強(qiáng)化企業(yè)行政管理工作信息化建設(shè)的路徑探索

杜瑾

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，各行各業(yè)開始進(jìn)行信息化建設(shè)，企業(yè)管理也不例外。企業(yè)信息化建設(shè)是企業(yè)重要的管理工作之一，關(guān)系到企業(yè)工作的有序發(fā)展。目前，許多企業(yè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化管理，但由于起步晚、經(jīng)驗(yàn)不足，信息化建設(shè)還存在一些問題。在對加強(qiáng)企業(yè)行政管理工作信息化建設(shè)進(jìn)行回顧的基礎(chǔ)上，主要對互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下企業(yè)行政管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和存在的問題進(jìn)行分析，并通過案例分析，提出幾條路徑，加強(qiáng)企業(yè)信息化建設(shè)，希望有助于提高企業(yè)行政信息化建設(shè)水平。

關(guān)鍵詞：企業(yè)行政管理工作;信息化建設(shè);路徑

中圖分類號：F27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：Adoi：10.19311/j.cnki.16723198.2022.18.023

1 相關(guān)研究綜述

1.1 研究背景

信息社會代表著社會進(jìn)步的必然趨勢。利用信息技術(shù)改造企業(yè)已成為全球趨勢。這一趨勢主要有以下基本條件：一方面，信息通信基礎(chǔ)設(shè)施投資不斷增加。近年來，無論發(fā)達(dá)國家還是欠發(fā)達(dá)國家在信息和通信基礎(chǔ)設(shè)施方面都投入了大量資金。政府部門或機(jī)構(gòu)在企業(yè)信息交流基礎(chǔ)設(shè)施方面的大量投資，不但為企業(yè)信息化發(fā)展提供了優(yōu)越的硬件環(huán)境，而且也為企業(yè)進(jìn)行電子商務(wù)活動開辟了新的場地和對象。另一方面，國內(nèi)乃至全球已經(jīng)進(jìn)入數(shù)字化經(jīng)濟(jì)發(fā)展時(shí)代，企業(yè)對信息化越來越重視。今后，擁有信息化的企業(yè)才能在激烈的市場競爭中占有一席之地。這主要表現(xiàn)在以下方面：其一，信息化設(shè)施的投入與使用。如今，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到我們的日常生活中，手機(jī)支付已經(jīng)成為日常生活中的常見現(xiàn)象。這一切也都有賴于信息設(shè)施的投入。其二，信息觀念的改變與更新。例如，電子商務(wù)的運(yùn)用同時(shí)實(shí)現(xiàn)了商品采購與營銷，這是企業(yè)應(yīng)用信息化重要體現(xiàn)。

1.2 行政管理與企業(yè)信息化建設(shè)的關(guān)系

第一，企業(yè)信息化建設(shè)是行政管理的客觀要求。信息化的目的是要使企業(yè)充分開發(fā)和有效利用信息資源，把握機(jī)會，做出正確決策，增強(qiáng)企業(yè)運(yùn)行效率，提高企業(yè)的競爭力水平。所以，信息化建設(shè)是企業(yè)進(jìn)行行政管理的客觀要求，也是企業(yè)適應(yīng)不斷變化的市場環(huán)境的必要手段。

第二，企業(yè)行政管理信息化是企業(yè)參與國際競爭的需要。當(dāng)前，信息技術(shù)在企業(yè)發(fā)展的過程中發(fā)揮著重要作用。一方面，中國企業(yè)可以嘗試參與國際資源的分配。另一方面，它也將帶來巨大的挑戰(zhàn)。企業(yè)必須認(rèn)識到，信息資源是企業(yè)的命脈。誰有強(qiáng)大的信息收集、處理和傳播能力，誰有條件獲得競爭優(yōu)勢，誰能抓住市場機(jī)遇，誰就有機(jī)會贏得最后的勝利。對于企業(yè)行政管理而言，更需要借助信息化手段快速實(shí)現(xiàn)“政令”傳達(dá)，優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)和管理制度。

