探究“互聯網+”時代下智慧檔案館建設的方法

摘 要：本文對智慧檔案館定義、特點與發展機遇進行分析，并在“互聯網+”視域下提出行之有效的建設措施。力求通過創建檔案共享平臺、借助人工智能技術、提升服務質量、重視軟環境建設等方式，牢牢把握當前政策、技術、發展需要等方面的發展機遇，促進檔案資源整合，深挖檔案資源價值，提高檔案服務質量，實現智慧檔案的健康發展。

關鍵詞：“互聯網+”;智慧檔案館;建設策略

引言：隨著高新技術發展，互聯網技術迅速滲透到各個領域，逐漸形成資源共享發展模式，促進“智慧化”這一新理念誕生。各行各業紛紛與大數據技術相融合，在智慧化探索和應用中都獲得了飛躍性的發展。檔案館應充分借鑒其他行業改革的成功經驗，在智能技術的輔助下充分發揮優勢，深入挖掘有價值信息，為管理者和使用者營造更加廣闊的共享空間，取得更加理想的智慧檔案建設成果。

1 智慧檔案館概念和特點

1.1 智慧檔案館

檔案是在人類社會活動中形成的具有保存價值的重要記錄，對個人、團體、單位、社會乃至國家都有重要價值。在“互聯網+”背景下，網絡技術開始在各個領域中得到廣泛應用，傳統檔案館的軟、硬件設施和管理制度、技術越來越不能滿足當下需要，檔案信息海量化、復雜化、用戶需求多元化的問題都亟待解決。因此檔案館必須與時俱進逐漸朝著智慧化、現代化的方向轉變，為社會各個團體單位和用戶提供更加人性化、更廣泛的檔案服務。“智慧檔案館”應運而生，它依托于物聯網、大數據、云計算等各種新技術的加持，兼具多元化、互聯互通、可持續發展的特色，通過感知觸摸、文字轉換、語音識別等方式，對檔案檢索進行智能管控，使不同用戶的個性化需求得到充分滿足，同時節省大量人力物力，提高效率降低成本，也使檔案的安全性、完整性都更具有保障。與數字檔案館相比，其技術更加先進，實現了全方位、立體化的互聯互通的智慧管理，對于提升檔案館整體服務能力起到了巨大的推動作用。

1.2 智慧檔案館的特點

一是創新驅動，在“互聯網+”思維引導下，網絡技術大顯身手，破舊立新，在檔案的收集保管分類等方面全面創新，打破固有思維和管理制度，為檔案館的發展提供全新方向;二是結構重塑，智慧檔案館顛覆了傳統流程，具有智慧化管理、便捷式應用、整體一體化等特點，改變了管理人員工作性質和內容，促進新行業誕生，使以往行業結構得以重塑;三是人性化服務，智能檔案館更注重于服務條件的改善、服務質量的提升與服務意識的增強，以用戶為中心，以人為本，更具主動性和積極性，方便管理者和使用者靈活便捷地使用、查詢、管理檔案信息，通過移動終端、網絡系統達到立體互聯，實現高效服務大眾的目標[1 ]。

2 智慧檔案館建設的現實機遇

在網絡時代，智慧城市進程不斷深入，智慧檔案館作為新生事物也處于探索發展的階段。當下國家政策、先進技術、物聯網在各行各業的成熟運用經驗、數字化檔案建設的豐碩成果都為檔案館智慧化轉型提供強有力的保障。檔案館應緊抓機遇，乘勢東風，實現新生事物的健康發展態勢。

2.1 國家政策的保障

一個新興行業的萌生和成長必須以國家的政策支持作為有力后盾，近年來，在大數據技術飛速發展，對各行各業產生翻天覆地影響的背景下，國家頒布實施一系列有關人工智能的應用發展等政策文件，如《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中明確地指出，要“采用大數據、智慧管理、智能樓宇管理等技術，提高檔案館業務信息化和檔案信息資源深度開發與服務水平”;《大數據產業發展規劃（2016—2020年）》也提到了產業數字化發展的必要性和重大意義——國家的政策支持推動著檔案館積極轉型。

2.2 先進技術的支持

在物聯網技術基礎上建設智慧檔案館，使檔案館內管理設備、建筑設施與管理系統等信息共享，將互聯網服務應用在所有檔案館的軟件、硬件、流程中，信息全部互聯互通，真正實現了在館藏、管理、傳輸等各個環節的智慧化、自動化、便捷化。同時，可以將多種檔案信息資源和原始資料信息輸入到大數據系統中，從而深入挖掘有價值信息、主動推送、高效檢索，使其具備人的智慧，在人工智能、大數據、物聯網等技術優勢應用下，真正實現智慧檔案館的建設目標[2 ]。

2.3 現實發展的需要

智慧檔案館的出現是時代發展的迫切需要。大數據時代帶來更加繁復的檔案處理工作，而傳統紙質檔案在收集、保管、運輸方面存在諸多劣勢，數字化檔案雖然在各個層面比以往有所提升，但是主動性、服務性與技術性仍然遜色。智慧檔案館則克服以上弱點，大大節約人力、物力、財力等成本，在管理建設和安全保管方面具有更大優勢，促進檔案利用率提升，由此獲得更多服務效益，更好地服務民生。

