分析新時期行政審批檔案信息化管理

王洪寶

[摘 要]行政審批檔案管理會隨著時代的進步而發展，信息化時代的到來對行政審批檔案管理帶來了更多的機遇和挑戰。文章在闡述行政審批檔案信息化管理的必要性和重要性的基礎上，立足實際情況，分析當前行政審批檔案信息化管理存在的問題，并針對問題提出優化行政審批檔案信息化管理的對策。

[關鍵詞]行政審批;檔案;信息化管理

中圖分類號：D523? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A? ? ? ? ? ?文章編號：1674-1722（2021）20-0094-03

行政審批是連接政府和公眾的一個重要平臺，公眾在從事社會生產和經營事務的過程中往往需要通過行政審批的方式來獲得某種認可[1]。行政審批工作直接面向公眾，因而這項工作的開展質量、效率、水平直接關系到政府部門的形象。在各個企業的發展下，行政審批檔案數量和內容增多，如何高效地處理這些信息成為相關人員需要思考和解決的問題[2-3]。將計算機技術引入到行政審批檔案管理中能夠通過信息化的方式來收集和整理檔案信息，可最大限度地保障檔案資料信息的完整性、可靠性、安全性，提升相關人員查找和利用檔案的效率。

一、行政審批檔案信息化管理的必要性和重要性

（一）必要性

社會經濟的深入發展和改革開放的深入使得越來越多的中小企業發展起來，一些家族企業也發生了演變，這樣的變化對政府部門職能機關的行政手續辦理提出了更高的要求，無形中加大了行政審批工作量[4]。

在開展行政審批管理工作的時候，行政審批效率、工作質量直接關系到整個企業的發展。傳統意義上的行政審批模式會采取人工審批方式，審批資料信息會通過紙質文檔的方式保存。但是從發展實際情況來看，這種保管方式會在時間流逝中出現字跡模糊的問題，最終會影響行政審批工作的效率[5]。行政審批檔案信息化管理能夠實現審批系統的信息化發展，進而提升政府部門的政務工作水平。

（二）重要性

提升行政審批的規范性。在紙質審批流程的影響下很容易出現審批文件資料遺漏或者丟失的問題，加上各類資料審批管理沒有得到專業人才的支持，各個材料管理缺乏統一標準，導致在行政審批資料管理過程中經常出現管理混亂的問題。行政審批檔案信息化管理的實現能夠更好地存儲和管理信息，加速各個部門之間的信息流動速度，節省信息流動時間，減少信息傳遞誤差，進而提高中小企業的行政審批效率[6]。第二，增強行政審批的價值。在信息時代背景下，行政審批價值日益凸顯出來。行政審批檔案信息化管理的實現能夠利用信息來實現行政檔案的審批管理，最終實現政府職能部門審批管理的一體化、電子化、智能化發展，在保障行政審批工作效率的情況下降低相關人員的工作量，提高檔案利用率，拓展檔案的利用空間[7]。

二、行政審批檔案信息化建設發展面臨的問題分析

（一）行政審批檔案管理缺乏信息化管理理念

在社會分工日益細化的背景下，檔案管理工作的專業性水平得到提升，也就是說，行政審批檔案越來越需要具備專業知識的人員來進行管理，信息化管理理念開始被引入到行政檔案審批管理中。但是從行政審批檔案管理發展實際情況來看，相關人員在從事這項工作的時候深受傳統檔案管理方式和管理思想的束縛，管理方式落后，且在檔案管理的時候沒有引入系統化的思維理念，最終導致行政審批檔案管理效果不理想。

（二）行政審批檔案信息化管理不夠規范

在信息化時代背景下，雖然一些地方行政機關開始就審批檔案管理進行了信息化路徑的探索，但是受社會主義市場經濟發展的影響，行政審批檔案管理規范化水平有待提升，特別是關于檔案的分類和存儲管理更是沒有形成統一的標準，在不同行政審批機關、管理人員應用不同方式管理檔案的時候會使得檔案管理工作陷入一種混亂的狀態，也會使得行政審批檔案管理工作出現新的問題，相關人員在查找檔案資料信息的時候也會遇到一些困難。

（三）檔案資源相對分散

在行政審批業務檔案管理的時候會由不同的職能部門負責，在檔案管理的過程中形成了各自分工的分塊化檔案管理模式。比如在行政審批業務流程辦理完成之后需要安排專門的檔案管理人員來整理和管理檔案信息，并根據需要由專職人員將檔案提交給檔案中心負責保存、立卷和歸檔。由于不同類型的業務檔案材料分散于不同業務組，在檔案來回轉移的過程中容易出現信息被篡改、復印件不清晰、檔案頁面破損等問題，嚴重影響了檔案的后續使用。

