關(guān)于經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)檔案管理信息化發(fā)展策略

花再娟

摘要：開發(fā)區(qū)檔案工作真實(shí)的反映出整個開發(fā)區(qū)發(fā)展建設(shè)活動的信息內(nèi)容，特別是對于經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)發(fā)展來說，檔案資料的管理應(yīng)用關(guān)系到整個地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。為此，文章立足經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)發(fā)展實(shí)際情況，在闡述經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，就如何實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)檔案信息化管理進(jìn)行探究。

關(guān)鍵詞：經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū);檔案;信息化管理

經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)所實(shí)施的檔案管理模式是定期接收歸檔的傳統(tǒng)檔案管理模式，這樣的檔案管理模式既能夠節(jié)省檔案管理人員的消耗，又能夠提升檔案管理工作的發(fā)展效率。但是從發(fā)展實(shí)際情況來看，在知識經(jīng)濟(jì)時代背景下，這種傳統(tǒng)意義上的檔案管理模式已經(jīng)不再能夠滿足經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)的發(fā)展需要。為此，文章立足經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)檔案管理發(fā)展實(shí)際情況，就如何借助先進(jìn)的技術(shù)形式實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)檔案的信息化管理進(jìn)行探究。

一、經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)檔案管理現(xiàn)狀

第一，經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)檔案管理范圍擴(kuò)大，但是檔案資料信息的分類大綱陳舊。在經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)檔案資料信息增多的情況下，經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)的檔案管理范圍也在不斷擴(kuò)大，以往的檔案管理機(jī)構(gòu)和管理模式不再能夠滿足新時期經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)的檔案管理需要。第二，定期清理庫存檔案資料，提升檔案管理質(zhì)量。經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)檔案館所存貯的檔案資料類型眾多，檔案管理人員變動頻繁。基于這樣的特點(diǎn)，為了能夠在最大限度上發(fā)揮出檔案資料應(yīng)該有的作用，需要相關(guān)人員適時清點(diǎn)庫存檔案，通過定期清點(diǎn)檔案來幫助相關(guān)人員更為全面的了解檔案的內(nèi)容，在發(fā)現(xiàn)檔案管理內(nèi)容的時候及時采取措施予以解決。第三， 檔案管理設(shè)施和軟件滯后。從經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)檔案管理發(fā)展實(shí)際情況來看，檔案館所擁有的設(shè)施落后、陳舊，檔案管理人員的專業(yè)水平有待提升，且現(xiàn)有的檔案管理軟件無法滿足當(dāng)前檔案管理的需要。【1】

二、經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)檔案管理信息化發(fā)展的優(yōu)化對策

（一）強(qiáng)化檔案管理意識

檔案管理在經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)建設(shè)發(fā)展中起著十分重要的作用，隨著經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)的深入發(fā)展，檔案資料管理也邁入到新的發(fā)展階段，檔案資料在經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)發(fā)展建設(shè)中的作用也日益凸現(xiàn)出來。不管是從歷史記錄角度，還是從效勞決策角度來看，檔案資料信息都發(fā)揮著十分重要的作用，為了能夠?qū)崿F(xiàn)經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)的長遠(yuǎn)發(fā)展，需要加強(qiáng)對檔案資料信息管理的重視。

一方面，經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)的領(lǐng)導(dǎo)和職工都需要在心底上都能夠認(rèn)識到檔案管理在社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的重要作用，將檔案管理和經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)的建設(shè)管理放到同等重要的地位，站在戰(zhàn)略發(fā)展高度來考慮檔案管理。另外一個方面，經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)各部門人員要樹立一種檔案意識，對于平時的招商引資、簽約管理、工程動工、客商考查、會議召開等工作的開展都需要留存檔案，有意識的將紙質(zhì)材料、視頻資料等有效保留。【2】

（二）打造完善的經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)檔案管理系統(tǒng)

