關于ZY醫院財務報銷一體化系統的分析及思考

摘要：ZY醫院為一家省級三甲醫院，收支規模在不斷地擴大，資金支出業務呈現出快速增長態勢，目前的財務報銷仍是傳統的手工簽批報銷模式，財務人員仍然每天埋頭于審核、付款、疊憑證附件和貼銀行回單的重復性工作中，效率低，易出錯，職工報銷滿意度低。在信息技術高速發展背景下，對財務報銷流程及方式實施一場根本性變革亟待推進，以期提高報銷效率，加強醫院精細化管理。

關鍵詞：財務報銷;報銷一體化;OA系統;預算管理

一、研究背景

（一）絕大部分報銷人員對財務報銷不熟悉，在報銷封面填寫上容易出現：報銷單據封面涂改，大小寫金額填寫不規范，封面破損等等相關情況，使得財務審核人員需要反復核對封面與單據。

（二）醫院的科研經費較多，科研經費的負責人大多都是醫院主任，臨床主任科研、醫療工作繁忙，因此經費大都由學生來負責管理。學生初次來報銷，一般不了解報銷流程，從如何貼原始憑證到如何寫經費報銷審批單，財務人員都要一一講解，幾年之后學生畢業，同時就會新入學一批，因此財務人員對于報銷流程需要重新教授一遍，這種周而復始的講解，占用了財務人員大量的工作時間，增加會計人員和報銷人員的溝通成本，甚至造成不必要的矛盾沖突。

（三）以往的報銷模式信息化程度低，核算內部控制主要依靠人工解決。例如項目經費的支出情況都是在紙質版經費管理本子上進行登記，每支出一筆需要經費管理部門及財務人員簽字，這不僅加大了審核人員的工作量，而且存在較大的財務風險。

（四）根據報銷類型及業務的不同，不同的單據要找不同的人員審批簽字。一筆報銷單首先需要送給項目負責人或科室負責人簽字;然后是財務預審，如果有單據不全或是手續不全的情況需要往返財務多次;最后是領導審批，由于最終審批人員一般都是院領導，他們分管部門多，院務繁忙，報銷人員經常跑空路，導致一次報銷可能要拖很久才能走完審批流程;領導審批完成之后就是出納支付，報銷人員最后還需要把所有簽批好的單據送到財務報銷相關款項。一筆報銷單至少需要跑四次才能完成，并且需要花費大量的時間在排隊報銷上，職工大多對現有的財務報銷流程頗多怨言。

隨著醫改的不斷深化，精細化管理是公里醫院管理追求的目標。財務報銷審批是會計核算的入門基礎環節，也是財務內部控制的重點。如何利用信息化技術，優化審批流程，提高財務工作效率，提升醫院職工的滿意度，是醫院目前急需解決的問題。

二、ZY醫院報銷情況

（一）ZY醫院信息化背景

ZY醫院于2017年建設實施OA綜合辦公系統，其中包括流程管理模塊。該模塊涵蓋了ZY醫院大部分的行政事務類單據的申請、審批、執行、分析過程，并能在PC端，手機端訪問系統提交申請、審批。系統于同年上線運行，截止到止目前為止，系統運行穩定，院內職工已基本習慣適應OA系統的操作習慣。

2018年，因業務管理需要，ZY醫院建設實施了HRP系統，該系統包含預算管理，財務核算管理，報銷管理，采購管理、合同管理等模塊。各模塊均存在業務流程需要從系統內發起申請及審批，例如報銷管理模塊中的報銷單，采購管理中的物資采購申請等。而在實際應用中發現，從HRP系統中發起各類業務流程，存在以下問題：

1、HRP是相對嚴謹的管理系統，界面沒有OA系統靈活、友好。無法根據客戶的實際需要任意的調整錄入界面，在HRP中發起和審批申購流程，降低了職工的操作體驗。

2、報銷業務，全院的報銷業務的發起和審批，涉及到各部門和很多領導，操作人員范圍廣，而之前廣泛的操作職工已經習慣了OA系統發起流程，在HRP中發起和審批申購流程，改變了職工的操作習慣，同時HRP在內網運行，無法滿足全員應用。

3、目前除了報銷業務，采購申請業務在HRP系統中發起，其他行政相關申請及審批依舊在OA系統中發起，導致職工操作和領導審批需要頻繁在兩套系統中來回切換，大大降低了工作效率。

4、ZY醫院內部的資源及信息不能溝通共享，會計工作仍然是事后報賬，孤立存在于業務部門之外。同時職工進行報銷仍然是紙質報銷，需要從部門審批、財務預審再到領導審批，基本上跑各個部門簽字就占用了一天中的大部分時間。

