新時期醫院檔案規范化管理面臨的挑戰與對策

摘 要：居民的生產生活離不開醫院，醫院為居民生命健康提供有力保障。檔案管理是醫院日常管理工作的重要組成部分，對其發展有重要推動作用。本文就醫院檔案規范化管理的重要性，分析新時期醫院檔案規范化管理面臨的挑戰，并提出相應解決策略。

關鍵詞：新時期;醫院檔案;規范化管理

隨著社會經濟水平逐漸提高，政府和民眾都對醫院工作十分重視，針對醫院出現的問題，制定了多項政策，旨在幫助醫院及時解決問題，為居民提供高質量服務。在醫院實際工作過程中，部分醫院管理人員認為檔案工作對醫院發展沒有推動作用，但以長期發展眼光分析醫院檔案工作的重要性，發現醫院檔案工作是一項重要工作，實際上對醫院發展有重要的推動作用。醫院管理人員應逐漸完善檔案管理模式，重視醫院檔案規范化管理，制定相關政策，將醫院檔案規范化管理工作落實到位，為居民提供高質量的服務。

一、新時期醫院檔案管理規范化內容和方法

在社會發展新時期，醫院檔案規范化管理工作需要以具體方法作為支撐，規范醫院檔案資料收集、存儲和利用工作，安全管理電子檔案，完善紙質檔案資源規范化管理環節，提高醫院檔案規范化管理水平。

1.提高檔案資料存儲規范化水平

醫院檔案資料收集規范化。醫院檔案資料收集工作涉及多個部門，相關部門配合檔案室做好檔案收集工作，明確規定醫院檔案收集范圍，及時落實檔案收集工作，推動醫院檔案收集工作秩序化發展。在收集檔案資料過程中，檔案人員明確收集流程，以檔案收集制度為基礎，認真落實檔案收集工作，重視檔案收集環節。檔案人員按照實際流程完成檔案收集工作，將檔案放置在合適位置，為后續檔案查找工作提供便利條件。

醫院檔案資料存儲規范化。在網絡信息技術水平不斷被提高背景下，醫院檔案工作涉及紙質版資料和電子版資料等內容，檔案人員需要嚴格處理紙質版資料和電子版資料，按照相應的規范標準，完善存儲檔案資料流程。針對紙質版檔案資料，檔案人員完成資料核對工作，將符合規定的檔案資料進行歸置。針對電子版資料，檔案人員在線上接收檔案資料，注意網絡存儲安全性，一式兩份，一方面防止出現檔案資料泄露問題，另一方面避免檔案資料丟失，難以被找到。在檔案存儲工作中，檔案人員應重視網絡安全性問題，在安全的網絡環境中儲存檔案資料。

醫院檔案資料開發利用規范化。檔案人員選擇將某一個領域進行專題化開發和利用，結合醫院醫生、患者和護士等人員具體要求，開發信息資源。在開發過程中，檔案人員遵循制度要求，按照相應的程序，保證醫院檔案信息資源開發規范性。

2.提高電子檔案安全管理水平

在城市不斷發展過程中，醫院各個科室出現大量電子檔案，是醫院檔案部門收集的主要對象。電子檔案面臨黑客、病毒等多重安全風險，容易出現資料丟失和損毀問題，不符合檔案管理安全性原則。在醫院檔案管理工作中，注重電子檔案安全管理方式，提高電子檔案管理水平，妥善保管電子檔案，加強系統權限管理，為電子檔案創造安全環境。

3.加強紙質檔案資料規范化管理

紙質版檔案資料依舊是檔案資料重要形式，加強紙質版檔案資料規范化管理依舊是重點內容。紙質版檔案資料是常規工作，在資料保存過程中，容易受到外部環境的影響，檔案人員關注資料儲存環境，定期審核紙質版資料，確保資料不會受到影響，完善物理環境，為紙質版資料創造安全環境，保證紙質版檔案資料管理規范化。

二、醫院檔案規范化管理重要性

醫院工作包括很多內容，醫院管理人員管轄范圍較廣，是醫院的總體設計師和規劃師，其決策對醫院發展有重要影響。

第一，醫院檔案規范管理相關工作具有內容多樣和程序復雜的特點。在傳統管理模式中，醫院檔案管理相關工作人員不能認真整理醫院檔案相關資料，不能合理保存部分醫院檔案，當醫院其他工作人員前往查閱檔案時，檔案管理工作人員無法及時提供其所需檔案資料，工作效率低下;在信息時代，醫院管理人員可以利用規范化管理提高醫院檔案工作效率和準確度，使醫院檔案工作順利開展，將醫院檔案工作發揮最大作用，當其他工作人員查找相關檔案資料時，能夠及時為其提供所需資料，工作狀態和模式更為積極。

