國有企業檔案數字化建設面臨的主要問題及對策

牛海濤

[摘 要]與傳統的檔案管理方式相比較而言，檔案數字化建設具有很明顯的優勢，不僅能夠有效彌補傳統管理的不足，而且還能提升檔案建設的效率，為國企的發展提供有效的信息資源。目前，在國有企業內部建設中，數字化建設還面臨一些問題，這些問題直接影響到檔案數字化建設的效果，因此，有必要對數字化建設中存在的問題進行深入剖析，提出優化的對策，促進國企的健康、可持續發展。

[關鍵詞]國有企業；檔案數字化建設；必要性；面臨；主要問題；解決對策

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2022）10-0022-03

檔案數字化是時代發展的產物，國企在發展的過程中也應該順應時代發展的潮流，不斷強化檔案數字化建設。國企的檔案內容較多，如果僅靠人力來進行管理，不僅會耗費大量的成本，而且很難保證管理的有效性[1]。基于此，為了提升檔案管理的水平和質量，就有必要實現文件一體化、無紙化辦公。目前，國企在檔案數字化建設中還存在許多問題急需完善，在開發和建設的過程中應該重視主要問題，并結合實際情況，不斷調整和優化建設的方法[2]。

加強國企檔案數字化建設很有必要，首先，能夠對檔案起到很好的保護作用。傳統的紙質檔案一旦被破壞就會造成不可逆的后果，數字化檔案管理能夠有效保護原件內容，且還可以儲存備份，就算文檔丟失，也還有備份文檔可以使用[3]。其次，能夠集中對檔案進行管理。數字化的檔案可以通過光盤、硬盤等載體來進行儲存，方便工作人員集中查詢，不僅節約了查詢的時間，而且還能夠在較短時間內查詢到所需的內容。與傳統的紙質檔案管理相比，數字化檔案管理具有很明顯的優勢，將有關內容轉換成文本格式后，就可以實現在全文中搜索，提升了檢索的準確率。檔案人員只需要輸入關鍵詞就能快速地查找到所需的內容，并可以在線使用文檔[4]。最后，提高檔案的服務水平。使用人員可以依據自身的需求來合理有效地利用檔案，打破了空間和時間的限制。鑒于數字化管理的重要性，國企要重視推動檔案管理向著數字化、信息化、智能化的方向發展，提升檔案的服務水平，更好地為國企的發展服務[5]。

（一）對檔案數字化建設的重視度不夠

國企內部對檔案數字化建設還沒有引起足夠的重視，不僅沒有完善的管理制度作為支撐，而且在管理的方式上也比較落后。沒有明確的管理責任，這對檔案數字化建設造成了嚴重的阻礙，致使數字化建設工作的進展十分緩慢。再加上對軟硬件設施投入的力度不夠，企業沒有依據數字化建設的實際需求來購買相應的電腦、掃描儀設備[6]，并且也沒有及時更換老舊的設備，導致現有的設備與實際建設需求不相符，直接影響到檔案數字化建設的效果。一旦軟硬件設施不齊全，就會影響到檔案數字化建設的進行。而設備質量不佳，在傳輸的過程中就很容易出現數據資料丟失的情況，一旦數據丟失就會對整個檔案數字化建設造成不良的影響。

（二）建設的技術力量薄弱

檔案數字化建設對操作人員的技術要求很高，只有操作規范才能發揮出數字建設的真正意義。但是，從目前的實際情況來看，國企非常缺乏檔案數字化人才，很多檔案管理人員的專業技能水平并不高，有時甚至會身兼兩職[7]。再加上工作經驗不足，在工作中經常會出現錯誤，且在操作中也沒有按照相關規范要求執行，經常出現數據重復的問題，影響到數字化建設的效率。為了發揮出檔案數字化建設的最大價值，需要建設檔案管理的大數據平臺，利用先進的硬件設施和軟件設施，并結合互聯網技術來整合和利用各項檔案資料。但是由于技術力量比較薄弱，致使檔案資源的利用效率并不是很高，檔案數字化建設的水平還比較低[8]。