1.3 企業(yè)行政管理工作是信息化建設(shè)的關(guān)鍵

第一，要注意網(wǎng)絡(luò)的可靠性。在企業(yè)行政管理工作中，保證網(wǎng)絡(luò)的正常運(yùn)行是非常重要的，信息化建設(shè)要保證不因網(wǎng)絡(luò)故障或變化而造成業(yè)務(wù)中斷。信息化建設(shè)需要保證網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定，這種網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定性特性應(yīng)保證不會造成服務(wù)質(zhì)量的瞬間惡化，更不會造成服務(wù)中斷。

第二，要注意網(wǎng)絡(luò)的可擴(kuò)展性。從企業(yè)發(fā)展角度看，信息化系統(tǒng)的業(yè)務(wù)應(yīng)用和使用人數(shù)的不斷擴(kuò)大是必然的發(fā)展趨勢。企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)正面臨數(shù)據(jù)流量不斷增加的壓力。在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)方面，企業(yè)行政管理要充分考慮信息化系統(tǒng)的可擴(kuò)展性，保證對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的投資。

第三，要注意網(wǎng)絡(luò)的可管理性。隨著網(wǎng)絡(luò)中設(shè)備的不斷增加和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日益復(fù)雜，網(wǎng)絡(luò)管理的重要性越來越明顯。網(wǎng)絡(luò)的復(fù)雜性導(dǎo)致了系統(tǒng)運(yùn)行中不確定因素的增加和可靠性的降低。停機(jī)時(shí)間越長，損失越大。

第四，要注意網(wǎng)絡(luò)安全性。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用給企業(yè)行政管理帶來極大便利的同時(shí)，也帶來了復(fù)雜的信息技術(shù)挑戰(zhàn)。企業(yè)行政管理基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的開放式網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是企業(yè)信息化建設(shè)和發(fā)展的趨勢。在計(jì)算機(jī)的操作過程，網(wǎng)絡(luò)安全是信息化建設(shè)中需要考慮的關(guān)鍵因素。

第五，避免形成信息“孤島”。隨著企業(yè)對信息化的重視，基于工作需要，各業(yè)務(wù)部門從自身工作出發(fā)建立各自的信息化應(yīng)用平臺，往往導(dǎo)致各系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)孤立，勾稽關(guān)系混亂，無法為企業(yè)決策提供依據(jù)。這時(shí)就要通過行政干預(yù)，首先確定企業(yè)信息化發(fā)展戰(zhàn)略，以此為指導(dǎo)，協(xié)調(diào)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的信息化建設(shè)思路，將系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)勾稽關(guān)系進(jìn)行明確，再實(shí)施信息化開發(fā)。

1 強(qiáng)化企業(yè)行政管理工作信息化建設(shè)的現(xiàn)狀分析

1.1 我國企業(yè)行政管理工作信息化建設(shè)存在的問題

1.1.1 信息化軟硬件設(shè)施配備不足

目前，我國大部分企業(yè)正在逐漸實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，建立了覆蓋企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)，積極推廣數(shù)字資源。然而，目前這些信息硬件和軟件設(shè)施大多用于企業(yè)核心業(yè)務(wù)部門，很少用于行政工作。總的來說，企業(yè)管理信息化的軟硬件設(shè)施還不足以滿足實(shí)際管理工作的需要，今后需要進(jìn)一步加強(qiáng)。另外，企業(yè)管理信息化建設(shè)需要技術(shù)和軟件的支持，技術(shù)支持成本較高，很多企業(yè)在信息化建設(shè)過程中，由于企業(yè)管理的調(diào)度資金有限，這使得信息化軟硬件設(shè)施配備不足，一旦資金需求得不到滿足，就會嚴(yán)重影響企業(yè)行政管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

1.1.2 管理人員信息化素質(zhì)不足

無論信息管理平臺多么完善，仍然需要人們在計(jì)算機(jī)終端上進(jìn)行操作，才能實(shí)現(xiàn)高效的管理。然而，企業(yè)行政管理人員仍然保持著傳統(tǒng)的管理理念，缺乏信息化管理意識，使得企業(yè)行政管理信息化建設(shè)缺乏時(shí)代性，難以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代信息化的快速發(fā)展。從企業(yè)管理信息化發(fā)展的實(shí)際過程來看，很多企業(yè)沒有充分利用信息技術(shù)進(jìn)行管理，信息的應(yīng)用程度不夠高，從而阻礙了信息管理在新時(shí)代的采用，無法跟上信息時(shí)代發(fā)展的步伐。

