管理在高校里發揮著它獨特的重要作用。首先，它具有憑證的作用。高校文書檔案資料是對高校過去所發生的事情真實、客觀的記錄，是高校歷史發展、歷史變遷的不可忽視的重要見證者。其具有真實性及客觀性的特征。其次，“互聯網+”背景下文書檔案管理有利于高效地查詢研究各種工作，對高校各種活動提供參考及借鑒的作用。最后，“互聯網+”背景下文書檔案管理可以推動高校教學工作、科研工作以及行政管理等工作的可持續發展。高校的文書檔案管理一五一十地記錄著高校在教學、科研以及行政管理工作等領域中取得的重大成果，同時也記錄著以往的不足，這對今后的各項工作開展具有參考及借鑒作用。

2 “互聯網+”背景下高校文書檔案管理目前存在的困境

文書檔案管理對于高校來說是一項異常繁復的工作。尤其是浩瀚的科研和人事等重要檔案，如果出現損毀或丟失，會對高校管理帶來不可估量的損失。目前很多高校對于文書檔案的管理沒有建立起一套科學的、系統的、規范的管理方式，沒有充足的經濟作為強大支撐，導致文書檔案管理工作滯后，基礎設施跟不上現實需求。這些弊端將會直接或間接地導致多數高校的文書檔案管理對人力操作異常依賴，從而導致高校文書檔案管理模式跟不上網絡信息化發展的速度，使之與電子化信息時代相脫節，文書檔案管理模式也將陷入僵局。

2.1 文書工作與檔案管理的銜接力低下

對于文書人員和檔案管理人員來說，具備熟練處理工作的能力是對他們基本的業務要求，在如今信息高速發展的“互聯網+”時代更是如此。文書工作與檔案管理工作之間具有很緊密的關聯，而目前大多數高校的文書工作與檔案管理工作之間是涇渭分明的，實行的是分塊化管理的制度[2 ]。盡管此舉能夠給文書工作與檔案管理工作充足的空間來各自獨立發展，但也可能出現各行其是、各自為營的狀況，這將會對高校文書檔案管理工作的質量造成極大隱患。

2.2 對高校文書檔案管理工作的思想認識不強

經過調查研究發現，有些單位對文書檔案管理工作并不重視，投入人力、財力及技術設備都很有限。依照這種思維，覺得文書檔案管理并不能帶來相應的經濟效益，只要在文書檔案管理上不出現過多疏漏就行。正是這種無所謂的態度，使文書檔案管理處于落后的發展狀態，從而產生一連串的蝴蝶效應。

2.3 部分文書檔案管理人員專業素質不高

因文書檔案管理在我國的發展時間不長，文書檔案管理工作得不到重視。檔案管理人員缺乏系統的、科學的技能培訓及成熟的工作經驗，在觀念上陳舊落后跟不上時代發展的步伐。管理人員能力達不到“互聯網+”背景下對文書檔案管理提出的新要求，必然會導致文書檔案管理處于落后的發展狀態。

3 “互聯網+”背景下高校文書檔案管理對困境的應對措施

隨著文書檔案管理在高校中承擔著日趨重要的角色，電子類文檔管理興盛起來，并有逐漸取代傳統的文檔管理的發展趨勢。信息化高速發展的時代對高校文書檔案管理工作的數字化發展要求也被人們所重視。

3.1 規范、健全制度，使文書管理與檔案管理合理銜接

文書檔案管理的重要基石是規范、健全的文件管理制度。規范、健全的文件處理是完成高質量的文書檔案管理的重要前提。這就要求高校建立規范、健全文書檔案管理體系，合理對文書與檔案管理的銜接進行規劃[3 ]。同時，高校的文書工作人員要認真完成自身的工作使命，及時、準確地對文書信息進行收集，保證高質量的收集成果。文書工作人員需要時刻謹記檔案管理的嚴謹性以及規范性，將文書工作與檔案工作進行有機結合，最終達到一個有效整合的狀態。檔案工作人員也要加強對文件的檢查，防止出現文件丟失現象。在文件進行收發時，要將其收發進行系統、仔細地登記以及整理。如發生文件丟失，檔案工作人員要及時追蹤其文件的走向，及時向上級及相關部門進行報備，在最快的時間里對丟失的文件進行處理，以免造成文書檔案管理出現紊亂的現象，避免降低文書檔案管理的質量及效率。另外，對文書、檔案管理銜接工作規范是非常重要的一環，也關系到文書檔案檢索系統的完善。如果仍舊采用人工檢索模式，很大程度限制了使用者對檔案資料利用的積極性和主動性。應對檔案資料進行有效共享，調動文書管理檔案工作者對文書檔案管理工作的熱情以及積極性，加深工作者對文書檔案工作的認同感。

3.2 強化領導對高校文書檔案工作的思想認識

高校的文書檔案是高校發展歷程的記載者，它客觀真實地記錄著高校發展史上的一言一行，在高校文化中充當重要的組成部分。通過查閱一個高校的文書檔案，我們能夠對該校的發展歷程、文化特點以及核心價值體系進行深刻地了解。一段段文字、一本本書籍、一張張圖片、一幀幀影像全是高校歷史文化的重要載體，激發師生對校園的深厚情感，增強他們對校園的歸屬意識以及相互之間的凝聚感。高校領導要轉變對文書檔案管理工作的思想意識，文檔工作人員要恪盡職守、做好自己的文檔工作，讓領導意識到文檔工作對單位的重要性，提高對文檔工作管理的意識。