談關于信訪檔案管理工作的思考

馬麗穎

摘要：信訪檔案是由接到信訪人來信（包括網上投訴，領導信箱）和來訪單位在處理從各個地方來的人們來信來訪時所產生的具有保護作用的文獻和信息。這是一份原始的書信和來訪的記錄及信訪信息系統里信訪件組成的，是檔案工作的一個重要部分。信訪檔案工作的開展，直接影響著信訪工作的開展。信訪檔案工作的重要意見，一方面為黨委政府的未來策略制定提供資料。另一方面，也能維系人民的感情，維持社會的安定，推動經濟的發展。這是信訪檔案工作人員應盡的職責與義務。

關鍵詞：信訪;檔案管理;思考

前言：

信訪檔案是反映人民群眾訴求的重要文件。信訪是我國人民群眾信訪工作中的一個重要方面。加強對信訪檔案的管理，是解決信訪問題、協助領導決策、強化黨群關系、維護社會安定、推動經濟發展的重要途徑。這是信訪機關和檔案工作人員的職責。

一、信訪檔案的特點所在

1.資源的范圍

信訪工作是在黨政機關、公安機關、檢察機關、法律服務機構、社會團體、政府機關、地方組織、部門、政協機關等部門進行的。在一定意義上，申請者不受性別、民族、教育、年齡、社會地位、宗教信仰、社會地位等條件的限制，涉及個人、集體、鄉鎮;而要快速達到信訪目的，通過走訪、采訪、曝光，往往通過網上投訴、寫信或曝光，向政府等職能部門、上級、社會名人或媒體求助，以加快事件的發生。它對各級行政機構起著重要的作用，能夠迅速解決信訪問題。但是，在信訪工作中，由于各種渠道的存在，使其管理工作復雜化、交叉化。

2.信訪工作流程

在上級管理部門和上級領導的高度重視和領導下，信訪工作實行“屬地管理，分級負責，誰主管，誰負責”和“首登首辦責任”即誰首接，誰辦理的工作原則。嚴格按照《信訪條例》和《依法分類處理信訪訴求工作規則》（國信發（2017）9號）的相關規定，準確判斷和選擇信訪件的“信訪目的”、“內容分類”、“問題屬地”等基本信息，及時準確的轉交給相關事權責任單位進行處理。信訪案件的處理有其獨特的處理流程，包括登記，確定訴求、受理、調查核實、辦理、辦結、反饋送達，報告、結案、資料整理、存檔等。交辦件、督辦件由上級領導批準后，按照信訪程序登記，受理，辦理，辦結、結案、歸檔。在檔案保存過程中，任何人不得隨意修改、涂改、損毀檔案，以保證檔案的真實、正確性。

3.信函信訪形式途徑多樣

信函信訪的形式多種多樣，包括普通信件，掛號信，特快專遞，網上投訴，領導信箱等。信訪件文字的清晰度、語言表述及隨信件附帶的光盤或其他證明材料的種類等各有差異。同時也存在著同一信訪信件多次投放或同一信訪信件向多個部門或多層級部門投放的現象。

4.信函件與來訪件的交叉

在信訪事項辦理過程中，存在同一信訪事項多種信訪形式投訴的現象，即信訪人既通過信件或網上投訴方式信訪，也通過走訪形式信訪，這樣就會對信訪事項形成大量的書面材料。這些資料是直接從事權責任單位或者涉及到的相關事權部門發出的。這種有多種合作或委托作業時所產生的檔案，在確保文件內容完整、交叉的前提下，充分體現了信訪工作的真實流程。

二、做好信訪檔案工作的對策

1.做好信訪檔案的搜集

文件管理工作很復雜。這就需要具備高素質的檔案工作者，具備一定的職業素質，并掌握與之相適應的知識與技能，對于以后的業務工作和管理工作將會有很大的幫助。要做好信訪事項的辦理及其檔案的管理，必須從第一批材料入手。信訪部門受理信訪事項，在接收到上級部門轉交辦的信訪事項或信訪人寫的信件后，立刻登記，判斷信訪目的，內容，問題歸屬并及時轉送或交辦給相關的事權責任單位。信訪部門督促其按時限要求受理、辦理、辦結。然而，信訪案件的調查往往會產生大量的原始資料，而這些資料往往會被儲存在基層的事權責任單位，從而容易造成檔案的丟失。所以，要及時的整理和歸檔，這就要求事權責任單位保證按時的受理和辦結信訪事項，并將辦結的信訪事項相關檔案交信訪部門統一保管，確保檔案的完整性。

2.做好信訪檔案的整理

在整個檔案管理中，檔案的整理是最重要的。檔案的搜集是檔案管理的出發點。檔案的管理是文件收集、整理、檢索的全過程，具有承前啟后的功能。所以，檔案管理必須嚴格遵守檔案管理的一般原則，以檔案形成的規律和特征作為其工作的基本準則，使檔案的交存與信訪事項的調查辦理過程、處理結果、處理意見反饋送達的歷史相關聯。把信訪件和信訪事項的辦理的過程全部歸類并組織起來，這一點很重要。所有的信訪事項的檔案都是歷史事件的結果。其內容既是反映了當時信訪工作的現實狀況，也是信訪工作的一種歷史表達。

3.確保信件的完整與安全

檔案的安全、完整是信訪工作的根本要求。檔案管理的主要目標是為未來信訪工作人員提供有用的意見和學習。因此，檔案工作既要重視檔案的完整，又要重視檔案的安全。忽視檔案的完整與只顧利用方便、忽視保存工作是兩個不同的概念，是一種既矛盾又統一的關系。因此，信訪工作人員要做到“十防”，即：防盜、防破壞、防防火、防水、防塵、防霉、防鼠、防蟲、防光。以提高檔案的價值和檔案工作的重要性。

4.提高對信訪檔案功能的認識

首先，檔案是對信件、來訪人員的管理，是一種憑證。這與文檔生成方法的特點相關。從卷宗的內容看來，上訪文件并非是在上訪之后偽造的。是在上訪中提出的。這是一個變化過程，也是一種客觀、實際、理性的行為。信訪筆錄是反映信訪工作發展的客觀依據，是反映信訪問題的客觀體現，是信訪工作的一個重要依據。一是，信訪文件的內容體現了信訪工作的全過程，具有獨創性、公正性、真實性等特點。二是，信訪文件具有一定的參考價值，過去的調研數據因民眾認識的局限、政治斗爭的復雜、時代背景的特殊性，使其真實性存在著一定的偏差。它的主要內容是反映了人物的生活軌跡，反映了當時的社會情況，具有一定的參考價值。

結語：

簡而言之，檔案工作在行政管理中起著重要作用。因此，要提高檔案管理的管理意識，提高檔案的收藏、整理、管理、保管、使用等管理，以最大限度地發揮檔案的功能。

參考文獻：

[1]李家文.如何創新檔案管理工作[J].職業技術，2012（03）.

[2]汪曉胤.創新檔案管理工作的幾點體會[J].青海統計，2013（03）.