1.1.3 基礎(chǔ)信息的準(zhǔn)確性不足

企業(yè)行政信息管理系統(tǒng)需要統(tǒng)一的信息采集標(biāo)準(zhǔn)來保證基礎(chǔ)信息的準(zhǔn)確性。目前，很多企業(yè)的信息管理系統(tǒng)還不能完全滿足這些要求。這是因?yàn)槠髽I(yè)的工作活動日程變化很大，系統(tǒng)有時(shí)無法及時(shí)更新。此外，管理者本身對信息變化缺乏關(guān)注和敏感性，沒有及時(shí)更新信息管理系統(tǒng)中的相關(guān)內(nèi)容。企業(yè)要從傳統(tǒng)的行政管理模式到信息化管理的轉(zhuǎn)變過程不是一蹴而就的。很多企業(yè)的行政管理工作還沒有完全信息化，信息化工具的具體應(yīng)用還不成熟，基礎(chǔ)信息的準(zhǔn)確性不足，導(dǎo)致企業(yè)行政管理信息化水平較低。

1.1.4 信息化建設(shè)不受重視

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，隨著企業(yè)對信息收集、數(shù)據(jù)分析和管理的需求，在我國大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)開始實(shí)施信息化，但一些行政管理部門沒有意識到信息化建設(shè)的重要性，缺乏信息化建設(shè)的意識，這就導(dǎo)致行政部門內(nèi)部崗位設(shè)置不健全，無信息化建設(shè)專業(yè)人才，進(jìn)而導(dǎo)致信息化建設(shè)緩慢。在目前國家鼓勵(lì)實(shí)施信息化建設(shè)的同時(shí)，一些企業(yè)仍不愿主動了解信息化管理的優(yōu)勢，這是阻礙企業(yè)行政信息化建設(shè)的主要因素之一。

1.1.5 制度管理缺乏規(guī)范性

在信息需求量巨大的背景下，我國還沒有統(tǒng)一的企業(yè)行政信息化管理標(biāo)準(zhǔn)。對于大多數(shù)企業(yè)來說，如何使行政管理人員利用網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)按照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)開展日常行政工作，并在出現(xiàn)問題時(shí)積極追蹤和依法遵守，仍然是一個(gè)亟待解決的問題。但是，很多企業(yè)內(nèi)部沒有專業(yè)的信息化管理部門，或者還在沿用傳統(tǒng)的管理制度，一些單位的管理人員不遵守規(guī)章制度，缺乏規(guī)范化造成行政管理混亂、職責(zé)分配不清。另外，有些單位只是在舊的經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上制定新的制度。系統(tǒng)管理過于正式，缺乏針對性和靈活性，反倒降低了信息管理的效率，增加了信息管理的成本。

1.1.6 信息化軟硬件存在安全漏洞

電腦等軟硬件設(shè)施以及互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用是信息化的主要前提。目前，由于大多數(shù)公司的行政管理人員使用的電腦軟硬件設(shè)施配置并不高，且各單位一般沒有高素質(zhì)的電腦安全工程師，有針對性地特種信息系統(tǒng)與安全軟件開發(fā)速度較慢，且高端信息的防泄漏、防盜用技術(shù)也沒有得到廣泛應(yīng)用，極易造成公司內(nèi)部行政管理數(shù)據(jù)的泄漏與篡改，給公司帶來巨大經(jīng)濟(jì)損失;另外，由于一些企業(yè)很少對工作人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用方面的專業(yè)培訓(xùn)，一些工作人員在工作過程中可能會出現(xiàn)亂操作、誤操作的情況，造成數(shù)據(jù)的丟失和混亂。

1.2 企業(yè)行政管理工作信息化建設(shè)的重要作用

1.2.1 有利于提高工作效率

隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和單位經(jīng)濟(jì)活動的增多，傳統(tǒng)的行政管理工作已不能滿足單位大量的數(shù)據(jù)管理，也增加了行政人員的工作強(qiáng)度，信息化管理取代傳統(tǒng)的行政管理是發(fā)展的必然趨勢。數(shù)字化、信息化可以使行政數(shù)據(jù)的創(chuàng)建、修改、存儲、共享、分析更加高效，相比之下，信息化建設(shè)不僅節(jié)省人力物力，同時(shí)也提高了工作的準(zhǔn)確性和效率，在行政辦公中具有重要意義。