（四）行政審批檔案信息系統建設落后

雖然行政審批檔案管理中心先后購買了數字化設備，但是受資金、空間和人員的限制，在檔案管理的過程中沒有形成專門的檔案管理系統。由此導致行政審批檔案的電子化服務管理和網絡時代背景下的檔案管理速率不匹配，降低了檔案信息化管理效率。

（五）檔案業務系統對接管理難度較大

行政審批檔案信息化管理的實現要求各個業務檔案數據信息能夠在行政審批服務的各個系統中實現順暢的傳遞，在信息順暢傳遞的過程中提升檔案管理工作效率。但是從當前發展實際情況來看，行政審批檔案會由一個專門的系統進行管理，系統內部各個業務部門之間的數據管理標準不統一，最終導致系統內部信息對接不順暢，嚴重阻礙了系統內容信息的對接。

三、行政審批檔案信息化建設優化對策

（一）強化行政審批檔案信息化建設意識

行政審批檔案信息化建設首先要落實和增強工作人員的服務意識，即要求政府人員能夠積極主動地學習行政審批檔案自主管理知識和技術，在工作中樹立一種正確的思想理念，在一系列的工作中要對員工本身產生積極的影響。在國家推行無紙化辦公的背景下，政府人員要加快轉變行政審批檔案信息化管理方式，將現代化的辦公模式融入到傳統意義上的行政檔案審批管理流程中。

（二）實現行政審批檔案信息標準化建設

行政審批檔案會牽扯到政府機關的工作，檔案處理工作量龐大，在具體實施操作的時候如果沒有制定出規范的標準和制度，就會影響行政審批工作效率，甚至還會誘發職能混亂的問題。因此，行政審批檔案信息化建設要制定明確的標準，針對不同部門的工作屬性來對下放的文件資料實施管理，實現行政審批檔案的信息化發展，提升檔案利用效率。

政府部門負責檔案審批的人員多為基層工作者，因此，為了能夠提升行政檔案審批效率，需要對這些人員實施專業化的培訓和引導，通過專業培訓引導來規避不良審批現象，實現行政審批檔案的信息化建設。

（三）優化行政檔案信息化基礎建設

行政審批檔案信息化建設要做好建設之前的基礎性工作，強化檔案信息化管理的前端控制，以保證檔案信息化建設的順利推進。具體工作內容包括：第一，做好對專職人員的管理培訓。在行政檔案審批管理工作中設置專職檔案管理人員，在專職檔案管理人員的作用下更好地管理檔案資料信息。同時，檔案中心還需要定期組織員工開展培訓，通過培訓轉變其陳舊的工作思維，強化檔案管理人員的檔案意識。第二，實現對檔案提交和整理的規范化發展。行政審批檔案管理中心要引導專職檔案人員能夠應用文字、圖像、電子文件等多個形式來管理檔案資料，并在檔案整理利用的時候借助先進的手段來保障檔案資料不會出現破損。第三，制定規范化的檔案管理流程，按照行政檔案審批的基本流程和檔案資源信息基本情況管理檔案，做好電子信息檔案的存檔工作。

（四）加快打造完善化的行政審批檔案管理系統

第一，為行政審批檔案的管理投入足夠的資金。在資金的支持下為行政審批檔案的規范化管理提供計算機、掃描儀等設施設備的支持。第二，加快打造完善化的檔案信息管理系統。在行政審批檔案管理的過程中需要根據檔案信息的總體規劃方案來設計檔案管理系統的功能模塊，制定出統一、規范的檔案管理技術標準，為行政檔案審批的信息化、高效化管理提供重要支持。第三，實現各項業務的順利對接。行政審批檔案管理部門要根據檔案審批業務發展實際情況，聯合大數據管理部門來更好地實現資源信息的共享應用，完成行政審批檔案的對接管理。

（五）建立健全行政審批檔案信息化管理模式

在信息化技術的支持下，加快打造完善的行政檔案審批管理模式，形成行政檔案審批管理系統，合理配置行政檔案審批業務系統中的各個檔案資源信息，在多個業務部門的共同作用下做好檔案的管理工作。行政審批檔案信息化管理模式的實施具體包含以下幾個方面的內容：第一，各部門之間的協同作業。行政審批服務部門要在各個業務系統信息順利對接的基礎上，在行政審批檔案管理中心的帶頭下將各個部門分散化的檔案管理模式轉變為統一化、一體化的檔案管理模式。第二，實現無紙化的檔案管理。在選擇好業務試驗點之后，借助數字摘要、電子信息簽名、信息戳等技術手段來完成電子信息文件的順利移交處理，提高行政審批檔案管理工作效率。在各個試驗點建設完成之后還需要逐漸向行政審批服務區域內的各個業務小組推行無紙化檔案管理。第三，實現行政審批檔案信息的對外公開。在數據庫技術、電子信息技術的支持下，行政審批檔案會從紙質版的模式轉變為電子版模式，而后會存儲在檔案信息庫中，成為各個行業發展的重要信息參考資源。在電子政務信息全面公開的背景下能夠實現檔案資源信息的分級管理，全面提升行政審批服務工作效率。