5、傳統的會計信息處理都是在業務發生之后對會計數據進行采集，沒辦法對一段時間的財務信息進行實時全程跟蹤。

因此，從提高效率，降低成本，實現業務全覆蓋的信息化建設目標出發，就需要實現OA系統和醫院HRP系統之間的深度集成，讓職工在OA系統中發起所有的申請流程，并在OA系統中完成審批，最終將結果傳送回HRP系統中完成后續的財務核算業務，從而不改變職工的使用習慣，以提高財務管理的工作效率和質量，增強醫院財務管理水平。同時，考慮到原OA系統建設時間相對較早，隨著ZY醫院不斷發展，內信息化建設逐步提升，對信息系統的要求也越來越高，現有的OA系統已經不能滿足當前的管理需求。

（二）報銷一體化系統介紹

為了解決傳統財務報銷模式中存在的各種問題，特別是從根本上解決職工排隊等候“報賬難”問題，職工在OA系統中發起所有的申請流程，將所有的原始單據拍照或掃描完成附件上傳，并在OA系統中完成審批，最終將結果傳送回HRP系統，再由HRP系統完成后續的財務核算業務，構建一體化網上報銷體系。在這一體化信息系統下，職工辦理報銷業務時，需在OA系統中填報報銷單，并提交報銷單據至項目負責人或科室負責人，項目（科室）負責人通過手機APP（企業微信）或者電腦登錄OA系統，對報銷人提交的業務進行在線審簽，無需面對面審簽。報銷人打印已由項目（科室）負責人通過網絡審批通過的業務單據信息表，連同原始票據遞交財務部門接單審核窗口，經接單財務人員進行審核后即可離開;后面再由財務人員發送至單據審批的相關領導處進行線上審批，企業微信及電腦OA均可以進行審簽功能;待領導審批完成，可直接發送至出納進行支付轉賬，報銷人員可通過查詢OA系統流程跟蹤進行實時查詢報賬進度。

三、報銷一體化的特點

1、職工在OA系統填寫報銷單，在OA系統校驗報銷標準和預算執行情況。OA系統從HRP系統讀取預算數據進行展現。

2、職工填完報銷單后，提交進入審批環節，系統對預算數據進行二次審核，如果預算不足，不允許提交。否則則正常進入審批環節。

3、在財務審核環節，系統根據預算項目和核算科目之間的對應關系，生成核算科目。財務人員可在此環節進行修改調整。財務人員審核通過之后，在OA系統中繼續完成審批過程。

4、審批全部通過之后，OA系統根據HRP的系統接口，自動生成財務憑證，傳遞到HRP的核算模塊。

5、線上審批，報銷人在網上發起報銷填報工作，通過互聯網傳輸到相應領導或項目負責人，依靠電子簽名即可實現審批，打破了以往當面審簽、報銷的時間與地點限制。

四、實施報銷一體化的意義

1、在OA一體化報銷體系下，系統對報銷人使用的項目有明確的分類與限制，能夠有效避免誤申報和使用項目經費的現象;項目預算的各項控制額度能有效控制其超支，保障預算的順利執行;出納由手動在網銀上錄入支付信息改為系統自動提取，不僅減少了煩瑣的工作量，還提高了支付的精確度，避免了相關財務風險。

2、OA報銷一體化體系下，報賬人員無需多次往返財務部門及領導辦公室，在財務預審環節，預審完成提交所有原始單據之后即可離開，這樣很大程度上緩解了現場排隊報銷問題，減輕了財務人員的工作壓力。財務人員可以在后臺按部就班的處理報銷業務單據，企業微信也可實時推送信息查詢，方便職工隨時隨地查詢，優化了財務的服務質量。

3、電子檔案系統通過與智能報銷系統和會計核算系統對接，可存檔大量原始數據信息，可以直接提取到報銷人員上傳的審批通過的原始憑證影像，并與會計核算系統的電子憑證相匹配，自動生成電子檔案數據，實現了檔案管理的自動化、規范化和高效性。

五、結語及展望

隨著智慧醫院將成為未來醫院信息化的主要發展趨勢，財務信息化管理是醫院信息化最直接的體現，也是財務管理中的核心部分，ZY醫院對財務管理信息化的需求程度也在不斷地提高。未來還需要從以下幾方面來完善OA報銷一體化財務審批報銷平臺。

（一）連接銀醫直聯，真正實現一體化

將OA連接銀醫直聯，完成資金的實時在線支付，打通資金支付的最后一個環節，使得支付狀態自動同步至OA報銷系統;

（二）增加發票查驗功能，降低財務風險

引入發票查驗功能，用掃描儀對發票二維碼掃描，識別真偽，在線查驗查重。規避虛假和重復發票報銷引發的財務風險。

（三）由于系統剛上線，醫院院內科研經費項目較多，科研項目的繁雜，實現科研項目報銷仍需要從HRP中實現到賬登記，才能再進行報銷。使得報銷流程仍然在完善中，還沒有形成一個很完備的系統。

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作者簡介：羅婷，女，1995年10月，漢族，皖宿松，本科，初級，會計，財務管理。