試論如何加強水利工程檔案的管理

張啟軍

摘 要：在水利工程項目施工中，無論是設計階段、施工階段還是最終的竣工驗收階段，都會形成大量的文件資料，這些文件就是水利工程檔案。比較常見的有項目前期文件、監(jiān)理文件、項目施工文件、項目竣工文件、竣工圖、項目竣工驗收文件等。水利工程檔案是在項目建設過施工程中逐漸產生的，對整個水利工程項目活動內容進行準確記載，從而可以為水利建設工作開展提供非常重要的參考依據(jù)。由此可以看出，水利工程檔案管理工作質量，與水利工程項目建設質量之間有著非常密切的聯(lián)系。本文主要針對目前水利工程檔案管理中存在的問題進行了深入分析，依據(jù)《水利工程建設項目管理規(guī)定》提出一些有效的管理策略，希望能為相關人員提供合理的參考依據(jù)。

關鍵詞：水利工程;檔案管理;問題;提升策略

在我國國民經濟發(fā)展中，水利工程項目發(fā)揮著非常重要的基礎作用。水利工程檔案是水利工程項目建設過程中產生的，通過各種不同的載體形式表現(xiàn)出來。通過加強水利工程檔案管理，后續(xù)工作出現(xiàn)的問題，如遇到工程質量或者是事故責任追究等問題，都可以利用查閱檔案進行解決。但是，因為受到一些外界因素的影響，導致目前在水利工程檔案管理工作中還存在著一定的問題，這就需要進一步加強對水利工程檔案管理的研究工作，將更多先進的管理方法應用到其中，從而才能在更大程度上提升檔案管理工作水平。

1 目前水利工程檔案管理存在的問題

與其他工程項目相比，水利工程項目具有一定的特殊性，主要是因為所涉及的工程規(guī)模比較大，同時在整個建設過程中會產生非常多的信息資料，導致信息比較繁瑣，所以在開展水利工程檔案管理工作時，經常會面臨一些問題的產生。

1.1 水利工程檔案資料收集不及時

通常情況下，檔案管理工作人員對信息資料進行收集時，往往不能滿足及時性的要求。這就對水利工程檔案信息的真實程度產生一定影響。同時也沒有做好水利工程檔案資料的有效整理，很多情況下都是在水利工程項目竣工以后，才對所有的信息資料進行整理，這就在很大程度上降低了檔案信息的真實性，進而影響到后期使用效果。

1.2 檔案管理工作前期投入不足

目前，在水利工程檔案管理工作開展之前，會出現(xiàn)前期投入不足的問題。在工程項目建設工作的后期，工作人員才開始對檔案資料進行收集與整理。這就導致在檔案資料中，經常會出現(xiàn)非常多的復印件，原件資料比較少，尤其是對于水利工程項目檔案而言，存在非常嚴重的缺失問題。造成這些問題的主要原因，是工程項目負責人與工程管理人員，在思想方面沒有認識到檔案管理工作的重要性，雖然也會做出強調，但是并沒有落實到實際工作中，平時將管理重點只放在建設質量以及建設效率等方面。

1.3 檔案管理人員綜合素質水平有待提升

結合目前的實際情況來看，水利工程項目檔案管理工作過程中，部分檔案管理人員在開展水利工程項目文件歸檔立卷時，對應遵循水利工程項目的內在聯(lián)系性、合理性、齊備性還達不到相應的標準要求，這就直接降低了水利工程項目檔案管理工作水平。還有些檔案管理人員存在臨時抱佛腳的現(xiàn)象，在上崗之前沒有接受過專業(yè)化的培訓，從而導致工程性程度比較低。大部分檔案管理人員都是剛剛參加工作，這部分人員不但缺少專業(yè)的理論知識，同時也缺少足夠的工作經驗，對于檔案管理工作不夠熟悉，這就導致在水利工程檔案管理工作實施中，經常會引發(fā)一些不規(guī)范問題的產生，嚴重影響水利工程檔案管理工作質量。

1.4 檔案管理制度與管理體制需要完善

首先，對于一些重點水利工程項目而言，水利工程項目檔案管理工作制度還存在一定的缺陷，缺少合理完善的檔案管理規(guī)章制度。雖然一些單位專門制定了相關制度，但是內容方面不夠完善，從而影響管理制度實施效果。其次，檔案行政管理部門在日常工作中都是忙于各項業(yè)務，沒有加強檔案管理宣傳工作，并且在檔案管理工作中，沒有將自身的指導作用充分發(fā)揮出來。最后，缺少完善的檔案資料流向制度。當工作人員發(fā)生變動時，經常會出現(xiàn)檔案也隨著變動的現(xiàn)象。