1.2.2 有利于提高行政管理能力

行政管理在企業(yè)管理中的主要作用是管理、協(xié)調(diào)和服務(wù)。行政管理在企業(yè)管理中可以通過信息系統(tǒng)的合理利用體現(xiàn)信息化對企業(yè)行政管理執(zhí)行力的幫助。信息化建設(shè)能夠推動企業(yè)管理制度的制定和執(zhí)行，有效實(shí)現(xiàn)辦公事務(wù)充分地發(fā)揮其應(yīng)有的作用。信息數(shù)據(jù)共享和集成的滯后導(dǎo)致工作人員的效率低下。只有利用規(guī)范高效的信息系統(tǒng)，才能降低企業(yè)行政管理中存在的各種風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而提高單位的整體運(yùn)行效率。

2 案例剖析

2.1 企業(yè)行政工作信息化建設(shè)的案例

我國企業(yè)行政工作管理經(jīng)過20多年的發(fā)展，取得了很大的進(jìn)步，但目前的狀況仍然很不均衡。大規(guī)模的企業(yè)管理信息化始于20世紀(jì)80年代的歐美和20世紀(jì)90年代的日本。很多企業(yè)每年用相當(dāng)于銷售額1%的預(yù)算來推進(jìn)企業(yè)行政工作信息化。行政工作信息化的目的是提高企業(yè)競爭力，提高企業(yè)業(yè)務(wù)質(zhì)量和績效，行政工作信息化是以組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程和企業(yè)文化的變革為基礎(chǔ)的。無論是實(shí)現(xiàn)ERP、SCM還是CRM，成功的先決條件是：一種實(shí)時(shí)提供準(zhǔn)確信息和數(shù)據(jù)的一致工作作風(fēng)，一種信息共享的企業(yè)文化，一種以業(yè)務(wù)流程為導(dǎo)向的無國界的組織結(jié)構(gòu)，一種企業(yè)內(nèi)外流程一體化的企業(yè)，具備這些條件的中國企業(yè)并不多。經(jīng)過20多年的改革開放，海爾集團(tuán)已經(jīng)脫離了計(jì)劃經(jīng)濟(jì)，從根本上改變了員工的觀念，建立了獨(dú)特的、彈性的、有活力的企業(yè)文化，創(chuàng)造性地開發(fā)了歐美管理方法在中國的應(yīng)用，從中國傳統(tǒng)文化中學(xué)習(xí)管理的精髓。再比如廣州SDX軟件有限公司成立于2008年，是中國著名的企業(yè)移動信息服務(wù)提供商，在全國擁有800多名員工和18家分支機(jī)構(gòu)。是中國企業(yè)移動應(yīng)用服務(wù)領(lǐng)域的上市企業(yè)之一。公司自成立以來，一直致力于企業(yè)移動信息化的研究和移動云平臺技術(shù)的創(chuàng)新與服務(wù)。公司成立后，企業(yè)購買了Salesforce云服務(wù)，并推動銷售團(tuán)隊(duì)在日常工作中使用Salesforce來維護(hù)客戶信息、跟蹤銷售機(jī)會、管理銷售合同和其他關(guān)鍵銷售信息。通過Salesforce，管理人員可以了解銷售人員的工作情況、重要銷售機(jī)會的促銷階段，并預(yù)測未來的銷售業(yè)績。隨著公司業(yè)務(wù)和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的不斷壯大，人力資源管理信息化和項(xiàng)目管理信息化設(shè)施也在不斷升級和改變，公司行政部也逐漸實(shí)現(xiàn)無紙化自動辦公，管理辦公申請、辦公審批等內(nèi)部事務(wù)的效率得到了極大地提升。

