新形勢下醫院檔案管理工作的新思路探究

黃永鑫

摘要：醫院檔案管理工作主要指的是負責收集醫院運營中產生的各種不同的重要數據，為各個科室、部門尤其是臨床醫療提供可以追溯的可靠的數據來源。隨著科學技術的發展，醫療科學也在不斷發展，醫療信息包含的內容范圍越來越大，數據越來越復雜多樣，若醫院相關的檔案管理工作沒有相應的規范，內容不清晰，來源不明確，則會阻礙醫院管理水平的發展。因此，在互聯網時代，新形勢下如何做好醫院的檔案管理工作是醫院管理層需要重視的問題，管理層應該意識到檔案管理工作對醫院整體的管理和發展具有重要意義。本文通過對新形勢的分析，針對該背景下醫院檔案管理工作可能存在的問題進行分析，研究其管理方式的創新思路，以供管理層相關人員進行參考。

關鍵詞：醫院 檔案 互聯網 信息技術 醫療數據 新形勢

一、引言

現如今，隨著互聯網信息時代的到來，傳統的紙質檔案管理方法已經跟不上新時代對信息的需求。與此同時，新醫改方案的提出和改革進度的推進，加速了醫院檔案管理工作的改革。隨著我國醫院改革步伐的前進，對各級醫院的核心管理工作提出了更高的要求，醫院不僅需要重視醫療水平，也要重視行政管理，檔案管理工作作為醫院管理工作中常被忽視但又不可忽視的重要環節，直接關系到醫院的整體發展，傳統的管理模式沒有明確的規范進行要求，導致工作雜亂無章、信息溯源困難、收集不全等問題的存在。因此，本文將針對存在的問題進行分析，并進一步探究新形勢下醫院檔案管理工作的新思路。

二、傳統模式的不足

1.檔案管理工作不足夠重視。無論是醫院領導還是管理層人員，還是科室人員，在日常運轉的工作中，都缺乏對檔案管理工作的重視，對檔案管理工作缺乏正確的認識，普遍形成了一種檔案管理屬于后勤的錯誤認識，并不給予足夠的重視。然而，檔案管理工作與醫院提供的醫療服務一樣，對于醫院本身的發展都至關重要。檔案不僅單一包括醫院內部及基建、設備、財務、人員等方面的檔案，還包括病患在醫院的就診情況，病案資料等，能夠讓醫院的醫療工作方便準確溯源。但目前的形勢下，很大一部分醫護人員沒有意識到自己正在參與在這項工作中，相當不重視，導致了檔案管理工作不能科學順利的進行。

2.檔案管理人員專業素養不夠。目前我國許多醫院已經意識到醫療水準的重要程度，因此更加重視醫療人士的專業水平及綜合素養的提升，但在管理層沒能注意到檔案管理人員的專業培養。甚至很多醫院沒有專門為檔案管理設立的管理部門，更不要說專門為了檔案管理工作配置專業人才，最常見的現象是管理人員或行政人員來完成檔案管理的工作。以上現象的存在，會導致一份檔案經由多人之手，檔案管理工作難以溯源，對檔案的安全性和科學性都難以保證，不能對檔案進行妥善保管，也不能保證檔案最終的完整性。除了專業檔案管理素質以外，許多相關工作人員對待工作的態度相當隨意，不重視自己的工作，認為無關緊要，使得檔案的管理工作不能保證高效進行。

3.缺乏一套檔案管理規范。檔案管理工作正在由傳統的紙質檔案管理向互聯網信息化管理模式轉變，醫院的檔案管理面臨著將大量紙質版本檔案轉為電子信息的工作。該工作工作量龐大，數據繁雜，無效信息和重復信息較多，甚至會存在保存不完整的信息，無處溯源。此時，一套高效有序的檔案管理規范就能很好的對工作起到指導作用。然而許多醫院為了省事，并沒有進行規范的制定，只是相關人員根據自己的工作習慣和喜好來進行檔案管理，這樣的工作具有強烈的主觀能動性，大多數情況下，醫院內部的工作量相當龐大，工作忙碌的情況下，相關人員甚至為了方便簡化操作，用最簡單的方式開展檔案管理工作，沒有結合醫院自身的情況，導致很多錄入了很多無用信息，卻漏掉了很多有用信息。除此之外，一些醫院雖然有既定的規范，但是對條例的規定和相關人員本職工作的劃分不夠明確，導致整個工作環節相當混亂，在工作中出現錯誤甚至會出現互相推脫責任的行為，十分不利于醫院管理部門的高效管理。

4.信息化程度不高?；ヂ摼W時代的新形勢下，傳統的紙質檔案管理正在高速向電子信息化轉變，短期內必然會完成信息化建設轉型，但是仍有許多醫院保留原先的管理方式，沒有自己的一套信息化系統，從根本上無法實現對檔案的信息化管理，大量的檔案信息還以紙質版的方式存在，這樣的形式會很容易造成重要信息的保護不當，導致缺失甚至丟失。關鍵時刻也不能很快速的找到信息，很可能會對患者的醫療進度造成耽誤，甚至帶來生命危險，嚴重影響了醫院的內部管理效率。除此之外，由于相當一部分醫院的數據信息系統沒有專人管理，信息實現不了實時更新，電子信息檔案還是陳年檔案，數據不準確，內容丟失的情況時有發生，不利于醫院提高自身的服務質量。

三、新形勢下醫院檔案管理工作新思路

1.強化檔案管理工作重視程度。為了盡快實現醫院檔案管理工作的創新發展，首先醫院要針對全體醫護人員及管理層人員進行檔案思想意識培訓，強化所有人員對檔案管理工作的意識，指導大家了解檔案管理工作對醫院發展的重要程度，轉變對檔案管理的態度，并自覺重視起檔案管理工作，醫院應當選擇不同的方式進行有關意識的培訓，例如主題演講和集中授課等方式。

2.大力建設檔案管理部門。檔案管理工作人員是檔案管理工作的直接參與者，其整個部門的專業素質代表著檔案管理工作的質量高低，直接對醫院檔案管理的效率產生著影響。醫院必須針對檔案管理工作相關人員進行培訓，提高其工作能力，從而提高醫院檔案管理工作的整體效率。需要由專業的管理人員進行工作的規范和指導，拒絕盲目嘗試和無效指揮。由于新形勢下需要具備一定的信息技術技能，醫院的檔案管理人員也必須進行相關技能的培訓，使之能夠熟練掌握檔案管理系統的操作，有效提升醫院檔案管理發展工作進度。

3.優化檔案管理規范。為了符合新醫改的要求，完成醫院現代化改革的工作，醫院必須將檔案管理的工作與實際結合起來，分析當前醫院工作中存在的問題，優化檔案管理工作的規范，并爭取實現檔案管理信息化現代化，加大信息化的投資力度。

4.推動信息化建設進度。在信息技術快速發展的背景下，互聯網時代已經到來，電子檔案系統能夠給醫護人員和管理人員省去很多繁瑣的工作步驟，大幅度提高醫院的工作效率。檔案由于其自身特性，難以進行統一管理，管理者及工作人員要保證檔案的安全性和科學性，電子檔案能夠完美的解決這個問題，醫院應當引起重視，引入合適的先進的電子檔案管理系統，逐步取代傳統的紙質管理模式。

結束語：

在互聯網信息時代的新形勢下，醫院管理層應該重視起檔案管理工作存在的不足，及時改變工作模式，充分發揮部門的作用，為提高醫院整體綜合素質做出貢獻。

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