新時代醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量提升策略

摘 要：新時代，提升醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量既是醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的必然要求，也是醫(yī)院日常精細(xì)化、規(guī)范化管理的現(xiàn)實(shí)需要。有必要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，主動引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)，結(jié)合醫(yī)院文書檔案管理實(shí)際實(shí)現(xiàn)二者有機(jī)融合，注重醫(yī)院文書檔案信息安全，提高醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)，提升醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：新時代;醫(yī)院;文書檔案;管理;質(zhì)量;提升

醫(yī)院文書檔案包含醫(yī)院在各個時期發(fā)展的政策、制度以及黨群、人事、基建等各類檔案，是醫(yī)院發(fā)展和決策的重要依據(jù)。新時代，醫(yī)療改革的不斷推進(jìn)，對醫(yī)院文書檔案管理也提出了更高要求。醫(yī)院文書檔案管理的內(nèi)外部環(huán)境發(fā)生了深刻變化，要求醫(yī)院檔案管理工作轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作思路，不斷地提升文書檔案管理質(zhì)量，更好地服務(wù)醫(yī)院各方面工作，充分體現(xiàn)醫(yī)院文書檔案的價值[1 ]。

1 新時代醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)也出現(xiàn)了新的變化。為進(jìn)一步提升醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量，有必要明晰醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。

1.1 確保醫(yī)院文書檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

在醫(yī)院文書檔案管理過程中應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定，做好檔案的收集、整理、保管、利用、銷毀等各項(xiàng)工作，并明確相關(guān)業(yè)務(wù)流程，確保醫(yī)院文書檔案管理規(guī)范。收集階段，應(yīng)按照應(yīng)收盡收的原則，對應(yīng)收的檔案進(jìn)行全面查看，對于不符合相關(guān)規(guī)定的檔案應(yīng)與相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)系，確保收集上來的檔案符合文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。管理階段，嚴(yán)格按照檔案管理制度，定期查看檔案資料是否完整，檔案借閱是否收回，是否嚴(yán)格按照相關(guān)程序執(zhí)行等。

1.2 醫(yī)院文書檔案要確保準(zhǔn)確完整

醫(yī)院文書檔案是醫(yī)院各項(xiàng)工作開展的重要依據(jù)和基礎(chǔ)，只有文書檔案信息準(zhǔn)確完整，才能夠更好地發(fā)揮文書檔案的價值和作用。從醫(yī)院文書檔案的準(zhǔn)確性層面看，檔案收集信息準(zhǔn)確是醫(yī)院文書檔案高質(zhì)量保存管理的重要基礎(chǔ)。收集階段，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)對檔案信息進(jìn)行認(rèn)真核對，對可能出現(xiàn)的錯誤信息及時與檔案生成部門進(jìn)行核對和排查。對于經(jīng)常出現(xiàn)的錯誤信息進(jìn)行認(rèn)真研究，并與相關(guān)責(zé)任人商討相關(guān)解決方案，確保收集上來的文書檔案信息準(zhǔn)確。從完整性層面看，應(yīng)明確文書檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，一旦檔案信息不夠完整，存在信息失真或丟失的問題，必然影響醫(yī)院文書檔案高質(zhì)量管理。因此，應(yīng)定期核對文書檔案相關(guān)內(nèi)容是否存在信息失真或涂改等問題，確保檔案信息的完整。

1.3 確保醫(yī)院文書檔案真實(shí)安全

醫(yī)院文書檔案是醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作開展最原始的記錄，只有保持醫(yī)院文書檔案的原始性，檔案信息真實(shí)可靠，才能為醫(yī)院決策及其他工作的開展提供檔案依據(jù)。在文書檔案管理過程中容易出現(xiàn)文書檔案內(nèi)容過度上網(wǎng)問題，在文書檔案收集環(huán)節(jié)并沒有嚴(yán)格按照相關(guān)制度采取專用渠道進(jìn)行傳輸，部分帶有保密性質(zhì)的文書檔案出現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)空間，一旦遭受黑客的攻擊，可能會出現(xiàn)醫(yī)院文書檔案泄密問題，甚至?xí)ㄟ^惡意篡改，影響文書檔案的真實(shí)性。因此，必須將文書檔案真實(shí)安全放在突出位置。