第二，在信息時代，醫院管理人員應利用信息技術規范檔案管理工作，提高工作質量，使醫院其他活動可以順利高效進行。

第三，規范醫院檔案管理工作可以有效減少醫患紛爭。規范檔案管理工作，使患者可以順利在醫院尋求幫助、查找資料、節約時間，醫院也可以為其提供高質量服務。

三、新時期醫院檔案管理規范化存在的問題

1.醫院檔案管理制度不完善

據調查，因部分醫院沒有制定科學、合理的檔案管理制度，導致檔案管理工作經常出現不合理現象。在社會快速發展過程中，醫院檔案管理內容多樣、程序復雜，檔案資料逐漸呈現多樣化發展狀態，有些檔案資料對醫院發展有重要意義，醫院管理人員可以通過檔案資料了解醫院工作人員基本信息、工作狀態和工作內容。同時，在醫療工作過程中，醫務人員需要記錄大量患者相關就醫資料和數據，在患者離開醫院后，醫務人員需要將這些資料放在檔案管理部門，檔案管理人員要及時分類整理并記錄相關內容，方便相關工作人員日后查找。在實際情況中，醫院檔案管理人員如果不能制定合理的管理制度，檔案管理人員就無法有效對檔案資料進行分類處理，在日后需要查閱相關檔案時，就很難及時找到數據資料，出現降低工作效率的問題。

2.醫院檔案信息化管理發展速度較慢

在信息化時代， 醫院管理人員沒有擁有信息時代思維，不將檔案信息化管理作為重要內容，導致檔案管理信息化工作發展較慢，醫院管理人員應在檔案工作中合理引入信息化技術，才能有效提高工作效率。部分醫院管理人員將檔案信息化管理工作視為基礎性工作，認為該工作沒有專業技術要求，忽略檔案管理信息化工作，不能有效提高工作人員工作積極性。在現實情況中，部分醫院管理人員只注重醫院經濟利益情況，不能合理分析醫院發展現狀，沒有跟上社會發展趨勢。此外，部分政府管理人員也未對醫院檔案管理工作發展制定相關政策，對于醫院檔案管理信息化問題沒有給予相關策略，不能將信息化技術引入檔案管理工作中。醫院管理人員不能將檔案管理信息化工作視為重點內容，沒有意識到信息技術對醫院檔案管理工作順利展開的重要性，導致醫院檔案管理信息化進程較慢。

3.醫院檔案管理工作人員專業水平較低

在部分醫院檔案管理工作中，工作人員專業水平較低是重要問題，醫院檔案管理人員不重視此問題，將會嚴重影響檔案管理工作效率。

第一，部分檔案管理工作人員缺少實踐經驗，認為醫院檔案管理工作可以利用理論知識完成，沒有主動提高實操能力的意識，相關管理人員只擁有理論，對檔案管理技能幾乎沒有概念，在一定程度上影響醫院檔案管理工作順利展開。

第二，部分醫院管理人員不重視檔案管理工作，不能為檔案管理人員提供學習和進修機會，檔案管理工作人員不能及時轉變學習思維，無法有效將檔案管理理論知識應用在工作實踐中，降低工作效率;第三，部分醫院檔案管理工作崗位人員綜合素質低，他們多是經過關系介紹進入檔案管理部門工作，并沒有真正的工作實力，不能為醫院檔案管理工作提出創新性想法，不能為醫院發展助力。

4.醫院檔案管理人員缺乏工作意識

部分醫院檔案管理人員缺乏工作意識，他們僅意識到自己的權力，不能發現自己的義務。在醫院檔案管理工作中，檔案管理人員具有組織和分工作用，對醫院檔案管理工作順利展開和醫院整體工作順利進行有重要作用。在實際工作過程中，檔案管理人員不能發揮真正作用，不認真對待工作，不能將檔案管理工作視為重要工作內容，更不能為相關人員提供服務。醫院應發揮檔案管理人員潛力，幫助其調整工作狀態，及時規范醫院檔案管理工作，使醫院檔案管理工作順利進行。

