新時期電子檔案管理在信息化建設中的運用分析

摘 要：檔案的管理和保存工作是企業和相關單位的重要工作內容，隨著時間的推移，檔案的數量會越來越多，對檔案管理工作提出了更高的要求。在具體的檔案管理工作中，為避免檔案管理不當造成資料丟失或者破壞，影響檔案的高效利用，須加強檔案管理工作信息化建設。在具體的檔案管理工作中，電子檔案管理的效果由于管理手段和管理方式的不同存在較大的差異，基于此，文章對新時期背景下電子檔案在信息化建設中的運用情況進行分析，僅供參考。

關鍵詞：新時期;電子檔案管理;信息化;運用

前言

社會企業在新時代背景下得到了快速的發展，對信息的需求和獲取也發生了一定的變化[1-2 ]。在這種情況下，電子檔案管理工作也面臨著新的挑戰。為了滿足社會企業對檔案管理工作的要求，需要進一步提升電子檔案管理水平，注重信息化電子檔案體系的建設[3 ]，管理工作人員應該創新思路，順應時代發展的潮流，善于運用先進的技術和方法，不斷完善檔案管理體系，進一步提高電子檔案管理水平，促使電子檔案管理工作向信息化和科學化方向轉變[4-5 ]，提高檔案管理工作效率和質量，有利于強化檔案管理工作人員的工作能力，進一步提升電子檔案管理的科學性和有效性，為企業事業單位的未來發展打好基礎。

1 新時期電子檔案管理信息化建設的意義分析

1.1 提高信息檢索效率

傳統的檔案管理工作耗時很長，工作難度很大。特別是隨著時間的推移，檔案的數量和種類越來越多，對工作人員提出更高的要求，工作壓力和工作量不斷增大。由于檔案管理工作人員的數量有限，在檔案管理工作中很難高效完成工作任務，很多重要的檔案沒有得到及時的管理，在后期的信息檢索中很容易出現問題。隨著信息技術的發展，將新的電子檔案管理模式融入檔案管理工作中，實現了對傳統的工作模式的改變，使傳統檔案管理工作的不足得到改善和優化，減少工作人員數量的同時大大提升了檔案管理工作的效率和質量，對后期的信息檢索和查閱提供了便捷，避免了人為工作出現失誤對檔案管理工作的順利開展造成影響，因此，電子檔案管理信息化建設具有一定的必然性，也是有效完善和發展檔案管理工作體系的重要途徑。

1.2 提升檔案管理工作效率

任何工作的開展都具有完善的工作流程和工作方法，在檔案管理工作開展過程中，需要相關工作人員按照工作流程進行部門之間和工作人員的有效配合。現階段，我國已經全面進入信息化時代，檔案管理工作信息化建設是時代發展的必然要求。要構建信息化管理平臺，對檔案資源實現共享，使不同工作部門和工作人員進行有效溝通和交流，提高工作的流暢性，使檔案管理工作得以順利開展。同時，信息管理軟件的應用使檔案管理工作的效率得到明顯提升，為相關企業節約了大量的經濟和時間成本。

1.3 使檔案管理工作的時效性得到明顯提高

以往的檔案管理工作流程十分繁瑣，主要的管理方式是人工管理，由于大量的工作導致工作人員在工作中容易出現疏忽，在后續的信息查找過程中導致信息查找效率低下，或者無法找到有關信息，整個檔案管理工作的時效性很差。應用電子軟件對檔案進行分類處理，提高了檔案管理工作的時效性，縮短了管理時間，節約了大量的人力資源和時間成本，在檔案管理工作中發揮重要的作用，很多重要的資料和檔案第一時間更新到檔案管理系統，為檔案資料的查詢和提取工作提供便捷，也避免了檔案管理工作中其他問題的出現。

2 目前電子檔案管理中存在的問題分析

2.1 沒有健全的規范和標準

管理工作中，建立完善的標準和規范具有重要的作用，對電子檔案的處理移交儲存和安全保障等方面進行詳細的規定，可以促使電子檔案管理工作更加規范。目前我國很多企業電子檔案管理工作沒有健全的工作標準，導致很多工作的銜接不夠流暢，業務范圍不夠清晰，出現了很多違反規定的問題，在一定程度上阻礙了電子信息檔案管理工作的順利開展。

2.2 電子檔案管理缺乏有效的維護

目前我國很多企業電子檔案管理工作缺乏有效的維護，主要表現為電子檔案系統的維護周期很長，導致系統中的故障出現頻率提高，對系統的軟件升級和設備的更新換代產生了不利影響。另外，由于電子檔案管理系統的維護工作做得不到位，整個工作缺乏專業性和全面性，所以當具體的問題發生時，沒有得到及時和有效的處理，為以后的工作開展埋下了隱患。電子檔案系統維護技術不夠成熟和先進，沒有實現自動化檔案管理和維護，整個工作費時費力，并且效率不高。

