民辦高校公文處理存在的問題與對策芻探

韓文慧

摘 要：公文質量反映著一所民辦高等院校的管理水平及管理工作效率。為進一步滿足民辦高等院校轉型及發展需求，優化民辦高等院校公文處理工作勢在必行。民辦高校相關工作人員可以通過完善公文規章制度、規范公文處理環節，重視公文處理工作、發揮領導人員帶頭作用，加強文秘團隊建設、實現外引內培，積極開展實踐工作、促進公文自動化發展等方式積極推進公文處理工作，提高公文處理工作的質量和效率。

關鍵詞：高等教育;公文處理;民辦高等院校;行政管理工作;管理水平

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A文章編號：1008-3561（2022）02-0055-03

隨著近些年國內社會經濟與現代科技的高速發展，國內應用型人才需求量明顯提升，而民辦高等院校作為高素質人才培養的重要機構，從辦學規模到教學質量都得到了穩定的發展與長足的進步，并逐漸受到社會各界的廣泛關注。公文是行政管理工作中的核心手段，公文發布質量反映著一所民辦高等院校的管理水平及管理工作效率。隨著民辦高等院校的發展，各民辦高校對公文處理工作的認知程度不斷提升，使得公文傳達工作、溝通工作及指導工作的效率均得到了不同程度的提升。為進一步提高公文處理質量與公文處理效率，高校相關人員還需對公文處理工作進行適當優化和調整。

一、民辦高等院校公文處理存在的問題

1.缺乏完善的公文管理機制

多數民辦高等院校受辦學時間較短的限制，創造能力及創新能力明顯不足，公文處理環節主要是以政府部門機關公文處理為參照標準，或是參照公辦型高等院校的公文處理模式。這雖然在一定程度上起到了規范公文管理的作用，但此方法過于傳統，沒有對促進民辦高等院校的發展帶來幫助。由于在細節上存在差異，很多公文處理理念難以落到實處，再加上民辦高等院校公文處理工作應變能力較差，所以一旦遇到難以落實的問題，就會將公文處理標準拋之腦后，全憑管理經驗進行。這使得民辦高等院校的公文處理工作隨意性較大，缺乏必要的管理機制。此外，還有很多錯誤的管理經驗已經趨于穩定，很難在改革工作中加以糾正，阻礙了公文管理工作的規范性發展，影響了民辦高等院校的整體公文質量。

2.缺乏明確的崗位職責

眾所周知，公文處理是一項極為煩瑣、極具綜合性的工作。各個崗位的人員需要明確自身崗位職責，相互促進，相互配合。尤其是民辦高等院校的行政管理等公文處理核心部門，更應該肩負起主體責任與主體義務。但目前民辦高等院校的行政管理結構較為精簡，各部門的管理分工不明確，管理職責缺乏清晰的設定，容易導致公文管理工作出現多人管理或無人管理的狀態。與此同時，部分民辦高等院校由發文機構來承擔校內公文起草、公文修改、公文校對、公文送審及公文簽發工作，過多的崗位及工作類型沖淡了相關人員的崗位職責意識，導致很多劣質的公文直接進入校辦部門，為公文管理工作帶來阻力。

3.學校領導重視程度不高

隨著計算機技術、互聯網技術及多媒體技術的發展，自動化辦公已成為目前最為高效、最為流行的辦公方式，但其由于起步較晚，自動化辦公程度并不高。民辦高校部分領導人員受傳統習慣的影響及互聯網應用能力不強，依然喜歡采用傳統的辦公方式，這直接導致電子信息發布及查閱功能并未得到有效推廣，使互聯網辦公一度陷入困境。在一些民辦高校，除了管理人員應用自動化辦公外，多數教職人員并未過多觸及，這不僅造成了資源浪費，而且使很多棘手問題無法得到有效解決，工作效率得不到保證。眾所周知，審閱公文的工作主體是校領導，因此校領導是優化公文處理環節的核心因素。一所民辦高等院校校領導對公文管理工作的認知程度及重視程度，將直接影響到整個學校的公文質量及公文處理工作是否可以有效開展。當前，部分民辦高等院校校領導對公文缺乏必要的認知與重視，認為公文處理是一項簡單的工作，公文簽發等環節不過是走過場，因此沒有履行特定的崗位職責。除此之外，還有部分校領導并不擅長公文處理及公文管理類工作，而且不聽取文秘人員的建議，憑借自身主觀意愿進行公文管理，這使得公文管理的整體質量及規范性都處于欠佳狀態。