2 新時代醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量提升存在的現(xiàn)實(shí)困境

新時代醫(yī)院文書檔案管理的內(nèi)外部環(huán)境發(fā)生了深刻變化，影響了醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量的提升。

2.1 部分醫(yī)院對文書檔案管理質(zhì)量提升重視不足

部分醫(yī)院沒有結(jié)合自身文書檔案管理質(zhì)量提升提出要求，相關(guān)部門與醫(yī)院檔案管理部門聯(lián)系得不夠緊密，工作中出現(xiàn)職責(zé)不清、相互配合力度不夠、文書檔案移交不及時、檔案內(nèi)容不統(tǒng)一等問題。由于一些主管領(lǐng)導(dǎo)對醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量重視不足，檔案管理人員容易出現(xiàn)得過且過、隨意性、麻痹大意等問題，在文書檔案管理過程中對相關(guān)制度機(jī)制落實(shí)不夠徹底，只注重前期文書檔案資料的收集，忽視了后期文書檔案的利用和開發(fā)[2 ]。

2.2 部分醫(yī)院文書檔案管理制度機(jī)制不完善

部分醫(yī)院在文書檔案管理過程中并未結(jié)合工作中出現(xiàn)的具體問題，對相應(yīng)的制度機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化、完善和創(chuàng)新，很多工作的開展缺少制度依據(jù)，不僅影響了檔案工作人員的工作成效，也容易出現(xiàn)工作隨意性問題，很多檔案內(nèi)容并沒有嚴(yán)格按照相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范，給文書檔案管理質(zhì)量提升造成了很多困擾。一方面，現(xiàn)行的制度機(jī)制難以為各項(xiàng)工作提供扎實(shí)的制度保障，導(dǎo)致部分制度機(jī)制在落實(shí)過程中并沒有解決醫(yī)院文書檔案管理中的實(shí)際問題，影響了醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量的提升。另一方面，醫(yī)院文書檔案管理制度機(jī)制在執(zhí)行環(huán)節(jié)不徹底，部分檔案管理人員對醫(yī)院文書檔案管理的理解出現(xiàn)了偏差，在制度機(jī)制執(zhí)行過程中缺少主動性和責(zé)任感，導(dǎo)致很多制度流于形式，沒有發(fā)揮出制度應(yīng)有的作用和價值，也在一定程度上影響了文書檔案管理質(zhì)量的提升。

2.3 部分醫(yī)院文書檔案管理缺乏專業(yè)人才

部分醫(yī)院沒有配備專業(yè)的檔案管理人才。部分文書檔案管理人員自身業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，缺少專業(yè)知識和信息素養(yǎng)，對于文書檔案管理質(zhì)量重視不足，在具體工作中更注重文書檔案的收集、整理、管理等常規(guī)性工作，對于如何提升文書檔案管理質(zhì)量思考不多。部分醫(yī)院并未安排專門的檔案管理人員開展此項(xiàng)工作，很多屬于兼職，且未接受過系統(tǒng)的檔案培訓(xùn)，在實(shí)際工作中難以提升文書檔案管理質(zhì)量。

3 新時代提升醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量的實(shí)現(xiàn)路徑

新時代，為進(jìn)一步提升醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量，有必要將現(xiàn)代信息技術(shù)與文書檔案管理相結(jié)合，引導(dǎo)檔案管理人員樹立大數(shù)據(jù)思維，完善相關(guān)制度機(jī)制，提升文書檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，確保文書檔案管理質(zhì)量的提升。

3.1 樹立大數(shù)據(jù)思維，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的文書檔案管理思路