2 加強水利工程檔案管理工作的策略

2.1 構建完善的檔案管理制度，實施崗位責任制度

在水利工程檔案管理工作中，要想在更大程度上提升檔案管理工作水平，首先需要對現(xiàn)有的檔案管理制度進行優(yōu)化與完善。對工程管理部門、施工部門、質量檢測部門以及審計部門所涉及的職責進行明確，并結合實際情況制定出相應的水利工程項目文件收集的控制措施：管理制度控制、工程合同管理控制、工程進度計劃管理控制、工程質量保證體系控制、文檔管理控制等，從而可以保證檔案管理部門將自身的監(jiān)督職責充分發(fā)揮出來。還應該構建出完善的管理激勵機制，對現(xiàn)有的水利工程項目檔案管理工作目標進行細化，并落實到每一項工作中，與工作人員崗位目標責任制之間進行有效結合。不但要列入到分管領導目標責任制中，同時還需要落實到每一個崗位目標責任制中。在年終的時候進行總結，并針對最終的考核結果進行獎勵與懲罰，保證將崗位責任制貫徹落實到整個水利工程項目建設中，從而實現(xiàn)對水利工程項目檔案資料的全面收集與整理。

2.2 提升水利工程項目檔案管理工作人員的綜合素質

在水利工程項目檔案管理工作中，檔案管理人員在其中發(fā)揮著非常重要的執(zhí)行作用，其自身專業(yè)性將直接影響到檔案管理工作水平與質量。因此，一定要嚴格遵守以人為本的基本原則，打造一支高素質的檔案管理人員隊伍。企業(yè)應該在一定的時間內開展嚴格的培訓活動，鼓勵檔案管理工作人員積極參與到培訓活動中，從而對先進的檔案管理理論知識與技能進行全面掌握。另外，每一位上崗的檔案管理人員，都必須保證持證上崗。對外舉辦檔案管理工作集中業(yè)務培訓活動，從而促進檔案管理工作人員專業(yè)性實現(xiàn)明顯提升。

2.3 加強資金投入，實現(xiàn)水利工程項目檔案管理數(shù)字化

隨著我國科學技術水平的不斷提升，信息技術在各個行業(yè)中實現(xiàn)非常廣泛的應用。水利工程項目檔案管理工作要想滿足未來社會經濟發(fā)展要求，就必須實現(xiàn)檔案管理工作數(shù)字化目標。在對計算機技術應用的基礎上，可以改變傳統(tǒng)人工操作模式，大部分工作都是可以在計算機系統(tǒng)當中來完成。另外，在實現(xiàn)水利工程項目檔案管理數(shù)字化的基礎上，也能更好地對所需材料進行檢索，從而為水利工程項目提供更加便捷高效的服務。

2.4 水利工程項目資料分類管理，實現(xiàn)水利工程項目檔案工作規(guī)范化

加強水利工程檔案管理工作的規(guī)范化屬于一種非常重要的實施途徑，同時也是實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的重要基礎條件。因此，一定要對水利工程文件資料形成規(guī)律與相互之間存在的聯(lián)系進行明確，嚴格按照《檔案法》和《水利檔案工作規(guī)定》《水利工程建設項目管理規(guī)定》等檔案法律法規(guī)，在對施工單位狀況明確的基礎上，制定出嚴格的分類標準制度，保證在內容上可以滿足一定的統(tǒng)一性，在此基礎上完成檔案資料的收集、編制以及整理等工作，可以為最終水利工程項目檔案資料完善性以及準確性提供非常重要的保障。

結語：

綜上所述，在水利工程檔案管理工作中，一定要轉變傳統(tǒng)的思想觀念，對現(xiàn)有的檔案管理制度進行優(yōu)化與完善，并構建出統(tǒng)一的檔案管理工作標準，加強檔案管理工作人員培訓工作。將信息技術應用于檔案管理工作中，促進水利工程項目檔案管理數(shù)字化目標的實現(xiàn)，通過提升水利工程項目檔案管理工作水平，可以為后期水利工程項目施工工作開展提供非常重要的參考。

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（作者單位：青島市大沽河管理服務中心）