4.管理人員整體素質欠缺

通常而言，限制一所民辦高等院校發展的重要因素就是教育人員的素質，而這一問題也體現在公文處理環節。管理人員或文秘人員整體素質不足，就會導致公文處理工作缺乏穩定性與高效性。首先，民辦高等院校人員比較精簡，存在身兼數職或一人多崗等現象。很多部門招聘辦公室人員時，更注重人員的業務能力而非文字能力，而且對公文類相關人員缺乏必要的培訓與考核，這使得民辦高等院校文秘工作者對公文寫作缺乏工作經驗，理論知識也處于一知半解狀態，直接影響到高等院校的公文寫作水平，甚至在工作環節出現失誤及敗筆現象。其次，相較于校內的教職工，文秘工作者的工作比較普通，業績也難以得到有效凸顯，整體薪資待遇偏低，再加上民辦高等院校的社會保障能力不足等原因，就會導致很多優質文秘人員流失，造成高等院校公文處理工作后勁不足。最后，部分文秘性管理工作者缺乏職業素養，崗位責任心缺失，工作拖沓，在公文寫作環節存在應付了事、馬虎校對等行為，只求公文數量而欠缺對質量的管控，導致公文出現大量差錯及紕漏。

二、民辦高等院校公文處理工作的優化策略

1.完善公文規章制度，規范公文處理環節

民辦高校完善公文管理制度時，要注意充分發揮公文處理工作的優勢與實際效用，使管理制度成為公文處理工作順利開展的重要保障。但實際情況是，部分民辦高校不照章辦事，缺少必要的把關，導致公文處理環節出現錯辦、漏辦及文件丟失等現象。除此之外，還有部分部門采用口頭傳送的方式。目前，多數民辦高等院校以《黨政機關公文處理工作條例》為工作準則，但在具體執行環節缺乏對本校實際情況的綜合考量，導致很多公文處理工作無法得到有效落實。為改變這一現狀，相關人員應當結合國家相關規定，從自身院校的實際情況出發，制定一套行之有效的公文規章制度，規范公文草擬、公文審核、公文簽發、公文復核、公文編號、公文印制、公文校對、公文印章、公文登記、公文分發等核心程序，使公文處理的各個環節都能做到有跡可尋、有章可循，進而提升公文處理的整體運轉效率。另外，還需要規范公文類型及公文格式等相關行文規則，嚴格控制公文發布數量，提升公文發布水平，明確公文處理人員的崗位職責，并且制定詳細的追責制度，提升文秘工作者的職業能力與職業素養。與此同時，還要修訂各部門的工作職責及具體人員的管理職責，避免出現職責不清等問題，從制度上杜絕相互推諉現象的出現，形成良好的工作氛圍。

2.重視公文處理工作，發揮領導人員帶頭作用

民辦高等院校領導人員的重視與支持，是公文處理工作順利開展的重要保障。為此，民辦高校校級領導要認識到公文處理工作的重要性和必要性，充分發揮自身的模范帶頭作用。校級領導應當身體力行，指導文秘工作者展開公文草擬及其他公文處理工作，有相關工作經驗的管理人員，可以自己動手開展公文起草及公文修改等相關工作。與此同時，要積極幫助文秘工作者解決公文處理工作中的難點問題，加強對公文處理工作的考核，關心文秘工作者的日常生活及工作狀態，形成上下一心的公文處理工作的良好氛圍。要想確保公文處理工作的質量，首先應當符合國家的方針政策，其次應當符合學校發展的實際情況。凸顯公文主題，明確公文主要觀點，重視公文文字規范和書寫規范，在某種程度上可以提升發文機構的公信力與權威性。因此，工作人員應當避免在公文起草和公文編輯環節出現粗制濫造及錯誤的行為，要規范書寫格式與行文體例。這樣，民辦高等院校的公文處理工作效率和質量就能得到有效保證，不僅有助于民辦高等院校辦學水平的提升，而且有助于民辦高等院校的發展。