新形勢下，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院文書檔案管理也出現(xiàn)了很多新情況。如果依然沿用傳統(tǒng)的管理方式、方法和思路，難以提升文書檔案管理質(zhì)量。因此，醫(yī)院應(yīng)給予檔案管理工作足夠重視，并對文書檔案管理思路進(jìn)行調(diào)整，主動地樹立大數(shù)據(jù)思維，進(jìn)一步注重文書檔案管理的系統(tǒng)性、科學(xué)性、完整性和安全性。同時應(yīng)在不同場合宣傳文書檔案管理質(zhì)量提升的重要意義，要求相關(guān)部門配合檔案管理部門做好文書檔案管理相關(guān)工作。主動引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)，完善相應(yīng)的軟硬件設(shè)施設(shè)備，為文書檔案管理質(zhì)量提升創(chuàng)造良好的物質(zhì)條件。

3.2 加強(qiáng)制度機(jī)制建設(shè)，為文書檔案管理質(zhì)量提升提供完善的制度保障

在文書檔案管理過程中，應(yīng)結(jié)合文書檔案管理質(zhì)量提升存在的主要問題，對當(dāng)前文書檔案管理工作中出現(xiàn)的新情況、新問題進(jìn)行思考，拿出具體的解決方案和制度安排。同時，應(yīng)加大文書檔案管理制度機(jī)制落實(shí)力度，要求文書檔案管理人員在工作中嚴(yán)格按照相關(guān)制度執(zhí)行，確保文書檔案管理的規(guī)范化。在檔案利用過程中應(yīng)嚴(yán)格按照文書檔案管理的相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，對檔案信息資源進(jìn)行深入的開發(fā)和利用，更好地體現(xiàn)醫(yī)院文書檔案的價值和作用。

3.3 加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，為文書檔案管理質(zhì)量提升提供人才保障

新時代醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量提升需要專業(yè)人才作為保障。當(dāng)前醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革正在穩(wěn)步推進(jìn)，很多醫(yī)院也將醫(yī)院文書檔案管理作為重要工作來開展。無論是醫(yī)院業(yè)務(wù)工作開展，還是醫(yī)院檔案管理工作落實(shí)，都需要一批能力素質(zhì)強(qiáng)、業(yè)務(wù)精湛的人才作為保障。為進(jìn)一步提升文書檔案管理質(zhì)量，有必要將人才隊(duì)伍建設(shè)放在突出位置，給予人才隊(duì)伍建設(shè)足夠的政策支持和組織保障，通過引進(jìn)人才和內(nèi)部人才培訓(xùn)，進(jìn)一步提升人才隊(duì)伍質(zhì)量，更好地推進(jìn)檔案管理工作的開展。在具體實(shí)施過程中，一方面，應(yīng)注重專業(yè)檔案人才的引進(jìn)，特別是要將復(fù)合型人才引進(jìn)作為人才引進(jìn)重點(diǎn)，更好地開展文書檔案管理工作。另一方面，應(yīng)重視現(xiàn)有檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，優(yōu)化教育培訓(xùn)內(nèi)容，引導(dǎo)檔案管理人員樹立自主學(xué)習(xí)意識，不斷優(yōu)化自身知識結(jié)構(gòu)，進(jìn)一步提升文書檔案管理人員的信息化素養(yǎng)[3 ]。

總之，新形勢下醫(yī)院應(yīng)該結(jié)合文書檔案管理實(shí)際，給予檔案管理工作足夠的重視和資金支持，采取多種有效措施，及時解決文書檔案管理工作中面臨的實(shí)際困難和問題，進(jìn)一步提升文書檔案管理質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉敏.新時期提升醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量研究[J].蘭臺內(nèi)外，2019（15）：73—74.

[2]鐘成.新時期提升醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量的研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（22）：123-124+152.

[3]馮峰.新時期提升醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量研究[J].中國衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)管理，2020（02）：19—21.

作者簡介：廖慶珍，福建省龍巖市婦幼保健院館員，研究方向：衛(wèi)生健康部門的檔案管理。