新公共服務(wù)理論視角下高校人事檔案管理的新路徑探究

趙樂(lè)森

摘要：本文從新公共服務(wù)理論的角度對(duì)分析了高校人事檔案管理存在的問(wèn)題，并提出了高校人事檔案管理的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：新公共服務(wù)理論;高校;人事檔案管理

1新公共服務(wù)理論視角下高校人事檔案管理存在的問(wèn)題

1.1校領(lǐng)導(dǎo)和教職工檔案意識(shí)薄弱

高校人事檔案工作的根本問(wèn)題就是高校領(lǐng)導(dǎo)層、決策層以及全體教職工對(duì)檔案方面未形成科學(xué)的認(rèn)知，并且對(duì)這方面的管理意識(shí)不強(qiáng)。根據(jù)實(shí)際調(diào)查，高校基本上都有人事部門與組織部門去管理整個(gè)學(xué)校的人事檔案，極少數(shù)高校才將這些檔案管理工作交給第三方檔案機(jī)構(gòu)。基于此現(xiàn)狀下，高校相關(guān)人事管理部門通常會(huì)由于本部門工作量較大而缺乏更多的時(shí)間去進(jìn)行檔案管理。另外，由于人事部門的員工對(duì)檔案管理工作未給予充分的重視。那些教師也不知道自己需要向校方提供什么類型的檔案資料，因此學(xué)校的檔案庫(kù)中教師的材料很多情況都是缺失的。另外，一部分的教師甚至一直都沒(méi)有意識(shí)到這個(gè)檔案管理的重要性，當(dāng)進(jìn)行學(xué)籍變動(dòng)以及教職工職稱評(píng)定的時(shí)候，他們才會(huì)去核查個(gè)人檔案與資料，很多都都發(fā)現(xiàn)自己的檔案還在上一家單位，于是他們對(duì)檔案才逐漸重視，此類現(xiàn)象在現(xiàn)實(shí)中非常普遍。不僅如此，教職工在對(duì)一系列資料與資質(zhì)審驗(yàn)表格的填寫過(guò)程中，主觀性特別強(qiáng)，使得資料的科學(xué)性與合理性存在問(wèn)題。

1.2高校人事檔案工作監(jiān)督機(jī)制為有效發(fā)揮

基于目前現(xiàn)狀，高校人事檔案管理質(zhì)量與模式都存在一定的缺陷與不足，這主要是由于對(duì)高校人事檔案管理工作方面未構(gòu)建科學(xué)有效的監(jiān)督管理機(jī)制。不僅如此，根據(jù)相關(guān)檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)，檔案的管理需要根據(jù)多個(gè)指標(biāo)評(píng)價(jià)后落實(shí)分級(jí)管理，相應(yīng)級(jí)別的檔案行政管理部門需要對(duì)這方面進(jìn)行有效的監(jiān)管，不過(guò)這個(gè)環(huán)節(jié)在實(shí)際中是缺失的。也就是由于未建立全面有效的內(nèi)部控制與監(jiān)督機(jī)制，相關(guān)的監(jiān)管措施與方案未有效落實(shí)，導(dǎo)致一部分高校的人事檔案管理錯(cuò)綜復(fù)雜，管理的質(zhì)量也較差，有些實(shí)在找不到某些資料的時(shí)候，常常出現(xiàn)虛構(gòu)資料的現(xiàn)象。假使這種情況不加以監(jiān)督與管控的話，高校的人事檔案管理工作質(zhì)量就很難保證，根本無(wú)法體現(xiàn)其公共服務(wù)的本質(zhì)內(nèi)涵。

1.3靜態(tài)管理模式落后

根據(jù)當(dāng)前形勢(shì)能夠發(fā)現(xiàn)，高校檔案管理模式還是采取較為傳統(tǒng)的靜態(tài)管理模式。換而言之，當(dāng)一個(gè)教師進(jìn)入到該高校入職后，該教師的相關(guān)檔案資料的一系列管理工作就基本完成了，從一般的教職工個(gè)人角度去考慮，基本上其檔案資料不會(huì)有多大變化，使得人事檔案管理工作具有一定的靜態(tài)特征。但是高校人事檔案管理工作的核心特點(diǎn)是動(dòng)態(tài)性。人事檔案是某個(gè)人主體的檔案資料，檔案中記錄著個(gè)人不同發(fā)展階段的相關(guān)資料，然而個(gè)人發(fā)展是一直處于動(dòng)態(tài)變化的，并且更新變化速度較快。為了保障相關(guān)資料的有效性與客觀性，檔案管理工作人員通常要去一系列的組織與單位去收集個(gè)人獎(jiǎng)懲以及職務(wù)相關(guān)的材料，并且也需要掌握教職工職業(yè)道德素養(yǎng)以及工作質(zhì)量的一系列資料，高校人事檔案只有采取這種措施才可能有效提升檔案管理質(zhì)量。不過(guò)，很多的高校在人事檔案動(dòng)態(tài)管理這方面未給予充分的關(guān)注，使得許多的有關(guān)材料未及時(shí)去收集。會(huì)使得未收集的資料積壓的更加嚴(yán)重，后期向再去補(bǔ)充就變得更加困難。