3 新時期電子檔案管理在信息化建設中的運用

3.1 檔案的收集和整理工作的提升

在電子檔案管理工作中，關于檔案的收集和整理工作十分關鍵，傳統工作的開展受到技術原因的限制，很多紙質版的檔案對空間和時間的要求很高，工作限制因素很多。在信息時代背景下，電子檔案管理工作提高了檔案管理工作效率和工作質量，特別是在檔案的收集和整理工作環節發揮了重要的作用，使整個工作的系統性和邏輯性得到明顯提升，也為后續的檔案查閱提供了便捷。很多檔案都是由許多卷宗構成的，一些比較久遠的檔案沒有固定的編號，所以會導致管理工作出現混亂，為了滿足電子檔案規范化管理的要求，應該不斷完善檔案分類管理工作體系，對檔案進行科學的分類和管理，使整個檔案管理工作具有持續性。同時，建立電子檔案管理標準，對現有的檔案資料進行完善，對提升電子檔案管理水平和質量具有重要的作用。另外，需要將檔案管理工作納入到標準的考核體系，不斷完善電子檔案管理的安全管理制度、檔案保管制度和查閱制度，避免工作失誤和錯誤的行為發生。

3.2 構建電子檔案網絡管理系統

檔案管理工作在新形勢下應該做出積極的改變，更好地滿足檔案管理工作的要求。以往的檔案管理工作中，由于受到其他因素的影響，很多電子檔案管理設備沒有得到及時的更新，對于實施現代化管理技術存在一定的阻礙。因此，相關部門應該不斷提高技術能力，提高信息化服務水平，善于運用互聯網和大數據技術，對電子檔案管理工作進行優化和創新，促進電子檔案管理工作向線上管理方向轉變，應用數字查詢手段為電子檔案管理工作提供便捷的查詢服務。另外，運用信息管理軟件加強檔案資料的分析和管理，有效減少檔案管理工作人員的數量，實現電子檔案的高效管理。電子檔案信息化建設需要依靠完善的硬件設施和軟件體系，只有具備完善的硬件與軟件設備，才能實現檔案的信息化和統一化管理，構建網絡信息服務平臺，完善檔案信息管理系統，進一步提高檔案管理的效率和質量。

3.3 建設信息資源數據庫，實現電子歸檔

企業在進行檔案管理工作時，應該進行數字化管理，通過數據庫進行檔案的分類，對于一些沒有及時歸檔的重要檔案和文件，應該進行統一化的管理，通過對檔案的掃描確定檔案的類型，結合以往的工作經驗對其進行辨別和歸類，實現檔案的電子歸檔。還要不斷提升檔案管理工作人員的個人素養，善于運用先進的技術和設備，促使檔案管理工作更加規范和科學，在工作中不斷學習新的信息技術和管理手段，包括檔案的保護技術、檔案管理的理論知識，等等。同時，還要了解和掌握計算機技術、光盤技術和復印復制技術，等等，提高個人的綜合能力和綜合素養。不同工作人員之間應該加強技術交流，取長補短，對工作問題進行高效處理，優化和提升檔案管理工作的質量。

結論

本文對電子檔案管理在信息化建設的應用情況進行了分析，新時代電子檔案管理工作面臨著新的挑戰，促進電子檔案管理向信息化方向發展，是現階段檔案管理工作的必然發展趨勢。實現高效的檔案管理，滿足社會企業對檔案管理工作的要求。檔案管理工作人員應該學習新的技術，提升職業素養和技術水平，促進檔案管理的信息化建設，使檔案服務更加高效和科學。

參考文獻：

[1]李力.電子檔案管理在推進檔案工作信息化建設中的應用[J].卷宗，2021（1）：139.

[2]王熾.電子檔案管理在高校檔案信息化建設中的重要作用[J].卷宗，2021（6）：78.

[3]楊思思.檔案管理中電子信息化管理模式建設的應用[J].大科技，2021（12）：37—38.

[4]李霞.電子檔案管理在推進檔案工作信息化建設中的應用[J].中小企業管理與科技，2020（29）：10—11.

[5]趙哲峰.電子檔案管理應用的信息化建設[J].文淵（小學版），2020（8）：673.

作者簡介：任曉怡，大專學歷，就職于陜西黃河礦業（集團）有限責任公司，研究方向：檔案管理。