經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)建設(shè)過程中會牽扯到比較多的內(nèi)容，經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)的檔案管理也是一項(xiàng)系統(tǒng)性、復(fù)雜性的工作。為了能夠確保這項(xiàng)工作的順利發(fā)展，需要相關(guān)人員加快打造出一個完善的管理體系，具體內(nèi)容如下：第一，打造完善的系統(tǒng)溝通協(xié)調(diào)機(jī)制。為了能夠規(guī)范管理，檔案管理人員要將檔案資料的管理體現(xiàn)在制度層面上，將一系列會議召開中產(chǎn)生的資料通過視頻、音頻、照片的形式保管起來，之后由檔案管理部門人員集中化管理。第二，加快打造“1+3+N”的檔案管理體系。經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)管理內(nèi)容眾多，相應(yīng)的檔案管理也需要形成權(quán)責(zé)關(guān)系明確的管理體系，即形成“1+3+N”的管理體系，其中，“1”是檔案管理專業(yè)部門，“3”是檔案管理下設(shè)的開發(fā)區(qū)、部門、局室，“N”是專業(yè)檔案管理人員。在整個體系中包含了開發(fā)區(qū)、各部門的檔案管理人員。【3】

（三）實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)檔案的與時俱進(jìn)管理

在信息時代背景下，為了能夠提升檔案管理成效，需要立足實(shí)際情況來創(chuàng)新檔案管理形式。第一，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)檔案資料的數(shù)字化管理。經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)傳統(tǒng)意義上的檔案采取的是紙質(zhì)檔案管理模式，這樣的檔案管理對室內(nèi)的面積、溫度和濕度有著較高的要求，且在管理的期間很容易出現(xiàn)檔案受潮、磨損等問題。而將信息技術(shù)引入到檔案管理中能夠在整合各個技術(shù)的情況下打造出一個數(shù)字化檔案庫。第二，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)檔案的入庫管理，減少紙質(zhì)檔案。根據(jù)經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)建設(shè)構(gòu)成中所產(chǎn)生的檔案類別來對其實(shí)施分級管理，并將整個開發(fā)區(qū)的檔案資源納入到數(shù)字化檔案庫中，打破檔案資料信息資源的共享局限。第三，完善經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)檔案追蹤管理機(jī)制。在檔案資料應(yīng)用的過程中一方面需要打造出完善的臺賬機(jī)制，做好檔案入庫、借閱、償還的登記管理。【4】另外，在檔案資料管理的時候要注重發(fā)揮出數(shù)字化平臺的作用，明確每一份檔案資料信息的使用期限，確保所有資料信息都能夠得到充分利用。

（四）提升經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)檔案資料信息的利用率

檔案資料信息只有被應(yīng)用到實(shí)際才能夠在最大限度上發(fā)揮其應(yīng)該有的作用，為了能夠更好的發(fā)揮出檔案資料信息的作用需要做好以下幾個方面的工作：第一，提供檔案節(jié)約，幫助檔案使用者了解歷史。檔案資料信息記錄了經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)的發(fā)展，如歷史時間、重要紀(jì)念日等，在傳播檔案資料信息的時候需要幫助檔案使用者全面了解檔案信息的重要內(nèi)容。第二，強(qiáng)化對檔案資料信息的分析利用，為決策提供支持。經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)所包含的檔案資料眾多，為了能夠更好的發(fā)揮出檔案資料信息應(yīng)該有的作用，需要相關(guān)人員加強(qiáng)對這些數(shù)據(jù)信息的深入分析，包含經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)每年的經(jīng)濟(jì)總量、稅收信息、增長速度信息、市場主體信息等，通過整合利用這些信息來幫助信息使用者能夠更為全面的了解開發(fā)區(qū)的發(fā)展水平，并為開發(fā)區(qū)的未來發(fā)展規(guī)劃提供重要參考支持。

結(jié)束語

綜上所述，檔案資料信息是社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要產(chǎn)物，在推動社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展方面起到了十分重要的作用。經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)是近幾年城市化發(fā)展過程中出現(xiàn)的新型區(qū)域，文章以此為研究切入點(diǎn)，圍繞經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)發(fā)展建設(shè)實(shí)際情況，就如何優(yōu)化經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)的經(jīng)濟(jì)管理進(jìn)行了分析，通過一系列措施的完善能夠更好的發(fā)揮出檔案資料在經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)建設(shè)發(fā)展中的作用。

【參考文獻(xiàn)】

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[3] 張佳興. 淺析經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)檔案管理的創(chuàng)新[J]. 赤子， 2018， 000（008）：151.

[4] 李鵬. 關(guān)于經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考[J]. 城市建設(shè)理論研究（電子版）， 2012， 000（033）：1-3.