煤炭企業在合同管理中存在的問題及應對措施

摘要：在企業管理中，合同管理是其中重要的一部分，合同管理最為關鍵的要求就是規范化與科學化。煤炭企業不同于其他企業，因為業務上的特殊性，在合同管理上會面臨較多的挑戰。為了能讓煤炭企業獲得理想的合同管理效果，本文首先對煤炭企業合同管理現狀進行分析，然后針對問題提出應對措施，希望能對煤炭企業合同管理的效果進行改善。

關鍵詞：煤炭企業;合同管理;應對措施

因為國家層面在產業結構上進行調整，市場上煤炭所占據的份額正處在縮減中，隨之起來的是清潔能源。長期下來，煤炭整個行業的現狀開始呈現供給大于需求的情況，當前，我國煤炭產能陷入過剩的境況，加上環保政策不斷出臺，煤炭企業想要持續發展面臨一定的難度，甚至連生存都存在一些困難。就煤炭企業而言，怎么開展科學、規范的管理，規避和降低風險，是企業想要生存的關鍵。而合同管理是管理中一個關節，更應該得到企業的重視，因為由于合同內容的不規范，出現合同糾紛，就會讓企業面臨經濟損失。

一、煤炭企業合同管理現狀

煤炭企業合同管理，指的是企業在生產運營過程中，進行工程項目建設、物資采購以及設備維修等行為，跟有關單位簽訂能保障雙方權益的文書。就煤炭企業而言，其管理屬于開放式的，在合同方面投入的重視程度不足，一些煤炭企業負責人甚至覺得合同的存在只是形式問題，其中的內容沒必要過于講究，因此會造成企業存在一些隱患。

首先就是合同管理沒有相關的保障機制。一些煤炭企業尚未針對合同部分制定出相關的管理制度，對于合同的執行只是靠經驗去落實與推進，這種隨意性與不規范性的存在，對合同本身而言是極為不利的。盡管合同本身就是屬于法律約定文書，但也需要有一套比較健全的制度對其進行管理與規范，這樣才可以讓合同發揮出最大的作用，讓合同雙方都可以在簽訂合同時有規章制度可以遵循，能依照章法操作，實現合同管理規范化與科學化。

其次，煤炭企業在簽訂合同前缺乏一些調查與了解。煤炭企業對設備的采購以及維修需求量比較大，有時候在認識的人介紹下或者網上簡單聯系下就直接簽約，對對方的主體經營資格以及履約能力等情況都未做調查，這種簽訂會存在對方最后未按約履行，出現轉包、分包的結果，這種情況下工程各方面都無法得到有效保障，企業的發展將會面臨不必要的損失，陷入困境。

第三，煤炭企業法律專業人員的缺乏，合同起草上比較隨意。因為煤炭企業自身存在的特殊性，一些煤炭企業未配備專業的法律人員，通常的處理方式是哪個部門帶頭開啟工程的，就由哪個部門負責起草合同文件，最后造成簽訂的合同是各式各樣，一些部門合同起草人員因為不懂合同具體起草要求，為了省時省力，就直接在對方之前的合同基礎上做出大概修改，就直接作為所需合同使用，無視合同的關聯性，因為法律知識的缺乏，導致起草的合同出現各種問題，這其中就為糾紛的產生埋下了隱患。

第四，合同會審形式主義嚴重，相關人員不夠負責。合同起草完成，企業內部相關負責人就要對合同進行會審，通常會比較隨意地排出一名工作人員參加，有的甚至可能對合同內容不知情，會審過程中會出現各種想法與看法，無法達成一致，可能在最后定稿都要進行3次以上的會審。這種情況的合同會審缺乏嚴肅性。同時合同會審簽字也是比較隨意的，不會去細看合同條款就直接簽同意，以上種種都造成合同變成了形式主義。

第五種情況就是合同簽訂后，沒有后期的跟蹤與管理，合同執行度比較低。煤炭企業負責相關負責部分就會將合同直接歸檔，這就算是結束后。并未在后續工作中指派專人對合同進行跟蹤管理，監督、檢查工程是不是按合同時間開工、履約。這種情況使得工程進展得隨意，不受合同約束，合同失去了原有的法律效應，管理跟執行脫節，一旦出現任何問題就會出現相互推諉的情況。

第六種情況就是部分煤炭企業在簽訂合同后，合同存檔上任意隨性，不僅不會做合同登記臺賬，也不會對合同進行編碼，無視合同存放的檔案柜，使得查找無序可循，檔案管理出現混亂的情況。

以上情況，種種都會給煤炭企業帶來經濟糾紛，都會讓企業陷入經濟糾紛。

二、煤炭企業合同管理應對措施

（一）針對合同建立管理機制

就合同建立健全的管理機制，這對于合同管理比較薄弱的部分煤炭企業而言，是非常必要的。一套健全的管理機制可以讓合同管理工作變得更加規范與科學。可以為企業的日常合同管理提供對標，合同本身就是一件嚴肅的事情，不能有一點馬虎，企業需要就此設立招標及合同管理小組，要明確其中組員的職責內容，做到監督，制定對應的工作流程，并落實好相關環節的管控，不能任意操作，以免合同操作的隨意性導致企業面臨經濟及名譽雙重損失。