2.2 對我國企業(yè)行政管理工作信息化建設(shè)的啟示

隨著近年來信息決策和方向的發(fā)展變化，一些企業(yè)需要放棄部門級、孤立的信息系統(tǒng)，根據(jù)新的發(fā)展要求梳理管理需求，通過實(shí)施企業(yè)級項(xiàng)目管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)一體化管理。例如，會議信息化管理系統(tǒng)，通過建立會議室資源信息板，實(shí)現(xiàn)對會議室占用、預(yù)訂和應(yīng)用的便捷查看，通過智能掃描代碼值機(jī)，實(shí)現(xiàn)高效的會議組織，會議任務(wù)的可視化。該系統(tǒng)通過高效召集、執(zhí)行任務(wù)和記錄整個(gè)過程，大大提高了辦公效率。再如資產(chǎn)信息化管理，通過建立統(tǒng)一的數(shù)字資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)企業(yè)對固定資產(chǎn)的智能化、規(guī)范化管理。持續(xù)推進(jìn)資產(chǎn)購置、領(lǐng)用、借用、維護(hù)、報(bào)廢全過程管理，配備審批助手，實(shí)時(shí)了解資產(chǎn)盤點(diǎn)領(lǐng)用情況。因此，在“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下，在未來企業(yè)行政管理信息化建設(shè)中，相關(guān)人員還需要對行政管理中產(chǎn)生的各類文件、報(bào)告、圖片、數(shù)據(jù)等信息進(jìn)行收集、保存、借閱、更新、銷毀，從而利用這些信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為企業(yè)發(fā)展提供全面的數(shù)字化服務(wù)。企業(yè)既要順應(yīng)信息化發(fā)展潮流，以大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)為支撐，構(gòu)建企業(yè)行政信息化管理平臺，對企業(yè)行政數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)傳遞、量化分析、實(shí)時(shí)分析、智能分析，從而促進(jìn)企業(yè)行政管理水平提升。

3 加強(qiáng)企業(yè)行政管理工作信息化建設(shè)的路徑

3.1 建立健全企業(yè)行政管理工作信息化建設(shè)的組織體系

第一，企業(yè)應(yīng)盡快建立完善統(tǒng)一的信息標(biāo)準(zhǔn)體系，根據(jù)國家頒布的相關(guān)管理信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和要求，結(jié)合企業(yè)實(shí)際發(fā)展和管理情況，不斷完善企業(yè)行政信息管理規(guī)范和技術(shù)。第二，有效的制度是企業(yè)行政管理信息建設(shè)發(fā)展的基礎(chǔ)。因此，為了更好地開展企業(yè)行政信息管理工作，企業(yè)必須建立健全企業(yè)行政管理工作信息化建設(shè)的組織體系，積極轉(zhuǎn)變觀念，進(jìn)一步完善信息管理系統(tǒng)，建立一套有利于信息收集、存儲和管理的管理系統(tǒng)，從而使企業(yè)行政信息管理的發(fā)展更加規(guī)范、高效。

3.2 加強(qiáng)企業(yè)信息化管理人才建設(shè)

為滿足企業(yè)行政管理信息化建設(shè)對人才的需求，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)企業(yè)信息化管理人才建設(shè)，加快信息技術(shù)人才的培養(yǎng)，提高信息人才素質(zhì)，并盡快建立一支高素質(zhì)、專業(yè)化的信息管理隊(duì)伍，從而從根本上提高信息管理水平，滿足實(shí)際工作需要。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)建立合理的人才激勵(lì)制度，提高管理人員的工作積極性。

3.3 加強(qiáng)企業(yè)行政管理工作信息化建設(shè)的保障

加強(qiáng)企業(yè)行政管理工作信息化建設(shè)的保障是企業(yè)行政信息化建設(shè)過程中的一項(xiàng)重要任務(wù)。一方面，企業(yè)行政管理人員在進(jìn)行行政數(shù)據(jù)管理時(shí)，必須保證企業(yè)各項(xiàng)工作活動信息的準(zhǔn)確性，通過加強(qiáng)對基礎(chǔ)信息的核實(shí)，不斷發(fā)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)中的錯(cuò)誤，并且要及時(shí)地糾正。企業(yè)行政管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)除了要根據(jù)實(shí)際情況管理專門人才，還有必要利用各種軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)信息化保存和管理，從而大幅度提高數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)自動信息管理模式。

4 結(jié)論

總而言之，“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，我國企業(yè)行政管理信息化建設(shè)逐漸被重視起來，在未來會成為企業(yè)管理的重要部分。因此，企業(yè)要不斷學(xué)習(xí)國內(nèi)外企業(yè)行政管理的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，不斷加強(qiáng)和建設(shè)行政信息化管理體系，進(jìn)一步加快企業(yè)行政管理人員的技能培訓(xùn)，從而提高企業(yè)行政信息化管理水平，從而進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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