四、新時期醫院檔案規范化管理策略

1.完善醫院檔案管理制度

在新時期，醫院管理人員應該完善檔案管理制度，將改善醫院檔案管理工作現狀提上工作日程。

第一，應提高醫院檔案資料存儲和利用規范化水平，制定統一標準，規范醫院檔案管理工作，引導相關工作人員堅持真實性和公平性原則。醫院可以統一培訓檔案管理工作人員，使其運用同一種歸檔方式，規范檔案管理工作，將醫院檔案資料收集、存儲向規范化、標準化方向發展。同時，檔案管理工作人員應重視檔案管理安全性，提升檔案管理工作質量。

第二，醫院應引進先進的信息技術，將信息技術融入醫院檔案管理制度體系中，加大管理力度，提高管理水平，促使醫院檔案管理制度更加完善。

2.推動醫院檔案管理信息化發展

首先，醫院應主動分析社會發展趨勢，將信息化技術融入醫院發展進程中，認真分析不同信息技術對檔案管理工作的重要性，使不同類型的信息技術發揮不同的作用，同時將信息整合，通過整合信息為醫院檔案管理信息化工作提供有針對性的解決措施;其次，應加大對檔案管理工作人員的管理力度，在引入先進信息技術基礎上，為檔案管理工作人員制定學習計劃和工作內容，引導其意識到檔案管理信息化工作的重要性，組織檔案管理人員學習相關技術。

最后，應推動醫院檔案管理信息化發展，引入信息技術后，管理人員應注重后續工作情況，認真分析工作內容和結果，針對不同的結果，留下合適的信息技術，摒棄不合適的信息技術，使醫院檔案管理信息化工作逐漸加快進程，滿足工作需求，為醫院發展提供有力支持。

3.提高檔案管理人員專業水平

醫院管理人員應提高檔案管理人員專業水平，一方面醫院需要留住檔案管理人才，提高檔案管理工作效率，另一方面醫院需要加大人才管理力度，重視培養人才工作。首先，在醫院檔案管理工作人員入職之前，應為他們提供學習機會，組織其參加統一培訓課程，讓他們提前了解工作內容和工作流程。在培訓過程中，醫院管理人員可以了解待入職人員的工作態度和專業素質，選擇錄取素質水平較高的人員。

同時，醫院管理人員可以通過分析其專業水平和工作狀態，為他們選擇不同工作崗位，制定不同工作計劃和目標，有效激發員工的工作熱情;其次，在檔案工作人員入職后，重點觀察相關工作人員工作狀態和發展情況，在工作過程中，為不同工作人員制定不同的工作目標，激發其工作潛力，最大限度開發他們的能力，引導他們在檔案管理工作中發揮最大作用。

最后，醫院管理人員應為其設置相關職業發展部門，聘請職業規劃專業人士，為檔案管理工作人員制定工作計劃和發展方向，通過職業規劃，使檔案管理工作人員提高工作積極性，擁有工作目標，了解工作方向，及時完成工作內容，提高工作內容準確程度。

4.轉變醫院檔案管理人員工作模式

在信息時代，醫院應加大檔案管理力度，幫助醫院檔案工作人員找到合適的工作方式，實現不同的工作效果。一方面，制定合適的管理制度，加大管理力度，將培養專業人才作為重要工作內容，在轉變工作模式的過程中，醫院檔案管理人員應重視管理工作內容，及時學習先進管理理念，加深自己對檔案管理的認知，提高管理能力，通過合理的管理制度，為醫院未來發展制定計劃，完善醫院管理體系。醫院管理人員應引導檔案管理人員完善檔案管理細節工作，及時轉變工作理念，將信息化技術合理應用在醫院檔案管理工作中，促進醫院信息化發展，使信息化管理理念深入人心。

另一方面，在信息技術爆炸時代，醫院管理人員應轉變管理方式，引導檔案管理工作人員主動學習科學技術相關知識，了解科學技術發展水平，制訂醫院檔案管理相關制度，將醫院檔案管理工作逐漸細致化，接受醫院檔案管理工作面臨的社會挑戰，利用科學技術帶領檔案管理工作人員突破工作瓶頸期。

五、結語

綜上所述，醫院管理人員應及時轉變管理理念，將檔案管理工作作為重點工作內容，轉變管理方式，逐漸優化檔案管理系統，規范醫院檔案管理工作，大力推動檔案管理工作進展。同時，醫院管理人員還應將提高檔案工作人員專業水平作為重要工作內容，從而提升醫院的整體工作效率和質量。

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（作者單位：煙臺市煙臺山醫院）

作者簡介：張海峽（1975—），女，漢族，山東榮成人，本科，館員，研究方向：檔案管理。