（三）安全問題突出

在檔案數字化建設中安全問題頻發，移動硬盤或是光盤等輔助設施的安全性不足，特別是在檔案傳輸過程中沒有考慮到傳輸的安全性。檔案數字化需要通過網絡技術來進行傳輸，如果沒有及時安裝防火墻等設備，在傳輸時很有可能被不法分子盜取，威脅到檔案數據的安全。再加上存儲的硬件設備沒有辦法抵抗外力的影響，一旦遭遇到自然災害時，就會出現存放資料丟失或是破壞的情況，對企業造成嚴重的損失。如果技術人員在安全維護方面力度不夠，也會造成系統中數據丟失的情況，而且很難恢復，嚴重情況下還會造成管理系統崩潰。這也是導致檔案數字化建設水平比較低下的原因，因此一定要對安全問題引起足夠的重視。

（一）重視檔案數字化建設

要想順利、有效地進行檔案數字化建設，國企就應該重視這項工作，加大這項工作的宣傳力度，讓企業內的所有員工都能正確認識檔案數字化建設。首先，建設檔案管理制度。要改善現有的管理制度，將數字化的建設目標與國企的發展目標相結合起來。同時，要完善檔案管理的運行機制，明確檔案數字化建設的管理標準，特別是要細化數字化檔案管理的內容，將具體任務落實到個人。在日常的管理中，也要提高技術要求和安全規定，特別是檔案的原始資料要加強保管。其次，加大資金投入的力度。檔案數字化建設離不開軟硬件設施的支持，國企要做好發展規劃工作，要在經費中抽出一部分用來建設檔案數字化。增設專項的檔案數字化管理資金，并將所需的經費納入到國企的預算體系中來，要配備各種專業的設備，包括掃描儀、移動硬盤和光盤等，并且還需要配備有管理系統的配套設施。根據建設的實際需求，不斷對系統進行更新升級，以此滿足檔案數字化建設的實際需求，確保檔案數字化建設的工作能夠順利推進。國企應該結合自身發展情況，構建出適合自身情況的管理平臺，并將辦公系統與檔案管理系統結合在一起，實現真正的文檔一體化。同時，軟件開發部門要配合好檔案管理部門的工作，在必要時對管理系統進行完善和更新。還需要注意的是，為了發揮出檔案管理人員的主觀能動性，有必要建立完善的獎懲制度，對表現好的員工予以獎勵，以此增強檔案管理人員的責任感和使命感。

（二）提升建設的技術性

檔案管理人員技能水平的高低直接影響到檔案數字化建設的效果，基于此，需要加強對檔案人員的培訓工作，打造出一支高水平、高素質的檔案管理隊伍，更好地服務于檔案數字化建設工作。在必要的情況下，可以從外引進專業的檔案管理人才，給檔案管理隊伍注入新鮮血液。同時，加強培訓的力度。要定期組織培訓活動，在培訓中應該要重點講解信息技術的應用，確保所有的檔案人員都能熟練掌握各種計算技術和多媒體技術，提高工作的效率。檔案人員自身也應該加強學習，不斷學習新的理論知識和技能知識，不斷豐富自身的工作經驗，能夠準確熟練地整理和保存檔案信息，確保檔案信息的完整性、準確性。最關鍵的是，在實踐中也要按照規范要求操作，將各項檔案管理措施落實到位，特別是在檔案資料錄入的過程中，一定要仔細核對，確保錄入的信息準確無誤。要對其他國企進行走訪調查，吸取其他國企的經驗教訓，并結合自身實際情況，不斷提升建設的技術水平。可邀請專家來對數字化建設項目的關鍵業務操作進行指導，確保檔案人員能夠掌握清楚項目建設的專業知識，熟練掌握清楚檔案數字化項目建設的重點方法。最為重要的是要加強對相關技術的指導，不僅要掌握關鍵技術的理論知識，還要能將理論知識應用在實踐中，通過不斷的反復練習，提升文件掃描技術以及文件存儲技術的水平，為推動檔案數字化建設作出努力和貢獻。