1.4高校人事檔案托管影響檔案開(kāi)發(fā)利用

高校人事檔案存在在編與否的問(wèn)題。在編教職工的檔案是讓高校人事部或者組織部的工作人員去進(jìn)行管理，但是非編制的教職工的個(gè)人檔案落實(shí)的是人事檔案代理機(jī)制，這些人員的檔案資料并不在高校內(nèi)，而是在戶籍所在地以及相關(guān)人才中心，這就使得檔案管理工作的效率大幅度降低。由于大部分的教職工檔案托管在別的機(jī)構(gòu)與單位，一些情況下都要去檔案所在機(jī)構(gòu)與單位開(kāi)具一系列的材料與證明，這就增加了檔案管理工作的復(fù)雜程度。

1.5高校人事檔案信息化建設(shè)滯后

由于多方面因素的制約，現(xiàn)階段大部分的高校認(rèn)識(shí)檔案管理未構(gòu)建全面信息化管理的模式，整體信息化水平不高。大部分的高校對(duì)有關(guān)材料進(jìn)行收集的時(shí)候，還是采取紙質(zhì)記錄與手工操作等方式。基本都是在紙質(zhì)上記錄相關(guān)的材料，在日常審核工作中，需要對(duì)所有的紙質(zhì)材料進(jìn)行翻閱，使得整體效率較低。

2新公共服務(wù)理論視角下高校人事檔案管理的新路徑

2.1加強(qiáng)工作人員和教職工的檔案意識(shí)

強(qiáng)化檔案意識(shí)最關(guān)鍵的就是從觀念層面去革新，改變過(guò)去那種檔案沒(méi)啥用的認(rèn)知，要重視人事檔案管理水平與高校人事工作質(zhì)量的本質(zhì)聯(lián)系，特別是那些進(jìn)行檔案管理的管理層更要關(guān)注人事檔案管理水平的不斷提升。此外，全體教職工也需要不斷提升對(duì)檔案的認(rèn)知，充分意識(shí)到檔案對(duì)人生發(fā)展與未來(lái)走向的關(guān)鍵作用。基于新公共服務(wù)理論層面去考慮，高校人事檔案管理是一個(gè)綜合性、整體性的工作，與每個(gè)教職工的個(gè)人發(fā)展都有著一定的聯(lián)系。

2.2高校要確保檔案公共服務(wù)職能的履行

檔案機(jī)構(gòu)的公共服務(wù)性作為其關(guān)鍵特性，基于新公共服務(wù)理論層面去考慮，高校人事檔案管理部門需要對(duì)教職工的實(shí)際需求與發(fā)展需要形成全面的認(rèn)知，不斷完善相關(guān)檔案信息，針對(duì)教職工的檔案信息需求來(lái)提供更好的信息服務(wù)。高校需要建立科學(xué)完善的檔案管理機(jī)制，使得人事檔案變成高校的人才資源管理數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)后期的人才招聘工作提供一定的指導(dǎo)與參考。

2.3實(shí)行動(dòng)態(tài)管理

根據(jù)高校人事檔案管理內(nèi)容這一角度去考慮，大體上是一致的，基本包括了教職工的基本信息、宗教信仰、黨組織關(guān)系等，通常不涉及個(gè)人綜合素質(zhì)以及社會(huì)信用等資料。現(xiàn)階段高校檔案管理模式上存在的較大缺陷就是還是采取較為傳統(tǒng)的靜態(tài)管理機(jī)制，這種運(yùn)行機(jī)制下，高校的人事檔案部門不能對(duì)教職工的發(fā)展與動(dòng)態(tài)變化作科學(xué)有效的跟蹤，在檔案中就忽略了一些教職工的優(yōu)異表現(xiàn)。

2.4推動(dòng)高校人事檔案工作信息化建設(shè)

信息化建設(shè)作為檔案管理工作的發(fā)展重點(diǎn)，而教職工的人事檔案作為高校檔案管理工作的重點(diǎn)，落實(shí)信息化檔案管理非常關(guān)鍵。運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)與程序語(yǔ)言技術(shù)來(lái)對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，不僅可以保障檔案管理的科學(xué)性與有效性，還能有效解決傳統(tǒng)模式下的“棄檔”問(wèn)題，來(lái)使得檔案信息的綜合利用水平有效提升。所以，高校需要構(gòu)建內(nèi)部管理系統(tǒng)以及相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，將人事檔案工作全面實(shí)行在線管理。

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