（二）落實好資質審查及履約能力的調查

煤炭企業在合同簽訂上，要提高流程的標準化，其中最必要的一環就是進行項目招投標，針對來參加招投標的單位，合同管理相關部門要認識審查其主體資質，以確保資質足夠的合法及有效，并且就公司近期的業績以及生產運營情況展開全面的調查，在履約能力上要做到全面預估，從而降低簽約風險，確保合同執行可以有序、穩定。

（三）配備專業的合同處理人員

煤炭企業，因為企業業務工作的性質，對于人員的重視程度，往往更看重技術性人才，合同處理人員的法律專業度，并沒有被關注。因此，一些煤炭企業甚至都是隨時隨處安排一些人員對合同進行處理，合同管理缺乏一定的嚴肅性。其實專業的事就應該給專業的人做。合同管理容不得馬虎，是一項比較嚴肅、重要的管理項目，尤其就煤炭企業來說，涉及到的內容都是比較重要的，企業需要配備專業的合同處理人員，能有效把關合同條款，可以基于法律公平態度下，公平公正地起草合同文件，制定相關合同條款，防止了合同起草中隨意性、片面性情況的發生，能讓合同真正地做到約束雙方，讓合同管理更加嚴肅，具有法律性。

（四）設立專人全程管理合同簽訂及落實

無論是合同的起草還是修改簽訂，其實都需要專業人員。合同在最終落實過程中，是對合同主體起到責任約束的作用。合同的存在，并不只是一份文件，而是對雙方主體責任進行確認的文本，可以促進合同管理更加規范化，這個可以幫助合同爭議得到高效解決，并且可以為合同審驗人員降低大量的工作量。對于合同后續跟蹤管理工作由專人建立嚴格的跟蹤管理臺賬，隨時掌握工程進展情況及合同履約情況，便于加強合同履行的監督管理，有問題及時向相關負責人匯報，提高合同的執行有效性。

（五）改變會審的形式? 提高會審效率

煤炭企業會審存在的問題，主要是形式上有待改變。需要將合同審核這一環節變更為電子版進行發送。無論會審中參加的人員在企業中是從事什么內容的工作，多次反復參加，對于其本身而言都是精力時間上的浪費，同時專業度不高的參與，會審效率也是極低的。因此，需要對會審的形式進行改變，可以以電子版方式進行發送，每個人可以就合同提出自己的意見，最終匯總到合同負責部門，進行修改，最終定稿，定稿之后再進行負責人簽字。這種方式不但壓縮了集中會審的時間，讓會審參與人員的時間更高效地被利用，同時也提高了會審的效率，同時每個部門對合同的意見修改都有了工作記錄，這避免了會審存在隨意性，提高了會審參與人員的責任心，讓合同會審變得更加的嚴謹。

（六）對合同檔案進行有序管理? 提高規范化與有序化

合同管理，就離不開檔案的建立。合同檔案的管理，雖看似在做無用功，其實是為后續工作提供了保障，良好的檔案管理，是對合同進行編碼，其中涉及到對合同名稱、編號以及類型的規整。利用合同代表性內容的整理，可以將一些細節內容整理其中，比如類型中有工程類、維修類、服務類、物資采購類等、合同簽訂日期、對方單位名稱、合同金額、質保期、質保比例、付款方式、經辦單位、經辦人、經辦人電話等，既做有序，同時又高效。歸類后的合同，存在放在檔案盒里，不僅看起來整潔，同時查找起來高效、方便。這項工作就猶如畫龍點睛般的存在。能為煤炭企業合同管理畫上一個圓滿的句號。同時也為后續工作的開展鋪墊一個好的開始。煤炭企業在發展過程中，如果所有的合同管理都是有序、整齊的。那么，整個企業的工作效率就會提高很多。

在煤炭企業管理中，合同管理是其中重要的一部分，不容忽視與敷衍。是企業實現科學管理、規避風險重要的一個環節。站在煤炭企業角度看，當下的形勢十分惡劣，新型能源的不斷沖擊，同時需要面對環保這一要求，經營空間相比往日，在不斷壓縮，合同管理對于企業而言，顯得極為重要，一旦合同管理出現問題，煤炭企業面臨的境況將會更加艱難。因此，需要企業內部合同管理人員要在實踐中不斷摸索出提高合同管理效率的方式，嘗試運用新的方式應對出現的新問題，最大程度降低風險發生率，減少企業因為合同糾紛產生損失的可能性，即便生存艱難，也要推動煤炭企業的健康、穩定發展。

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作者簡介：楊盼盼，女，漢，河南鹿邑，本科，畢業于天津大學，研究方向：土木工程，助理工程師。