（六）積極推廣網上電子歸檔辦公業務

在信息時代背景下，行政審批檔案管理要積極順應信息化發展趨勢，按照時代發展需要積極推廣網上電子檔案歸檔業務，在全面推廣網上電子業務的過程中提升行政審批檔案工作的效率。在實施網上電子檔案歸檔管理的時候需要根據各個檔案信息的基本情況和檔案信息需要進行卷宗的管理，制定出檔案資料統一、規范的管理流程，由此實現對檔案資料信息的合理化、規范化管理。

1.分類組卷

行政審批檔案可以按照事項的基本內容來進行劃分，將行政檔案資料劃分為一案一卷、一卷一號的結論文件、審批材料;一案兩卷的牽扯到個人隱私的文件材料，并對這些材料存儲為正副兩卷來進行歸檔管理;單獨組卷的卷宗會按照時間的順序進行排列，合并卷宗會按照一系列審批事項來實施分類管理。

2.打造歸檔檔功能模塊

在開展行政審批管理的時候，相關人員可以根據自身情況來適當地擴展電子檔案的歸檔服務管理范圍，通過采取線上和線下結合的方式來將整理好的檔案信息提交給上級部門進行審核，并就電子檔案實施數字簽名和線上蓋章，從而有效保障檔案信息的安全性、真實性和可靠性。設置好的檔案信息歸檔模塊會牽扯到檔案資料信息的參數設置、檔案使用規則、檔案保管權限設定等內容。

3.統一歸檔范圍與存儲格式

在實現行政審批檔案電子歸檔管理的過程中，需要對每一個事件所產生的檔案資料信息實施歸類管理，形成文件夾。在文件夾中會牽涉到檔案資料信息的申請、受理、審批、辦理、輸送等業務，按照檔案資料的使用方向來實現對行政檔案資料信息的分類歸屬管理，將檔案資料信息轉變成方便存儲和使用的文件格式。

四、行政審批檔案信息化建設的實施效果

（一）提升行政審批檔案資源信息的利用效率

信息時代的到來對檔案資料使用的方便性、快捷性、實時性等提出了更高的要求，在這樣背景下，實現行政審批檔案的信息化建設能夠在最大限度上彌補行政審批業務部門各盡其職過程中所引發的檔案資料信息使用分散化的問題，實現對行政審批檔案資料信息的高效率整合應用管理，全面提升檔案資料信息的使用效率。

（二）采取措施擴展檔案歸檔范圍

行政檔案審批管理會牽扯到多方主體的利息資料，這些材料具備很高的保存價值。在以往的紙質檔案管理模式下，受檔案室空間狹小、人員配置不充分等因素的影響，檔案資料信息往往很難被有效保存。信息化技術在行政審批檔案資料管理中的應用能夠應用先進的技術形式拓展檔案資料信息的歸檔范圍，并按照一事一卷的原則來管理檔案資料信息，在最大限度上保證檔案資料信息的完整性、可靠性。

（三）采取措施保證原始紙質檔案信息的安全

在紙質檔案信息傳遞使用的過程中不可避免地會出現文字模糊、頁面受損、資料丟失等問題，這些問題的存在會影響行政審批檔案資料的完整性、安全性。在信息機技術的支持下會實現對檔案資料信息的電子化存儲歸檔，在檔案使用者需要查閱檔案資料信息的時候，其登錄平臺就能夠在第一時間獲取相關電子檔案，從而在最大限度上保障紙質檔案資料信息的安全性、完整性。

（四）提升檔案管理工作效率

在行政審批業務量增多的情況下，所需管理的檔案資料數量和內容增多，這無形中加大了檔案人員的工作量，在檔案資料信息管理不恰當的情況下會影響行政審批檔案管理工作效率。行政審批檔案信息化建設管理會借助先進的技術手段來對檔案資料信息實施歸檔處理，從而使得檔案管理人員能夠從煩瑣的工作中解脫出來，并有效提升檔案資源信息的管理效率。

五、結語

綜上所述，信息化技術在行政審批檔案管理中的應用會有效提升行政審批檔案信息的管理效率，打造出完善的行政審批檔案管理系統，形成完善的檔案信息化管理模式，促進行政審批檔案工作得到深入發展，從而使得電子檔案審批管理能夠更好地滿足服務型政府的建設需要。

參考文獻：

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