（三）解決好建設的安全問題

在檔案數字化建設的過程中經常會遇到各種各樣的安全問題，如果不多加防范就會出現諸多的安全風險問題，威脅到檔案資源的安全。國企應該重視網絡安全監督的工作，要選派專人加強對網絡系統的管理和維護，一旦發現檔管理系統存在漏洞，要及時修復，以免被黑客攻擊。一定要從源頭解決安全隱患問題，為檔案數字化的安全穩定建設提供保障。要在安全管理中加大資金投入的力度，為安全監督工作的順利開展提供支持。同時，要構建完善的安全責任制度，加強監督檔案數字化工作的流程，盡量避免出現文件丟失的情況。一旦發現問題，要能夠及時追責。提高檔案人員的警惕性，盡量避免在工作中出現不規范操作的行為。系統的安全維護人員要定期對系統進行檢查，及時查殺病毒。最關鍵的是，要做好檔案信息的備份工作，并對檔案信息進行加密處理。在操作中一旦發現有安全隱患，要及時處理，或者尋求專業人員的幫助，確保檔案管理系統始終處于正常運行的狀態。還需要強調的一點是，對于檔案管理的計算機一定要做到專管專用，盡量不與外部的網絡進行連接，落實好各項安全管理措施。

為了提高檔案資源查詢的速度，有必要建立網絡共享服務平臺。在該平臺，檔案人員能夠迅速查找出所需的檔案資料。為了維護平臺的穩定，防止文件資料丟失，應該聘請專業人員來對系統設備進行維護和更新。可以使用各種加密技術，比如傳輸加密技術、訪問加密技術和密鑰技術等，避免信息遭到泄露。在網絡安全防護中，應該要合理使用防火墻技術和殺毒軟件，以免信息系統受到外部的攻擊。國企應該要及時更新信息系統，不斷提升系統的采集和儲存功能，確保系統能夠容納更多檔案的資源。最關鍵的是，應該要按照檔案資料的不同等級來設計密級，利用分類加密的方式來確保檔案信息的安全性。在訪問時應該設置訪問權限，以此規范檔案人員的使用行為。在資料的查閱過程中應該要依據不同用戶的身份來進行權限的設置，在訪問數據庫時應該要按照審批流程執行，避免出現違規操作的行為，也能夠在很大程度上避免信息被竊取。需要注意的是，如果需要與外包公司進行合作，要選擇有資質的外包公司，并且要明確規范外包業務的流程。外包公司不得泄露任何的有關信息，一經發現，要受到嚴重的處罰，以此才能確保檔案資源的安全。

在檔案數字化建設的前期應該做好準備工作，要按照要求對檔案信息進行查缺，對于缺失的信息資料應該要及時補齊，并完成一系列的歸檔整理工作，不斷加強對檔案資料的數字化加工。將檔案資料錄入到信息系統中，應該保存好檔案原件。同時，要建立檔案數字化管理室，控制好管理室的溫濕度，并做好防火、防盜的保護措施。在必要的情況下，可以開發出適合國企發展實際情況的專用軟件，并依據不同功能的需求來實施檔案采集、管理和查詢工作。總之，在國企內部實行檔案數字化建設對國企的發展起著積極的推動作用，利用網絡技術能夠實現高效的傳輸效果，實現檔案數據之間的快速交互，使檔案信息系統中的各個模塊都能發揮出自身的效用，在高速運轉中實現數據共享，為國企的發展提供有效的信息資源。

目前，國企檔案數字化建設中面臨的主要問題有：對數字化建設的重視度不夠，建設的技術力量比較薄弱，并且安全隱患頻發。為了解決這些問題，國企應該在檔案數字化建設過程中就重視這些問題，并提供各方面的支持；同時，要注重技術培訓，提升檔案人員的操作技能水平；還需要注重安全問題，提前做好風險預防措施，盡量避免出現安全問題，以此才能在國企內部全面開展檔案數字化建設的工作，在建設中把握好關鍵內容，推動國企向著更加規范化的方向發展。

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