關于做好檔案管理工作的思考

摘 要：隨著科學技術的不斷發展和計算機網絡的廣泛應用，招商引資信息檔案管理需要跟上時代腳步，不斷創新完善。隨著社會環境的變化，國家或個人對檔案查閱效率或信息完整性的要求越來越高。因此，基于先進的環境和需求，需要加強檔案管理。本文主要論述了當前招商引資信息檔案管理存在的問題，并提出了具體的管理措施。

關鍵詞：檔案;管理;思考

基于新形勢背景，區域合作招商引資工作越來越被重視，興安盟區域經濟合作局在經濟發展的新形式下應運而生，興安盟區域經濟合作局設立了招商引資服務中心，其檔案管理的內容也有所增加。由于我局組建時間較短，各項工作逐步規范理順，特別是檔案管理工作，基本上是從零開始。陳彪同志到我局后，積極主動參與到年度檔案歸集整理工作中，時刻重視檔案的收集、整理、分類等工作，結合工作實際制定了招商引資局檔案室管理制度，提高其檔案管理能力是當前人們需要關注的焦點。

一、現階段招商引資信息檔案管理的問題

（一）檔案管理的信息數量以及類型不斷增多

首先，檔案管理的過程中，信息資源數量會呈現出幾何增長的趨勢[1]。因此，面臨繁雜的資源內容，如何去改善整個管理模式是十分重要的，提高管理效率顯得十分急迫，這些都在一定程度上加大了檔案管理的開展難度，也會使檔案管理面臨著更為復雜的工作要求。

（二）檔案管理的安全性受到了挑戰

越來越多的用人單位重視勞動權益和勞動者的保護，但是在實際工作中沒有貫徹以人為本的理念，這給檔案管理的順利實施帶來了一些困難。每一位員工都應該提高檔案安全意識，為員工提供適當的權益，自覺維護自己的合法權益。在傳統時代背景之下，單位在檔案管理開展的過程中，通常會以紙質作為管理媒介，但是這樣一種管理方式效率比較低，也會出現檔案傳播利用率較低等問題。例如，在實際開展檔案管理的過程中，需要借助于人工來開展進一步的管理，這一過程中可能會造成資源的丟失以及各種較大的安全影響到檔案管理的安全性。基于大數據時代背景下，通過信息化的網絡技術來對檔案信息數據進行進一步的整理、分析、傳輸、利用的任何一個環節都可能會存在一些安全隱患，導致安全問題的出現，難以有效提高管理的整體時效性，無法確保管理的高效化推進[2]。與此同時，新的檔案在不斷積累，也就導致不能夠充分使用新的檔案，效率十分低下。若是歸檔不及時，那么就會影響到這些工作的開展。

（三）檔案管理方法單一

在實踐管理的過程中，由于檔案管理的類型比較多元化，因此傳統的紙質檔案管理已經滿足不了現階段的需求，數字化模式還會在無形中增大管理難度，使得管理存在漏洞。單一的管理方式不能充分發作用，沒有達到招商效果，對后續項目對接沒有及時歸檔，建立臺賬等等。

二、新形勢下加強招商引資信息檔案管理措施

（一）提高檔案工作人員專業水平

招商引資信息檔案管理的發展離不開專業人員的支持，這就要求單位招聘專業的檔案管理人員，挑選具有工作經驗和強大計算機技能的員工，為檔案管理部門提供高素質的人才團隊。其次，經濟合作局可以定期開展相關的培訓和講座，引進先進的檔案管理理念，增強從業人員理論知識，經驗以及計算機應用能力，增強信息資源管理工作的質量和效率。此外，加強人才建設，建設一支專業素質高、服務水平高的管理隊伍，能夠更好地了解不同行業的經營情況，確保招商引資信息檔案管理信息化發展，通過高度重視檔案利用工作，時刻注意找準檔案工作服務大局的切入點、結合點，拓展服務領域，延伸服務觸角，努力在系統、深度、精準的開發利用上下功夫，切實加強了招商引資檔案管理工作，及時收集相關項目檔案資料整理歸檔，確保一項目一檔案。為保證檔案管理的規范性，明確專人對檔案進行歸納整理，嚴格按照招商引資項目檔案整理的規范和要求，高質量進行檔案的收集、整理、歸檔工作，保證了檔案管理有序發展。