2.4 成熟經驗的借鑒

目前國內多個城市已經推進了智慧檔案館的建設和應用，比如上海市在建設“智慧城市”的進程中，實現了多家檔案館智慧聯動，推動了城市的檔案信息化建設。張家港、南京、青島、杭州等地紛紛加入智慧檔案館建設的陣營，建立了呈現地方特色的智慧檔案服務體系，為社會的發展提供智力支持。這些城市已經在智慧檔案館建設方面取得一定的成績，為其他地區的智能檔案館建設提供了借鑒和支持。

3 “互聯網+”背景下智慧檔案建設策略

3.1 促進檔案資源整合和共享

在互聯網基礎上，云計算可按照現實需求為相應設備提供動態的、可拓展的資源或信息。線上檔案管理部門可在云計算、物聯網、大數據技術的基礎上創建檔案共享網絡，實現開放性互動平臺，建設出“檔案云”，將豐富、全面的知識共享服務提供給用戶。要利用先進技術，對政府民生部門信息、其他檔案館數據進行整合、分析，形成有價值的檔案知識，統一上傳到“云端”，進行平臺共享，優化檔案格局。在線下也要開展檔案融合建設，創建多樣化民生檔案數據庫，保留基礎檔案館功能，供用戶一鍵查詢，實現一站式服務，避免群眾多跑腿的現象。

3.2 開發和保護檔案資源并重

智能檔案館大大提升了檔案收集、存儲、保管、開發、利用的便捷性、安全性和可靠性。一體化的環境維護、高科技的修復水平、遠程操作精準定位等功能，都能進一步保護好珍貴的檔案資源。充分利用智能技術現代化管理檔案館，可利用物聯網技術將網絡與任意物體聯系起來，實現智能信息交換與通信，促進智能識別、跟蹤與監管等目標，加強檔案的保管功能;RFID技術可為檔案實體等植入標簽，使密集架、檔案、庫房等整合起來，依靠感知技術獲取檔案狀態，實現檔案智能監管目標，保證檔案安全;依托大數據技術和云計算功能，能夠深度開發資源，準確挖掘具有價值的信息，全面掌握檔案館實際情況，充分了解用戶個性化、準確化需求。

3.3 依托人工智能提升服務質量

智能檔案館利用人工智能可以為用戶在利用檔案過程中提供更貼心的智慧化、人性化和個性化服務，提升線上線下的服務質量和感受。一是可以改善用戶體驗感，利用指紋、語音、人臉等先進技術進行身份識別，采集信息后錄入系統，再次查詢時便可結合關聯過的基本信息，提高查檔效率和舒適感;二是可結合用戶歷史操作和喜好需求，為其主動推送相關檔案信息，幫助用戶更加快速、全面地獲取所需信息與相關資料;三是通過微信公眾號、官方App、微信小程序、智能問答系統等，實現掌上移動智慧檔案館，輕松完成自助查檔、文件查閱、參觀分享、互動反饋等操作;四是通過感知技術、互動多媒體技術為用戶提供如微電影、數字展覽、3D體驗、VR參觀等形式多樣、可感可觸的雙向交互式檔案信息體驗[3 ]。

3.4 重視軟環境建設，提升管理標準

在智慧檔案建設中，軟環境建設同樣重要。首先，應制定智能檔案館的總體的行業規范，明確智慧檔案的應用標準，完善工作規章制度，對數據采集、質量與安全等方面建立共性標準;其次，加強人才隊伍建設，落實人才優惠政策，與科研院所、高校建立合作關系，培養全面型、高素質的智慧檔案人員，加強員工的培訓教育，增強其對數據挖掘分析、對檔案綜合開發的水平，提高計算機素養、智能系統操作能力等知識，在內部管理機制、考核監督、服務形式上也要進行進一步的探索;為達到可持續發展，還要注重利用廣播、電視、微信、微博等新舊媒體對智慧檔案館進行廣泛宣傳推廣，提升品牌形象和知名度。特別是注重利用時下熱門的社交媒體，培養用戶黏性和參與熱情，使更多用戶了解并靈活運用智慧檔案，使檔案價值得到充分發揮[4 ]。

結論：綜上所述，在“互聯網+”視域下，物聯網、人工智能與移動網絡技術為智慧檔案發展提供了強有力的技術支持。同時，在國家政策與現實需要的推動下，智慧檔案平臺逐漸發展成熟，使用戶享受到一站式服務的便利。在未來的發展中，檔案館還應緊密結合智慧城市建設趨勢，加大智慧檔案建設的資金和技術投入，并強化過程監管，使檔案建設質量和效益得到全面保障，提升智慧檔案館的社會價值。

參考文獻：

[1]郭鑫杰.基于“互聯網+”思維的智慧檔案建設策略研究[J].浙江檔案，2019（11）：10—12.

[2]王秀芳.“互聯網+”背景下智慧檔案建設策略初探[J].城建檔案，2019（8）：22—23.

[3]陳小磊，吳衛.“互聯網+”時代下檔案館的未來——智慧檔案館[J].黑河學院學報，2020，83（05）：186—187.

[4]劉翠萍.基于“互聯網+”的智慧檔案館服務研究[D].南昌大學，2019.

作者簡介：吳凡，碩士研究生學歷，中共通化市委黨校助理館員，研究方向：檔案。