淺談提高檔案信息化管理策略

王潔

摘要：在網絡信息、電子信息技術和計算機網絡技術飛速發展的今天，這些技術也得到了進一步的傳播和普及，這些技術打破了傳統的產業結構，廣泛應用于各個領域，促進了各種產業結構的發展。檔案信息旨在幫助人們記錄人類和社會的進步和發展，在人類歷史的各種變遷中發揮著重要作用。在此背景下，有關單位必須高度重視檔案管理工作，結合當前社會發展的特殊情況，加快檔案信息化建設，提高檔案管理的實際影響。

關鍵詞：檔案;信息化;管理策略

檔案首先是其日常工作的真實記錄，為單位今后的發展提供歷史依據和參考依據，其意義不可忽視。隨著我國信息化的快速發展，傳統的檔案管理與現代化的發展越來越不相適應。管理人員必須不斷優化管理流程，充分利用信息化的優勢，提高檔案管理的效果，避免文件因差錯丟失或泄露，提高檔案管理的安全性和可靠性。

一、檔案信息化建設的意義及內容

（一）數字建設化

要想實現更好地檔案信息算化，首先要保證數字化的進行，這也是完成信息化的重要前提。數字化設計主要是將信息文本中的表格登記表和數據庫轉化為電子數據，使用戶獲得更加方便快捷的服務功能。

（二）網絡建設化

當今時代，人們的日常生活與互聯網息息相關，可以說互聯網已經成為人們生活中不可或缺的一部分。在互聯網時代，人們可以不受任何限制地通過網絡方便地傳輸和交換信息，這在某種意義上也提高了信息的交流和時效性。檔案信息化旨在將檔案信息的管理融入各地區的網絡結構，構建完善的信息管理體系，在提高管理效率的同時實現資源信息的交換，為檔案信息的交換奠定理論基礎。

（三）一體化建設

通過對目前我國檔案信息建設實際應用的分析，發現檔案信息的可用性屬性非常重要。綜上所述，可以看出檔案信息化建設可以大大提高檔案信息管理的實際作用。因此，檔案管理的實際影響具有重大的現實意義。

二、檔案信息化建設存在的主要弊端

（一）網絡化建設的協調能力不足

我國在檔案信息管理的實際建設中，尤其是在資源共享和信息化領域，還沒有能夠構建全面的網絡管理。我國還沒有建立起高效完善的管理制度，更加注重網絡傳輸共享和便利，但由于我國組網不協調，還缺乏明確的網絡環境管理體系。目前，我國檔案信息多分布在網絡的不同部分和區域，尚未實行統一集中管理，也使得高效資源無法合理、快速地共享和使用，在某種程度上造成大量資源浪費。

（二）檔案信息化建設與相關輔助能力不足

過去采用傳統的檔案管理方式時，由于信息管理量大，計算機在存儲過程中無法及時、高效地管理所有信息內容。另外，在原始紙質文件的處理中，由于人工登記，經常會出現錯誤和遺漏，導致某些信息的丟失，這在一定程度上增加了管理難度，使得計算機在輸入信息時難以管理數據庫中的所有信息。

（三）檔案信息數據真實性差

由于整個信息收集和存儲過程會受到人為主觀因素的影響，管理人員的疏忽會破壞信息的完整性，從而降低信息的可靠性，因此在建立檔案時會存在很多未知因素，并限制了信息價值。在傳統的檔案管理中，數據的收集整理以人工收集為主，缺乏明確的監管，收集方法繁重低效，保留了很多不正確的信息。當信息的完整性和準確性在當前的信息處理過程中沒有得到驗證時，需要完整地輸入信息，這會使人們發現許多數據信息是不正確的或存在一些錯誤，信息不完整，無法保證信息的可靠性和真實性，影響工作效率。

三、提高檔案信息化管理策略

（一）擬定完善的檔案信息化建設計劃

公務機關要結合實際，做好信息結構協調工作，統籌兼顧，切實提高信息歸檔的速度和效率。同時，結合信息化工作的逐步開展，各檔案館要高度重視有關部門意見與具體情況的關系，以滿足當前信息化需求。在信息化建設方面，檔案館也要貫徹落實科學發展觀，確保與有關部門的有效溝通，以與一些信息結構完善的檔案館建立密切溝通。對于一些信息結構落后的檔案館，要結合其他優質檔案館，積極改進和完善，為檔案館建設助力，為檔案管理工作的有效開展奠定良好的基礎。

（二）推進文檔一體化管理

以前，檔案管理主要以分門別類的形式進行。但是，這種文件管理方式已經不能滿足今天的工作要求了。在傳統的檔案管理下，檔案與文獻管理實際上處于互不干擾、相互分離的狀態，這種檔案管理的主要缺點是：經常造成檔案管理的重復，這將導致整個檔案管理過程中人力物力的巨大浪費。因此，根據信息化領域建設創新的發展需要，通過檔案信息化建設不斷推進文件綜合管理是關鍵。文件的綜合管理應包括以檔案信息化建設為中心開展工作。在這個過程中，檔案館可以通過計算機技術真正實現檔案管理和文件管理的云端存儲，再安排檔案管理員，通過信息存儲的方式真正完成檔案的綜合管理。

（三）借助信息軟件形成特色檔案管理

綜合檔案管理系統非常有利于對一些特色數據檔案的管理。結合具體操作，相關人員可以根據信息檔案的特殊情況，建立有特色的電子檔案數據庫，將一些符合相關要求的檔案數據加入到數據庫中。此外，檔案館在將數據加載到云數據存儲數據庫中時，可以利用計算機信息技術，方便檔案人員對這部分數據進行檢索。這不僅有利于檔案重要信息的保存，也能有效提高檔案工作人員的整體工作效率。此外，通過這種信息化的檔案管理形式，還可以一路推動檔案信息化管理的發展，有效減少人力資源的浪費，使檔案管理工作高效進行。

結束語

總而言之，檔案信息化化是檔案管理未來最重要的趨勢之一。加強檔案信息化的結構和安全性，提高其管理效率和可靠性，是下一步工作的重點。各相關部門應抓住機遇，迎難而上，與時俱進，意識到自身的安全問題，實施解決方案，構建信息化與創新相結合的檔案管理新時代，發揮不同安全技術的優勢并駕齊驅手段，推動檔案信息化管理邁上新臺階。

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