3.加強文秘團隊建設，實現外引內培

文秘工作者是整個公文處理環節的核心人員，他們的整體素質直接影響到公文發布質量。為此，學校首先應當加大對優質文秘工作者的招聘力度，引進高學歷、高技能的專業型人才。開展招聘工作時，要結合招聘對象的寫作能力及業務能力進行精準性考核，構建規模合理的專業文秘團隊。其次，學校應當從突出崗位職責、提升職業素養入手，加大對文秘工作者的培訓力度。在培訓環節，應該從基本功入手展開培養，緊緊圍繞公文工作的相關環節展開能力培養，制訂完善的人員培養計劃，并定期舉辦專業培訓活動，積極開展公文處理及其他規范性文件處理工作，培養文秘人員良好的寫作能力及協作意識。要積極開展文秘工作者崗前培訓，著力培養文秘人員的業務能力及業務素質，還要重視培養文秘人員的職業道德及敬業精神，使文秘人員認識到公文處理工作的重要意義，增強文秘工作者的榮譽感與事業心。學校要高度重視文秘工作者的日常工作、生活及成長，對文秘工作者的整體工作業績給予肯定，并制定完善的考核制度與專項獎勵資金制度，以激發文秘工作者的主觀能動性與積極性。

4.積極開展實踐工作，促進公文自動化發展

隨著近些年國內自動化技術、智能化技術及數字化技術的發展與不斷升級，自動化辦公成為互聯網時代的必然發展趨勢。但由于現代化辦公處于剛剛起步狀態，公文處理環節的自動化程度與智能化程度還不高，部分干部仍習慣于傳統的紙質辦公方式。除公文工作者外，多數教職工很少觸及自動化辦公技術，這使得學校存在一定的資源浪費情況，也對學校的現代化技術發展造成了阻礙。為此，相關人員首先應該設計出符合民辦高等院校實際情況的自動化處理系統，并將其應用到實踐階段，為全體教職人員提供一個適應期，可由最初的紙質文檔逐漸轉化為電子文檔，在完成過渡后，再全部采用電子文檔。其次，要加大對自動化系統的宣傳力度，鼓勵全體辦公人員采用自動化系統開展工作。最后，要抓好各個層次工作者的培訓工作，使各個層次的工作人員都具備良好的計算機應用能力，構建一支符合公文管理要求的高素質人才隊伍。除此之外，還要加強必要的技術引導，進行各個部門的技術問題處理，增強全體辦公人員利用自動化系統辦公的信心。

三、結語

總而言之，民辦高等院校的公文處理工作與學校管理工作息息相關，二者之間具有諸多互通之處。相關工作人員可以通過完善公文規章制度、規范公文處理環節，重視公文處理工作、發揮領導人員帶頭作用，加強文秘團隊建設、實現外引內培，積極開展實踐工作、促進公文自動化發展等方式推進公文處理工作，為民辦高等院校公文處理工作、行政管理工作的順利開展奠定堅實而穩固的基礎。

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Exploration of the Problems and Countermeasures of Document Processing in Private Colleges and Universities

Han Wenhui

（Guangdong Innovative Technical College， Dongguan 523960， China）

Abstract： The quality of official documents reflects the management level and management efficiency of a private university. In order to further meet the transformation and development needs of private colleges and universities， it is imperative to optimize the document processing of private colleges and universities. Relevant staff of private colleges and universities can actively promote document processing and improve the quality and efficiency of document processing by improving document rules and regulations， standardizing document processing links， paying attention to document processing， giving full play to the leading role of leaders， strengthening the construction of secretarial team， realizing external introduction and internal training， actively carrying out practical work and promoting the development of document automation.

Key words： higher education; document processing; private colleges and universities; administrative work; management level