（二）完善檔案管理體系

完善的檔案管理體系是促進招商引資信息檔案現代化管理的前提和基礎。因此，經濟合作局要積極建立相應的管理制度，明確各個崗位的工作職責，加強對信息的收集和保存情況管理工作的重視，發揮信息技術的優勢對檔案進行整合與分享，落實檔案管理建設任務的分工與合作。在對招商引資資料不斷全面進行整理、分類、歸檔、立卷、裝訂過程中，進一步提高了檔案管理操作技能和管理水平，為推動全局檔案管理工作規范化、標準化打下堅實基礎。嚴把材料報送關，對報送材料的時間和內容要求嚴格界定，從源頭對招商引資檔案管理進行控制。對全盟的招商引資項目實行一個項目一個檔案盒的管理方式。每個項目檔案主要包括：項目基本信息、項目合同書或協議書、企業法人身份證復印件、營業執照復印件、核準或備案文件、相關前置手續、項目進展圖片等。其次，為了確保檔案管理的安全，要完善檔案的收集、傳遞和查閱制度，確保制度的科學性和可行性，真正落實制度，按標準辦事。此外，我們還應該建立問責制，明確權利和責任。一旦在查閱或獲取檔案方面出現問題，工作人員就要被追究責任。只有這樣，才能全面推進招商引資信息檔案管理改革。

（三）加強信息安全管理

招商引資信息部門要增強檔案管理工作人員的信息安全意識，培養其責任意識，同時制定相關的管理規章制度，對相關工作人員進行約束，提高檔案信息管理的安全性。其次招商引資信息部門也可以定期引進專業的人才來對檔案管理的硬件軟件設備進行檢查，發現軟硬件系統出現安全問題就要及時的進行更換或者是維修，保障硬件軟件設備的正常運行，實現檔案信息的安全管理。一是，促進對內交流。當下很多單位在在進行檔案管理的過程中，缺乏信息化管理，導致很多部門在溝通的過程中存在一定的問題，這不僅僅會直接降低檔案管理的工作效率，同時也不能夠深入挖掘檔案管理的有效性。我局結合自治區、盟統計規范要求的基礎上，制定了我局招商引資項目統一入庫、項目基礎信息填報的統計規范。此外，作為檔案管理部門還應建立科學有效的激勵機制，鼓勵員工參與檔案建設過程，提高資源利用效率，確保檔案管理質量。

（四）招商引資檔案管理創新

根據程序性和科學性原則有序地完成招商引資信息檔案的收集、歸檔和整理。特別是一些檔案資料比較分散，需要對相應的檔案收集系統進行管理，實現分級動態管理。此外，也應當結合以當前先進的物聯網、云計算、大數據技術進行信息化的建設，充分將紙質管理、電子化管理結合，提高專題檔案管理的安全性。當下全局數字檔案建設取得階段性成效，逐步實現了各科室檔案信息系統整合和資源共享，為全盟區域經濟合作高質量發展作出了積極貢獻。作為檔案管理工作人員，需要搭建檔案信息平臺，這樣各部門可以更快地獲取招商引資信息檔案中有價值的信息。在檔案改革的背景下，確保檔案的正確使用，最終實現檔案的規范化管理。

結束語

綜上所述，在招商引資信息檔案建設的新進程中，必須與時俱進，結合新時代的新要求來實施。

參考文獻

[1]馬煒鈺，吳燕玲，陳秀英，鄭一帆，陳英姿，王敏，劉移民.“互聯網+”時代職業衛生技術服務檔案管理工作探究[J/OL].職業衛生與應急救援：1-4[2022-05-22].DOI：10.16369/j.oher.issn.1007-1326.2022.02.020.

[2]盧鐘. 堅持黨建與業務工作有機融合? 全面提升檔案管理規范化水平[N]. 伊犁日報（漢），2022-05-17（002）.