智慧政務背景下高校綜合檔案遠程服務研究

鐘芝蘭

摘 要：網絡信息技術和智慧政務服務發展的背景對高校綜合檔案遠程服務提出了更高要求。高校應結合智慧政務服務需求，主動開展遠程檔案服務，實現對高校綜合檔案的有效利用。我們應充分認識高校綜合檔案遠程服務存在的問題，創新解決問題路徑，及時加以解決。

關鍵詞：智慧政務;遠程服務;高校;檔案;創新路徑

智慧政務是政府政務服務改革的重要方向。在政務服務中深入運用網絡信息技術，有助于提升政府的服務效能，拉近廣大人民群眾與政務服務主體間的距離。高校應主動轉變服務觀念，樹立以用戶為中心的服務思想，將智慧服務與高校綜合檔案改革有機結合，改進高校綜合檔案遠程服務流程和方式，進一步提升高校綜合檔案遠程服務質量，更好地助力高校發展[1 ]。

1 智慧政務背景下高校綜合檔案改革的趨向

“智慧政務”對高校綜合檔案服務提出了更高要求，高校應擺脫傳統單向的檔案服務模式，進一步明確綜合檔案遠程服務的目標和任務，提升高校綜合檔案遠程服務的智慧化水平，推進綜合檔案改革。

1.1 提升綜合檔案管理的便利性

當前隨著網絡信息技術的不斷發展，特別是智慧政務理念的落實，有利于推進高校綜合檔案改革，提升綜合檔案管理的便利性。隨著高校智慧校園建設和高校檔案信息化的推進，各個部門產生的檔案都以數字形式存在，這就要求高校綜合檔案管理部門在檔案信息化建設過程中應主動地落實高校智慧校園建設的各項工作任務，將數字化系統、OA系統與綜合檔案管理系統有效對接，改變傳統高校綜合檔案收集弊端，加強與服務對象和服務主體的溝通互動，充分發揮高校綜合檔案遠程服務功能。

1.2 提升綜合檔案信息的利用率

高校綜合檔案管理非常注重檔案信息資源的利用效率，但傳統的檔案管理采取人工模式，需要服務對象前往高校綜合檔案管理部門辦理相關業務，浪費大量的時間和精力，影響了綜合檔案信息的利用效率。而隨著網絡信息技術與高校綜合檔案遠程服務的有機結合，可以利用數據庫對檔案信息進行有效的整合，進而結合用戶的需求，為其提供遠程檔案信息服務，不僅節省大量的時間、精力等成本，同時也進一步提升了高校綜合檔案信息服務效能。

1.3 推進綜合檔案管理的智能化

當前，高校畢業學生對綜合檔案遠程服務提出了更高要求。他們分布在天南海北，但很多檔案資料留在母校，迫切需要提供綜合檔案遠程服務。隨著網絡信息技術的不斷發展，為高校綜合檔案遠程服務創造了有利條件。新時代，高校綜合檔案管理部門應該從用戶需求的角度出發，樹立主動服務理念，更好地適應時代發展趨勢，對現有的檔案管理工作進行改革和創新，構建更為科學合理的檔案遠程服務模式，為廣大師生和教學科研活動提供更為多元化的檔案信息遠程服務。

2 對高校綜合檔案遠程服務的影響和制約因素

2.1 高校綜合檔案服務主體專業化程度需提升

部分高校對綜合檔案服務主體沒有進行明確劃分，檔案管理人員既要負責對檔案進行收集管理，也要充當部門服務人員，為服務對象提供檔案多元化服務。由于并沒有明確的專業分工，在一定程度上影響了高校綜合檔案服務效能的發揮。特別是在遠程服務過程中由于缺少相應的規劃和完善的系統，高校綜合檔案只能為服務對象提供基本的遠程檔案服務，難以滿足服務對象的個性化檔案需求。在“大而全”的管理理念下，難以培養出專業的檔案管理人才，也難以使高校綜合檔案管理人員成為檔案服務專家，勢必會影響高校綜合檔案遠程服務質量的提升[2 ]。

2.2 高校綜合檔案內容復雜，加大了遠程服務難度

當前高校綜合檔案大致可以分為館藏原始檔案、檔案證明材料和二次文獻等。這些檔案涉及教學、科研、行政、出版、財會、人事等多個領域，內容復雜多樣。在遠程服務過程中，既需要為校內的教學科研服務，也需要為校外的學生提供各類學籍檔案服務和開放檔案二次文獻服務。特別是很多從高校畢業的學生需要學校為其提供學歷證書、錄取名冊、英文成績單、無處分證明材料等。在提供遠程服務過程中，這些材料對檔案管理人員的專業能力提出了較高要求，需要檔案管理人員對學校的各項工作有所掌握，才能夠為其提供遠程服務。但很多檔案管理人員對基礎檔案了解得較為全面，對涉及學生的各類證明材料了解不全面，影響了遠程服務質量和效率。

2.3 高校綜合檔案遠程服務系統建設滯后

高校綜合檔案遠程服務需要以完善的信息系統和平臺作為保障。雖然當前部分高校已經建立了檔案遠程服務系統和網絡服務平臺，但從后續使用看，高校綜合檔案遠程服務系統并沒有發揮其應有作用，特別是內部系統還存在很多問題和矛盾。一方面，由于高校綜合檔案遠程服務系統自身門檻較高，內部系統建設較為復雜，需要學校投入的資金規模較大，很多高校在推進檔案信息化建設過程中，只是將綜合檔案遠程服務系統作為建設的一部分，投入的資金有限，影響了遠程服務系統的建設。另一方面，高校綜合檔案遠程服務系統和平臺作為遠程服務的重要工具，但宣傳力度不夠，很多利用者對此了解得不多，影響了實際應用。

3 高校綜合檔案遠程服務創新的實現路徑

高校綜合檔案遠程服務是未來高校檔案服務發展的方向，高校有必要將綜合檔案遠程服務創新作為當前高校檔案改革的重要內容加以有效落實。一方面，轉變思想觀念，樹立正確的服務意識，克服“等、靠、要”的傳統惰性思維，為高校綜合檔案遠程服務創新創造有利條件。另一方面，應主動引入大數據、云計算等技術，加強綜合檔案數字資源建設，對檔案服務流程進行優化創新，完善高校綜合檔案遠程服務系統和平臺，提升遠程服務效能。

3.1 加強綜合檔案數字資源建設

高校綜合遠程服務需要足夠的綜合檔案信息資源作為支撐。因此，在提供遠程服務之前首先應加強綜合檔案數字資源建設，豐富資源內容，解決綜合檔案遠程服務資源不足問題。一方面，對館藏紙質檔案進行數字轉化，將其納入綜合檔案數字資源庫中，為下一步綜合檔案信息資源的開發和遠程服務奠定基礎。另一方面，充分看到當前廣大畢業生對高校綜合檔案遠程服務的迫切要求，特別是在學位學歷證明、英文成績證明等方面，應將其作為高校綜合檔案數字資源建設的重點，對學生在校期間的各類檔案信息進行系統的收集和整理，并存儲到綜合檔案數字資源庫中，當學生有遠程檔案服務需求時，盡量簡化流程，提升遠程服務效率，解決他們的燃眉之急，充分發揮高校綜合檔案遠程服務的價值和作用。